Obtenga información sobre la asignación de recursos con la Vista de recursos del proyecto

Aplica a

Smartsheet

Las vistas de recursos proporcionan una manera visual de realizar un seguimiento y analizar cómo las personas de su plan de Smartsheet (recursos) están asignadas entre los proyectos en los que están trabajando. Puede utilizar las vistas de recursos para tomar decisiones sobre las cargas de trabajo de los recursos.

En este artículo:

Para obtener más información sobre cómo configurar y habilitar la administración de recursos, consulte Administración y asignación de recursos.

Antes de comenzar

Antes de visualizar recursos en una vista de recursos, se les deben asignar a los miembros de un equipo hojas de proyectos con administración de recursos, conforme se describe en el artículo Administrar recursos.

El administrador de sistemas de Smartsheet también debe hacer lo siguiente:

  • Designarlo a usted como observador de recursos de la cuenta
  • Asegurarse de que las personas a quienes usted quiere seguir estén incluidas en la cuenta (pueden ser usuarios sin licencia, pero deben estar incluidos en la cuenta). (Para obtener más información, consulte el artículo Administración de usuarios).

NOTA: Esta función no está disponible para los tipos de planes de único usuario. (¿No está seguro de qué tipo de plan tiene? Consulte Identificar su plan y tipo de usuario de Smartsheet).


Mostrar recursos en la Vista de recursos del proyecto

  1. Desde una hoja con administración de recursos habilitada, haga clic en Vista de Gantt en la barra de herramientas y haga clic en el icono Vista de recursos del proyectoIcono de Vista de recursos del proyecto debajo del botón Compartir) a la derecha de la ventana.
  2. Desde aquí, puede revisar la carga de trabajo de todos los recursos asignados a tareas en esa hoja.
  3. Haga clic en el nombre del recurso para revisar su asignación por proyecto.



CONSEJO: Haga clic en el ícono de alerta de asignación para mostrar la vista de recursos del proyecto.

Ver recursos en distintas hojas

Los observadores de recursos pueden revisar la asignación en todas las hojas que tengan la función activada. Para esto:

  1. Haga clic en el icono Menú (extremo superior izquierdo de la ventana de Smartsheet) > Inicio.
  2. Haga clic con el botón secundario en el comando Vistas de recursos y en Crear nueva vista.
  3. Seleccione las hojas o los recursos respecto de los cuales quiere ver la asignación, y haga clic en Aceptar.

    NOTA: Si un recurso se asigna a tareas en hojas no compartidas con usted, la asignación en todas estas hojas se combinará y se enumerará en Otras hojas en la vista de recursos.

El ícono rojo de alerta se mostrará junto a la tarea asignada a al menos un recurso con asignación excesiva. Desplácese por el cronograma para ver las hojas donde el recurso está asignado a tareas y considere reasignar algunas de las tareas a otras personas.

Compartir o exportar vista de recursos

Para exportar y compartir la vista de recursos.

  1. Haga clic en el icono Menú (extremo superior izquierdo de la ventana de Smartsheet) > Inicio.
  2. En Vistas de recursos, haga clic en la vista y haga lo siguiente:
    • Para enviar por correo electrónico la vista de recursos como adjunto de Microsoft Excel (.xls), haga clic en el icono del sobre .
    • Para descargar un archivo de Microsoft Excel (.xls) de la vista de recursos, haga clic en el icono para exportar . Haga clic en el intervalo de fechas para modificar el cronograma que se muestra en la vista.

Crear una vista de recursos personalizada

Utilice una vista de recursos personalizada para crear un conjunto de datos más relevante:

  1. Haga clic en el icono Menú (extremo superior izquierdo de la ventana de Smartsheet) > Inicio.
  2. Haga clic con el botón secundario en el comando Vistas de recursos y en Crear nueva vista.
  3. Elija el filtro deseado:
    • Por usuario: se mostrarán todos los proyectos donde los recursos especificados estén asignados a tareas.
    • Por proyecto: se mostrará una lista de todos los recursos asignados a tareas en los proyectos especificados. La vista incluirá los demás proyectos donde los recursos estén asignados para que pueda identificar posibles problemas de cronograma.
    • Por grupos : se mostrarán todos los proyectos con tareas asignadas a miembros del grupo.
  4. Haga clic en Aceptar.