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Activar automatizaciones frecuentes basadas en cambios por lotes
Puede configurar la frecuencia de los flujos de trabajo basados en cambios en Cada hora, Cada día o Cada semana.
Antes de empezar
Hay algunas cuestiones que puede querer saber antes de configurar la frecuencia de su flujo de trabajo:
Hay algunas tareas que no se pueden realizar con flujos de trabajo cada hora, cada día o cada semana
Si su flujo de trabajo está configurado en Cada hora, Cada día o Cada semana, no puede utilizar ninguno de estos tipos de acción:
- Borrar valor de celda
- Asignar personas
- Registrar una fecha
- Mover filas
- Copiar filas
- Bloquear filas
- Desbloquear filas
- Solicitar aprobación
Si tiene alguno de estos tipos de acción en su flujo de trabajo, configúrelo en Cada hora, Cada día o Cada semana y, a continuación, guárdelo. La aplicación le pedirá que realice cualquiera de estas tareas:
- Guardar el flujo de trabajo con la configuración Cuando se active
- Volver a editar el flujo de trabajo
Además, no podrá utilizar marcadores de posición para los flujos de trabajo que se ejecutan cada hora, cada día o cada semana.
Procesamiento por lotes de flujos de trabajo para notificaciones, así como para solicitudes de actualización y aprobación
Solo puede procesar por lotes los flujos de trabajo que se ejecutan Cada hora, Cada día o Cada semana para los tipos de acción Notificaciones y Solicitudes de actualización y aprobación sin las acciones Si se aprueba o Si se rechaza.
Los flujos de trabajo se ejecutarán para cada fila que cumpla con los criterios de activación
Este comportamiento de la aplicación se activa cuando usted u otros colaboradores de la hoja guardan cambios en varias filas de la hoja dentro del período de tiempo de la frecuencia del flujo de trabajo.
Todos los usuarios suscritos al flujo de trabajo recibirán una única notificación con hasta 100 filas en formato de cuadrícula.
¿Cuándo se ejecutan los flujos de trabajo?
Los horarios de los flujos de trabajo y de los mensajes de alerta dependen de la frecuencia de los flujos de trabajo que haya configurado:
| Frecuencia del flujo de trabajo | Cada día | Cada semana |
|---|---|---|
| Cuando el flujo de trabajo se ejecuta y pasa por los cambios de hoja | De 12:00 a. m. a 11:59 p. m. | Entre las 12:00 a. m. del viernes de la semana actual y las 11:59 p. m. del jueves de la semana siguiente |
| Cuando el flujo de trabajo entrega mensajes de alerta | Entre las 12:00 a. m. y las 4:00 a. m, el día siguiente a la ejecución del flujo de trabajo | Entre las 12:00 a. m. y las 4:00 a. m. del viernes de la semana siguiente |
A continuación se muestra un ejemplo de cómo funciona un flujo de trabajo semanal: Ha creado un flujo de trabajo semanal el 16 de marzo de 2022 (miércoles). Se ejecutará y evaluará los cambios de hoja desde el 18 de marzo de 2022 (viernes) hasta el 24 de marzo de 2022 (jueves). Después de revisar los cambios de hoja, entregará el mensaje de alerta sobre los cambios de hoja el 25 de marzo de 2022 (viernes).
Para configurar la frecuencia de su flujo de trabajo
- En el bloque Desencadenador, asegúrese de que el campo Desencadenador esté configurado en cualquiera de estas opciones:
- Cuando se agregan o actualizan filas
- Cuando se agregan filas
- Cuando se modifican filas
No verá las opciones Cada hora, Cada día y Cada semana si su bloque Desencadenador está configurado en Cuando se alcanza una fecha.
- Seleccione cualquiera de estas opciones de Ejecutar flujo de trabajo:
- Cada hora
- Cada día
- Cada semana
Defina su desencadenador para que se inicie una hora antes del momento en que tendría que producirse la acción. Esto asegurará que los problemas técnicos no impidan que la acción tenga lugar a tiempo.