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Entdecken Sie die erweiterten Funktionen für die Benutzerverwaltung, einschließlich Berichterstellung, Übertragung der Inhaberschaft und Gruppenverwaltung.
Zusätzliche Benutzersteuerelemente aufrufen
LCM Content
Auf der Seite Benutzerverwaltung in Admin Center können Sie verschiedene Benutzeraktionen durchführen, z. B. Inhaberberechtigungen übertragen, Gruppenmitgliedschaften verwalten und detaillierte Berichte zu Benutzeraktivitäten und Sheetzugriff generieren.
So greifen Sie auf die Benutzerverwaltung zu:
- Melden Sie sich bei Admin Center an.
- Wählen Sie oben links das Menü-Symbol
aus. Navigieren Sie zu Benutzer und Gruppen > Benutzerrollen und Berichte.
Die Seite Benutzerverwaltung wird angezeigt.
Sie können die Seite Benutzerverwaltung auch über die Smartsheet-App aufrufen, indem Sie Ihr Kontosymbol und dann Benutzerverwaltung auswählen.
Benutzeraktionen
So greifen Sie auf zusätzliche Aktionen für den*die Benutzer*in zu:
Bewegen Sie den Mauszeiger auf die Zeile des Benutzerkontos, das Sie verwalten möchten, und wählen Sie die Zeile aus.
Das Formular Benutzer bearbeiten wird angezeigt.
- Wählen Sie
oben rechts im Formular Benutzer bearbeiten aus.
| Verwenden Sie diese Option | … um Folgendes zu erreichen |
|---|---|
| Inhaberberechtigungen übertragen … | Übertragen Sie die Inhaberberechtigungen der Benutzer*innen für deren Smartsheet-Elemente auf andere Benutzer*innen in Ihrem Plan. Weitere Informationen finden Sie unter Inhaberberechtigungen eines Sheets, Berichts oder Dashboards ändern. |
| Eigene Gruppen übertragen … | Übertragen Sie die Inhaberberechtigungen für Gruppen auf andere Benutzer*innen in Ihrem Plan. |
| Gruppenmitgliedschaft anzeigen ... | Zeigen Sie die Namen aller Kontaktgruppen an, denen der*die Benutzer*in angehört. Sie können ihn*sie auch aus spezifischen Gruppen entfernen oder die Gruppendetails anzeigen. |
| Sheetzugriffsbericht herunterladen ... | Laden Sie eine CSV-Datei mit allen Sheets herunter, die für den*die Benutzer*in in Ihrem Smartsheet-Konto freigegeben wurden. |
| E-Mail zur Kennwortzurücksetzung senden | Wenn Sie die Authentifizierung mit E-Mail und Kennwort aktiviert haben, wird dem*der Benutzer*in ein Link zum Zurücksetzen seines*ihres Kennworts geschickt. |
| Aus Gruppen entfernen | Entfernen Sie den*die Benutzer*in aus allen Gruppen in Ihrem Konto. |
| Freigabe entfernen | Heben Sie den Freigabezugriff des Benutzers bzw. der Benutzerin für alle Sheets, Berichte, Dashboards und Arbeitsbereiche in Ihrem Plan auf, für die er bzw. sie keine Inhaberberechtigungen besitzt. |
| Benutzer deaktivieren | Entziehen Sie einem*einer Benutzer*in den Zugriff auf Smartsheet. Von Benutzer*innen verwaltete Inhalte bleiben in der bestehenden Freigabestruktur erhalten. Systemadmins können nach Bedarf Inhaberberechtigungen für Assets übertragen. Siehe Admin Center: Benutzer*innen deaktivieren oder reaktivieren. |
| Benutzer entfernen | Entfernen Sie den Zugriff eines Benutzers bzw. einer Benutzerin auf Ihren Smartsheet-Plan. Systemadmins sollten die Inhaberberechtigungen für Elemente nach Bedarf übertragen. Siehe Admin Center: Benutzer*innen entfernen. |
Benutzerberichte
Wählen Sie oben links Weitere Aktionen aus und scrollen Sie nach unten zu Berichte generieren, um folgende Aktionen auszuführen:
| Verwenden Sie diese Aktion | … um Folgendes zu erreichen |
|---|---|
| Berichte erstellen > Benutzerliste* | Erstellt und sendet (per E-Mail) einen Bericht zu allen Benutzer*innen und ihren zugewiesenen Rollen in Ihrem Konto. |
| Berichte generieren > Benutzertyp | Laden Sie einen Bericht aller Benutzer*innen in Ihrem Plan herunter, die sich mindestens einmal bei Smartsheet angemeldet haben. |
| Berichte erstellen >Sheetzugriff | Erstellt und sendet (per E-Mail) einen Bericht zu allen Benutzer*innen, für die Sheets in Ihrem Konto freigegeben sind, einschließlich ihrer Freigabeberechtigungsstufen. Dies umfasst externe Mitarbeitende, die nicht in der Benutzerverwaltung zu finden sind. |
| Berichte erstellen >Veröffentlichte Elemente | Erstellt und sendet (per E-Mail) einen Bericht zu allen veröffentlichten Elementen in Ihrem Konto. |
| Berichte generieren > Anmeldeverlauf* | Erstellt und sendet (per E-Mail) einen Bericht zu den letzten sechs Monaten des Anmeldeverlaufs für alle Benutzer*innen in Ihrem Konto. |
| Zugriff auf Elemente widerrufen … | Systemadmins können eine E-Mail-Adresse aus der Freigabe für alle Elemente in Ihrem Konto entfernen. Es kann sich hierbei um ein Mitglied Ihres Kontos oder eine*n externe*n Mitarbeitende*n handeln. Diese Aktion hat keine Auswirkungen auf Sheets, für die der*die Mitarbeitende über Inhaberberechtigungen verfügt. |
* Bei der letzten Anmeldung wird angegeben, wann Benutzer*innen die Sitzung initiiert haben.
Über die Optionen rechts oben auf der Seite Benutzerverwaltung können Sie nach Benutzer*innen suchen oder Filter anwenden. Sie können die Benutzerliste nach Namen in auf- oder absteigender alphabetischer Reihenfolge sortieren, indem Sie die Spaltenüberschrift Name und Kontaktinformationen auswählen.
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Das Menü Weitere Aktionen im Bereich Benutzer bearbeiten umfasst Aufgaben wie die Übertragung von Inhaberberechtigungen für Smartsheet-Elemente und die Verwaltung von MFA sowie die Bearbeitung von Rollen und Profilen.
So öffnen Sie Weitere Aktionen:
- Melden Sie sich bei Admin Center an.
- Wählen Sie oben links das Menüsymbol
aus.
Navigieren Sie zu Benutzer und Gruppen > Platztypen und Ausgleich.
Die Seite Platztypen und Ausgleich wird angezeigt.
Wählen Sie in der Benutzerzeile das Kebab-Symbol
und dann Benutzer bearbeiten aus.Brandfolder Image
Wählen Sie Weitere Aktionen oben rechts im Bereich aus.
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Die unter Weitere Aktionen verfügbaren Optionen hängen vom Benutzerstatus ab. Bei Benutzer*innen mit ausstehender oder abgelehnter Einladung wird eine kürzere Liste angezeigt. Bei deaktivierten Benutzer*innen wird Benutzer reaktivieren statt Benutzer deaktivieren angezeigt. Siehe Benutzer*innen bearbeiten für Statusdetails
Verfügbare Aktionen für aktive Benutzer*innen
| Option | Gewünschte Aktion |
|---|---|
| Inhaberberechtigungen übertragen | Übertragen Sie die Inhaberberechtigungen der Benutzer*innen für deren Smartsheet-Elemente auf andere Mitglieder. Wenn Benutzer*innen keine Elemente besitzen, wird in einer Meldung angezeigt, dass nichts übertragen werden kann. |
| Eigene Gruppen übertragen | Übertragen Sie die Gruppeninhaberschaft der Benutzer*innen auf ein anderes Mitglied. Wenn Benutzer*innen keine Gruppen besitzen, wird in einer Meldung angezeigt, dass nichts übertragen werden kann. |
| Von Gruppen entfernen | Entfernen Sie Benutzer*innen aus allen Gruppen des Kontos. Die Benutzer*innen behalten ihre aktuellen Freigabeberechtigungen und ihre Planmitgliedschaft, verlieren jedoch den Zugriff auf alles, was nur über diese Gruppen freigegeben wurde. |
| E-Mail zur Kennwortzurücksetzung senden | Senden Sie Benutzer*innen einen Link zum Zurücksetzen des Kennworts. Das aktuelle Kennwort bleibt aktiv, bis das Zurücksetzen abgeschlossen ist. |
| MFA-Aktivierung verwalten | Heben Sie die Aktivierung von MFA per Authentifizierungs-App für Benutzer*innen auf, damit sie sie auf einem neuen Gerät erneut einrichten können. Siehe MFA für Authentifizierungs-Apps für Benutzer*innen zurücksetzen |
| MFA-Ausnahme verwalten | Fügen Sie eine Ausnahme für Benutzer*innen bezüglich MFA per Authentifizierungs-App hinzu oder entfernen Sie eine bestehende Ausnahme. Siehe Benutzer*innen von der MFA mit einer Authentifizierungs-App ausnehmen |
| Sheetzugriffsbericht herunterladen | Fordern Sie einen CSV-Bericht zu allen Sheets an, die für Benutzer*innen freigegeben sind. Smartsheet sendet Ihnen per E-Mail einen Link zum Bericht. Die Erstellung größerer Berichte dauert länger. |
| Benutzer deaktivieren | Entziehen Sie Benutzer*innen den Zugriff auf Smartsheet, aber lassen Sie ihre Freigabeberechtigungen bis zu 30 Tage lang bestehen. Siehe Benutzer*innen deaktivieren oder reaktivieren |
| Benutzer entfernen | Entfernen Sie Benutzer*innen dauerhaft aus Ihrem Plan. Siehe Benutzer*innen entfernen. |
Bei jeder dieser Aktionen wird ein Dialogfeld zur Bestätigung geöffnet, bevor sie wirksam wird. Wählen Sie den Namen der Aktion aus, um die genauen Folgen anzuzeigen, bevor Sie sie bestätigen.
Wenn Sie eine Aktion nicht abschließen können, zeigt das Admin Center ein Fehlerbanner an und bittet Sie, es später erneut zu versuchen. In diesem Fall werden keine Änderungen vorgenommen.