Mantener la consistencia en la recopilación de datos con las columnas desplegables

Puede usar los tipos de columnas desplegables Selección simple y Selección múltiple para estandarizar la recopilación de información clave:

• Permitir que los colaboradores seleccionen uno o más valores que se aplican a ellos
• Realizar un seguimiento e informar los valores estandarizados recopilados fácilmente

Configurar una columna desplegable en la hoja

Para crear una columna de lista desplegable, realice lo siguiente:

1. Haga clic en la flecha desplegable debajo del encabezado de la columna y seleccione Insertar columna a la derecha o Insertar columna a la izquierda, según dónde desee colocar la columna desplegable opcional.
   
   Aparece la ventana Insertar columna.
   
   
2. Escriba el nombre de la columna en el cuadro Nombre.
3. Seleccione el tipo de columna Desplegable (selección simple) o Desplegable (selección múltiple).
4. Escriba los valores que desea que aparezcan en la lista debajo de Valores. (Puede separar cada valor de la lista en una nueva línea presionando Intro).
5. Para impedir que los usuarios ingresen valores de texto libre, marque la opción Restringir a valores desplegables únicamente.
6. Haga clic en Aceptar.

NOTAS:

• Los valores de las celdas desplegables se ordenan según el orden de aparición en la lista de valores.
• Los valores pueden contener signos de puntuación, letras, números y emojis.
• Si se inserta un texto equivalente a un hipervínculo en Valores, aparecerá como texto sin formato en el campo de valores, pero será un hipervínculo activo cuando se lo seleccione de la lista desplegable.
• Las direcciones de correo electrónico en Valores aparecerán como texto sin formato en la lista desplegable.

¡Eso es todo! La columna desplegable de selección simple o selección múltiple se inserta en la hoja. Ahora puede comenzar a recopilar valores estandarizados de los colaboradores.

Editar propiedades de la columna desplegable

Si desea agregar o eliminar valores de la lista desplegable, puede hacerlo editando las propiedades de la columna desplegable.

Para editar las propiedades de la columna, realice lo siguiente:

1. Haga clic en la flecha desplegable debajo del encabezado de una columna y seleccione Editar propiedades de la columna.
   
   Aparece la ventana Editar propiedades de la columna.
   
   
2. Modifique los valores enumerados en Valores.

   Para eliminar un valor de la lista desplegable, selecciónelo y luego presione Atrás o Suprimir.

   NOTA: Los valores de un campo desplegable de selección simple o selección múltiple en un formulario deberán modificarse en la ventana Editar propiedades de la columna.

3. Haga clic en Guardar.

Tenga en cuenta lo siguiente si decide cambiar entre tipos de columna:

• Cuando cambie entre los tipos de columna desplegable de selección simple y selección múltiple, los valores enumerados en Valores de las propiedades de la columna seguirán siendo los mismos. La única diferencia es que la selección simple permite seleccionar un solo valor de la lista desplegable, mientras que la selección múltiple permite seleccionar varios valores.
• Cuando cambie de un tipo de columna desplegable de selección simple o selección múltiple a un tipo de columna no desplegable, las celdas que contienen un valor simple desplegable mostrarán texto, y las celdas que contienen más de un valor desplegable mostrarán texto delimitado por líneas.
• Cuando cambie de un tipo de columna no desplegable a un tipo de columna con selección simple o selección múltiple, todo el contenido de las celdas se captura y agrega como un valor en la sección Valores de las propiedades de la columna desplegable.
• Cuando cambie de o a tipos de columna de selección simple o selección múltiple, los informes que contienen esas columnas deberán actualizarse.

Elegir el tipo de columna desplegable correcto

Cuando selecciona valores de columnas desplegables en la hoja, la lista desplegable tendrá un aspecto diferente según el tipo de columna desplegable seleccionado.

La columna desplegable de selección simple le permite seleccionar un solo valor de la lista desplegable:

La columna desplegable de selección múltiple le permite seleccionar uno o más valores de la lista desplegable marcando la casilla de verificación junto a cada valor:

Cada valor seleccionado de una lista desplegable de selección múltiple se capturará en la celda.

Para eliminar los valores capturados de las celdas, haga doble clic en la celda y haga clic en la X junto al valor capturado que desea eliminar, o desmarque la casilla de verificación junto al valor en la lista desplegable.

Sugerencias y mejores prácticas para trabajar con columnas desplegables

Tenga en cuenta lo siguiente cuando modifique las celdas en las columnas desplegables:

• Si la columna desplegable no se restringe solo a valores de la lista, podrá ingresar un valor de texto libre en la celda haciendo doble clic en ella y escribiendo el valor. Estos valores de texto libre se agregarán a la lista desplegable en la celda en la que se añadió, pero no se agregarán a la sección Valores de las propiedades de la columna desplegable.
• En las columnas desplegables de selección múltiple, los valores de texto libre se guardan en orden alfabético al final de la celda en la que se agregan.
• No existe un límite para la cantidad de valores que pueden seleccionarse en una columna desplegable de selección múltiple (hasta los límites de caracteres normales de la celda).