Solicitudes de aprobación: Solicitar automáticamente la aprobación de elementos de trabajo

Aplica a

Smartsheet
  • Business
  • Enterprise

Una solicitud de aprobación es una manera de pedirle a alguien que apruebe o rechace un elemento en la hoja de manera automática. Puede configurar una solicitud de aprobación, por ejemplo, para que Smartsheet le envíe automáticamente una solicitud a alguien de Finanzas para que apruebe una orden de compra superior al monto máximo en dólares permitido.

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Requisitos para crear y recibir solicitudes de aprobación

Utilice la tabla de abajo a modo de referencia para saber si puede crear o editar solicitudes de aprobación para usted mismo o para otros en función de sus permisos de uso compartido respecto de la hoja.

  Propietario Administrador Editor Observador Sin compartir
Crear reglas de solicitudes de aprobación Sí* No No No
Editar reglas de solicitudes de aprobación Sí* No No No
Recibir e iniciar acciones respecto de solicitudes de aprobación Sí**

*Es posible que deba ajustar una configuración adicional para permitir que cualquier persona con una dirección válida de correo electrónico reciba solicitudes de aprobación. Consulte la sección Controlar quiénes pueden recibir solicitudes de aprobación para obtener información detallada.

NOTA: Para evitar bucles de aprobación infinitos, las celdas que contienen fórmulas de hojas cruzadas o enlaces de celdas no desencadenarán la solicitud de aprobación. Para solucionarlo, puede crear una solicitud de actualización. Para configurar una solicitud de actualización, consulte Solicitudes de actualización: pedir la información más reciente de manera automática.

Controlar quiénes pueden recibir solicitudes de aprobación

De manera predeterminada, se envían notificaciones únicamente a las personas que tienen uso compartido de la hoja. Si quiere que se envíen notificaciones a cualquier persona con una dirección válida de correo electrónico a nivel de la hoja o a nivel de la cuenta, consulte los siguientes artículos de ayuda:


Crear una solicitud de aprobación
Flujo de trabajo de aprobación

Con la hoja abierta:

  1. Haga clic en Automatización > Solicitar un flujo de trabajo de aprobación.
  2. En el bloque del desencadenador, establezca el criterio que provoca que se desencadene el flujo de trabajo automáticamente. (Obtenga más información en bloque del desencadenador).
  3. También puede crear bloques de condiciones para filtrar las filas específicas que se incluirán en la entrega de la solicitud de aprobación. (Obtenga más información en bloques de condiciones).
  4. En el bloque de acción, seleccione el grupo de interés que debe proporcionar la aprobación. Luego, guarde el flujo de trabajo.

Puede crear flujos de trabajo de aprobación más complejos. Consulte Solicitar aprobación de grupos de interés en secuencia para obtener más información.

Opciones del flujo de trabajo de aprobación

Los flujos de trabajo de aprobación pueden ser simples o complejos, según lo requiera el proyecto. Puede utilizar cualquiera de las siguientes opciones para personalizar su flujo de trabajo.

  • Cuándo: especifique qué tipos de cambios desencadenan la solicitud de aprobación.
  • En cualquier fila: envíe únicamente las filas que contienen ciertos valores. (Una vez que se cumple la condición Cuándo).
  • Enviar una solicitud de aprobación a: elija sus destinatarios, ya sean direcciones específicas de correo electrónico o una columna Contacto de su hoja.
  • Frecuencia de la solicitud de aprobación, columnas incluidas y el mensaje incluido. (Haga clic en Ajustes de entrega para personalizar).
  • Columna desplegable de aprobación: cree una nueva columna desplegable en la hoja, o bien, elija una columna de menú desplegable existente como lugar para almacenar las respuestas de aprobación.
  • Almacenar estado de aprobación en la columna: cree una nueva columna de lista desplegable o seleccione una columna existente para almacenar la respuesta del aprobador (aprobar o rechazar).
  • Texto del botón y valores desplegables asociados: personalice el texto de los botones que utilizará el aprobador para aprobar o rechazar la solicitud, así como los valores que se ingresan en la hoja según la respuesta del aprobador. (Haga clic en Configuración avanzada para personalizar).

¡Eso es todo! Ahora, el aprobador recibirá una solicitud de aprobación en un mensaje de correo electrónico, en una notificación de inserción móvil, y en la aplicación del navegador de la computadora (según la configuración de la cuenta). Para obtener más información, consulte Centro de notificaciones: Recibir alertas directamente en Smartsheet para obtener detalles sobre cómo recibir las alertas.

La aprobación o el rechazo se ingresarán en la hoja.

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Especificar las condiciones adicionales de la regla

Asegúrese de que se envíe una solicitud de aprobación solo cuando sea necesario. Para ello, especifique las condiciones adicionales en los criterios Cuándo y En cualquier fila en la que... de su regla.

Haga clic en Agregar columna (Cuándo) y Agregar condición (En cualquier columna en la que...) para agregar campos de criterios.

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Personalizar el mensaje, la frecuencia y el contenido incluido

Haga clic en Ajustes de entrega para personalizar el asunto, el mensaje y las columnas incluidas, así como la frecuencia de entrega de la solicitud de aprobación.

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Personalizar los botones Aprobar y Rechazar, y los valores de menú desplegables

Haga clic en Configuración avanzada para personalizar el texto del botón que verá el aprobador cuando se le envíe la solicitud, así como los valores almacenados en la columna de menú desplegable de su hoja.

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Por ejemplo, puede cambiar el texto del botón Aprobado por "Aprobar". El aprobador recibirá un formulario de solicitud con el texto del botón Aprobar. Si hace clic en Aprobar, "Aprobado" se completará en la hoja.

NOTA: En el campo Enviado, puede editar el valor de menú desplegable que ingresa en la hoja cuando se envía una solicitud de aprobación. Sin embargo, el aprobador aún no ha realizado ninguna acción respecto de la solicitud.

Editar, desactivar o eliminar reglas existentes

Para desactivar una regla o cambiar las condiciones de la regla, los destinatarios, la frecuencia o la columna incluidos:

  1. Haga clic en la ficha Alertas y acciones en la parte inferior de la hoja. Aparecerá la ventana para Alertas y acciones.
  2. Haga clic en la flecha hacia abajo down-arrow en el extremo superior derecho de la regla que quiere modificar o desactivar.
Utilice este comando Para esto
Desactivar Se cancela la regla temporalmente. (Utilice este comando si desea usar la notificación en el futuro).
Editar Se cambia el nombre o se cambia el criterio de la regla.

También puede utilizar este comando para acceder al enlace Personalizar correo electrónico para poder realizar cambios en el asunto, cuerpo o columnas incluidas.
Clonar Se crea una copia del panel.
Cancelar suscripción Se dejan de recibir alertas.

CONSEJO: También puede cancelar la suscripción directamente desde el correo electrónico de notificaciones haciendo clic en el enlace Cancelar la suscripción al lado del texto “¿No desea recibir esta notificación?” en la parte inferior del mensaje.
Eliminar Se elimina la regla por completo. (Esta acción no se puede deshacer).