Zeilen verschieben und kopieren

Wenn ein Projekt mehrere Blätter umfasst, helfen Ihnen automatisierte Workflows zum Verschieben und Kopieren von Zeilen dabei, Verzögerungen durch das manuelle Verschieben von Arbeitselementen von einem Blatt in ein anderes zu vermeiden:

  • Verteilen Sie neue Anforderungen, Bestellungen und mehr direkt bei deren Eingang.

  • Verschieben Sie Elemente im richtigen Moment nahtlos in die nächste Projektphase oder ein anderes Team.

  • Archivieren Sie abgeschlossene Arbeiten automatisch.

Durch das Verschieben von Zeilen können Sie Ihre Blätter effizient gestalten, damit sich Ihr Team auf die wichtigsten Arbeitselemente konzentrieren kann. Die verschobenen Zeilen werden Ihrem Zielblatt hinzugefügt und aus Ihrem Quellblatt entfernt.

Wenn Sie eine Aufzeichnung über Arbeitselemente in mehreren Blättern behalten möchten, können Sie durch das Kopieren von Zeilen das Zielblatt duplizieren, ohne Zeilen aus Ihrem Quellblatt zu entfernen.

Zeilen automatisch zwischen Blättern verschieben oder kopieren

Mit den Aktionen Zeile verschieben und Zeile kopieren können Sie Zeilen automatisch in ein anderes Blatt verschieben oder kopieren, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Ein Beispiel:

  1. Eine Beschaffungsanforderung wird über ein Formular in Ihr Blatt übertragen.
  2. Nachdem Sie alle Angaben in der Anforderung ergänzt haben, weisen Sie diese Anforderung Ihrem IT-Team zu.
  3. Der IT-Leiter bewilligt die Anforderung.
  4. Die Zeile mit der Beschaffungsanforderung wird automatisch für weitere Aktionen in ein aktives IT-Projektblatt verschoben.

Um einen Workflow zu erstellen, der Zeilen automatisch verschiebt oder kopiert, müssen sowohl Sie als auch der Inhaber des Quellblatts über Inhaber- oder Administratorrechte für das Zielblatt verfügen.


Eine Aktion zum automatisierten Verschieben oder Kopieren von Zeilen einrichten

Im Quellblatt:

HINWEIS: Damit ein Blatt im Fenster „Blatt auswählen“ angezeigt wird, müssen sowohl Sie als auch der Inhaber des Quellblatts über Freigabeberechtigungen als Inhaber oder Administrator für das Zielblatt verfügen.

  1. Erstellen Sie einen neuen Workflow, indem Sie Automatisierung > Workflow erstellen auswählen. (Weitere Informationen zur Erstellung von Workflows finden Sie unter Zeitersparnis dank automatisierter Workflows.)
  2. Wählen Sie unter „Aktion auswählen“ „Zeilen verschieben“.

    Abbildung Workflow-Aktionsblock
  3. Wählen Sie unter Zeilen verschieben oder Zeilen kopieren die Option Blatt auswählen.

    Das Fenster Blatt auswählen wird geöffnet.

    Wählen Sie ein Blatt-Bild aus.
    HINWEIS: Damit ein Blatt im Fenster Blatt auswählen angezeigt wird, müssen sowohl Sie als auch der Inhaber des Quellblatts über Freigabeberechtigungen als Inhaber oder Administrator für das Zielblatt verfügen.
  4. Wählen Sie Ihr Zielblatt und klicken Sie auf OK.

Nachdem Sie die Aktion Zeilen verschieben oder Zeilen kopieren in Ihren Workflow aufgenommen haben, können Sie diesen speichern. Sie können nun Bedingungen hinzufügen, den Auslöser für den Workflow ändern und bei Bedarf weitere Änderungen an dem Workflow vornehmen.
 


 

Verhalten beim Verschieben oder Kopieren von Zeilen

Beachten Sie folgende Aspekte, wenn Sie Zeilen zwischen Blättern verschieben oder kopieren:

  • Wenn eine Zeile verschoben wird, wird sie aus dem Quellblatt gelöscht und zum Zielblatt hinzugefügt. Beim Kopieren wird sie im Quellblatt beibehalten und wird dem Zielblatt hinzugefügt.
  • Die Zeile wird unten im Zielblatt eingefügt. Sie kann anschließend manuell nach oben oder unten an eine andere Position gezogen werden.
  • Eventuell verfügbare Anlagen oder Kommentare zu einer Zeile werden automatisch in das Zielblatt verschoben.
  • Beim Verschieben von Zeilen zwischen Blättern ist der Verlauf für Zellen in der Zeile immer noch verfügbar (klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Zelle und klicken Sie dann auf Zellenverlauf anzeigen, wo Sie den Eintrag „Zeile wurde aus einem anderen Blatt verschoben“ sehen werden"). 
  • Der Zellenverlauf wird beim Kopieren von Zeilen zwischen Blättern nicht beibehalten.
  • Sämtliche Formeln in der Zeile werden im Zielblatt durch statische Werte ersetzt.
  • Wenn das Quellblatt Spalten enthält, die das Zielblatt nicht aufweist, werden diese Spalten im Zielblatt erstellt, wenn die Zeile verschoben oder kopiert wird.
  • Wenn die Spalte im Zielblatt existiert, jedoch nicht im Quellblatt, dann weist die Spalte „Erstellt“ das Datum/die Uhrzeit des Verschiebens oder Kopierens der Zeile auf.
  • Die Spalte „Erstellt von“ zeigt den Benutzer, der die Zeile verschoben oder kopiert hat. Wenn die Zeile durch eine Automatisierung verschoben oder kopiert wurde, wird automation@smartsheet.com angezeigt.
  • Wenn die Spalte sowohl im Ziel- als auch im Quellblatt vorliegt, dann wird der Wert aus dem Quellblatt in das Zielblatt übernommen. Anders als bei anderen Spaltentypen müssen die Spaltennamen nicht übereinstimmen.

Um unendliche Genehmigungsschleifen zu vermeiden, lösen Zellen, die blattübergreifende Formeln oder Zellverknüpfungen enthalten, keine Automatisierung aus, die das Blatt automatisch ändert (Zeile verschieben, Zeile kopieren, Zeile sperren, Zeile entsperren, Genehmigungsanforderung). Um dies zu umgehen, ziehen Sie die Verwendung der zeitbasierten Automatisierung oder regelmäßiger Workflows in Betracht.

Wenn eines Ihrer Blätter eine Systemspalte mit einem Namen enthält, der mit einer Spalte mit einem anderen Spaltentyp übereinstimmt (Drop-Down, Text/Zahl usw.), dann wird möglicherweise eine der folgenden Fehlermeldungen ausgegeben: 

  • Zeilen können nicht zum Zielblatt hinzugefügt werden, da eine Spalte denselben Namen aufweist wie eine Systemspalte im Quellblatt.
  • Zeilen können nicht zum Zielblatt hinzugefügt werden, da eine Systemspalte denselben Namen aufweist wie eine Spalte im Quellblatt.

Um dieses Problem zu lösen, können Sie entweder eine der Spalten umbenennen oder den Spaltentyp ändern, sodass er mit dem Quellblatt übereinstimmt. (Weitere Informationen zu Systemspalten finden Sie im Artikel Systemspalten.)