Interactuar con elementos de Smartsheet en Microsoft Teams

Publique una hoja, un informe o un Sight de Smartsheet desde Smartsheet en un canal de Microsoft Teams para convertir las conversaciones en acciones. Agregue una hoja de Smartsheet como pestaña en un canal, por ejemplo, para proporcionar a las personas un recurso de administración del trabajo con el que puedan interactuar desde Microsoft Teams.

Obtenga más información acerca de Microsoft Teams en el sitio de productos de Microsoft.

En este artículo:
Antes de comenzar
        Requisitos de permiso de uso compartido de Smartsheet
        Requisitos de Microsoft Teams
Agregar un elemento de Smartsheet como pestaña
Modificar la configuración, cambiar el nombre o eliminar la pestaña
Consejos para trabajar en Smartsheet para Teams
Resolución de problemas de Smartsheet para Teams


Antes de comenzar

Cuando trabaja con Smartsheet y con un equipo de Microsoft, utilizará una versión publicada de un elemento de Smartsheet (hoja, informe o Sight) en un canal. Antes de conectar elementos de Smartsheet a un canal de Microsoft Teams, asegúrese de cumplir con los siguientes requisitos en Smartsheet y Microsoft Teams.

Requisitos de permiso de uso compartido de Smartsheet

Debe ser el dueño o poseer permisos de uso compartido de nivel de administrador del elemento de Smartsheet que desea agregar como pestaña en el canal de su equipo. Consulte el artículo sobre Niveles de permiso de uso compartido para obtener más información.

IMPORTANTE: Si ya se ha publicado un elemento de Smartsheet, ya sea de manera directa desde Smartsheet o al ser agregado a un canal, las personas que poseen cualquier clase de permiso de uso compartido del elemento de Smartsheet pueden agregar el elemento ya publicado (solo con las opciones de publicación previamente establecidas) a canales. Para obtener más información acerca de las diferentes versiones de elementos de Smartsheet como Solo lectura o Cualquier persona puede editarlo que pueden ser publicadas, consulte el artículo sobre Publicación de elementos de Smartsheet.

Requisitos de Microsoft Teams

Debe poseer Microsoft Teams (una parte de Office 365 Empresarial) y, al menos, un canal en un equipo para poder agregar un elemento de Smartsheet como pestaña.

NOTA: Smartsheet para Teams es compatible con las versiones para navegador y escritorio de la aplicación Microsoft Teams.

Información general: Trabajar con Smartsheet en un equipo de Microsoft

Cuando trabaja con Smartsheet y con un equipo de Microsoft, utilizará una versión publicada de un elemento de Smartsheet (hoja, informe o Sight) en un canal. 

IMPORTANTE: Para trabajar con información de Smartsheet en un canal, se necesitan ciertos permisos tanto en Smartsheet como en Microsoft Teams. Consulte la sección Antes de comenzar para obtener más información.

Agregar un elemento de Smartsheet como una pestaña

Publique elementos de Smartsheet (hojas, informes, Sights) en sus respectivas pestañas y conceda acceso a los datos de Smartsheet a cualquier persona en su canal de Microsoft Teams. 

Para agregar un elemento de Smartsheet a un canal en Microsoft Teams:

  1. Abra Microsoft Teams y seleccione el canal que desea.
  2. Haga clic en el ícono de Másícono de más debajo del nombre del canal.

    Aparecerá una lista de las pestañas disponibles que puede agregar al canal.
     
  3. Seleccione Smartsheet para Teams y, luego, haga clic en Aceptar para aceptar los términos del acuerdo de licencia de Smartsheet.
  4. Haga clic en Conectar a Smartsheet y, luego, haga clic en Permitir para otorgar acceso a Smartsheet para que se integre con Microsoft Teams.

    Se le puede indicar que inicie sesión en su cuenta de Smartsheet.
     
  5. Ubique el elemento de Smartsheet que desea para la pestaña, ya sea buscándolo según su nombre o al desplazarse por su directorio de Inicio, luego seleccione el elemento y haga clic en Guardar.
  6. Establezca cómo las personas pueden interactuar en el canal con el elemento de Smartsheet al seleccionar una de las siguientes opciones:
    • Solo lectura: versión completa. Cualquier persona en el canal de Teams puede ver, pero no puede editar la hoja, el informe o Sight completos.
    • Cualquier persona puede editarlo: cualquier persona en el canal de Teams puede ver y editar la hoja o el informe completos. (Esta opción no está disponible para Sights).

      NOTA: La opción de publicar una versión de la hoja como cualquier persona puede editarla dentro de su dominio no es compatible con Smartsheet para Microsoft Teams. Si la hoja que ha seleccionado ya ha sido publicada de forma directa desde Smartsheet con esta opción, esta opción aparecerá en gris en Microsoft Teams. Consulte el artículo sobre Publicación de elementos de Smartsheet para obtener más información.
       
  7. Si el elemento aún no ha sido publicado desde Smartsheet con las opciones que ha seleccionado, marque la casilla de verificación Publicar esta hoja en la versión publicada seleccionada.

    CONSEJOS:
    • Marque la casilla de verificación Mostrar en vista de pestaña completa para ver más del elemento de Smartsheet en la pestaña. Realizar esta acción oculta su personalización de la marca. Podrá encontrar más información sobre personalización de la marca de elementos de Smartsheet en el artículo Marca de Smartsheet con sus colores y logotipo&.
    • Si quiere evitar que se envíe un mensaje al canal acerca de la nueva pestaña, desmarque la casilla de verificación Publicar en el canal acerca de esta pestaña.
       
  8. Haga clic en Guardar.

¡Listo! Ahora su elemento de Smartsheet (hoja, informe, Sight) se encontrará disponible en su propia pestaña para cualquier persona que se haya suscrito a su canal. Las personas en su canal pueden ver y editar (si ha permitido la edición) datos de Smartsheet dentro de Microsoft Teams.

De ser necesario, puede modificar la configuración, cambiar el nombre o eliminar la pestaña.

Modificar la configuración, cambiar el nombre o eliminar la pestaña

Si necesita modificar cómo las personas de su canal interactúan con su elemento de Smartsheet en la pestaña, cambie el nombre de la pestaña o elimínela, haga clic en la flecha desplegable que se encuentra a la derecha del nombre de la pestaña y seleccione la acción deseada.

Flecha despegable de Teams

Modificar la configuración de la pestaña

Seleccione Configuración para modificar cómo las personas pueden interactuar en el canal con el elemento de Smartsheet al seleccionar una de las siguientes opciones:

  • Solo lectura: versión completa. Cualquier persona en el canal de Teams puede ver, pero no puede editar la hoja, el informe o Sight completos.
  • Cualquier persona puede editarlo: cualquier persona en el canal de Teams puede ver y editar la hoja o el informe completos.

CONSEJOS:

  • Marque la casilla de verificación Mostrar en vista de pestaña completa para ver más del elemento de Smartsheet en la pestaña. Realizar esta acción oculta su personalización de la marca. Podrá encontrar más información sobre personalización de la marca de elementos de Smartsheet en el artículo Marca de Smartsheet con sus colores y logotipo&.
  • Si quiere evitar que se envíe un mensaje al canal acerca de la nueva pestaña, desmarque la casilla de verificación Publicar en el canal acerca de esta pestaña.

Cambiar el nombre o eliminar la pestaña

Seleccione Cambiar el nombre para cambiar el nombre de la pestaña. (El nombre del elemento de Smartsheet en si no se cambiará).

Seleccione Eliminar para eliminar por completo la pestaña del canal. Esta acción no se puede deshacer. (El elemento no se eliminará de Smartsheet).


Consejos para trabajar en Smartsheet para Teams

Aproveche aún más Smartsheet para Teams con los siguientes consejos.

Inicie una conversación acerca del contenido en la pestaña de Smartsheet. 

Seleccione ícono de chat de Teams en la pestaña de Smartsheet para iniciar una conversación acerca de ese elemento de Smartsheet dentro de Microsoft Teams. El hilo de conversación que inicie aparecerá en la pestaña de Smartsheet y en la pestaña General del canal.

También puede llamar la atención de alguien más en su equipo al @mencionarlo en la conversación. Puede encontrar más información sobre esto en el artículo del Soporte de Microsoft Trabajar en equipos y en canales.

Aumentar la visibilidad con el modo de pantalla completa

Si desea ver más de la hoja, del informe o del Sight en la pestaña, marque la casilla de verificación Mostrar en vista de pestaña completa, ya sea en el momento que agrega un elemento de Smartsheet como nueva pestaña o al modificar la configuración de una pestaña existente.

NOTA: Mostrar en vista de pestaña completa oculta su marca personalizada. Podrá encontrar más información sobre personalización de la marca de elementos de Smartsheet en el artículo Marca de Smartsheet con sus colores y logotipo&.

Agregar un formulario web de Smartsheet a su canal

Mediante el uso de un método diferente para agregar hojas, informes y Sights a un canal, puede agregar un formulario web de Smartsheet a un canal de Teams para que las personas puedan realizar envíos de formularios web desde el canal de manera rápida. Agregue un formulario web a un canal, por ejemplo, para ofrecer un lugar en el canal donde las personas puedas enviar solicitudes de pedidos de trabajo que se convierten en nuevas filas de una hoja en Smartsheet.

Para agregar un formulario web de Smartsheet a un canal:

  1. Abra Smartsheet en una nueva ventana del navegador y luego ubique y abra la hoja deseada.
  2. Haga clic en la ficha Formularios web en la parte inferior de una hoja.

    Aparecerá la ventana Formularios web.
     
  3. Seleccione y copie la URL del formulario web que desea. Si aún no ha creado un formulario web, consulte el artículo Uso de formularios web.
  4. Abra Microsoft Teams y navegue hasta el canal en el que desea agregar el formulario web.
  5. Haga clic en el ícono de Másícono de más debajo del nombre del canal.
  6. Seleccione el Sitio websitio web desde la ventana Agregar una pestaña.
     
  7. En el campo Nombre de pestaña, escriba un nombre. En el campo URL, pegue el enlace del formulario web y, luego, haga clic en Guardar.

¡Eso es todo! Ahora su equipo puede realizar envíos con un formulario web que se agregan como nuevas filas en una hoja en Smartsheet, todo sin tener que salir de la aplicación Microsoft Teams.


Resolución de problemas de Smartsheet para Teams

Smartsheet no aparece como una opción disponible cuando intento agregar un elemento de Smartsheet como una pestaña.

Es posible que no vea Smartsheet para Teams como una opción disponible por los siguientes motivos:

  1. Si está utilizando la aplicación de escritorio, podría necesitar actualizar a la última versión de Microsoft Teams. Puede encontrar la última versión de Teams para escritorio aquí: https://teams.microsoft.com/downloads

    También puede intentar utilizar la aplicación basada en el navegador en  https://teams.microsoft.com.
     
  2. Si no ve la opción de Smartsheet para Teams en el escritorio o en la aplicación basada en el navegador, su administrador de Microsoft, tal vez, necesite permitir el uso de bots y pestañas. Para obtener más información acerca de esto, consulte las preguntas frecuentes de Microsoft.

Luego de seleccionar Smartsheet para Teams, aparece el siguiente error:

La página web en https://msaddins.smartsheet.com/d/msteams/tabconfig puede estar inactiva temporalmente o puede haber sido reubicada de manera permanente a una nueva dirección web.

Errores de Teams

Para arreglar esto y ver su lista de elementos de Smartsheet disponibles, actualice la caché de DNS de su dispositivo. Este proceso varía según el dispositivo y es posible que necesitar trabajar con el equipo del área de TI de su organización.

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