Sortieren und Filtern

Durch das Sortieren und Filtern erhalten Sie zwei verschiedene Möglichkeiten zum Anpassen der Anzeige von Daten in Ihrem Blatt. Sie können nicht beide Funktionen gleichzeitg verwenden, daher legen Sie am besten im Voraus fest, welche Option für die jeweilige Verwendung praktischer ist.

Durch das Sortieren können Sie alle Ihre Daten oder einen Teil davon in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge anordnen. Eine Sortierung kann nach dem Speichern nicht rückgängig gemacht werden. Stellen Sie daher vor dem Speichern sicher, dass alle Zeilen in Ihrem Blatt nach Ihren Vorstellungen angeordnet sind, einschließlich übergeordneter Zeilen in einer Hierarchie.

Mit Filtern können Sie Informationen in Ihrem Blatt auf Basis ausgewählter Kriterien anzeigen oder ausblenden. Filter sind praktisch, da Sie das Gesamtlayout Ihres Blatts nicht verändern. Sie können Filter auch speichern und für andere freigeben, die für das Blatt freigegeben sind. Für Ihr Blatt können Sie außerdem standardmäßige Filter einstellen, sodass anderen Benutzern beim Öffnen des Blatts dieselbe Ansicht angezeigt wird.

Sortieren Sie mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung Informationen in Ihrem Blatt.

Zeilen sortieren zum Organisieren Ihrer Daten

Um Ihre Daten in auf- oder absteigender Reihenfolge zu sortieren, verwenden Sie den Befehl Zeilen sortieren. Beim Sortieren haben Sie zwei Auswahlmöglichkeiten in Bezug auf die Menge der Daten, mit denen Sie arbeiten möchten: Sie können alle Zeilen in Ihrem Blatt oder nur eine Auswahl sortieren.

Folgendes sollten Sie beim Sortieren berücksichtigen:

  • Das Anwenden einer Sortierung hat Auswirkungen auf die bestehenden Zeilen im Blatt. Wenn neue Zeilen hinzugefügt werden, müssen Sie die Sortierung erneut durchführen, um neu hinzugefügte Zeilen mit einzubeziehen.
  • Sie können die Sortierung nicht rückgängig machen, nachdem das Blatt gespeichert wurde. Stellen Sie vor dem Speichern sicher, dass sich die Zeilen Ihres Blatts in der gewünschten Reihenfolge befinden.
  • Auch wenn Bearbeiter ein Blatt sortieren können, so können Sie keine gesperrten Zeilen sortieren. Wenn die Option „Zeilen sortieren“ nicht verfügbar ist und das Blatt für Sie mit Bearbeiterberechtigungen freigegeben wurde (siehe Freigabeberechtigungsstufen für weitere Details), heben Sie die Auswahl aller gesperrten Zeilen vor dem Sortieren auf.
  • Der Befehl Zeilen sortieren ist nicht verfügbar, nachdem ein Filter auf Ihr Blatt angewendet wurde. Vor dem Sortieren müssen Sie sicherstellen, dass keine Filter angewendet sind.Um einen Filter aufzuheben (ihn also nicht mehr auf das Blatt anzuwenden), wählen Sie Kein Filter aus dem Menü Filter aus. Weitere Informationen zum Filtern von Blattdaten finden Sie in unserem Artikel Verwenden von Filtern zum Anzeigen oder Ausblenden von Daten im Blatt.

Alle Zeilen sortieren

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Spaltenüberschrift und wählen Sie Zeilen sortieren aus.

    Das Formular „Sortieren“ wird angezeigt.

    Zeilen sortieren
     
  2. Geben Sie Sortierkriterien ein und klicken Sie dann auf OK.

Eine Auswahl von Zeilen sortieren

  1. Markieren Sie die Zeilen, indem Sie die [Umschalttaste] gedrückt halten und dabei auf die Zeilennummern klicken, die Sie sortieren möchten.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den ausgewählten Bereich und wählen Sie Zeilen sortieren aus.
  3. Geben Sie in das Formular „Sortieren“ Ihre Sortierkriterien ein und klicken Sie auf OK.

Wie unterschiedliche Datentypen sortiert werden

Der von Ihnen sortierte Datentyp wirkt sich auf das Ergebnis aus. Hier ein paar Beispiele:

  • Hierarchie: Wenn Sie untergeordnete Elemente erstellt haben, werden diese sortiert, sie bleiben jedoch unter ihrer übergeordneten Zeile. Die übergeordneten Zeilen werden ebenfalls sortiert, die zugehörigen untergeordneten Elemente werden jedoch mit ihnen zusammen verschoben.
  • Daten, die mit einer Dropdown-Liste erstellt wurden Wenn Sie eine Spalte sortieren, die vom Typ „Dropdown-Liste“ ist, werden die Elemente in der Reihenfolge der Dropdown-Listenwerte sortiert. Doppelklicken Sie auf eine Spaltenüberschrift und wählen Sie Spalteneigenschaften bearbeiten aus, um diese Werte anzuzeigen/zu bearbeiten oder ihre Reihenfolge zu ändern.
  • Harvey Ball-Werte: Beim Sortieren in aufsteigender Reihenfolge werden die Werte als Leer > Viertel > Hälfte > Drei Viertel > Voll > Leer sortiert.
  • Rote/gelbe/grüne Werte: Beim Sortieren in aufsteigender Reihenfolge werden die Werte als Rot > Gelb > Grün > Leer sortiert.
  • Buchstaben und Zahlen gemischt: Werte, die mit einem Buchstaben beginnen und eine Zahl enthalten, werden zuerst in alphabetischer Reihenfolge und dann in numerischer Reihenfolge ausgehend von der Dezimalstelle ganz links sortiert. Die Werte Q1, Q2, Q3, Q12 werden beispielsweise sortiert als Q1, Q12, Q2, Q3.

    HINWEIS: Wenn Sie in aufsteigender oder in absteigender Reihenfolge sortieren, werden leere Zeilen unter den Zeilen mit Werten sortiert.

Sortierverhalten in Berichten

Wenn Sie einen Bericht sortieren, wird er in aufsteigender oder in absteigender Reihenfolge sortiert. Bei der Sortierung anhand einer Spalte, die im Quellblatt den Typ „Dropdown-Liste“ aufweist, werden Elemente nicht basierend auf vordefinierten Dropdown-Werten in den enthaltenen Quellblättern sortiert.

Ein Bericht kann Werte aus mehreren Blättern ziehen und konsolidiert Spalten mit demselben Namen und Spaltentyp. Wenn die Dropdown-Listenspalten verschiedene Werte in unterschiedlichen Blättern aufweisen (z. B.: a,b,c,d in einem Blatt und 1,2,3,4 in einem anderen), kann der Bericht nicht bestimmen, welche Sortierung in der konsolidierten Spalte angewendet werden soll.

Erstellen Sie mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung Blattfilter und geben Sie sie frei.

Einen Filter erzeugen, um Daten anzuzeigen oder auszublenden

Mit den entsprechenden Berechtigungen können Sie Filter zur eigenen Verwendung oder zur gemeinsamen Nutzung mit anderen erstellen. Sie brauchen einen schnellen Überblick? Lesen Sie nach unter Grundlagen zu Filtern.

Erstellen Sie einen freigegebenen Filter Derzeitiger Benutzer z. B. für alle Mitarbeiter Ihres Blattes, um schnell die ihnen zugewiesenen Aufgaben anzuzeigen. Details zur Erstellung eines freigegebenen Filters Derzeitiger Benutzer finden Sie in unserem Artikel Zugewiesene Aufgaben anzeigen.  

Die in diesem Dokument besprochene Funktion „Freigegebene Filter“ ist in Business- und Enterprise-Plänen enthalten. Weitere Informationen zu Plänen und Preisen sowie zu den in den Plänen enthaltenen Funktionen finden Sie auf der Seite Preise.

Für die Arbeit mit Filtern erforderliche Berechtigungen

Wie Sie in einem Blatt mit Filtern arbeiten können, hängt von den Freigabeberechtigungen ab, die Sie für das Blatt haben.

Filteraktivität Betrachter Bearbeiter Inhaber oder Administrator
Einen unbenannten Filter erstellen Ja Ja Ja
Einen bereits erstellten Filter anwenden Ja Ja Ja
Einen Filter zur erneuten Verwendung benennen Nein Ja Ja
Angeben, dass ein Filter für alle Bearbeiter des Blattes freigegeben werden soll (Team-Plan oder höher) Nein Nein Ja

Weitere Informationen zu den Freigabeberechtigungen auf Blattebene finden Sie unter Freigabeberechtigungsstufen.


Filter erstellen und verwenden

Filtern von Daten mit dem unbenannten Filter

Wenn Sie Zugriff auf ein Blatt haben, können Sie einen unbenannten Filter erstellen, um die Blattdaten auf die Weise anzuzeigen, die für Sie am besten geeignet ist. Die Konfiguration des unbenannten Filters ist nur für Sie gültig.

  1. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Filter > Neuer Filter.
    Das Formular „Neuen Filter erzeugen“ wird angezeigt.
  2. Wählen Sie im Formular „Neuen Filter erzeugen“ unter Übereinstimmende Zeilen anzeigen die Bedingungen aus, die Sie auf die Daten im Blatt anwenden möchten, und klicken Sie dann auf Anwenden, um die Filterergebnisse anzuzeigen.

    Im Menü Filter wird Unbenannter Filter angezeigt, um darauf hinzuweisen, dass Ihre Daten nach den von Ihnen angegebenen Bedingungen gefiltert werden.

TIPP: Bestimmte Kriterien können nur mit spezifischen Datentypen verwendet werden. „Enthält“ kann beispielsweise nur mit Textstrings und Kontakten verwendet werden, und „liegt zwischen“ kann nur mit Daten und Zahlen verwendet werden.

Einen Filter zum Speichern oder Freigeben benennen

Wenn Sie Bearbeitungs- oder höhere Berechtigungen für ein Blatt haben, können Sie einen Filter zur späteren Verwendung benennen. Falls Sie Administratorberechtigungen für ein Blatt haben, können Sie festlegen, dass Sie den benannten Filter freigeben möchten, sodass jeder in Ihrem Team mit Zugriff auf das Blatt den Filter ebenfalls anwenden kann.

Nur Business- und Enterprise-Konten können einen Filter für andere Mitarbeiter freigeben.

Dialogfeld „Neuen Filter erzeugen“

  1. Geben Sie dem Filter im Feld Name einen Namen.
  2. Wählen Sie das Kontrollkästchen Filter freigeben aus, damit der Filter jedem zur Verfügung steht, der Zugriff auf das Blatt hat.

Am Freigabesymbol Freigabebild neben dem Namen des Filters erkennen Sie, ob ein Blattverwalter einen Filter so gespeichert hat, dass er für andere freigegeben ist.

Einen Filter bearbeiten

Nachdem Sie einen Filter erstellt haben, können Sie die Kriterien (die Bedingungen, nach denen Informationen im Blatt angezeigt oder ausgeblendet werden) jederzeit noch ändern. So bearbeiten Sie einen Filter:

  1. Wenden Sie den Filter, den Sie bearbeiten möchten, auf das Blatt an (wählen Sie ihn aus dem Menü Filter aus).

    HINWEIS: Wenn Sie keine Bearbeitungs- oder höheren Berechtigungen haben, können Sie nur den unbenannten Filter bearbeiten.
  2. Halten Sie im Menü Filter den Mauszeiger über den Namen des Filters und klicken Sie auf das Stiftsymbol Bearbeitungssymbol.

    TIPP: Im Titel des Formulars wird der Name des Filters angezeigt, den Sie gerade bearbeiten. Überprüfen Sie anhand des Titels, dass Sie den richtigen Filter bearbeiten.
  3. Aktualisieren Sie im Formular „Filter bearbeiten“ die Bedingungen wie gewünscht und klicken Sie auf Anwenden.

Der aktualisierte Filter wird auf das Blatt angewendet.

Einen Filter entfernen

Um einen Filter zu löschen (ihn nicht mehr auf das Blatt anzuwenden), wählen Sie Filter aus.

Filter löschen

Wenn Sie einen Filter löschen möchten (ihn also aus dem Blatt und dem Menü entfernen), wählen Sie ihn im Menü Filter aus, um ihn auf das Blatt anzuwenden, und wählen Sie dann Aktuellen Filter löschen.

Tipps für das Arbeiten mit Bedingungen

Beim Festlegen der Bedingungen für Ihre Filter werden Sie ein Gefühl dafür bekommen, wie Sie die Kriterien angeben, die für Sie am sinnvollsten sind. Die folgenden Ideen unterstützen Sie bei den ersten Schritten:

  • Ändern, wie Kriterien interpretiert werden: Um festzulegen, dass ein Filter alle angegebenen Kriterien verwenden soll oder nur eines davon, klicken Sie auf den Link neben Übereinstimmende Zeilen anzeigen, um zwischen Alle Bedingungen und Mindestens eine Bedingung umzuschalten.
  • Filter für leere Zellen: Suchen Sie nach Zeilen, in denen möglicherweise Daten fehlen, mit der Bedingung ist leer.
  • Übergeordnete Zeilen einschließen: Falls in Ihrem Blatt eine Hierarchie gilt, können Sie festlegen, dass Ihr Filter übergeordnete Zeilen einschließen soll, indem Sie das Kontrollkästchen Übergeordnete Zeilen einschließen aktivieren. (Weitere Informationen zur Verwendung einer Hierarchie in Blättern finden Sie im Hilfeartikel Verwenden einer Hierarchie).
  • Ihnen zugewiesene Aufgaben filtern: Erstellen Sie einen Filter Derzeitiger Benutzer, damit Mitarbeiter nur die ihnen zugewiesenen Aufgaben sehen können. Details dazu finden Sie in unserem Artikel Zugewiesene Aufgaben anzeigen.
  • Mit dem Filterkriterium Zeile können Sie das Filtern eingrenzen auf kritischer Pfad, Anlagen, Kommentare und gesperrte Zeilen. Weitere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt unten.

Filtern nach kritischem Pfad, Anlagen, Kommentaren und gesperrten Zeilen

Sie können den kritischen Pfad, Anlagen, Kommentare und gesperrte Zeilen als Filterkriterien verwenden, um bestimmte Zeilen anzuzeigen oder auszublenden. Das Filterkriterium Zeile kann Ihnen dabei helfen, Aufgaben zu kritischen Pfaden, Anlagen und Kommentaren einzugrenzen, für die Sie Aktionen durchführen müssen, sowie Zeilen, die gesperrt sind, damit sie nicht durch bestimmte Personen bearbeitet werden können.

Wählen Sie im ersten Dropdown-Feld Zeile aus, um diese Optionen anzuzeigen.

Dialogfeld „Zeilenfilter“ mit geöffnetem Dropdown-Feld

Ihren kritischen Pfad mit einem Filter isolieren

Wenn Sie Ihr Blatt so eingerichtet haben, dass Zeilen im kritischen Pfad hervorgehoben werden, können Sie einen Filter mit liegt auf dem kritischen Pfad oder liegt nicht auf dem kritischen Pfad als Kriterien für das Anzeigen oder Ausblenden von Zeilen auf dem kritischen Pfad anwenden. Schritte dazu, wie Sie den kritischen Pfad in Ihrem Blatt aktivieren, sind unter Nachverfolgen des kritischen Pfads eines Projekts verfügbar.

Filter zum schnellen Finden von Zeilen mit Anlagen und Kommentaren verwenden

Sie können einen Filter mit Zeilenkriterien erstellen, der Zeilen mit Anlagen oder Kommentaren anzeigt oder ausblendet. Verwenden Sie hat Anlagen oder hat Kommentare als Kriterien, um nur die Zeilen zu isolieren, für die Anlagen heruntergeladen werden sollen, oder um schneller auf Kommentar-Threads zu antworten. Die Kriterium hat keine Anlagen oder hat keine Kommentare blendet Zeilen mit Anlagen oder Kommentaren aus.

Weitere Informationen zur Arbeit mit Anlagen und Kommentaren in Ihren Blättern finden Sie in den folgenden Hilfeartikeln:

Gesperrte und entsperrte Zeilen mit einem Filter finden

Verwenden Sie Zeile ist gesperrt oder Zeile ist nicht gesperrt als Filterkriterium, um Zeilen anzuzeigen oder auszublenden, die nur von Personen mit Freigabeberechtigungen als Administrator für das Blatt bearbeitet werden können. Dies kann Personen mit Berechtigungen als Bearbeiter dabei helfen, ihre Anzeige auf die Zeilen einzugrenzen, die sie bearbeiten können.

Weitere Informationen zu gesperrten Zeilen finden Sie unter Spalten und Zeilen sperren oder entsperren.