Mantener la consistencia de los datos con las columnas desplegables

Utilizar las columnas de lista desplegable para estandarizar la recopilación de información clave:

• Permitir que los colaboradores seleccionen uno o más valores que se aplican a ellos
• Realizar un seguimiento de los valores estandarizados recopilados y generar informes al respecto de forma sencilla

Sus colaboradores necesitan permisos de Editor o superiores para seleccionar los valores de las columnas desplegables.

Configurar una columna de lista desplegable en la hoja

Para crear una columna de lista desplegable, haga lo siguiente:

1. Pulse la flecha desplegable debajo del encabezado de una columna y seleccione Insertar columna a la derecha o Insertar columna a la izquierda, según dónde desee colocar la columna desplegable adicional. Aparecerá la ventana Insertar columna.
2. Escriba el nombre de la columna en el cuadro Nombre.
3. Seleccione el tipo de columna Lista desplegable. Puede configurar el menú desplegable para realizar una selección múltiple y restringir los valores. 
4. Escriba los valores que desee en la lista debajo de Valores. (Puede separar cada valor de la lista en una nueva línea presionando Intro o Retorno).
5. Para evitar que los usuarios ingresen valores de texto libre, active la opción Restringir a valores de lista exclusivamente.
6. Seleccione Aceptar.

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Los valores de las celdas desplegables se ordenan según cómo aparecen en la lista de valores.

Si se inserta un texto equivalente a un hipervínculo en Valores, aparece como texto sin formato en el campo de valores, pero es un hipervínculo activo cuando se lo selecciona de la lista desplegable.

¡Eso es todo! La columna desplegable de selección simple o selección múltiple se insertará en la hoja. Ahora puede comenzar a recopilar valores estandarizados de los colaboradores.

Editar propiedades de la columna desplegable

Si desea agregar o eliminar valores de la lista desplegable, puede hacerlo editando las propiedades de la columna desplegable.

Para editar las propiedades de la columna, realice lo siguiente:

1. Haga clic en la flecha desplegable debajo del encabezado de una columna y seleccione Editar propiedades de la columna.
2. Modifique los valores enumerados en Valores. Seleccione un valor de la lista desplegable y, a continuación, presione Retroceso o Suprimir para eliminarlo.
3. Seleccione Guardar.

Tenga en cuenta lo siguiente si decide alternar entre los tipos de columna:

• Cuando cambie los tipos de columna de lista desplegable de selección simple y de selección múltiple, los Valores en las propiedades de la columna seguirán siendo los mismos. La única diferencia es que la selección simple le permite seleccionar un solo valor de la lista desplegable, mientras que la selección múltiple le permite elegir varios valores.
• Cuando cambie de un tipo de columna desplegable de selección simple o selección múltiple a un tipo de columna no desplegable, las celdas que contengan un valor de selección simple aparecerán como texto, y las celdas con más de un valor aparecerán como texto delimitado por líneas.
• Cuando cambie de un tipo de columna no desplegable a un tipo de columna con selección simple o selección múltiple, se capturará todo el contenido de las celdas y se agregará como un valor en la sección Valores de las propiedades de la columna desplegable.
• Los informes que contienen esas columnas deben actualizarse cuando se realiza el cambio de tipos de columna de selección simple o múltiple, o a uno de ellos.

Elegir el tipo de columna desplegable correcto

Las columnas desplegables pueden ser de selección simple o múltiple. También puede restringir las entradas solo a aquellas que seleccione al configurar la columna. 

Consejos para trabajar con columnas desplegables

Tenga en cuenta lo siguiente cuando modifique celdas en columnas desplegables:

• Si la columna desplegable no se restringe solo a valores de la lista, podrá ingresar un valor de texto libre en la celda haciendo doble clic en ella y escribiendo el valor. Estos valores de texto libre se agregarán a la lista desplegable en la celda en la que se añadieron, pero no se agregarán a la sección Valores de las propiedades de la columna desplegable. 
• En las columnas desplegables de selección múltiple, los valores de texto libre se guardan en orden alfabético al final de la celda en la que se agregan.
• La cantidad de valores que puede seleccionar en una columna desplegable de selección múltiple es ilimitada (hasta los límites normales de caracteres de celda).