Una vez que haya creado un formulario, puede revisarlo y compartirlo con otros participantes. Puede optar por que los envíos sean anónimos o solicitar que se inicie sesión con Smartsheet.
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Revisar el formulario
Utilice el generador de formularios para revisar su formulario. Una vez que crea que está listo, compártalo con los participantes.
Para revisar el formulario, haga lo siguiente:
- Busque el formulario.
- Seleccione Editar.
- Seleccione Abrir formulario en la parte superior derecha del generador de formularios.
- Revise el formulario que se abre en una nueva pestaña para asegurarse de que esté configurado correctamente.
Compartir el formulario
Hay dos formas de compartir un formulario:
- Compartirlo con cualquier persona. Utilice un enlace directo, envíelo por correo electrónico o insértelo en un panel o página web.
- Compartirlo en la aplicación con personas seleccionadas. Solicite que se inicie sesión con Smartsheet o compártalo solo con quienes tienen acceso a la hoja subyacente. Configure el acceso mediante los controles de acceso al formulario.
Compartir con cualquier persona
Compartir desde el generador de formularios
- Vaya al generador de formularios para hacer lo siguiente:
- Copiar el enlace del formulario
- Insertarlo en un panel o página web
- Enviar el formulario por correo electrónico directamente desde Smartsheet
Compartir desde la opción Administrar formularios…
- Seleccione Formularios > Administrar formularios… en la barra de menú superior para enviar por correo electrónico, copiar el enlace del formulario o insertarlo en un panel o página web.
Compartir desde un espacio de trabajo
- Vaya a Inicio > Todos los espacios de trabajo y seleccione el espacio de trabajo donde se encuentra el formulario.
- Cuando se abra el panel del espacio de trabajo, seleccione la hoja asociada para ver el formulario activo justo debajo de ella.
- Cargue el formulario.
- Seleccione el menú de tres puntos > Copiar enlace.
- Comparta el enlace con los participantes.
También puede usar el menú de tres puntos para abrir el formulario en una nueva pestaña o editarlo en el generador de formularios.
Tenga en cuenta lo siguiente
- El enlace al formulario sigue siendo el mismo, incluso si edita el formulario.
- Guarde el formulario para ver todos los cambios aplicados.
- El formulario se vuelve inaccesible si el usuario no tiene permisos de propietario en la hoja asociada.
Compartir con personas seleccionadas
Utilice formularios en la aplicación para exigir a los participantes que inicien sesión en sus cuentas de Smartsheet antes de completar el formulario o si desea editarlo con otros colaboradores.
Solicitar a los participantes que inicien sesión
Establezca la configuración de seguridad del formulario a fin de solicitar credenciales de Smartsheet para acceder al formulario.
Luego, comparta el formulario con los participantes.
Compartir la URL del navegador del generador de formularios
- Comparta la hoja subyacente y otorgue permisos de propietario o administrador a otros colaboradores del generador de formularios.
Obtenga más información sobre cómo configurar los permisos de las hojas. - Copie la URL del navegador para compartir el generador de formularios con otras personas.
Usar una cadena de consulta de URL para la función Enviar correo electrónico de envíos
- Cuando utiliza una cadena de consulta de URL en su enlace único, la opción Enviarme una copia de mis respuestas está activada de forma predeterminada. Los participantes pueden desmarcar esta opción si lo desean.
- Con un enlace de consulta de URL, no es necesario que los participantes completen el campo Dirección de correo electrónico.
- Las cadenas de consulta de URL no pueden ayudarlo a automatizar los correos electrónicos de confirmación de formularios para los propietarios y colaboradores de las hojas. En su lugar, utilice flujos de trabajo automatizados si desea recibir alertas por correo electrónico cuando ingresen nuevas entradas.
Si intenta compartir su formulario, pero no funciona, asegúrese de que esté configurado como activo y de estar compartiendo la versión del formulario publicada o integrada en la aplicación. Para compartir su formulario en la aplicación, la otra persona debe tener acceso a la hoja asociada.
Desactivar su formulario
Puede desactivar su formulario si no quiere eliminarlo por completo, pero tampoco necesita seguir usándolo en este momento.
Para desactivar un formulario:
- Abra la hoja conectada a su formulario.
- En el menú superior, seleccione Forms > Manage Forms (Formularios > Administrar formularios).
- Busque el formulario que desea desactivar y utilice el menú de tres puntos
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para activar el botón Deactivate (Desactivar).