Automatisierung

 

Beschleunigen Sie die Arbeitsausführung durch das Team und sparen Sie wertvolle Zeit mit automatisierten Workflows, die mehrere Szenarien und Aktionen kombinieren. Automatisieren Sie sich wiederholende, manuelle Aufgaben, wie Genehmigungen, Statusaktualisierungen und Erinnerungen. Erstellen Sie einfach Elemente zu den Workflows, verwalten Sie diese und arbeiten Sie zusammen mithilfe eines visuellen Editors.

Automatisierte Workflows bestehen aus drei Komponenten: Auslösern, Bedingungen und Aktionen.

Blöcke und Pfade: Anatomie eines automatisierten Workflows

Die Erstellung eines automatisierten Workflows ähnelt der Erstellung eines Flussdiagramms. Sie platzieren Auslöser, Bedingungen und Aktionen ausgehend von einem Startblock für einen oder mehrere Endblöcke.

Im Workflow-Generator:

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen" Schaltfläche  
  2. Wählen Sie aus, was hinzugefügt werden soll (Bedingung, Bedingungspfad, Aktion). 

Um die Automatisierung zu konzeptualisieren, denken Sie über das folgende Schema an Workflows nach: Wenn eine Änderung den Workflow auslöst, wenn die Zeile die von Ihnen definierten Bedingungen erfüllt, dann soll die angegebene Aktion ausgeführt werden.

In der Tabelle im Anschluss finden Sie Details dazu, was diese Elemente bewirken.

ElementNutzung für
AuslöserblockDas angegebene Datum und die Uhrzeit, die Konfiguration der Wiederholung oder Aktivitäten im Blatt, welche den automatisierten Workflow starten. 
BedingungsblockWird verwendet zur Filterung, welche Zeilen in Workflow-Aktionen desselben Pfades enthalten sind
AktionsblockDer Automatisierungstyp (Alarm, Genehmigung, Anforderung und mehr), der als Ergebnis der Auslöser- und vorhergehenden Bedingungen verwendet werden soll. Details zu den verschiedenen Automatisierungstypen finden Sie hier.
BedingungspfadEine Zeile, die Blöcke mit verschiedenen Routen verbindet, welche Ihr Workflow in Abhängigkeit der von Ihnen festgelegten Bedingungen nehmen kann. Ihr Workflow kann einen einzigen Pfad von Auslöser bis Aktion aufweisen oder er kann verschiedene Pfade haben, um unterschiedliche Aktionen basierend auf vorangehenden Bedingungen anzugeben.

Best Practices für automatsierte Workflows

Bedenken Sie Folgendes, wenn Sie Ihren Workflow einrichten:

  • Geben Sie den Namen für Ihren Workflow links oben im Workflow-Generator ein
  • Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Workflow speichern (klicken Sie rechts unten auf "Speichern", wenn Sie ihn eingerichtet haben, sowie nach sämtlichen Änderungen. Sie können jederzeit weiter Änderungen an Ihrem Workflow vornehmen.

Auslöserblöcke: Die Ausführung Ihres Workflows definieren

Beim Erstellen von Workflows zur Automatisierung können Sie die Kriterien definieren, die Ihren Workflow auslösen sollen. Auslöser sind z. B.:

  • Wenn Zeilen hinzugefügt oder geändert werden
  • Wenn Zeilen geändert werden
  • Wenn Zeilen hinzugefügt werden (keine Auslösung bei Änderungen an bestehenden Zeilen)
  • Wenn ein bestimmtes Datum erreicht wird

    Auslöserblock

Sie können die Kriterien für den Workflow-Auslöser neben Wenn im Auslöserblock eingeben, um sicherzustellen, dass nur gewünschte Änderungen an den ausgewählten Feldern den Workflow auslösen. Sie können beispielsweise einen Workflow erstellen, der nur ausgelöst wird, wenn der Status eines Elements in "Erledigt" geändert wird.

Bedingungsblöcke: Filtern, was Ihr automatisierter Workflow sendet

Sie können zwischen dem Auslöserblock und Aktionsblöcken in Ihren Workflows für die Automatisierung Bedingungen definieren, um zu filtern, welche Zeilen im resultierenden Alarm oder der Aktion enthalten sein sollen. Sie können zudem Bedingungspfade hinzufügen, um eine Reihe verschiedener Szenarios für Automatisierungsaktionen in einem Workflow basierend auf von Ihnen angegebenen Kriterien abzuhandeln. 

Erstellen Sie eine Bedingungslogik in einem Bedingungsblock, indem Sie auf und klicken, um zwischen den zwei Status zu wechseln:

  • Es muss nur eine Bedingung erfüllt sein (oder)
  • Es müssen alle Bedingungen erfüllt sein (und), damit Folgeaktionen gestartet werden

Klicken Sie auf

Wenn z. B. ein neues IT-Anforderungsticket über ein Formular zu einem Blatt hinzugefügt wird, können Sie verschiedene Alarme und Anforderungen in Abhängigkeit der Abteilung, Priorität und des Anforderungstyps, die im Ticket angegeben sind, an bestimmte Empfänger schicken.

Die Und-Logik mit der Oder-Logik in einem Bedingungspfad mischen

Wenn Sie Bedingungen der Und-Logik mit denen der Oder-Logik mischen möchten, fügen Sie mehrere Bedingungsblöcke (z. B. einen für Ihre Und-Bedingungen und einen für Ihre Oder-Bedingungen) in einem Bedingungspfad hinzu.

Gemischte Logik

In dem Beispiel oben ist vorgegeben, dass die Kriterien unter Bedingungen (1) erfüllt sein müssen, bevor die Bedingungen (2) bewertet werden.  


Was Sie bei sich überlappenden Bedingungspfaden erwarten können

Es ist möglich, sich überlappende Bedingungspfade zu konfigurieren – was bedeutet, dass ähnliche oder gleiche Bedingungen für verschiedene Bedingungspfade definiert wurden. In diesen Fällen bewertet Smartsheet Bedingungen von links nach rechts und Aktionen werden für den Bedigungspfad gestartet, der sich am meisten links befinden (und dessen Bedingungen erfüllt sind). Smartsheet startet nicht alle Aktionen für alle parallelen Pfade, deren Bedingungen erfüllt sind. 

Beispiel: Sagen wir, wir haben einen automatisierten Workflow mit zwei Bedingungspfaden, Bedingungen (1) und Bedingungen (2):

Überlappende Logik

  • Bedingungen (1) ist der Pfad am meisten links und seine Bedingung ist, dass der Preis kleiner oder gleich 100 ist. (Dadurch wird ein Alarm direkt für den Finanzmanager ausgelöst)
  • Bedingungen (2) liegt rechts von Bedingungspfad A und die Bedingung ist, dass der Preis zwischen 50 und 250 liegt. (Dadurch wird eine Genehmigungsanforderung für die Entscheidungsträger ausgelöst, die in einer Kontaktzelle des Blattes angegeben sind.)

Wenn der Workflow für eine Zeile mit einem Preis von 100 oder weniger ausgelöst wird, wird die Aktion für Bedingungen (1) gestartet, da die Bedingung erfüllt wurde und es sich um diejenige der beiden sich überlappenden Bedingungen handelt, die sich am meisten links befindet. (Die Aktion für Bedingungen (2) wird nur dann gestartet, wenn der Preis zwischen 101 und 250 liegt.)
 

Aktionsblöcke: Angeben, welche Art der Automatisierung ausgelöst wird

Mit einem Aktionsblock können Sie auswählen, welchen Automatisierungstyp Ihr Workflow bei Auslösung ausführen soll. Die folgende Tabelle soll als Referenz für die verschiedenen Arten von Aktionen dienen.

Diesen Alarm- oder Aktionstyp verwendenIn dieser Situation
AlarmUm Personen auf wichtige Änderungen in bestimmten Feldern aufmerksam zu machen
Um jemanden darauf aufmerksam zu machen, wenn ihm eine neue Aufgabe zugewiesen wurde
Um zu erkennen, wenn Felder auf einen spezifischen Wert gesetzt sind (z. B. wenn ein Dropdown-Feld "Status" auf "Blockiert" gesetzt ist)
ErinnerungUm Personen (entweder basierend auf einem Kontaktfeld oder manueller Eingabe) an, vor oder nach wichtigen Daten (basierend auf einem Datumsfeld oder manueller Eingabe) aufmerksam zu machen
GenehmigungsanforderungAnforderung zum Gegenzeichnen durch einen wichtigen Beteiligten bei einer spezifischen Aufgabe
Anforderung an einen Benutzer zur Genehmigung bzw. Ablehnung eines Elements (beispielsweise Genehmigung des Directors zu einem Projektvorschlag, um den Status in "Genehmigt" oder "Abgelehnt" zu ändern)
Zur Anforderung der Genehmigung eines Elements, das bestimmte Kriterien erfüllt (beispielsweise finanzielle Genehmigung, wenn die Kosten eines Elements einen bestimmten Betrag überschreiten)
AktualisierungsanforderungUm Details des Inhabers eines Arbeitselements zu erhalten, wenn ein Element überfällig ist (das Fälligkeitsdatum liegt in der Vergangenheit und der Status lautet nicht "Erledigt")
Automatische Anforderung neuer Informationen von der einem Arbeitselement zugewiesenen Person, sobald ein Wert in einem spezifischen Feld geändert wird (beispielsweise Anforderung an die zugewiesene Person, das Startdatum zu aktualisieren, wenn sich der Status einer Zeile zu "In Bearbeitung" ändert)
Automatische ZeilensperreVerhindern weiterer Bearbeitung nach der Genehmigung oder Abarbeitung eines Elements
Verhindern weiterer Bearbeitung nach einem bestimmten Zeitpunkt
Aufheben der automatischen ZeilensperreGewährleistung der Prozesskonsistenz, indem Elemente nur dann bearbeitet werden dürfen, wenn vorgegebene Schritte abgeschlossen wurden

Wenn Sie einen Aktionsblock hinzufügen, wählen Sie aus, welche Art von Aktion Sie durchführen möchten. Wenn Sie einen Aktionstyp auswählen und diesen ändern möchten, wählen Sie das Menüsymbol rechts oben im Block aus, um die Aktion zu ändern.

Wählen Sie im Auslöserblock Ihres automatisierten Workflows Menü > Erweiterte Optionen, um die Felder, die im Alarm oder der Anforderung angezeigt werden sollen, den Genehmigungsstatus und die Details zum Schaltflächennamen für Genehmigungsanforderungen zu konfigurieren.

Erweiterte Optionen

Empfänger auswählen

Konfigurieren Sie den Aktionsblock, um sicherzustellen, dass Alarme und Anforderungen an Benutzer gesendet werden, die an einem spezifischen Arbeitselement mitwirken. Sie können konfigurieren, dass diese gesendet werden an:
Personen in einem Kontaktfeld für diese Zeile (z. B.: die zugewiesene Person)
Alle Benutzer, für die das Blatt freigegeben ist
Benutzer, die Sie manuell spezifizieren
Mitglieder eines Kanals in einer Drittanbieteranwendung, wie z. B. Slack oder Microsoft Teams

Wenn Sie einen Alarm mit sich selbst als Empfänger eingerichtet haben, Sie aber bei Bearbeitung des Blattes keine Benachrichtigung erhalten, sollten Sie die Benachrichtigungen über von Ihnen vorgenommene Änderungen aktivieren. Weitere Informationen zum Ändern der Benachrichtigungs- und anderer Einstellungen in Ihrem Konto finden Sie unter Persönliche Einstellungen anpassen.

Eine benutzderdefinierte Nachricht erstellen

Sie können einen benutzerdefinierten Betreff und Nachrichtentext für Nachrichten erstellen, die durch Aktionen des Typs "Alarm" oder "Anforderung" versendet werden, um sicherzustellen, dass der Empfänger über alle Informationen und den erforderlichen Kontext verfügt, um umfassend informiert zu sein oder angemessen aktiv zu werden.

Lesen Sie unter Dynamisches Hinzufügen von Zellendaten im Betreff und im Textkörper von Alarmnachrichten nach, um Ihre benutzerdefinierten Nachrichten sogar noch effektiver zu gestalten.