Cómo usar la Vista de tarjeta para visualizar el proyecto

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Smartsheet
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Con la Vista de tarjeta, usted y las personas que trabajan con usted pueden organizar tareas, elementos de trabajo o ideas en grupos ejecutables para actuar más fácilmente sobre ellos. Mover un elemento de un grupo a otro, de Tareas pendientes a Tareas realizadas o desde un titular a otro, por ejemplo, se puede lograr arrastrando una tarjeta de un carril al siguiente.

La Vista de tarjeta se adapta a distintas metodologías de administración de proyectos (incluso ágil). Si alguna vez utilizó Scrum o Kanban, descubrirá que la Vista de tarjeta en Smartsheet funciona de manera bastante similar a un panel de Scrum o Kanban.

Actualmente, la impresión desde la Vista de tarjeta se limita solo a tarjetas individuales.


Cómo trabajar en la Vista de tarjeta

En el menú Ver , seleccione Vista de tarjeta.

Utilice los botones ubicados en el extremo superior derecho de la ventana de Smartsheet para alternar entre la vista compacta (en la que solo se muestra el título de la tarjeta) o la vista completa.


 

Configurar Vista de tarjeta

La Vista de tarjeta funciona con cualquier hoja, siempre y cuando incluya, al menos, una columna de Lista desplegable o Lista de contactos de selección única. Los valores especificados para la columna se convierten en los encabezados de la Vista de tarjeta (llamados carriles).Para obtener más información sobre los tipos de columnas, consulte el artículo Tipos de columnas en el Centro de ayuda.

También puede usar la Vista de tarjeta con los datos que importe desde Microsoft Excel, hojas de Google, Microsoft Project o Trello. Para más información, consulte el artículo sobre cómo Importar archivos para crear hojas nuevas.

Una vez en la Vista de tarjeta, trabajará con carriles y tarjetas. Para obtener más información sobre cómo trabajar con tarjetas, consulte Vista de tarjeta: crear, editar y compartir tarjetas.


Vista de tarjeta que muestra carriles y tarjetas

  1. Carriles:Las etiquetas en la parte superior de la ventana de la Vista de tarjeta definen los carriles. La Vista de tarjeta mostrará un máximo de 64 carriles.
  2. Tarjetas:Tareas o elementos de trabajo que se muestran en los carriles.(En la Vista de cuadrícula, cada tarjeta se muestra como fila individual).
  3. Campos:Los elementos que aparecen en las tarjetas.Para ver el nombre del campo asociado con un valor, desplace el mouse sobre el valor.

Cómo trabajar con carriles en la Vista de tarjeta

Smartsheet le ofrece la flexibilidad para cambiar lo que aparece en la parte superior de la ventana Vista de tarjeta, a fin de que pueda organizar las tarjetas conforme sea necesario.

Para comenzar, haga clic en la lista Ver por, ubicada en el extremo superior derecho de la ventana de Smartsheet, y seleccione el grupo al cual desea cambiar.Por ejemplo, en el proyecto que se muestra en la imagen de abajo, puede optar por cambiar de Ver por a Asignado a.



La configuración Ver por es única para usted. Es decir, el resto de las personas que visualizan la hoja no se verán afectadas en caso de que usted seleccione otro valor en Ver por. Cualquiera que tenga acceso a la hoja puede optar por usar otra configuración Ver por según le resulte conveniente.

En la Vista de tarjeta, un carril es equivalente a un valor en una columna con lista desplegable, de contactos o símbolo en la vista de cuadrícula. Así, cada opción disponible en Ver por representa una columna de lista desplegable en su hoja.

NOTA: Si cambia para mostrar carriles para los cuales algunas tarjetas no tienen entradas de campo, esas tarjetas se colocarán en un carril denominado Sin clasificar. Puede arrastrar estas tarjetas a los carriles apropiados, o bien, si no tiene sentido clasificarlas, puede dejarlas en la columna Sin clasificar. (Las Tarjetas también irán al carril Sin clasificar en caso de que la cantidad de carriles supere el máximo de visualización de 64 entradas).

Mostrar u ocultar un carril

Si está trabajando con una hoja que incluye varios carriles, tal vez quiera contraerlos o expandirlos para que sea más fácil enfocarse solamente en algunos grupos de tarjetas a la vez. Aquí le mostramos cómo lo haría:

  • Para contraer un carril (por ejemplo, para ocultar el carril Sin clasificar), pase el mouse sobre el borde derecho del carril que desea contraer y haga clic en la flecha para contraer el carril:

    Flecha Contraer un carril
     
  • Para expandir un carril contraído, pase el mouse al final del nombre de la columna y haga clic en la flecha para expandir el carril:

    Flecha Expandir carril

Reordenar carriles

La forma más fácil de cambiar el orden de los carriles en Vista de tarjeta es arrastrarlos.(Debe tener permiso de uso compartido de nivel de propietario o administrador respecto de una hoja para editar o reordenar carriles. Si no tiene los permisos correspondientes, no podrá arrastrar carriles).Tenga en cuenta que, al arrastrar un carril, también se cambia el orden de los valores de la columna de menú desplegable asociada con dicho carril.

Agregar un carril

Para agregar un carril adicional, haga clic en Agregar carril (a la derecha del carril que se encuentra más a la derecha) y escriba un nombre para el carril.

Imagen Agregar carril
Dependiendo de la configuración de Ver por, puede nombrar un nuevo carril con un valor de lista desplegable o de contacto:

  • Lista desplegable: cuando agrega un carril mientras se visualiza por una columna de lista desplegable, el nombre del carril también se agregará como un valor a la lista desplegable. Por ejemplo, si agrega un carril mientras Ver por está configurado en Estado, el nombre del nuevo carril se agregará como un elemento en la lista desplegable para la columna Estado en Vistas de cuadrícula y de Gantt.
  • Lista de contactos: cuando agrega un carril mientras se visualiza por una columna de contacto (Asignado/a a, por ejemplo), puede escribir el nombre del nuevo carril y elegir de entre sus contactos disponibles.

    Las columnas de lista de contactos que admiten varios contactos no pueden visualizarse como carriles en la Vista de tarjeta. (Para más información sobre cómo trabajar con múltiples contactos en un campo Lista de contactos, consulte Asignar personas a una tarea).


    Carril Nombre de contacto

Cambiar el nombre de un carril

Para cambia el nombre de un carril, haga doble clic en el nombre del carril y escriba el nuevo nombre. Presione Aceptar para aceptar el cambio. Dependiendo de la configuración de Ver por, puede nombrar un nuevo carril con un valor de contacto o de lista desplegable:

  • Lista desplegable: cuando cambia el nombre de un carril mientras se visualiza por una columna de Lista desplegable, el valor subyacente en la lista también cambiará. Cualquier tarjeta que exista en el carril se actualizará para usar el nuevo nombre.
  • Lista de contactos: cuando cambia el nombre de un carril mientras se visualiza por una columna de Lista de contactos, puede escribir el nombre desde sus contactos disponibles.

    NOTA: No puede cambiarse el nombre de los carriles de símbolos y tampoco se los puede reordenar.

    A medida que escribe, una lista se expandirá por debajo del campo Nombre para mostrar sus contactos disponibles. Una vez que el contacto que desea queda resaltado, presione Aceptar para aceptar el contacto como nombre del carril.

    Carril Nombre de contacto

    Podrá encontrar más información acerca de los contactos disponibles en el artículo Asignar personas a una tarea.

Combinar Carriles de contacto

Cuando selecciona una columna Lista de contactos en Ver por, puede tener varios carriles con tarjetas que están destinadas a asignarse a una sola persona. Por ejemplo, puede tener varios carriles denominados Sally Smart (si se asigna Sally a las tarjetas con más de una dirección de correo electrónico), o puede tener un carril denominado Sally y otro denominado Sally Smart. Usted tendrá más de un carril debido a que el nombre y la dirección de correo electrónico de un contacto deben coincidir, de lo contrario se tratan como personas separadas con sus propios carriles.

Las columnas de lista de contactos que admiten varios contactos no pueden visualizarse como carriles en la Vista de tarjeta. (Para más información sobre cómo trabajar con múltiples contactos en un campo Lista de contactos, consulte Asignar personas a una tarea).

Usted puede combinar carriles cambiando los nombres de los carriles según sea necesario para que los contactos coincidan exactamente: con el mismo nombre de contacto y dirección de correo electrónico.

Dos carriles Sally

Una vez que dos carriles se denominan con el mismo contacto (mismo nombre y dirección de correo electrónico), aparece una ventana para que usted confirme que desea combinar los carriles. Seleccione Combinar para combinar los carriles o seleccione Cancelar para deshacer el cambio en el nombre del carril y mantener los carriles separados.

Carril Sally combinado

Ver sobreasignación de recursos

Si se ha habilitado la administración de recursos, puede ver la sobreasignación de sus recursos. Ver por una columna de Contacto para arrastrar y soltar tarjetas sobreasignadas en distintos carriles y reasignarlas a otras personas. Para más información sobre la función Administración de recursos, consulte Administración y asignación de recursos.

Los recursos sobreasignados tendrán un icono de silueta roja en el extremo inferior izquierdo de la tarjeta.

Administración de recursos

Visualizar estados de tareas con carriles de símbolo

Puede ver los carriles por símbolos para ver y mover rápidamente las tarjetas a las categorías de símbolos deseadas. Por ejemplo, puede mover tarjetas de rojo a amarillo para implementar cambios en el estado de una tarea.

carriles de símbolo

Tenga esto en cuenta al visualizar los carriles por símbolos:

  • La etiqueta de texto se muestra a la derecha del símbolo visual.
  • Los símbolos de bandera y estrella no pueden visualizarse como carriles.
  • El orden de los carriles de símbolo se controla en función del orden en el que aparecen los símbolos al seleccionarlos en una celda con Vista de cuadrícula. Allí, el símbolo de más arriba en el selector representa el carril más a la izquierda.

Mover tarjetas

Para mover una tarjeta, arrástrela dentro de un carril o entre carriles.

El hecho de mover una tarjeta hacia arriba o hacia abajo por un carril no afectará su contenido. Por el contrario, al mover una tarjeta de una vía a otra, el valor del campo se actualizará de manera tal de reflejar el valor de la vía a la que se movió la tarjeta. Por ejemplo, si mueve una tarjeta de un carril denominado Resumen del cliente a otro denominado Venta pendiente (tal como se muestra en la imagen de arriba), el valor del campo para Estado se modificará de "Resumen del cliente" a "Venta pendiente" (verá este cambio si abre la tarjeta para editarla o si cambia a la Vista de cuadrícula).


Mantener las tarjetas organizadas con subtareas

Defina las relaciones entre las tareas y organice las subtareas con una tarea principal. Pueden definirse las subtareas en la Vista de tarjeta en la Vista de cuadrícula y, directamente, en la Vista de tarjeta:

  • Vista de cuadrícula: cuando se les aplica sangría a las filas debajo de una principal para crear una relación de jerarquía. Más información sobre jerarquías en Aplicar y quitar sangrías a filas.
  • Vista de tarjeta: cuando se agrega como subtarea a otra tarjeta directamente. Haga clic en el menú de tarjeta para ampliar la tarjeta y seleccione Agregar subtarea para crear una nueva subtarea para dicha tarjeta. (Las subtareas creadas de esta manera se muestran como filas secundarias de la tarea en la Vista de cuadrícula).
    Subtareas

Filtrar subtareas por niveles

Vea rápidamente las tarjetas de subtareas en función de su relación con otras tarjetas con el nivel en la parte superior de la ventana de Smartsheet.

La vista filtrada predeterminada para las nuevas tareas es Todos los niveles.


Cómo publicar desde Vista de tarjeta

Cualquier persona con permisos de uso compartido de Propietario o Administrador respecto de una hoja puede utilizar la función de publicación de Smartsheet para compartir esa hoja con otras personas a través de una única URL.

Aquí le mostramos cómo puede especificar la Vista de tarjeta como la vista predeterminada para una hoja publicada:

  1. Para comenzar a publicar, haga clic en Publicar icono Publicar en la barra de funciones a la derecha en la barra de funciones a la derecha.
  2. Haga clic en el control deslizante debajo deSolo lectura - Completo o Cualquier persona edita y actívelo.

    Esto
    creará un vínculo que se puede compartir.
     
  3. Haga clic en Obtener vínculo para para mostrar el formulario Vínculos de publicación y especifique las opciones para el vínculo.
  4. En el formulario Vínculos de publicación, debajo de Configuración de publicación, seleccione Tarjeta debajo de Vista predeterminada.

    Formulario de publicación


     

Para más información sobre cómo publicar para compartir una hoja desde Smartsheet, consulte nuestro artículo del Centro de ayuda Publicar una hoja, informe o panel.


Vista de tarjeta y permisos de uso compartido

Lo que haga en la Vista de tarjeta dependerá de su nivel de permiso de uso compartido para la hoja. Para obtener más información sobre las acciones específicas que puede realizar en la Vista de tarjeta, consulte la siguiente tabla. Para obtener información general sobre los niveles de permiso de uso compartido en Smartsheet, lea el artículo Niveles de permiso de uso compartido.
 

  Observador Editor Administrador Propietario
Cómo modificar el orden de los carriles o editar su nombre     X X
Modificar los campos que aparecen en una tarjeta     X X
Modificar el contenido en una tarjeta, agregar un adjunto o una discusión, o definir un recordatorio   X X X
Cambiar la barra de color de una tarjeta   X X X
Reordenar las tarjetas dentro de una vía o moverlas por los distintos carriles   X X X
Utilice el menú Ver por para ver otro grupo de carriles. X X X X
Activar o desactivar el filtro aplicado X X X X
Nombrar un filtro para guardarlo   X X X

 


Consejos para aprovechar al máximo la Vista de tarjeta

A continuación, se muestran algunas de las maneras en que puede ser más eficiente al usar la Vista de tarjeta.

Utilizar teclas de acceso rápido para navegar con rapidez

Acceso rápido Descripción
Teclas de flechas Seleccionar tarjeta
Barra espaciadora Expandir o contraer tarjeta
Intro Se abre el formulario Editar fila
Shift + Intro Agrega una tarjeta (debe introducir un título y presionar Intro nuevamente para agregar la tarjeta)

Crear una lista de verificación de subtareas

Puede crear una lista de verificación en una tarjeta principal a partir de subtareas marcadas como completas o incompletas. Se muestra el índice de subtareas completadas en la parte inferior de la tarjeta principal.


lista de verificación de subtareas

Haga clic en el ícono Configuraciones ubicado en el extremo superior derecho de la ventana de Smartsheet para abrir la configuración de Vista de tarjeta. Luego, designe una columna de casilla de verificación existente (o bien, cree una nueva columna de casillas de verificación a partir del formulario) como su campo de lista de verificación de subtareas.