Aktivitäten in Blättern nachverfolgen und anzeigen

Smartsheet bietet mehrere Funktionen, mit deren Hilfe Sie bei Änderungen an Ihrem Blatt visuell auf dem neuesten Stand bleiben können:

  • Aktivieren Sie die Funktion "Änderungen hervorheben" für eine übersichtliche Anzeige der geänderten Zellen seit Ihrer letzten Ansicht des Blatts.  
  • Mit "Zellenverlauf" können Sie frühere Versionen des Inhalts anzeigen.
  • Im Aktivitätsprotokoll sehen Sie, wer wann welche Änderungen an Blättern, Berichten und Dashboards vorgenommen hat.

Aktivieren Sie mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung die Funktion "Änderungen hervorheben".

An einem Blatt vorgenommene Änderungen hervorheben

Um schnell die in einem Blatt vorgenommen Änderungen zu erkennen und zu prüfen, verwenden Sie Änderungen hervorheben:

  1. Öffnen Sie das Blatt und klicken Sie in der Symbolleiste auf Änderungen hervorheben Schaltfläche "Änderungen hervorheben".

    Das Fenster Änderungen hervorheben wird angezeigt.

    Fenster "Änderungen hervorheben"

  2. Klicken Sie auf den Schieberegler, um Änderungen hervorheben auf EIN zu setzen.

  3. Unter Änderungen hervorheben für die letzten wählen Sie das gewünschte Zeitintervall. 

  4. Klicken Sie auf Hintergrundfarbe highlight-changes-background-button, um die Farbe für die Hervorhebungen festzulegen.

    Der Zellhintergrund ändert sich in die Farbe, die Sie bei der Erkennung der Änderungen festgelegt haben.

  5. Klicken Sie rechts oben im Fenster auf das X, um das Fenster zu schließen und Ihre Einstellungen zu speichern.

Was Sie sehen, wenn "Änderungen hervorheben" aktiviert ist

Wenn jemand in einem bestimmten Zeitraum einen Kommentar hinzugefügt oder Anlagen hinzugefügt/bearbeitet hat, wird das Symbol in dieser Zeile hervorgehoben.

highlight-changes

Wenn Sie Details zu den Änderungen anzeigen möchten, z. B. wann die Änderung vorgenommen wurde und die E-Mail-Adresse der Person, welche die Änderung durchgeführt hat, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle und wählen Sie Zellenverlauf anzeigen aus.

TIPP: Sie können Benachrichtigungen einrichten, um E-Mail-Alarme zu erhalten, wenn an einem Blatt Änderungen vorgenommen werden. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Benachrichtigungen.

Zeigen Sie mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung den Zellenverlauf an.

Zellenverlauf anzeigen

Jeder Benutzer, für den ein Blatt freigegeben wird, kann den Zellenverlauf anzeigen, indem er mit der rechten Maustaste auf eine Zelle klickt und  Verlauf anzeigen auswählt. Das Formular Verlauf anzeigen wird angezeigt.


Dieses Formular enthält alle vorhergehenden Werte der Zellen, wer diese geändert hat und wann sie geändert wurden. Wenn die Zelle ein Bild enthielt, wird das Bild nicht im Verlauf angezeigt. Stattdessen sehen Sie Bild: gefolgt vom Alt-Text.

TIPP: Fügen Sie die Systemspalte(n) Geändert (Datum) und/oder Geändert von ein, damit der Zeitstempel für die letzte Änderung jeder Zeile, sowie der Mitarbeiter, der die Änderung vorgenommen hat, für jede Zeile im Blatt angezeigt werden.

In der folgenden Videoanleitung wird veranschaulicht, wie Sie an einem Blatt vorgenommene Änderungen nachverfolgen können:
 

Wenn Sie keinen Zugriff auf YouTube haben, klicken Sie hier, um das Video anzusehen.

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Verwenden Sie mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung das Aktivitätsprotokoll (nur für Business- und Enterprise-Pläne).

Den Änderungsverlauf anhand des Aktivitätsprotokolls nachverfolgen

Mithilfe des Aktivitätsprotokolls können Sie schnell erkennen, wer was in einem Blatt gemacht hat oder wer ein Dashboard zuletzt angezeigt hat. Das bedeutet, dass Sie einen Auditpfad der Änderungen und Löschungen verschiedener Elemente in einem Blatt und ein besseres Verständnis dessen erhalten, was Ihre Mitarbeiter für Aktionen mit einem Blatt durchführen. Sie können auch sehen, wer einen Bericht oder ein Dashboard angezeigt und allgemeine Änderungen daran vorgenommen hat.

In diesem Artikel: 

HINWEIS: Diese Funktion ist in Business und qualifizierten Enterprise-Plänen enthalten. Weitere Informationen zu den Plänen und Preisen, einschließlich der in den einzelnen Plänen enthaltenen Funktionen, erhalten Sie auf unserer Seite Preise.

Abspielsymbol Zur Videoanleitung wechseln: Aktivitätsprotokoll

Im Aktivitätsprotokoll aufgezeichnete Aktionen

Protokollieren Sie mithilfe des Aktivitätsprotokolls gängige Aktionen, wie z. B.:

  • wer das Blatt, den Bericht oder das Dashboard angezeigt hat;
  • für wen ein Blatt, Bericht oder Dashboard freigegeben bzw. die Freigabe aufgehoben wurde;
  • nur Blätter: welche Arten von Änderungen vorgenommen wurden sowie die Details zu den Änderungen – z. B. Sally Smart hat Zeile 4 gelöscht;
  • der Name der Person, welche die Änderung vorgenommen hat;
  • das Datum und die Uhrzeit, zu der die Änderungen vorgenommen wurden.

HINWEIS: Änderungen an den Daten in Zellen und Zeilen eines Berichts werden nur im Aktivitätsprotokoll der Quellblätter angezeigt, nicht im Aktivitätsprotokoll des Berichts.

Wer kann das Aktivitätsprotokoll anzeigen?

Der Zugriff auf das Aktivitätsprotokoll hängt von Ihrer Freigabeberechtigungsstufe ab. Der früheste Zeitpunkt, zu dem Sie die protokollierten Aktivitäten sehen können, hängt davon ab, wann das Blatt zuletzt für Sie freigegeben wurde.

HINWEIS: Dashboards bieten keine Freigabeberechtigungsstufe "Bearbeiter". Nur Administratoren und der Inhaber können das Aktivitätsprotokoll für Dashboards anzeigen.

Freigabeberechtigungsstufe Kann das Aktivitätsprotokoll anzeigen Kann das Aktivitätsprotokoll exportieren Kann die protokollierten Aktivitäten zu diesem Datum/dieser Uhrzeit anzeigen
Inhaber* Ja Ja Erstellen des Elements
Administrator (lizenziert)** Ja Ja Anzeigen und Exportieren ab dem Zeitpunkt der letzten Freigabe des Elements für Sie
Administrator (nicht lizenziert) Nein Nein -
Bearbeiter (lizenziert)** Ja Nein  Anzeigen (aber nicht Exportieren) ab dem Zeitpunkt der letzten Freigabe des Elements für Sie
Bearbeiter (nicht lizenziert) Nein Nein -
Betrachter (lizenziert oder nicht lizenziert Nein Nein -

*Wenn Sie die Inhaberschaft an einem Blatt übertragen, sieht der neue Inhaber das gesamte Aktivitätsprotokoll ab dem Zeitpunkt der Blatterstellung.

**Wenn Sie ein Upgrade auf die Freigabeberechtigungen "Administrator (lizenziert)" oder "Bearbeiten (lizenziert)" erhalten, sehen Sie die Aktivitätsprotokolleinträge ab dem Zeitpunkt der erstmaligen Freigabe des Blatts für Sie. In unserem Artikel zu Freigabeberechtigungsstufen finden Sie Einzelheiten zu den verschiedenen Blattfreigabeberechtigungen.


Einträge im Aktivitätsprotokoll anzeigen

Öffnen Sie das Aktivitätsprotokoll, um die Einträge zu den verschiedenen Blattaktionen anzuzeigen, die von Mitarbeitern durchgeführt wurden.

So zeigen Sie das Aktivitätsprotokoll an:

  1. Klicken Sie in der Menüleiste auf Datei.
  2. Wählen Sie Aktivitätsprotokoll anzeigen aus, um das Fenster "Aktivitätsprotokoll anzeigen" zu öffnen. 

Im Fenster "Aktivitätsprotokoll anzeigen" sehen Sie die verschiedenen Blattaktionen, wie z. B. wer wann Zeilen gelöscht hat und wann ein Benutzer das Blatt angezeigt hat. 

Sie können das Aktivitätsprotokoll filtern, um die gewünschte Historie leichter anzuzeigen.

Einträge im Aktivitätsprotokoll filtern

Sie können Filter auf das Aktivitätsprotokoll anwenden, um nur die gewünschten Einträge anzuzeigen. Wenden Sie einen Filter an, der Ihnen die Aktivität für einen bestimmten Datumsbereich, eine bestimmte Art von Aktion oder die jeweiligen Personen zeigt, die aktiv mit dem Blatt gearbeitet haben.

HINWEIS: Wenn Sie das Aktivitätsprotokoll schließen, werden Ihre Filter automatisch gelöscht. Aktivitätsprotokollfilter können nicht gespeichert oder für andere Mitarbeiter des Blatts freigegeben werden.

So wenden Sie Filter auf das Aktivitätsprotokoll an: 

  1. Öffnen Sie das Aktivitätsprotokoll und wählen Sie links oben im Fenster "Aktivitätsprotokoll" Filter aus, um die Filteroptionen zu erweitern. 
  2. Wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten aus:
    • Aktion – Die Art von Aktivität. (Beispiel: Die Zeile wurde gelöscht.)
    • Mitarbeiter – Wer diese Aktivität durchgeführt hat.
    • Datumsbereich – Der Datumsbereich, für den Sie die Aktivitäten anzeigen möchten.
  3. Wählen Sie Anwenden.

Wenn Sie die Filter aufheben möchten, klicken Sie auf Filter aufheben (neben der Schaltfläche Anwenden).

HINWEIS: Einige Aktionen können nicht zu einem Smartsheet-Benutzernamen zurückverfolgt werden. Wenn eine Person beispielsweise nicht bei Smartsheet angemeldet ist und eine Anlage von einer Zeile herunterlädt, die sie per E-Mail erhalten hat, verfolgt Smartsheet diese Aktivität und zeichnet sie auf, aber im Protokolleintrag wird der Benutzername download@smartsheet.com angezeigt.


Aktivitätsprotokoll exportieren

Sie können das Aktivitätsprotokoll für das Element herunterladen, um einen zusätzlichen Datensatz zu den Blattaktivitäten zu speichern. So exportieren Sie ein Aktivitätsprotokoll:

  1. Öffnen Sie das Element.
  2. Klicken Sie auf Datei > Aktivitätsprotokoll anzeigen.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Download unten im Fenster "Aktivitätsprotokoll".

    Smartsheet sendet eine E-Mail mit einem Link an die E-Mail-Adresse, die Sie für Smartsheet verwenden.
     
  4. Klicken Sie in Ihrem E-Mail-Posteingang auf den per E-Mail gesendeten Link, um das Aktivitätsprotokoll herunterzuladen.

Nach dem Klicken auf den in der E-Mail gesendeten Link wird das Aktivitätsprotokoll im CSV-Format auf Ihren Computer heruntergeladen.


Erläuterung zu den Aktionen im Aktivitätsprotokoll

Einige der im Aktivitätsprotokoll aufgeführten Aktionen beschreiben eine allgemeine Änderung, bieten jedoch keinen Kontext zu den Einzelheiten dieser Änderung.  Im Anschluss finden Sie einige wenige Aktionen, die Sie vielleicht sehen, und was sie bedeuten.

Kartenansicht: Karten neu angeordnet und Kartenansicht: Karten indirekt neu angeordnet

Kartenansicht: Karten neu angeordnet bedeutet, dass Sie manuell mindestens eine Karte von einer Position an eine andere gezogen haben – entweder in eine andere Bahn oder an eine andere Position in derselben Bahn.

Kartenansicht: Karten indirekt neu angeordnet bedeutet, dass Karten anderweitig verschoben wurden. Wenn Sie beispielsweise manuell eine Karte an eine andere Position verschieben, entweder in derselben Bahn oder in eine andere Bahn, werden andere Karten indirekt an höhere oder niedrigere Positionen verschoben. Karten können indirekt neu angeordnet werden, wenn Sie Änderungen in der Tabellenblattansicht oder der Gantt-Ansicht vornehmen, wie z. B. das Zuweisen einer Aufgabe zu einer anderen Person oder das Ändern der Dropdown-Listenoption für eine Zeile.

 


Videodemo

Eine Anweisungsdemo zum Aktivitätsprotokoll finden Sie im Video unten:

Wenn Sie keinen Zugriff auf YouTube haben, klicken Sie hier, um das Video anzusehen.