Centro de administración: Retirar, desactivar o reactivar usuarios

En este artículo, se analiza información relevante tanto para el Modelo de colaborador heredado como para el Modelo de suscripción de usuarios. Si no sabe con seguridad cuál es su tipo de modelo, aprenda cómo determinar el modelo que usa su plan.

Administrar cuentas de usuario

Desactivar usuario

La desactivación se recomienda para evitar que los usuarios internos inicien sesión en Smartsheet. Esto significa que el usuario ya no forma parte de su empresa. Si la desactivación se produjo por error, tiene 30 días consecutivos para revertirla; transcurrido ese plazo, deberá retirar al usuario y volver a invitarlo para habilitar su acceso de nuevo.

Los usuarios que desactiva no pueden iniciar sesión en Smartsheet, pero los elementos que crearon siguen disponibles. Tras la desactivación, el usuario ya no tiene asignada una licencia (Modelo de colaborador heredado) o una designación de miembro, por lo que estas quedan disponibles para reasignarse.

Solo puede desactivar usuarios que pertenezcan a dominios asociados a su plan de Smartsheet. No puede desactivar a los usuarios que tienen correos electrónicos con los dominios que se indican a continuación, ya que esta acción revocará por completo su acceso a Smartsheet. En su lugar, retírelos del plan.

• outlook.com
• gmail.com
• hotmail.com
• live.com
• yahoo.com
• aol.com
• verizon.net
• rocketmail.com
• comcast.net
• icloud.com
• charter.net
• web.de
• mail.com
• email.com
• usa.com
• duck.com
• mail.ru

Reactivar usuario

Si se desactivó un usuario por error, puede reactivarlo. Por medio de la reactivación, se asigna una licencia (Modelo de colaborador heredado) o una designación de miembro (Modelo de suscripción de usuarios), y se restablece el acceso a los elementos compartidos o a aquellos sobre los que el usuario tiene permisos de propietario.

Nuestra política de reactivación

• Solo tiene treinta días consecutivos para reactivar a un usuario después de desactivarlo. No podrá reactivarlo a partir del día 31.
• Recomendamos usar la opción Retirar usuario en el Centro de administración después de treinta días. Transfiera los permisos de propietario del usuario sobre los elementos a otro usuario y vuelva a invitar a la misma persona en lugar de intentar reactivarla. Además, asegúrese de no retirar los permisos de uso compartido si desea que la persona conserve el acceso a sus elementos compartidos.

Usuarios administrados a través de la integración de directorios

La política de reactivación de treinta días se aplica exclusivamente a los usuarios administrados en el Centro de administración. Si administra usuarios a través de la integración de directorios e intenta reactivar un usuario pasado el plazo de treinta días, haga lo siguiente: 

1. Desactive temporalmente la integración de directorios en Smartsheet.
2. Retire al usuario a través del Centro de administración.
3. Vuelva a activar la integración de directorios en Smartsheet.
4. Agregue al usuario a los grupos relevantes.

Este proceso le permitirá volver a aprovisionarlos a través de la integración de directorios.

Eliminar usuario

Cuando se retira un usuario de forma permanente, se lo retira definitivamente del plan y se revoca su acceso a los elementos compartidos de Smartsheet. Sin embargo, puede optar por mantener los derechos de acceso del usuario. Los usuarios retirados no pueden acceder al plan y se liberan sus licencias (Modelo de colaborador heredado) o designaciones de miembro (Modelo de suscripción de usuarios).

Cuando retire un usuario, asegúrese de transferir sus permisos de propietario en los elementos de Smartsheet a otro usuario.

Puede volver a invitar a un usuario que se retiró del plan utilizando la misma dirección de correo electrónico.

Quitar permisos de uso compartido

Cuando retira un usuario, en el Centro de administración, se le pide que indique si también quiere eliminar sus permisos de uso compartido.

Puede usar la opción Quitar el acceso a todos los elementos que sean propiedad de su plan para retirar el acceso de un usuario a los elementos de su plan. Si decide no eliminar los permisos de uso compartido del usuario después de habilitar la acción Retirar usuario, este conservará el acceso a los elementos compartidos. Esta acción simplemente elimina la licencia del usuario (Modelo de colaborador heredado) o la designación de miembro (Modelo de suscripción de usuarios).

De forma predeterminada, la opción Quitar el acceso a todos los elementos que sean propiedad de su plan está habilitada.

Usuarios de UAP

Puede retirar usuarios si el aprovisionamiento automático de usuarios (UAP) está habilitado en su plan. Sin embargo, si un usuario previamente retirado inicia sesión y no forma parte de otro plan, se lo volverá a agregar al plan original con el UAP activo para ese dominio. Tenga en cuenta que el usuario no aparecerá en la página Administración de usuarios, a menos que vuelva a iniciar sesión en Smartsheet. Más información sobre el UAP.

Para retirar, desactivar o reactivar usuarios

1. Inicie sesión en el Centro de administración.  

2. Seleccione el ícono Menú ubicado en el extremo superior izquierdo y vaya a Grupos > Roles e informes de usuario.

   Aparecerá la página Administración de usuarios.

3. Pase el cursor sobre la fila de la cuenta de usuario que desea administrar.
4. En el lado derecho de la fila, seleccione  Brandfolder Image  para abrir el menú de acciones.
5. Seleccione una de las siguientes opciones:
   • Quitar el uso compartido
   • Desactivar usuario
   • Retirar usuario
   • Reactivar usuario

Encontrar usuarios desactivados

1. En la parte superior derecha de la página Administración de usuarios, cambie la configuración de filtros de Mostrar todos los usuarios a Desactivados.

2. Busque la cuenta del usuario desactivado.

   Brandfolder Image

   

Transferir permisos de propietario de elementos y grupos

1. Inicie sesión en el Centro de administración.

2. Seleccione el ícono Menú ubicado en el extremo superior izquierdo y vaya a Grupos > Roles e informes de usuario.

   Aparecerá la página Administración de usuarios.

3. Pase el cursor sobre la fila de la cuenta de usuario que desea administrar.
4. En el lado derecho de la fila, seleccione  Brandfolder Image
5. Seleccione una de las siguientes opciones:
   • Transferir permisos de propietario…
   • Transferir grupos con propietario…
   • (Opcional) Retirar de los grupos
   • (Opcional) Retirar el uso compartido

Brandfolder Image

Otras cuestiones para tener en cuenta

• No puede retirarse a usted mismo de un plan, aun cuando sea administrador del sistema. Otro administrador del sistema debe retirarlo del plan. 
• No puede desactivar usuarios ni revocar su acceso a Smartsheet por medio de una integración externa.
• Al desactivar a un usuario, se revocan de inmediato todos los tokens de acceso a la API que haya generado. El usuario desactivado ya no puede usarlos.
• Use el menú desplegable de filtros que se encuentra en el extremo superior derecho para buscar a los usuarios por estado o tipo. Si no puede encontrar a un usuario, intente cambiar la configuración de filtros. 
• Las llamadas al Centro de administración y a la API mostrarán un mensaje de error si intenta reactivar un usuario una vez transcurrido el período de treinta días posterior a la desactivación.
• Si un administrador del sistema transfiere los permisos de propietario de un elemento a otro usuario sin retirar los permisos de uso compartido del propietario anterior, este conservará sus permisos de administrador.

Tiene la responsabilidad de garantizar que los usuarios accedan a los servicios de Smartsheet y los utilicen dentro de los límites autorizados. El acceso a los servicios y el uso de estos sin autorización se factura de acuerdo con la Política de limitaciones. A menos que se acuerde lo contrario por escrito con Smartsheet, el retiro o la desactivación de los usuarios o el cese del uso de los servicios no afectarán el derecho de Smartsheet a facturar el acceso y el uso no autorizados.