Utilizar una cadena de consulta URL para llenar previamente valores predeterminados en un formulario

Escenario

Imagine un gerente de ventas que quiere que su equipo registre todas las llamadas telefónicas de los clientes en una hoja central y de fácil acceso, y que cada llamada incluya el nombre del representante de ventas que la registra. El gerente crea un formulario base único y, luego, le da a cada miembro del equipo una URL diferente con una cadena de consulta que completa previamente su nombre. Cada miembro del equipo puede registrar la información con facilidad sin tener que volver a ingresar los mismos detalles básicos de nuevo, además de ver todos los datos en un solo lugar.

Agregar una cadena de consulta a la URL de un formulario

Para crear la cadena de consulta de la URL de un formulario, haga lo siguiente:

1. En la vista de cuadrícula, vaya a la barra de menú, seleccione Formularios > Administrar formularios.
2. Pase el cursor sobre el formulario que quiere distribuir con URL personalizadas.
3. En el menú kebab,
   Brandfolder Image

   
    realice lo siguiente:

   • Seleccione Copiar URL del formulario si está en la vista de cuadrícula.

     o

   • Seleccione Copiar enlace si está en la vista de tabla. Obtenga más información sobre las vistas de hoja.
4. Pegue la URL en una hoja de cálculo o en cualquier procesador de textos.
5. Al final de la URL, haga lo siguiente:
   • Escriba un signo de interrogación (?).
   • Escriba el valor de la etiqueta de campo del formulario que le gustaría completar (por ejemplo: Rep). Debe utilizar la etiqueta de campo del formulario para que los valores se rellenen correctamente. 
   • Escriba un signo igual (=).

   • Escriba el valor que desea establecer como valor predeterminado (por ejemplo: Sally Smart).

     Por ejemplo: https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?Rep=Sally%20Smart

6. Para incluir varios campos en la URL, únalos con un signo &.
    

   Por ejemplo: https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b? Rep=Sally%20Smart&ECA=sallysmart@smartsheet.com

Para completar una lista desplegable de selección múltiple con varios valores mediante la cadena de consulta, incluya un signo & y repita el campo para cada valor adicional:
?Multi=Manzana&Multi=Naranja

Si hay más de dos valores, siga enumerando el campo cada vez:
?Multi=Manzana&Multi=Naranja&Multi=Banana

Aspectos para tener en cuenta

• Las cadenas que se completaron previamente no funcionan cuando se requiere que los usuarios inicien sesión para usar el formulario. A partir de la autenticación, se borra cualquier personalización de la URL. Estas cadenas de consulta solo se completan si se accede a la URL sin autenticarse en Smartsheet.
• Los campos del formulario distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Tenga esto en cuenta cuando agregue valores a la cadena de la URL.
• Las URL no pueden contener espacios. Para incluir un espacio, utilice %20. Para otros caracteres, consulte la lista de caracteres especiales al final de la página.

• Si activó la opción Permitir que el remitente envíe un correo electrónico de la entrega del formulario en la configuración del formulario, puede utilizar cadenas de consulta para seleccionar automáticamente esta opción en su formulario e ingresar una dirección de correo electrónico predeterminada. Utilice ECA para transmitir información a este campo. 

  Por ejemplo:
  https://app.smartsheet.com/b/form/6145a2c33c4e42e68bf53900e4a4845b?ECA=sallysmart@smartsheet.com

• Los valores pueden editarse, pero no son privados. Puede ocultar campos para que no aparezcan en el formulario, pero los valores siguen apareciendo en la URL, y cualquier persona que tenga el enlace puede ver la URL y los valores que se completaron previamente.
• Si los miembros de su equipo necesitan volver a enviar los mismos datos, pueden usar el botón Atrás del navegador para volver a cargar el formulario con los últimos valores enviados, incluidos aquellos cargados previamente. Luego, pueden sobrescribir los cambios que necesitan hacer y volver a enviar el formulario. Considere agregar este consejo al campo de descripción de su formulario para que su equipo conozca este atajo.
• Utilice siempre las etiquetas de los campos del formulario en lugar de los nombres de los campos de la hoja de ingreso para asegurarse de que los valores se completen correctamente en el formulario. Por ejemplo, si el nombre del campo de la hoja es ID del ticket, pero lo que se utiliza en el formulario para la etiqueta es ID de la solicitud, necesita usar la cadena ?Request%20ID para que ese campo se complete.
• Para evitar ambigüedades, se recomienda el formato AAAA-MM-DD. Otras fechas compatibles incluyen DD/MM/AAAA y DD/MM/AAAA.

Incluir caracteres especiales en la cadena de consulta

Si desea incluir un espacio u otro carácter especial en su URL, debe usar la codificación porcentual de la URL. En la siguiente tabla, se enumeran algunos caracteres especiales comunes y sus valores de codificación porcentual. Estos caracteres también se conocen como caracteres de escape.

Escenarios avanzados

Hay muchas formas de usar cadenas de consulta. En la siguiente lista, se incluyen algunas ideas para las que puede usar cadenas de consulta. 

• Paneles: Cree un panel con diferentes enlaces al mismo formulario. Cada enlace tiene cadenas de consulta que utilizan campos que controlan la lógica condicional en el formulario a fin de crear enlaces rápidos para diferentes tipos de solicitudes que se procesan de forma centralizada en su totalidad. 
• Fórmulas: Utilice fórmulas para crear de manera automática un formulario previamente completado y generar elementos de seguimiento, como una alerta automatizada que envía la URL al solicitante original.
• Códigos QR: Cree varios códigos QR que utilicen el mismo formulario base, pero que tengan diferentes cadenas de consulta de URL, e imprímalos en pegatinas para diferentes equipos. Pida a las personas que escaneen el código QR e ingresen sus datos para crear un registro de uso fácil del equipo.