Smartsheet for Jira: Cambios importantes en la privacidad de Jira Cloud

Con el objetivo de continuar mejorando la privacidad de los usuarios, Atlassian se encuentra en proceso de actualización de la aplicación Jira Cloud para eliminar todo tipo de datos personales que puedan utilizarse para identificar a los usuarios.

El 29 de abril de 2019 Atlassian eliminó los campos nombre de usuario y clave de usuario de Jira Cloud (y de la API de Jira), y los reemplazó por el campo ID de cuenta. Además, limitará la visibilidad de otros datos personales, como correo electrónico, de manera conjunta con la configuración de la privacidad del usuario.

¿Qué implica esto para Smartsheet for Jira?

Como parte de esta iniciativa, Smartsheet ha desarrollado una solución para atenuar el impacto general y garantizar que los flujos de trabajo del Conector Jira no dejen de funcionar luego de que se implementen estos cambios:

Las columnas asignadas en Smartsheet contendrán datos en desuso o valores desactualizados. Se definen los datos en desuso como datos obtenidos a partir de la última sesión de conexión anterior al 29 de abril, fecha en que tuvo lugar este cambio.

Recomendamos eliminar las columnas afectadas de los flujos de trabajo del Conector y de otros procesos, o bien, reemplazarlas por campos alternativos.

¿Qué debo hacer para no verme afectado?

A continuación, se mencionan las acciones que puede realizar para atenuar el impacto de la irrupción.

Reemplace los campos obsoletos de los flujos de trabajo de Jira.

Primero, elimine los campos obsoletos de sus flujos de trabajo del Conector Jira. Si lo desea, reemplácelos por campos adecuados. Luego, elimine las columnas afectadas en Smartsheet. (Consulte el artículo de ayuda Smartsheet for Jira para obtener más información sobre cómo editar flujos de trabajo).

Es importante agregar campos de reemplazo antes de eliminar los campos obsoletos para asegurarse de que los flujos de trabajo permanezcan activos.

Campo actual del Conector Jira Campos de reemplazo recomendados
Nombre de usuario del corresponsal Nombre para mostrar el corresponsal o Dirección de correo electrónico del corresponsal
Nombre de usuario del destinatario de la asignación Nombre para mostrar del destinatario de la asignación o Destinatario de la asignación

Eliminar las columnas relacionadas en Smartsheet

Los campos utilizados como reemplazo de los campos obsoletos nombre de usuario y clave de usuario pueden requerir de la implementación de una configuración de privacidad para funcionar según lo esperado en sus flujos de trabajo.

Cuando quite campos, elimine las columnas relacionadas en sus hojas en Smartsheet que se asignaron a estos campos. (Para obtener más información sobre cómo eliminar columnas en su hoja, consulte Eliminar una columna).

Actualizar los filtros en sus flujos de trabajo

Elimine los campos obsoletos, o bien, agregue campos adecuados y, luego, elimine los campos obsoletos. (Más información sobre Filtros de Jira).

Solicitar a un administrador de Jira que actualice la configuración de privacidad

Trabaje junto con los usuarios de Jira y los administradores de sitio de Jira para restringir o autorizar la visibilidad de otros datos personales, como direcciones de correo electrónico. (Consulte este artículo de ayuda de Atlassian para obtener más información sobre las restricciones de visibilidad de correos electrónicos).

Si los administradores de Jira o los usuarios de Jira han definido configuraciones de privacidad del perfil orientadas a restringir el acceso a la información del perfil, es posible que vea errores cuando los flujos de trabajo del Conector Jira se sincronizan e intentan tener acceso a la información restringida.

Para que los datos de ciertos campos, como Destinatario de la asignación o Dirección de correo electrónico del corresponsal sean visibles y puedan usarse en los flujos de trabajo del Conector Jira, la configuración de dirección de correo electrónico del perfil de Atlassian debería definirse como Cualquier persona.

No crear nuevos flujos de trabajo en estos campos

Todo nuevo flujo de trabajo que se cree con estos campos puede provocar irrupción en sus procesos una vez que Atlassian los declara obsoletos. Advierta a otros usuarios de Smartsheet for Jira de su organización que se abstengan de usar estos campos en nuevos flujos de trabajo.

Modificar alertas y acciones automatizadas relacionadas en Smartsheet

Las alertas y acciones automatizadas en Smartsheet que se desencadenan a partir de estos campos obsoletos, o bien, que los involucran de alguna manera, deberían editarse para garantizar que no queden inactivas. (Consulte Cómo automatizar su trabajo con alertas y acciones).