Centro de administración: Combinar cuentas con la Combinación de usuarios

Con Combinación de usuarios, puede actualizar direcciones de correo electrónico en forma masiva o combinar dos cuentas de usuario en una. La fusión automática de cuentas de usuario transfiere todas las hojas, los informes, los paneles, los espacios de trabajo y la información de uso compartido de dos cuentas a una.

¿Tiene un plan de Negocios o Pro? Deberá transferir los elementos a la cuenta en la que desea conservarlos y, luego, eliminar la cuenta adicional. 

Puede usar Combinación de usuarios para las siguientes situaciones:

• Fusionar dos cuentas de usuario en su organización que pertenecen a la misma persona. Es posible que se haya creado una de estas dos cuentas debido a un cambio de correo electrónico o cambio de dominio de correo electrónico.
• Actualizar la dirección de correo electrónico principal de los usuarios de su organización siempre y cuando la dirección de correo electrónico no esté asociada con un usuario fuera de su organización.
  Si una dirección de correo electrónico ingresada ya existe como cuenta de usuario de Smartsheet, esa cuenta de usuario debe ser miembro de su organización.
• Actualizar los dominios de correo electrónico de los usuarios de su organización. La actualización de dominio podría deberse a una fusión, adquisición, desinversión, creación de marca o consolidación.

Antes de comenzar

Antes de usar Combinación de usuarios, debe validar y activar los dominios de correo electrónico asociados con las direcciones de correo electrónico que desea combinar.

El administrador del sistema que ejecuta la combinación de usuarios no puede ser una de las cuentas que se combinan. Otro administrador del sistema deberá realizar una combinación de usuarios de una cuenta de administrador del sistema.

Validar y activar todos los dominios

La combinación de usuarios requiere la validación y activación de dominios, pero se puede deshabilitar la función de aprovisionamiento automático de usuarios (UAP).

Si una cuenta de usuario ya existe para una dirección de correo electrónico ingresada, esa cuenta de usuario debe ser miembro de su organización en su lista de usuarios.

La cuenta de usuario puede existir y no aparecer en la lista de administración de usuarios si se eliminó de la cuenta o se compartió con una hoja. Para fusionar este usuario, invítelo a su cuenta. Debe aceptar la invitación para que se lo agregue a su organización como miembro activo.

Elimine las funciones de la aplicación premium

Si cualquiera de as cuentas que desea fusionar tiene funciones de la aplicación premium habilitadas, debe eliminar esos permisos para poder fusionar las cuentas. Puede reasignar las funciones de la aplicación premium después de fusionar las cuentas.

Descargar y configurar la plantilla de Fusión de usuarios

1. Inicie sesión en el Centro de administración en https://admin.smartsheet.com usando las credenciales vigentes de su cuenta de Smartsheet.
2. Seleccione Más acciones > Combinar usuarios.
   
   
3. Para descargar el archivo de plantilla, seleccione Descargar. 
   Usará la plantilla para la combinación de usuarios.
4. En la plantilla descargada, introduzca lo siguiente:
   • En Dirección de correo electrónico para el inicio de sesión actual, escriba las direcciones de correo electrónico de las cuentas que deberían combinarse y cerrarse.
   • En la columna Dirección de correo electrónico para el inicio de sesión de reemplazo, introduzca las direcciones de correo electrónico principales de las cuentas que desea conservar.
     
     
5. Guarde el archivo completado y mantenga el formato CSV.

Asegúrese de que las direcciones de correo electrónico de cada par pertenezcan a la misma persona.

Puede especificara hasta 500 pares de direcciones de correo electrónico en un archivo. Si debe actualizar más de 500 pares de direcciones de correo electrónico, deberá cargar archivos de fusión adicionales.

Si una dirección de correo electrónico ingresada ya existe como cuenta de usuario de Smartsheet, esa cuenta de usuario debe ser miembro de su organización.

Después de la fusión, la dirección de correo electrónico de la cuenta conservada será el valor que corresponde a la columna Dirección de correo electrónico de reemplazo. El valor de la columna Dirección de correo electrónico actual se conservará como una dirección de correo electrónico alternativa en la cuenta.

Previsualizar y aplicar la fusión

1. Inicie sesión en el Centro de administración en https://admin.smartsheet.com usando las credenciales vigentes de su cuenta de Smartsheet.
2. En la página Administración de usuarios, seleccione Más acciones > Combinar usuarios.
3. Suba el archivo actualizado y seleccione Vista previa de la combinación.

   Vista previa de la fusión validará las direcciones de correo electrónico en busca de posibles problemas como direcciones de correo electrónico no válidas, entradas duplicadas, dominios no validados y más. Las entradas que no están Listas para la fusión no se aplicarán, y se mostrará una solución práctica en la columna Recomendación.
   
   

4. Cuando esté listo, seleccione Aplicara fusión.
   
   Verá un mensaje de confirmación en el que se indica que el proceso de Fusión de usuarios está en curso.
   
   

5. Cuando se completa el proceso de Fusión de usuarios, los usuarios afectados reciben un correo electrónico de confirmación en el que se notificarán los cambios.

   También recibirá un correo electrónico con un enlace a un informe que contiene los resultados de la Fusión de usuarios. Los resultados de la Fusión de usuarios incluye la siguiente información:

   • Dirección de correo electrónico actual: es la dirección de correo electrónico que se fusionó.
   • Dirección de correo electrónico de reemplazo: es la dirección de correo electrónico que se conservó.
   • Resultado: muestra si la fusión se realizó correctamente para un usuario determinado.
   • Métricas que muestran un recuento de funciones, elementos poseídos, elementos compartidos y membresías de grupos para la cuenta conservada.

¡Eso es todo! Ha completado la Fusión de usuarios.

Elementos incluidos en la Combinación de usuarios

En el proceso de Combinación de usuarios, Smartsheet sigue la siguiente lógica:

1. Si un usuario tiene cuentas con licencia y sin licencia, Smartsheet cierra la cuenta sin licencia. 
   • Smartsheet transfiere todos los recursos de la cuenta sin licencia a la cuenta con licencia. 
2. Si un usuario tiene dos cuentas con licencia, Smartsheet mantiene la cuenta más antigua y cierra la nueva.

Al finalizar, Smartsheet transfiere los siguientes elementos de la cuenta cerrada a la cuenta conservada:

• Todas las hojas, los informes, los espacios de trabajo y los paneles que el usuario posee o se le comparten
• Los grupos que son propiedad del usuario
• La membresía a grupos
• Funciones (p. ej., usuario con licencia, administrador del grupo, administrador del sistema, visor de recursos, etc.)
• Direcciones de correo electrónico alternativas
• Información del perfil

En el proceso de Fusión de usuarios, el sistema mueve los elementos del espacio de trabajo a la carpeta Transferido desde.

Cuestiones para tener en cuenta

Smartsheet les pedirá a los usuarios que no pertenecen a Smartsheet que creen una cuenta si recibieron lo siguiente:

• Una invitación para editar o ver un elemento de Smartsheet
• Una alerta de un flujo de trabajo de automatización u otros desencadenadores

Para prevenir la pérdida de flujos de trabajo de conectores de aplicación premium y los tokens de API durante la combinación de cuentas, asegúrese de lo siguiente:

• La cuenta que desea mantener tiene licencia
• La cuenta que desea cerrar no tiene una licencia activa

Elementos que no se incluyen en una Fusión de usuarios

• Flujos de trabajo de automatización
• Contactos
• Conectores
• Favoritos
• Tokens de API* 

*Los tokens de API se utilizan para integraciones y aplicaciones premium como Control Center y la aplicación de calendario. Es posible que los usuarios necesiten volver a autenticar estas aplicaciones para utilizarlas.

Deshacer la fusión de usuarios

Si experimenta problemas o necesita deshacer la Combinación de usuarios para cualquier cuenta, resalte las filas que desea deshacer en el archivo de Combinación de usuarios y, luego, comuníquese con el soporte de Smartsheet. Adjunte el archivo de Combinación de usuarios a la solicitud de soporte.

El soporte de Smartsheet se comunicará con usted para confirmar la solicitud antes de proceder con los cambios.

Solo se pueden deshacer combinaciones de usuarios que se completaron en los últimos siete días.

La acción de deshacer no devolverá por completo las cuentas de usuario a su estado original previo a la combinación. Solo se restablecerán los elementos que se hayan combinado. Los usuarios deberán volver a autenticar las aplicaciones premium, solucionar los flujos de trabajo automatizados o realizar alguna otra acción.