Acceda a los conceptos básicos de Smartsheet Control Center para conocer toda la información que necesita a fin de crear un programa y trabajar con él, y aprovisionar, modificar o eliminar proyectos en Smartsheet Control Center, y mucho más.
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Como líder principal o adicional, puede administrar o actualizar los programas existentes de Control Center.
En las preguntas frecuentes a continuación, se incluyen los siguientes temas:
- Inicio de sesión y acceso a Control Center
- Modificar proyectos existentes
- Aprovisionamiento del proyecto
- Resource Management para Control Center
¿Puedo crear más de un programa?
Si tiene un plan Advance, tiene programas de Control Center ilimitados, por lo que puede crear tantos como desee.
¿Cómo puedo eliminar un programa?
Envíe una solicitud de soporte a través del portal de soporte al cliente para eliminar un programa.
¿Puedo copiar o duplicar un programa al igual que con los planes de acción?
Esta característica no se admite por el momento, pero le recomendamos que envíe sus comentarios y todas sus ideas para mejorar nuestro producto.
¿Cómo transfiero un programa a un nuevo líder de programa?
Asegúrese de que el nuevo propietario cumpla con los requisitos previos necesarios. Luego, siga estos pasos para transferir el programa.
¿Quién puede crear un programa? ¿Solo los administradores del sistema o cualquier usuario pago?
Cualquier usuario pago de un plan Advance puede crear un programa.
¿Cómo autorizo a una parte interesada de mi organización a tener acceso a un proyecto aprovisionado con Smartsheet Control Center?
Una vez que aprovisione el proyecto desde Smartsheet Control Center, siga los procesos estándar de uso compartido de Smartsheet para asegurarse de que las partes interesadas tengan acceso.
Según el nivel de acceso que quiera otorgar, puede elegir compartir todo el espacio de trabajo del proyecto o un solo elemento de Smartsheet, por ejemplo, un informe de resumen o una hoja de implementación.
A continuación, se mencionan algunos recursos y se ofrecen orientación y prácticas recomendadas sobre el uso compartido en Smartsheet:
¿Cómo actualizo una plantilla utilizada en proyectos aprovisionados desde Control Center?
Puede realizar cambios directamente desde Smartsheet para aplicar actualizaciones a proyectos aprovisionados de forma reciente.
- Ubique el elemento que quiere actualizar (hoja, informe o panel) en la carpeta que contiene los elementos que se utilizan para el tipo de proyecto en el espacio de trabajo de administración (es el mismo espacio de trabajo en el que se aloja el archivo de configuración de Control Center).
- Abra el elemento, realice el cambio y guárdelo.
El cambio aparecerá en futuros proyectos aprovisionados fuera de Control Center.
¿Cómo agrego una nueva plantilla para proyectos aprovisionados desde Control Center?
Utilice el generador del plan de acción en Control Center para incluir o excluir plantillas de un tipo de proyecto. Debe ser líder de programa para agregar o eliminar plantillas de un proyecto.
Puede completar esta tarea en los siguientes dos lugares:
Opción 1: Desde Smartsheet
- Vaya a Inicio > Todos los espacios de trabajo, abra el panel del espacio de trabajo y busque el espacio de trabajo de administración para la configuración de su Control Center.
- Abra la carpeta que contiene el proyecto en el que desea agregar una nueva plantilla.
- Cree el elemento (hoja, informe o panel) que desea incluir en el proyecto y guárdelo.
Opción 2: Desde el generador del plan de acción en Control Center
- Inicie sesión en Smartsheet Control Center y seleccione el ícono Menú.
- Seleccione el nombre del programa ubicado a la izquierda y, luego, seleccione Administrar programa.
- Seleccione el plan de acción que quiere actualizar.
- Recorra el generador de plan de acción hasta llegar a la página Configuración de la plantilla de origen.
Si agregó o actualizó plantillas en la carpeta de origen, recibirá un mensaje emergente que indicará que el generador del plan de acción detectó la nueva plantilla.
- Seleccione Sí a fin de que la plantilla esté disponible para el tipo de proyecto.
- Use las opciones en la página Configuración de la plantilla de origen para controlar cómo se muestra la plantilla en el proyecto.
- Seleccione Siguiente para llegar al final del generador del plan de acción y, luego, seleccione Actualizar.
Ver una confirmación indica que la plantilla o su actualización ahora forman parte del tipo de proyecto. La nueva plantilla se incluirá en el proyecto la próxima vez que lo aprovisione.
Las hojas en Control Center están vinculadas entre sí, así que no cambie las celdas que están vinculadas a otras fuentes y datos resumidos, o que provienen de estos.
En lugar de modificar los datos de resumen directamente, busque las celdas que contienen los datos resumidos. Por ejemplo, si utiliza una fórmula, como =SUM(CHILDREN()), para recopilar información de resumen, debe modificar el valor de resumen mediante el cambio de los datos en las filas secundarias para aplicar un cambio.
Para obtener más información, consulte Enlace de celdas: consolidar o conservar la uniformidad de los datos y Crear y editar fórmulas en Smartsheet.
¿Cómo agrego o cambio los datos de perfil del proyecto?
Los datos del perfil en Smartsheet Control Center representan la información de perfil del proyecto. En Smartsheet, los datos del perfil aparecen en la sección Resumen de cada plan del proyecto.
Los datos del perfil facilitan los flujos de trabajo de admisión de proyectos, y usted puede realizar un seguimiento de los datos pertenecientes a proyectos e informes aprovisionados, y resumirlos.
Para agregar o actualizar datos del perfil a partir de este momento, vaya al generador del plan de acción y siga estos pasos:
- Inicie sesión en Control Center y seleccione el ícono de tres líneas Menú.
- Seleccione el programa que desea actualizar y, luego, Administrar programa.
- Seleccione el plan de acción que quiere actualizar.
- Recorra el generador del plan de acción hasta las páginas Selección de datos de perfil y Personalizar datos de perfil.
- En la página Selección de datos de perfil, seleccione o cancele la selección de los campos de datos de perfil que desea incluir.
- En la página Personalizar datos de perfil, puede modificar de dónde provienen los datos, si es necesario, y agregar nuevos campos o datos de perfil específicos de la plantilla.
- Seleccione Siguiente cuando haya terminado.
- Recorra el generador del plan de acción y seleccione Guardar.
Una vez que termina de agregar los datos del perfil, estos están disponibles para asociarlos con las plantillas del proyecto y puede incluirlos en la admisión de proyectos y de los procesos de aprovisionamiento.
¿Cómo puedo ver los registros en Control Center?
- Abra el programa que contiene los proyectos que desea revisar.
- Pase el cursor sobre las opciones Acciones a la derecha del elemento.
- Seleccione el menú de tres puntos.
- Seleccione Ver registros...
Puede ver los registros de lo siguiente:
- Proyectos
- Actualizaciones globales
- Archivado
- Automatización de la aprobación (si está habilitada para su programa)
¿Cómo puedo automatizar el aprovisionamiento de proyectos?
Un líder principal puede habilitar la automatización de la aprobación para un plan de acción específico de Control Center. Con la automatización de la aprobación, puede aprovisionar proyectos cuando marca el valor de la aprobación (configurado en la página Configuración de la admisión del generador del plan de acción) en la hoja de ingreso después de habilitar la automatización.
No puede modificar la configuración del plan de acción mientras la automatización esté habilitada.
Para habilitar la automatización de la aprobación, realice lo siguiente:
- Abra el programa en el que desea configurar la automatización.
- Vaya a Administrar programa > Automatizaciones.
- Seleccione Nueva automatización.
- Seleccione un plan de acción y, luego, elija Crear.
Una vez habilitada la automatización, los elementos se aprovisionan automáticamente cuando se establece el valor de aprobación configurado en el plan de acción para las filas de la hoja de ingreso.
Esta función no está habilitada para los programas de Control Center de forma predeterminada. Contacte al representante de Smartsheet para hablar sobre habilitar la automatización de la aprobación de Control Center.
¿Puedo vincular Control Center con Resource Management?
Sí. Para ello, siga estos pasos:
- En Control Center, abra el programa al que desea vincular Resource Management.
- Seleccione Administrar programa.
- Seleccione la pestaña Integraciones.
Solo puede crear la integración si también es administrador de Resource Management.
- Seleccione Actualizar.
- Seleccione Permitir Control Center.
Si necesita cambiar un nombre o un correo electrónico o si el nombre de la organización no está definido, puede hacer lo siguiente:
- Abra una nueva pestaña del navegador e inicie sesión en su cuenta de Resource Management.
Cierre sesión en cualquier otra cuenta de Resource Management que pueda tener.
- Seleccione Actualizar.
- Seleccione Permitir Control Center.
¿Puedo vincular una hoja de plantilla con Resource Management?
Sí, pero solo puede vincular una hoja de plantilla con Resource Management.
- En Smartsheet, abra la hoja de la plantilla con la que desea vincular sus planes de recursos.
- Abra el panel de Resource Management.
Luego, conecte la hoja de la plantilla. No tiene que conectar todos los proyectos, solo la hoja.
¿Cómo puedo crear un plan de recursos a través de Control Center?
Debe configurar un plan de acción para crear un plan de recursos y cualquier elemento de Smartsheet asociado.
- En Control Center, seleccione Administrar programas > Planes de acción.
- Seleccione + Nuevo plan de acción o un plan de acción existente.
- Desplácese por el generador hasta Componentes del plan de acción.
- Active la opción del panel Resource Management y, luego, seleccione Siguiente.
- En la pantalla Configuración de plan de recursos, seleccione las columnas de la hoja de ingreso que se usará con Resource Management.
- Opcional: Para cambiar las asignaciones de columnas de ingreso, seleccione Editar configuración, guarde los cambios y seleccione Siguiente. Los cambios realizados en la asignación afectan cualquier plan de acción que utilice la hoja de ingreso.
- En la pantalla Ajustes de conexión, seleccione la hoja que aparece en el panel de Resource Management después de aprovisionar el proyecto. Por lo general, este es su plan de proyecto.
Complete el generador del plan de acción como siempre.
El soporte de Smartsheet me pregunta por mi identificación del programa. ¿Dónde puedo encontrarla?
- Abra Smartsheet Control Center y el menú de tres líneas ubicado a la izquierda.
- Seleccione el programa para el que desea ver información.
- Seleccione el ícono i junto al nombre del programa.
- En el panel de información del programa, puede encontrar la identificación del programa.
No se pudo aprovisionar mi proyecto. ¿Qué puedo hacer?
Si intenta aprovisionar un proyecto y no se aprovisiona correctamente, el líder del proyecto y la persona que lo creó pueden verlo enumerado en el filtro Error en la creación.
Debe volver a aprovisionar o eliminar cualquier proyecto con el estado Error en la creación.
Seleccione la opción Editar (ícono del lápiz) > Aprovisionar para volver a aprovisionar un proyecto.
Cuando cambio un usuario a Observador o Sin acceso desde la página Corrección, ¿qué sucede con los programas de su propiedad en Control Center?
El propietario del programa debe ser un Miembro pago. Por lo tanto, tendría que transferir el programa a un nuevo líder principal antes de cambiar al usuario a una versión inferior.
¿Por qué no puedo habilitar el alcance de los informes dinámicos en mi generador de planes de acción?
Los alcances de los informes dinámicos solo están disponibles para las cuentas de Smartsheet Gov.
Los informes del programa son la opción principal para sus necesidades de informes. Los alcances de los informes dinámicos cambiaron automáticamente y se convirtieron en informes del programa sin ningún impacto en usted ni en su trabajo.
Mantuvo el ID del informe, la URL, el uso compartido, los filtros, la agrupación, la selección de columnas, las vistas dinámicas, la inclusión en colecciones o paneles, y todo lo demás relacionado con el informe. El cambio principal es que la configuración del alcance de los informes existentes pasó de hojas a programas.
Si su plan de acción no incluía el alcance de los informes dinámicos, la opción para esos informes aparece en gris en la página Componentes del plan de acción del generador de planes de acción.
Obtenga más información sobre cómo funcionan los informes del programa.
¿Qué hace la hoja de configuración?
En la hoja de configuración, se incluye toda la información de su plan de acción. Imagínelo como el corazón de su plan de acción.
Esta hoja existe para que Control Center pueda consultar su información. Es fundamental que nunca edite, agregue información ni elimine nada directamente en la hoja de configuración, a menos que reciba instrucciones directas para hacerlo mientras soluciona cualquier problema relacionado con su plan de acción.
Guárdela en su espacio de trabajo de administración, no en la carpeta de origen del plan de acción.