Administración y asignación de recursos

Aplica a

Smartsheet

Gracias a la Administración de recursos, puede rastrear y revisar la forma en que las personas son asignadas en todos los proyectos en los que trabajan para ajustar las cargas de trabajo y tomar mejores decisiones al respecto.

NOTA: Este artículo trata sobre la habilitación de la Administración de recursos a nivel de hoja. Si desea habilitar la Administración de recursos a nivel de cuenta, consulte el artículo Configuración global de la cuenta.

Esta es una descripción general de cómo funciona la administración de recursos (tenga en cuenta que los puntos que aparecen a continuación incluyen enlaces a otros artículos de ayuda):

  • Configure los recursos y los visores de recursos de su cuenta con la Administración de usuarios (solo para los administradores del sistema).
  • Habilite la administración de recursos en la Configuración de dependencias de la hoja del proyecto.
  • Utilice visores de recursos específicos del proyecto y entre proyectos para obtener una imagen de alto nivel de la asignación de sus recursos.
  • A medida que asigne tareas a otros usuarios de su cuenta, Smartsheet le avisará cuando un recurso esté saturado; de esta manera, podrá administrar el porcentaje de asignación de recursos por tarea a fin de que estos puedan trabajar en varias tareas a la vez.
  • Las personas designadas como Visores de recursos también pueden acceder a las vistas de recursos para ver cómo todos los miembros del equipo de Smartsheet son asignados a las tareas en una hoja, o incluso a tareas en todas las hojas del proyecto.

NOTA: Esta función no está disponible para los tipos de planes de usuario único. (¿No sabe con certeza qué tipo de plan tiene? Consulte la sección Cómo identificar su plan y tipo de usuario de Smartsheet).


Configurar personas en su cuenta como recursos

Solo las personas que han sido agregadas a su cuenta pueden ser rastreadas por la administración de recursos. Esto incluye a las personas con licencia, sin licencia, invitadas y activas. Para garantizar que las personas adecuadas sean incluidas en la cuenta, un administrador del sistema puede utilizar la ventana Administración de usuarios para revisar, agregar y administrar usuarios.

CONSEJO: Si alguien de su cuenta no necesita crear hojas, desmarque la casilla Usuario con licencia al enviar la invitación. Esta persona será invitada a su cuenta como miembro gratuito, y no se contabilizará en el límite de usuarios.

Configurar los visores de recursos

Para ver cómo se asignan las personas a los proyectos, usted debe ser un Visor de recursos designado. Cualquier administrador del sistema puede configurar esto en Cuenta > Administración de usuarios. (Tenga en cuenta que debe ser un usuario con licencia para ser un Visor de recursos).

Si desea ver los recursos, comuníquese con el administrador del sistema de Smartsheet. Para obtener más información, consulte la sección Administración de usuarios en un plan de múltiples usuarios.


Habilitar la Administración de recursos para tomar decisiones sobre las cargas de trabajo

Los propietarios de hojas y los miembros del equipo de la misma cuenta que se comparten a la hoja con permisos de nivel de administrador pueden activar la administración de recursos en la hoja para que los visores de recursos puedan rastrear y tomar decisiones sobre las cargas de trabajo.

Para activar la Administración de recursos en la hoja de un proyecto existente:

  1. Asegúrese de que su hoja tenga la columna Lista de contactos para que pueda asignar recursos a las tareas. (Obtenga más información al respecto en Asignar personas a una tarea).
  2. Escriba los contactos en la columna Lista de contactos para asignar miembros del equipo a cada tarea.
  3. Haga clic en la flecha desplegable situada debajo del encabezado de una columna y seleccione Editar configuración del proyecto. Verifique que la casilla de verificación Dependencias habilitadas esté seleccionada.
  4. Desde aquí, seleccione la ficha Administración de recursos.

    Aparecerá el formulario Administración de recursos.

    formulario de administración de recursos
     
  5. Marque la casilla Administración de recursos habilitada seleccione la columna Lista de contactos en el menú desplegable para designar la columna Recursos asignados.
  6. Haga clic en Aceptar.

Las tareas asignadas a los miembros del equipo en esta hoja ahora aparecerán en las vistas de recursos. Revise la sección Asignar personas a una tarea para obtener instrucciones, consejos y las mejores prácticas.

NOTAS:

  • Las tareas primarias asignadas a sus recursos no se incluirán en las vistas de recursos, ya que estas resumen las secundarias. Para obtener más información al respecto, consulte nuestros artículos sobre Jerarquía: Aplicar sangría a las filas o anular la sangría de las filas y Funcionalidad de resúmenes primarios.
  • No se pueden utilizar fórmulas en la columna Lista de contactos que se utiliza para la administración de recursos. Sin embargo, puede hacer referencia a los campos de administración de recursos en las fórmulas que están ubicadas en los campos que no se utilizan para la administración de recursos.

Rastrear y asignar recursos

Los Visores de recursos pueden ver las vistas de recursos entre proyectos desde el Inicio en el panel izquierdo y las vistas específicas del proyecto desde las hojas del proyecto.

Ver las vistas de recursos desde el Inicio (menú de navegación)

  1. Haga clic en el icono Menú (en la esquina superior izquierda de la ventana de Smartsheet) > Inicio.
  2. Haga clic en Vistas de recursos.
  3. Seleccione la vista de recursos que desee que aparezca.

Desde aquí, podrá hacer lo siguiente:

  • Ver un icono rojo en las personas sobreasignadas y barras rojas en los días sobreasignados.
  • Expandir cada recurso para ver todos los proyectos a los que está asignado.
  • Hacer clic para abrir un proyecto y resolver los problemas de asignación.
  • Hacer clic para ver los recursos por proyecto, usuario o grupo.
  • Guardar una nueva vista para una vista personalizada de personas o proyectos seleccionados.

NOTA: Si no se le comparte la hoja de un proyecto al que está asignado un recurso, verá “Otro” en lugar del nombre del proyecto.

Ver las vistas de recursos desde la hoja de un proyecto

Para abrir la Vista de recursos del proyecto correspondiente a una hoja, cambie a la vista de Gantt y, a continuación, seleccione el icono Vista de recursos icono Vista de recursos del proyecto en la esquina superior derecha de la vista de Gantt.

NOTA: Si no ve el icono Vista de recursos, comuníquese con el administrador del sistema de Smartsheet para convertirse en un Visor de recursos.

Un icono rojo de alerta de asignación icono Sobreasignación le avisará cuando haya personas sobreasignadas en el proyecto. Como visor de recursos, puede hacer clic en el icono de alerta de asignación para abrir la Vista de recursos del proyecto que enumera las hojas en las que se asignan tareas a los recursos de su proyecto.

ventana de vista de recursos del proyecto

CONSEJO: Si un recurso está sobreasignado, seleccione su nombre para revisar la asignación por proyecto. Haga clic en el nombre de una hoja para abrir cualquier hoja que se le comparta. Si un usuario está sobreasignado, considere la posibilidad de reasignar algunas tareas a otro recurso o de ajustar la asignación de la tarea.

Asignar recursos

La asignación es el porcentaje de cada día que los recursos deben dedicarse a una tarea en particular. De manera predeterminada, Smartsheet asume que las tareas requieren el 100 % del día de los recursos asignados cuando se asigna una tarea a los recursos; puede ajustar este porcentaje al introducir un nuevo valor en la celda.

Cuando a un recurso se le asignan múltiples tareas en el mismo día que hacen que el total de la asignación supere el 100 %, Smartsheet mostrará el icono rojo de alerta de asignación en la columna Indicadores de acción de la fila. Desplácese sobre el icono para ver los detalles de la alerta y navegue hasta la vista de recursos.

icono de desplazamiento por la sobreasignación

Especifique una Columna de porcentaje de asignación en la Configuración del proyecto si desea especificar porcentajes de asignación menores que el 100 % para que sus recursos puedan trabajar en múltiples tareas por día. Los recursos serán asignados al porcentaje que especifique para cada tarea.

Para asignar un recurso a dos o más tareas, deberá crear una Columna de porcentaje de asignación:

  1. Inserte la columna Texto/Número en su proyecto. Póngale un nombre para saber que se utilizará como la columna de porcentaje de asignación.
  2. Aplique formato de porcentaje (%) a las Propiedades de la columna. Consulte la sección Opciones de formato para obtener más detalles.
  3. Vaya hasta Editar la configuración del proyecto > Administración de recursos y elija la nueva columna como la Columna de porcentaje de asignación. Para editar la configuración del proyecto, puede hacer clic derecho en el encabezado de una columna para seleccionar Editar la configuración del proyecto en el menú.
  4. Cambie la asignación de las tareas que se superponen: por ejemplo, cambie la asignación al 50 % para dos tareas simultáneas.

tareas simultáneas

NOTA: El icono de alerta de asignación no aparecerá en las filas sobreasignadas si la fecha de finalización de la tarea se produce en el pasado, pero aparecerá en las vistas de recursos.

CONSEJO: Si permite que se asignen múltiples contactos a una tarea, el porcentaje de asignación de la tarea se aplicará a todos los recursos asignados. Si desea asignar cada recurso a la misma tarea con diferentes asignaciones, puede enumerar la misma tarea en múltiples filas de su hoja y asignar cada tarea duplicada a una persona diferente. Consulte la sección Insertar o eliminar filas o tareas para obtener más información.