Cómo administrar grupos (solo para planes de equipos o empresariales)

Ir a la demostración de video Grupos en Smartsheet

La Administración de grupos les permite a los Administradores de grupos organizar sus contactos en grupos a fin de poder compartir y enviar información a varias personas rápidamente. Si bien solo los usuarios designados como administradores de grupo en un plan de múltiples usuarios (plan de equipo o empresarial) pueden crear y administrar grupos, todas las personas del plan con múltiples usuarios podrán compartir y enviar información a ellos. Más información sobre cómo designar administradores de grupo en nuestro artículo sobre administración de usuarios.

Cómo crear un grupo

  1. Haga clic en Cuenta > Administrador de cuenta > Administración de grupo (o bien, haga clic aquí). Aparecerá el formulario Administración de grupo y allí se verá la lista de todos los grupos existentes.

  2. Haga clic en el botón Crear un grupo para mostrar el formulario Nuevo grupo.


  3. Póngale un nombre a su grupo (p. ej., equipo de ventas) y, de manera opcional, proporcione una descripción. Cuando termine, haga clic en Crear.

  4. Aparecerá un formulario con la lista de todos los miembros actuales del grupo. De manera predeterminada, solo se incluirá su dirección de correo electrónico. Haga clic en el botón Agregar al grupo para agregar más miembros.

  5. Cuando comience a escribir el nombre o la dirección de correo electrónico de un contacto en su lista de contactos de Smartsheet, estos aparecerán en la lista desplegable automáticamente. También puede hacer clic en el icono del colaborador para abrir su Lista de contacto de Smartsheet y marcar los contactos que desea agregar al grupo. Haga clic en Guardar una vez que haya terminado. Puede agregar cualquier contacto que desee y no es necesario que sean parte de su plan de usuarios múltiples ni un usuario actual de Smartsheet.

    SUGERENCIA: Haga clic en el enlace Agregar nuevo en la parte inferior del formulario para crear nuevos contactos que luego podrá agregar al grupo.

  6. El formulario Agregar al grupo se actualizará para mostrar la lista de contactos que seleccionó en el paso anterior. Haga clic en Guardar para completar la incorporación de usuarios al grupo.

 

Cómo administrar un grupo   actual

Un grupo puede ser administrado por su propietario o por cualquier administrador del sistema de la cuenta. Haga clic en Cuenta > Administrador de la cuenta > Administración del grupo (o bien, haga clic aquí) para mostrar una lista de los grupos actuales creados por el equipo. Haga clic en la flecha desplegable ubicada a la izquierda del grupo que desea administrar para revisar las opciones:
  • Editar grupo: muestra una lista de los miembros actuales del grupo.

    • Agregar miembros al grupo: haga clic en el botón Agregar al grupo para seleccionar los contactos de su lista de contactos de Smartsheet que desea incluir en el grupo. Esta acción también los incorporará a todas las hojas compartidas con el grupo.
    • Quitar miembros del grupo: haga clic en los nombres  de los miembros que desea quitar y luego haga clic en Quitar del grupo. Esta acción también quitará al miembro de las hojas que se comparten con el grupo.
    • Editar el nombre y la descripción del grupo: Haga clic en el enlace Editar que se encuentra junto al nombre del grupo.

  • Descargar el informe de acceso a la hoja del grupo: descarga un archivo Excel (.xls) en su computadora con una lista del nombre de cada hoja que se comparte con el grupo seleccionado. El archivo de Excel  también incluye el nombre del propietario de la hoja, el nivel de permiso del grupo en la hoja y la fecha de la última modificación de la hoja.

  • Transferir la propiedad del grupo: transfiere la propiedad del grupo a otro administrador de grupo en la cuenta de usuario múltiple.

  • Eliminar grupo: elimina al grupo de la lista. Esta acción también eliminará al grupo de cualquier hoja que comparta actualmente y cualquier correo electrónico recurrente que se le envíe. Esta acción no se puede deshacer, por lo que debe ser cuidadoso.
 

Cómo compartir y enviar información a un grupo

Como usuario de un plan de equipo o empresarial, puede compartir hojas e informes, así como enviar hojas, informes y filas por correo electrónico a los grupos creados por su  Administrador de grupo.

En el campo Para: escriba el nombre del grupo y este aparecerá en la lista desplegable automáticamente. También puede hacer clic en el icono del colaborador ubicado a la derecha del campo Para: para seleccionar el nombre del grupo de su lista de contactos de Smartsheet. 



Haga clic en la flecha desplegable   que se encuentra al lado del nombre del grupo para Ver a los miembros del grupo y  Expandir la lista. Al seleccionar Expandir se reemplazará el nombre del grupo con las direcciones de correo electrónico de los miembros del grupo, por lo que podrá eliminar personas, si resulta necesario. Si una hoja se comparte después de expandir el grupo, se considera que se comparte individualmente, así que la función agregar o quitar usuarios del grupo no afectará a las personas que tienen acceso a esa hoja.


NOTA: Si envía una hoja o una fila a un grupo del cual forma parte, no recibirá el correo electrónico, pero el resto del grupo sí lo hará. Marque la casilla Con copia a mi ubicada en la parte inferior de la ventana, para recibir una copia del correo electrónico.

Al compartir una hoja con un grupo, se le pedirá que seleccione un nivel de permiso de uso compartido. Este nivel de permiso se aplicará a todos los miembros del grupo.

NOTA: Si un colaborador tiene uso compartido de una hoja, tanto como parte de un grupo como de manera individual, se aplicará el nivel de permiso más alto a su cuenta. Por ejemplo, si el grupo del Usuario A comparte a una hoja con permiso de editor y la hoja también se compartió con el correo electrónico individual del Usuario A con permiso de administrador, el Usuario A podrá acceder a la hoja como administrador, mientras que el resto del grupo accederá como editor.

Cuando se comparte una hoja con un grupo, el nombre de ese grupo aparecerá en la lista cuando se haga clic en la ficha Uso compartido en la parte inferior de la hoja. Toda persona que forme parte de la misma cuenta de Equipo/Enterprise que el grupo puede hacer clic en la flecha desplegable, ubicada junto al nombre del grupo, y seleccionar Ver miembros del grupo para mostrar las direcciones de correo electrónico y los nombres de los miembros. Quienes no formen parte de la cuenta de Equipo solo podrán ver el nombre del grupo.

Cuando una persona tiene uso compartido de una hoja como parte de un grupo, no puede salir del uso compartido de la hoja sin quitar al grupo entero.  
 
Para ver una descripción general y una demostración sobre los Grupos en Smartsheet, mire el video instructivo a continuación:

Si no tiene acceso a YouTube, haga clic aquí para ver el video.
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