Copiar una carpeta o un espacio de trabajo

Copiar un espacio de trabajo o una carpeta es mucho más fácil que recrear un conjunto de hojas para un nuevo proyecto o cliente, y también permite ahorrar tiempo.

Puede copiar cualquier carpeta o espacio de trabajo que contenga hasta 100 elementos.

Para crear una copia de una carpeta o un espacio de trabajo

1. En la barra de navegación de la izquierda, seleccione Explorar.
2. Vaya al elemento que desea copiar. 
3. En el panel izquierdo, haga clic con el botón derecho del mouse en el nombre de un espacio de trabajo o una carpeta.
4. Seleccione Guardar como nuevo…

Brandfolder Image

La nueva copia siempre aparece en un nuevo espacio de trabajo, ya sea que esté copiando un espacio de trabajo o una carpeta.

5. Ingrese un nombre para la nueva carpeta o espacio de trabajo. 

Puede definir un nuevo nombre para el espacio de trabajo o la copia de la carpeta, pero los nombres de las hojas, los informes y las plantillas incluidos coincidirán con los originales. Puede cambiarles el nombre después de hacer las copias.

5. Amplíe las siguientes secciones y revise si desea conservar los elementos descritos en cada sección: 
   • Uso compartido
   • Opciones de alerta y flujos de trabajo automatizados
   • Opciones de datos y formato  
6. Elija si desea que los informes, los paneles, los enlaces de hojas y los de celdas hagan referencia a cualquiera de estas opciones:
   • Hojas recién creadas: Con esta opción, se reasignan los enlaces para hacer referencia a las copias recién creadas, dado que se copian elementos interconectados dentro de la misma carpeta o espacio de trabajo. Los enlaces a elementos fuera de la carpeta o el espacio de trabajo copiados permanecen vinculados al elemento externo, y es posible que deba eliminarlos manualmente.
   • Hojas originales: Los elementos recién creados siguen vinculándose a la misma hoja que el elemento original.
7. Seleccione Aceptar.

Para encontrar su nuevo espacio de trabajo, vaya a Inicio > Todos los espacios de trabajo.

Qué sucede cuando copia una carpeta o un espacio de trabajo

La nueva copia siempre guarda lo siguiente del original:

• La estructura de la subcarpeta
• Hojas
• Columnas 
• Reglas de formato condicional
• Plantillas
• Informes

Supongamos que hay un flujo de trabajo de automatización Mover o copiar una fila en una hoja que se copia como parte de la acción Copiar carpeta o Copiar espacio de trabajo. En ese caso, la acción Mover o copiar una fila tiene como destino la hoja de destino original del flujo de trabajo, no el destino recién copiado. Después de copiar la carpeta o el espacio de trabajo, debe actualizar las automatizaciones Mover y copiar una fila con la nueva hoja de destino.

Elegir qué datos y formatos conservar en la copia

A continuación, le brindamos más información: 

• Datos y formato de la hoja: Incluya la información escrita en las celdas y el formato aplicado de forma manual. De lo contrario, las hojas copiadas conservarán los nombres y tipos de columnas, pero todas las filas estarán en blanco.
  • Comentarios: Incluya todos los comentarios de filas, hojas y espacios de trabajo (en caso de copiar este tipo de elemento).
  • Archivos adjuntos: Incluya todos los archivos adjuntos de filas, hojas y espacios de trabajo (en caso de copiar este tipo de elemento).
  • Enlaces de celdas y referencias entre hojas: Conserve los enlaces de celdas. Si no selecciona esta opción, los datos de la celda se conservarán en la copia de la hoja, pero no se vincularán.
  • Hipervínculos de hojas: Mantenga los hipervínculos a otras hojas. Si no selecciona esta opción, los datos de la celda se conservarán en la copia de la hoja, pero no con hipervínculos.
• Filtros de hoja compartidos: Conserve los filtros que creó para la hoja.
• Formularios: Incluya los formularios en las hojas.
• Personalización del espacio de trabajo (para copias de espacio de trabajo únicamente): El espacio de trabajo copiado heredará los mismos colores y logotipos del original. Si no selecciona esta opción, heredará los colores y el logotipo configurados en su cuenta de Smartsheet.

Cuando copia un espacio de trabajo o una carpeta con un informe

La nueva copia del informe copia los criterios establecidos en las siguientes pestañas del informe original:

• Hojas de origen
• Columnas para mostrar
• Criterio de filtro
• Grupo
• Resumir
• Ordenar