Automatice su trabajo con alertas y acciones

Es posible que Smartsheet los notifique a usted y a los demás de manera automática en caso de que se produzcan cambios en la hoja, les recuerde fechas importantes, envíe solicitudes de actualización en relación con ciertas filas de manera automática e inicie automáticamente una solicitud de aprobación o cierre de ciertos elementos de trabajo de su hoja.

A continuación se proporciona un ejemplo de cómo luce una solicitud de aprobación automatizada cuando se entrega a una persona. Las opciones de entrega incluyen:

  • Centro de notificaciones de Smartsheet (si iniciaron sesión en Smartsheet)
  • La bandeja de entrada de su correo electrónico (que no requiere tener una cuenta de Smartsheet)
  • Notificación push de la aplicación móvil de Smartsheet

    ejemplo de solicitud de aprobación

La mejor alerta o acción para su situación

Utilice este tipo de alerta o acciónEn esta situación
AlertaPara recibir una notificación sobre cambios clave en columnas específicas

Para que la persona reciba una notificación cuando se le asigne una nueva tarea

Para saber cuándo las columnas se configuran con un valor específico (por ejemplo, la columna con menú desplegable de Estado se configura como "Bloqueada")
RecordatorioPara recibir una alerta:

Cuando se acercan fechas clave

En una fecha específica

Una vez transcurrida una fecha
Solicitud de aprobaciónPara cerrar la sesión de una parte interesada clave en una tarea específica

Para que alguien apruebe o rechace algo (por ejemplo, aprobación del director de una propuesta de proyecto)

Para aprobación de un artículo que cumple con determinados criterios (por ejemplo, aprobación de Finanzas cuando el costo del artículo supera un determinado monto)
Solicitud de actualizaciónPara solicitar automáticamente la información más actualizada de un elemento actual una vez que el valor cambia en una columna específica (por ejemplo, cuando el estado de una fila cambia a "En progreso", solicitar que el asignado actualice la fecha de inicio)

Para solicitar automáticamente la actualización de múltiples celdas de una fila

 

Bloqueo automático de filaPara evitar futuras ediciones una vez aprobado un elemento

Para evitar futuras ediciones una vez finalizada o cerrada una tarea
Desbloqueo automático de filaMitigar errores en el proceso al evitar que se editen los elementos hasta que se completen los pasos obligatorios previos

Crear una alerta o una acción automatizada

Defina los criterios de activación específicos (qué condiciones deben cumplirse antes de enviar la alerta o acción, a quién se le enviará y qué incluye) con un creador de flujo de trabajo visual.

Para empezar:

  1. Seleccione Alertas y acciones en la barra de menú.
    barra de menú
    Si no ve Alertas y acciones, haga clic en el icono de la flecha desplegable, ubicado en la esquina superior derecha de la ventana de Smartsheet.
    mostrar barra de menú
  2. En el menú "Alertas y acciones", seleccione el tipo de alerta o acción que desea crear. (Use la tabla que está en la parte superior del artículo para determinar la mejor opción para su situación).

    Aparecerá el flujo de trabajo visual.

    Alertar a alguien
     
  3. Aquí especificará los criterios que deben cumplirse para activar la alerta o acción, así como a quién se le enviará.

Ajustar una regla de alerta o acción

Aquí tiene algunas cosas que puede hacer para que las alertas y acciones hagan exactamente lo que desea.

Asignarle un nombre a su regla

Haga clic en el texto del marcador ubicado en la parte superior de la ventana del flujo de trabajo para asignarle otro nombre.

Asignar un nombre a su alerta o acción

NOTA: Si no le asigna un nombre a una regla de acción o alerta, heredará el nombre predeterminado del texto del marcador. (Si clonó la regla, heredará el nombre de la regla de la que fue clonada).

Crear una alerta o acción condicional basada en la fecha

Para su condición de alerta o acción, puede optar por el envío en una fecha específica ya sea con una columna de fecha o bien con una fecha que usted seleccione manualmente.

alertas basadas en fechas

Añada una condición a su alerta o acción (tal como se describe en la sección de abajo) para garantizar que únicamente las filas que cumplen con ciertos criterios se envíen en esa fecha.

Procure que la alerta o acción escuche cambios específicos

Seleccione Especificar un cambio para limitar los criterios de activación de su alerta o acción a determinados tipos de cambios en determinados campos (columnas en su hoja) que seleccione. Por ejemplo, puede especificar que solo los cambios en la columna Estado la activen.

Agregar una condición que debe cumplirse antes de enviar la alerta o acción

Haga clic en el ícono Más > Agregar una condición para seguir definiendo valores específicos que deben existir en las celdas correspondientes. Aun cuando se produzcan los cambios especificados, solo las filas que cumplan con las condiciones establecidas se enviarán en la alerta o acción. (Si no hay filas que cumplan con las condiciones agregadas, no se enviará ninguna alerta ni acción).

agregar una condición

Puede quitar las condiciones de la alerta o acción (lo que elimina toda la casilla de la condición) al hacer clic en Más ícono más > Eliminar.

Elija qué columnas incluir en la alerta o acción

Para incluir y excluir las columnas que se muestran en la alerta o acción, haga clic en Másícono más en la esquina superior derecha en la casilla de configuración de entrega (la última casilla de la regla) y luego seleccione Opciones avanzadas.

opciones avanzadas

Seleccione quién recibirá la alerta o acción y cuándo

Configure la casilla de configuración de entrega (la última casilla de la regla) para asegurarse de que las alertas y acciones se envíen a las personas implicadas con un elemento de trabajo específico. Puede configurarlas para que se envíen a:

  • Todos los usuarios compartidos en la hoja
  • Alguien de la columna "Contacto" de esa fila
  • Personas que especifique manualmente
  • Un canal en la aplicación Slack (más información sobre esta integración aquí)

Agregue en forma dinámica los datos de la celda en el asunto y el cuerpo de los mensajes de alerta y acción

Utilice marcadores de mensajes de alerta o acción para que cada alerta pueda identificarse más fácilmente en el asunto del mensaje de alerta. Por ejemplo, agregue un marcador de mensaje al asunto de su hoja para una columna denominada Nombre de tarea en su hoja para que Smartsheet agregue dinámicamente la información relevante de esa columna a su mensaje de alerta o acción.

Para navegar hasta la ventana de Configuración de entrega y agregar un marcador:

  1. En la parte superior de la hoja, seleccione Alertas y acciones.
  2. Desde aquí, puede crear una nueva alerta o una nueva acción, o seleccionar Administrar alertas y acciones para agregar marcadores a una regla de alerta o acción existente.

    Si optó por editar una regla de alerta o acción existente y abrir la ventana Administrar alertas y acciones, haga clic en la fecha hacia abajo a la derecha de la regla y seleccione Editar.

    Aparece la ventana Editar regla.
     
  3. Haga clic en Personalizar mensaje
  4. Agregue llaves dobles para encerrar el nombre de la columna {{column name}} en el asunto o cuerpo del mensaje, junto con cualquier texto que desee, cuando escriba un mensaje personalizado; ya sea en el momento de la creación de una regla de alerta o mientras edita una existente.

NOTA: Si agrega marcadores a sus mensajes, es posible que reciba múltiples alertas o acciones en lugar de una única alerta o acción consolidada. Si recibe múltiples alertas o acciones con un asunto y un contenido de mensaje similares, y quiere modificar este comportamiento, edite la configuración de entrega para eliminar los marcadores.

Solicitudes de aprobación: personalice el estado y los botones

Haga clic en ícono más > Configuración avanzada para personalizar el texto del botón que verá el responsable de la aprobación cuando reciba la solicitud, así como los valores guardados en la columna desplegable de la hoja.

Opciones avanzadas

Por ejemplo, puede modificar el texto del botón Aprobado para que, en cambio, diga "Cerrar sesión". El responsable de la aprobación recibirá un formulario de solicitud con el texto del botón Cerrar sesión. Si hace clic en Cerrar sesión, "Aprobado" se completará en la hoja.

NOTA: En el campo Enviado, puede editar el valor desplegable que se ingresa en la hoja cuando se envía una solicitud de aprobación. Sin embargo, el responsable de la aprobación todavía no ha iniciado acciones al respecto.

Solicitudes de actualización: campos de solo lectura

Según cómo se utilizan las celdas en una hoja, no es posible editar información desde una solicitud de actualización. Estas celdas solo pueden editarse directamente en la hoja (al iniciar sesión en Smartsheet).

Los siguientes campos aparecerán como solo lectura en una solicitud de actualización:

  • Campos que contienen fórmulas
  • Fechas de inicio y fechas de finalización con una dependencia (es posible editar el campo Duración)
  • Predecesoras (este campo no aparecerá en una solicitud de actualización)
  • Columnas o filas bloqueadas

Comportamiento de entrega de alertas y solicitudes

Estas son algunas de las cosas que debería tener en cuenta en el momento de trabajar con alertas y acciones:

  • Las alertas y acciones se definen únicamente al nivel de la hoja (es decir, no pueden definirse para filas específicas).
  • Si su mensaje de alerta o acción incluye un enlace a un archivo adjunto, ese enlace vencerá al cabo de 30 días o después de haber tenido 100 clics. Esta es una precaución de seguridad para evitar el acceso ilimitado a sus archivos.
  • La zona horaria que se utiliza para una alerta o acción se basa en la zona horaria del propietario de la hoja, conforme se especifica en su Configuración personal. (Para obtener más información, consulte el artículo Cómo ajustar configuraciones personales).
  • Si una persona implementa un cambio, eso ejecuta una alerta o acción que envía una alerta o acción, y su dirección de correo electrónico aparece en el campo Responder a. Si varias personas implementan cambios, aparecerá el propietario de la hoja en el campo Responder a.
  • No puede controlar el momento del día en que se envía una alerta o acción. A excepción de los cambios sobre los que desee recibir notificaciones de inmediato (enviados de inmediato), los mensajes se envían entre las 12:00 a. m. y las 4:00 a m. en función de la zona horaria del propietario de la hoja. (Las alertas y solicitudes semanales se envían todos los viernes de 12:00 a. m. a 4:00 a. m.)

Controle quiénes reciben notificaciones sobre alertas y solicitudes

De manera predeterminada, las alertas y solicitudes solo se envían a personas con uso compartido de la hoja. Si quiere que las alertas y solicitudes se le envíen a todos aquellos que posean una dirección válida de correo electrónico a nivel de la hoja o de la cuenta, consulte los siguientes artículos de ayuda:

Requisitos de permisos de uso compartido para crear una alerta o acción

La posibilidad de crear alertas y acciones, y a quién puede incluir dependerá del nivel de permiso de uso compartido correspondiente a la hoja.

Tipo de alerta/acciónPropietarioAdministradorEditorObservador
AlertaUsted y otrosUsted y otrosUstedUsted
RecordatorioUsted y otrosUsted y otrosUstedUsted
Solicitud de actualizaciónUsted y otrosUsted y otrosNo se puede crearNo se puede crear
Solicitud de aprobaciónUsted y otrosUsted y otrosNo se puede crearNo se puede crear
Bloqueo automático de filaPuede crearPuede crearNo puede crearNo puede crear
Desbloqueo automático de filaPuede crearPuede crearNo puede crearNo puede crear

Envíe alertas o solicitudes respecto de los cambios que hace

Si creó una alerta o solicitud con usted como destinatario, pero no recibe las notificaciones cuando edita la hoja, deberá activar las notificaciones para los cambios que usted realice. Consulte Ajustar la configuración personal para obtener más información sobre cómo cambiar la configuración de su cuenta.


Enviar manualmente notificaciones o solicitudes de actualización

En situaciones únicas donde es posible que no necesite crear una alerta o acción automatizada, puede enviar la información de la hoja y las solicitudes de actualización a las personas manualmente. Para obtener más información sobre estas características, consulte los siguientes artículos de ayuda:

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