Automatisierung

Beschleunigen Sie die Teamausführung und sparen Sie wertvolle Zeit mit automatisierten Workflows, die mehrere Szenarios und Aktionen kombinieren. Automatisieren Sie sich wiederholende, manuelle Aufgaben, wie z. B. Genehmigungen, Statusaktualisierungen und Erinnerungen. Erstellen, verwalten und arbeiten Sie gemeinsam mithilfe eines visuellen Editors an Workflows.

Automatisierte Workflows bestehen aus drei Komponenten: Auslöser, Bedingungen und Aktionen.

Blöcke und Pfade: Anatomie eines automatisierten Workflows

Die Erstellung eines automatisierten Workflows ähnelt der Erstellung eines Flussdiagramms. Sie platzieren Auslöser, Bedingungen und Aktionen ausgehend von einem Startblock für einen oder mehrere Endblöcke.

Im Workflow-Generator:

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen" Schaltfläche  
  2. Wählen Sie aus, was hinzugefügt werden soll (Bedingung, Bedingungspfad, Aktion). 

Um die Automatisierung zu konzeptualisieren, denken Sie über das folgende Schema an Workflows nach: Wenn eine Änderung den Workflow auslöst, wenn die Zeile die von Ihnen definierten Bedingungen erfüllt, dann soll die angegebene Aktion ausgeführt werden.

In der Tabelle im Anschluss finden Sie Details dazu, was diese Elemente bewirken.

Element Nutzung für
Auslöserblock Das angegebene Datum und die Uhrzeit, die Konfiguration der Wiederholung oder Aktivitäten im Blatt, welche den automatisierten Workflow starten. 
Bedingungsblock Wird verwendet zur Filterung, welche Zeilen in Workflow-Aktionen desselben Pfades enthalten sind
Aktionsblock Der Automatisierungstyp (Alarm, Genehmigung, Anforderung und mehr), der als Ergebnis der Auslöser- und vorhergehenden Bedingungen verwendet werden soll. Details zu den verschiedenen Automatisierungstypen finden Sie hier.
Bedingungspfad Eine Zeile, die Blöcke mit verschiedenen Routen verbindet, welche Ihr Workflow in Abhängigkeit der von Ihnen festgelegten Bedingungen nehmen kann. Ihr Workflow kann einen einzigen Pfad von Auslöser bis Aktion aufweisen oder er kann verschiedene Pfade haben, um unterschiedliche Aktionen basierend auf vorangehenden Bedingungen anzugeben.

Best Practices für automatsierte Workflows

Bedenken Sie Folgendes, wenn Sie Ihren Workflow einrichten:

  • Geben Sie den Namen für Ihren Workflow links oben im Workflow-Generator ein
  • Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Workflow speichern (klicken Sie rechts unten auf "Speichern", wenn Sie ihn eingerichtet haben, sowie nach sämtlichen Änderungen. Sie können jederzeit weiter Änderungen an Ihrem Workflow vornehmen.

Auslöserblöcke: Definieren, wann Ihr Workflow ausgeführt werden soll

Wenn Sie Automatisierungs-Workflows erstellen, können Sie die Kriterien definieren, die Ihren Workflow auslösen. Auslöser umfassen:

  • Wenn Zeilen hinzugefügt oder geändert werden
  • Wenn Zeilen geändert werden
  • Wenn Zeilen hinzugefügt werden (dadurch wird nicht ausgelöst, wenn Änderungen an bestehenden Zeilen vorgenommen werden)
  • Wenn ein Datum erreicht wird

    Auslöserblock

Sie können Kriterien für den Workflow-Auslöser neben Wenn im Auslöserblock angeben, um sicherzustellen, dass nur die gewünschten Änderungen an den von Ihnen ausgewählten Feldern den Workflow auslösen. Sie können beispielsweise einen Workflow erstellen, der nur ausgelöst wird, wenn der Status eines Elements in „Abgeschlossen“ geändert wird.

Berücksichtigen Sie Folgendes bei der Einrichtung Ihres Auslöserblocks:

  • Wenn Ihr Workflow durch Änderungen an „Beliebiger Wert“ ausgelöst wird, umfasst dies auch, wenn eine Zelle leer wird.

  • Aktionen, die das Blatt automatisch verändern, können durch eingehende Zellverknüpfungen oder Blatt-übergreifende Formeln nicht ausgelöst werden. Dies umfasst Genehmigung anfordern, Zeilen verschieben, Zeilen kopieren, Zeile sperren und Zeile entsperren. Wenn der Status einer Zelle in der Zeile durch eine Zellverknüpfung mit einem Wert aus einem anderen Blatt angegeben wird, lösen Änderungen an diesem Zellenwert durch die Zellverknüpfung keinen Workflow aus, der die Zeile sperrt, wenn sich der Status in „Abgeschlossen“ ändert.

Bedingungsblöcke: Filtern, was Ihr automatisierter Workflow sendet

Sie können zwischen dem Auslöserblock und Aktionsblöcken in Ihren Workflows für die Automatisierung Bedingungen definieren, um zu filtern, welche Zeilen im resultierenden Alarm oder der Aktion enthalten sein sollen. Sie können zudem Bedingungspfade hinzufügen, um eine Reihe verschiedener Szenarios für Automatisierungsaktionen in einem Workflow basierend auf von Ihnen angegebenen Kriterien abzuhandeln. 

Erstellen Sie eine Bedingungslogik in einem Bedingungsblock, indem Sie auf und klicken, um zwischen den zwei Status zu wechseln:

  • Es muss nur eine Bedingung erfüllt sein (oder)
  • Es müssen alle Bedingungen erfüllt sein (und), damit Folgeaktionen gestartet werden

Klicken Sie auf

Wenn z. B. ein neues IT-Anforderungsticket über ein Formular zu einem Blatt hinzugefügt wird, können Sie verschiedene Alarme und Anforderungen in Abhängigkeit der Abteilung, Priorität und des Anforderungstyps, die im Ticket angegeben sind, an bestimmte Empfänger schicken.

Die Und-Logik mit der Oder-Logik in einem Bedingungspfad mischen

Wenn Sie Bedingungen der Und-Logik mit denen der Oder-Logik mischen möchten, fügen Sie mehrere Bedingungsblöcke (z. B. einen für Ihre Und-Bedingungen und einen für Ihre Oder-Bedingungen) in einem Bedingungspfad hinzu.

Gemischte Logik

In dem Beispiel oben ist vorgegeben, dass die Kriterien unter Bedingungen (1) erfüllt sein müssen, bevor die Bedingungen (2) bewertet werden.  


Was Sie bei sich überlappenden Bedingungspfaden erwarten können

Es ist möglich, sich überlappende Bedingungspfade zu konfigurieren – was bedeutet, dass ähnliche oder gleiche Bedingungen für verschiedene Bedingungspfade definiert wurden. In diesen Fällen bewertet Smartsheet Bedingungen von links nach rechts und Aktionen werden für den Bedigungspfad gestartet, der sich am meisten links befinden (und dessen Bedingungen erfüllt sind). Smartsheet startet nicht alle Aktionen für alle parallelen Pfade, deren Bedingungen erfüllt sind. 

Beispiel: Sagen wir, wir haben einen automatisierten Workflow mit zwei Bedingungspfaden, Bedingungen (1) und Bedingungen (2):

Überlappende Logik

  • Bedingungen (1) ist der Pfad am meisten links und seine Bedingung ist, dass der Preis kleiner oder gleich 100 ist. (Dadurch wird ein Alarm direkt für den Finanzmanager ausgelöst)
  • Bedingungen (2) liegt rechts von Bedingungspfad A und die Bedingung ist, dass der Preis zwischen 50 und 250 liegt. (Dadurch wird eine Genehmigungsanforderung für die Entscheidungsträger ausgelöst, die in einer Kontaktzelle des Blattes angegeben sind.)

Wenn der Workflow für eine Zeile mit einem Preis von 100 oder weniger ausgelöst wird, wird die Aktion für Bedingungen (1) gestartet, da die Bedingung erfüllt wurde und es sich um diejenige der beiden sich überlappenden Bedingungen handelt, die sich am meisten links befindet. (Die Aktion für Bedingungen (2) wird nur dann gestartet, wenn der Preis zwischen 101 und 250 liegt.)
 

Aktionsblöcke: Angeben, welche Art der Automatisierung ausgelöst wird

Mit einem Aktionsblock können Sie auswählen, welche Art der Automatisierung Ihr Workflow nach dem Auslösen ausführen soll. In der folgenden Tabelle finden Sie Informationen zu den verschiedenen Arten von Aktionen.

Diese Art von Alarm oder Aktion verwenden In dieser Situation
Alarm an einen Benutzer senden

Um Benutzer auf wichtige Änderungen an bestimmten Feldern hinzuweisen
Um einen Alarm an einen Benutzer zu senden, wenn ihm eine neue Aufgabe zugewiesen wird
Um zu wissen, wenn für Felder ein bestimmter Wert eingestellt ist (z. B. ein Status-Dropdownfeld wird auf „Blockiert“ gesetzt)

Hinweis: Anlagen werden nur gesendet, wenn die Anlage aktualisiert wird oder zu der Zeile hinzugefügt wird, nachdem der Alarm bereits festgelegt wurde.

Erinnerung festlegen Um einen Alarm an einen Benutzer zu senden (basierend auf einem Kontaktfeld oder durch manuelle Eingabe), wenn, bevor oder nachdem wichtige Daten erreicht werden/wurden (basierend auf einem Datumsfeld oder durch manuelle Eingabe)
Aktualisierung anfordern Um Details zu einem Arbeitselement zu erhalten, wenn ein Element überfällig ist (das Fälligkeitsdatum liegt in der Vergangenheit und der Status lautet nicht „Abgeschlossen“)
Um automatisch die neuesten Informationen eines Benutzers zu erhalten, dem ein Arbeitselement zugewiesen ist, sobald sich ein Wert in einem bestimmten Feld ändert (z. B., wenn der Status einer Zeile sich in „In Bearbeitung“ ändert, anfordern, dass der Benutzer, dem die Aufgabe zugewiesen ist, das Startdatum aktualisiert)
Einen Genehmigungs-Workflow einrichten Für die Genehmigung einer bestimmten Aufgabe durch einen wichtigen Entscheidungsträger
Dass ein Benutzer ein Element genehmigt oder ablehnt (z. B. ein Direktor soll einen Projektvorschlag genehmigen, um den Status auf „Genehmigt“ oder „Abgelehnt“ zu setzen)
Für die Genehmigung eines Elements, dass bestimmte Kriterien erfüllt (z. B. finanzielle Genehmigung, wenn die Kosten eines Elements über einem bestimmten Betrag liegen)
Zeilen in ein anderes Blatt verschieben oder kopieren Um eine Zeile in ein anderes Blatt zu verschieben oder zu kopieren, wenn sie als „Abgeschlossen“ markiert wird
Um eingehende Arbeitselemente je nach den Merkmalen automatisch an verschiedene Blätter weiterzuleiten (z. B. wenn eine Aufgabe der Verantwortlichen Abteilung zugewiesen ist, wird sie in das Eingangsblatt dieser Abteilung verschoben)
Zeilen sperren Um weitere Änderungen zu verhindern, nachdem ein Element genehmigt oder abgeschlossen wurde
Um weitere Änderungen nach einem bestimmten Zeitpunkt zu verhindern
Zeilen entsperren Um Prozesskonsistenz zu bieten, indem Elemente nur dann bearbeitet werden dürfen, wenn bestimmte Schritte ausgeführt werden

Wenn Sie einen Aktionsblock hinzufügen, wählen Sie aus, welchen Typ von Aktion Sie verwenden möchten. Wenn Sie einen Aktionstyp auswählen und ihn dann ändern möchten, wählen Sie das Menüsymbol rechts oben im Block aus, um die Aktion zu ändern.

Wählen Sie im Auslöserblock Ihres automatisierten Workflows Menü > Erweiterte Optionen, um zu konfigurieren, welche Felder im Alarm oder der Anforderung angezeigt werden, oder wie der Genehmigungsstatus und die Einzelheiten des Schaltflächennamens für Genehmigungsanforderungen aussehen sollen.

Erweiterte Optionen

Ihre Empfänger auswählen

Konfigurieren Sie den Aktionsblock, um sicherzustellen, dass Alarme und Anforderungen an die Benutzer gesendet werden, die mit einem bestimmten Arbeitselement zu tun haben. Sie können den Versand an folgende Personen konfigurieren:
Personen in einem Kontaktfeld für diese Zeile (z. B.: Die zugewiesene Person)
Jeder, für den das Blatt freigegeben ist
Personen, die Sie manuell eingeben
Mitglieder eines Kanals in einer Drittanbieter-App wie Slack oder Microsoft Teams

Wenn Sie einen Alarm mit sich selbst als Empfänger einrichten, Sie aber nicht benachrichtigt werden, wenn Sie das Blatt bearbeiten, können Sie die Benachrichtigungen für von Ihnen vorgenommene Änderungen aktivieren. Unter Persönliche Einstellungen anpassen finden Sie weitere Informationen zum Ändern der Benachrichtigungseinstellungen und anderer Einstellungen in Ihrem Konto.

Eine benutzerdefinierte Nachricht erstellen

Sie können einen benutzerdefinierten Betreff und einen Text für Nachrichten erstellen, die bei Aktionen vom Typ „Alarm“ und „Anforderung“ versendet werden, um sicherzustellen, dass der Empfänger über alle Informationen und den Kontext verfügt, um umfassend informiert zu sein und entsprechende Aktionen durchzuführen.

Lesen Sie nach unter Zellendaten dynamisch zum Betreff und in den Text von Alarm- und Anforderungsnachrichten einfügen, um Ihre benutzerdefinierten Nachrichten sogar noch effektiver zu gestalten.