Solicitudes de aprobación: Solicite automáticamente la aprobación de elementos de trabajo

Aplica a

Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

Las solicitudes de aprobación le permiten pedir automáticamente a alguien que apruebe o rechace un elemento en su hoja. Por ejemplo, puede configurar una solicitud de aprobación para que Smartsheet envíe automáticamente una solicitud para que alguien del equipo financiero apruebe si una orden de compra supera un importe máximo en dólares.

Requisitos para crear y recibir solicitudes de aprobación

Utilice la siguiente tabla como referencia para saber si puede crear o editar solicitudes de aprobación para sí mismo y para otros en función de los permisos de uso compartido de la hoja.

  Propietario Administrador Editor Autor de comentarios Observador Sin uso compartido
Crear reglas de solicitudes de aprobación Sí* No No No No
Editar reglas de solicitudes de aprobación Sí* No No No No
Recibir e iniciar acciones respecto de solicitudes de aprobación Sí*

*Es posible que tenga que ajustar una configuración adicional para permitir que cualquier persona con una dirección de correo electrónico válida reciba solicitudes de aprobación. Consulte la sección Controlar quién puede recibir solicitudes de aprobación que se encuentra a continuación para obtener detalles.

Para evitar bucles de aprobación infinitos, las celdas con fórmulas de hojas cruzadas o enlaces de celdas no activarán la solicitud de aprobación. Para solucionar esto, cree una solicitud de actualización

Controlar quién puede recibir solicitudes de aprobación

De manera predeterminada, solo los colaboradores de la hoja pueden recibir notificaciones. Si desea enviar notificaciones a cualquier persona con una dirección de correo electrónico válida a nivel de hoja o de cuenta, consulte los siguientes artículos de ayuda:


Crear una solicitud de aprobación

Con la hoja abierta:

  1. Opcional: Inserte una columna Desplegable (de selección única) para el estado de aprobación, y agréguela como opción de la lista:
    • En espera de aprobación
    • Aprobado
    • Rechazado
  2. En la barra de menú, seleccione Automatización > Configurar un flujo de trabajo de aprobación...
  3. En el cuadro Flujo de trabajo sin título, introduzca un nombre para su flujo de trabajo.
  4. En el bloque Desencadenador, establezca los criterios que hacen que el flujo de trabajo se active automáticamente.
  5. Para filtrar las filas que desea incluir en la solicitud de aprobación, seleccione Agregar una condición para filtrar filas.
  6. En el cuadro Agregar un nombre o correo electrónico del bloque Solicitar una aprobación, seleccione la parte interesada que debe aprobar el elemento.
    Si agrega solo un contacto en el cuadro Agregar un nombre o correo electrónico, este será el nombre predeterminado de la columna que Smartsheet crea para el estado de aprobación: ContactName_approval (p. ej.: Aprobación de John Doe). Si agrega más de un contacto, el nombre predeterminado será Estado de aprobación.
  7. En la lista desplegable Guardar respuesta en, seleccione una columna en la que desee que Smartsheet registre el estado de aprobación.
    De forma predeterminada, Smartsheet elige la columna que creó para el estado de aprobación, pero usted puede cambiarlo y seleccionar la columna que creó en el paso 1 de este proceso.
  8. Para editar el asunto y el mensaje del correo electrónico que envía Smartsheet, seleccione Personalizar mensaje.
  9. En la sección El mensaje incluye, elija incluir todos los campos o seleccionarlos.
  10. Para configurar la acción para las solicitudes aprobadas, en la sección Si está aprobada, seleccione + > Agregar una acción
    • Opcional: Agregue una condición si desea filtrar las filas que desea incluir en el flujo de trabajo.
  11. Para configurar la acción para las solicitudes rechazadas, en la sección Si está rechazada, seleccione + > Agregar una acción.
    • Opcional: Agregue una condición si desea filtrar las filas que desea incluir en el flujo de trabajo.
  12. Seleccione Guardar.

Puede crear flujos de trabajo de aprobación más complejos.

Configurar las opciones avanzadas de su flujo de trabajo de aprobación

En el bloque Solicitar una aprobación, seleccione ícono Más acciones > Opciones avanzadas... Una vez que aparezca el formulario de Opciones avanzadas, edite los siguientes campos:

  • Cuando se envía: configure el valor que aparece en la columna de estado de aprobación después de enviar una solicitud de aprobación
  • Cuando se aprueba: configure el valor que aparece en la columna Estado de aprobación (o la columna que haya seleccionado) para las solicitudes aprobadas
    • Texto del botón: personalice la etiqueta del botón Aprobación (p. ej.: Aprobar, Aprobado, etc.)
  • Cuando se rechaza: configure el valor que aparece en la columna Estado de aprobación (o la columna que haya seleccionado) para las solicitudes rechazadas
    • Texto del botón: personalice la etiqueta del botón Denegar (p. ej.: Denegar, Rechazar, etc.)

¡Eso es todo! Según la configuración de su cuenta, el aprobador recibirá una solicitud de aprobación en un mensaje de correo electrónico, una notificación emergente en dispositivos móviles y en la aplicación del navegador de la computadora.

Editar, deshabilitar o eliminar reglas existentes

Siga estos pasos para realizar cambios en su flujo de trabajo:

  1. En la barra de menú, seleccione Automatización > Administrar flujos de trabajo...
  2. En la esquina derecha del flujo de trabajo que desea editar, seleccione ícono Desplegable.
  3. Seleccione la acción adecuada. Consulte la siguiente tabla para obtener más información sobre cada comando.
Utilice este comando Para hacer esto Consejos y notas
Deshabilitar Desactivar temporalmente la regla Utilice este comando para utilizar la regla en el futuro.
Editar Cambiar el nombre o los criterios de la regla
  • Abrir el generador de flujos de trabajo y hacer cambios en el flujo de trabajo
Utilice este comando para realizar modificaciones en el mensaje de alerta.
Duplicar Crear una copia de la regla Utilice este comando si necesita crear el mismo tipo de flujo de trabajo para un propósito diferente. Esto le permite crear otro flujo de trabajo más rápidamente.
Cancelar suscripción Dejar de recibir la alerta También puede cancelar directamente la suscripción de la alerta o acción que recibe. Para hacer esto, seleccione Cancelar suscripción en la sección ¿No desea recibir estos correos electrónicos? del mensaje de correo electrónico.
Eliminar Eliminar la regla por completo Esta acción no se puede deshacer.