Ressourcenmanagement

Mit der Ressourcenverwaltung erhalten Sie die benötigte Transparenz bezüglich der Teamaktivität, ohne – wie bei anderen Tools zum Ressourcenmanagement normalerweise üblich – Daten eingeben oder zusätzliche Prozesse durchführen zu müssen.

Sie erhalten Echtzeitinformationen aus den Projektblättern, die Ihr Team bereits verwendet, können sie aufschlüsseln und auf detaillierte Ansichten zu Benutzerzuweisungen zugreifen. Die Informationen werden in einem einfachen Dashboard mit der Teamverfügbarkeit angezeigt.

Richten Sie mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung Ressourcenmanagement in einem Projektblatt ein.

Gewinnen von Erkenntnissen über die Ressourcenzuordnung mit der Projektressourcenansicht

Ressourcenansichten sind eine visuelle Methode zum Nachverfolgen und Überprüfen der Zuordnung von Benutzern (Ressourcen) in Ihrem Smartsheet-Plan zu den Projekten, an denen sie arbeiten. Sie können anhand von Ressourcenansichten Entscheidungen bezüglich der Arbeitslasten von Ressourcen treffen.

In diesem Artikel:

Informationen zur Einrichtung und Aktivierung der Ressourcenverwaltung finden Sie unter Ressourcenverwaltung und -zuweisung.

Bevor Sie beginnen

Stellen Sie vor der Anzeige einer Ressourcenansicht sicher, dass Sie Teammitgliedern Projektblätter mit aktivierter Ressourcenverwaltung zugewiesen haben. Eine Beschreibung hierzu finden Sie im Artikel Verwalten von Ressourcen.

Ihr Smartsheet-Systemadministrator muss auch Folgendes tun:

  • Sie als Ressourcenbetrachter im Konto aktivieren
  • Sicherstellen, dass die nachzuverfolgenden Personen im Konto enthalten sind. Sie können unlizenzierte Benutzer sein, müssen aber im Konto enthalten sein. (Weitere Informationen finden Sie im Artikel Benutzerverwaltung.)

HINWEIS: Diese Funktion ist nicht für Pläne mit einem Benutzer verfügbar. (Sie sind unsicher, welchen Plan Sie haben? Weitere Informationen finden Sie unter Identifizieren Ihres Plan- und Benutzertyps in Smartsheet.)


Ressourcen in einer Projektressourcenansicht anzeigen

  1. Öffnen Sie über ein Blatt mit aktivierter Ressourcenverwaltung die Gantt-Ansicht in der Symbolleiste und klicken Sie auf das Symbol Projektressourcenansicht Symbol für Projektressourcenansicht (unterhalb der Schaltfläche Freigeben) rechts im Fenster.
  2. Von hier aus können Sie die Arbeitslasten aller Ressourcen anzeigen, denen die Aufgaben in diesem Blatt zugeteilt wurden.
  3. Klicken Sie auf den Namen der Ressource, um deren Zuordnung nach Projekt anzuzeigen.



TIPP: Klicken Sie auf das Alarmsymbol für die Zuordnung , um die Projektressourcenansicht anzuzeigen.

Ressourcen für mehrere Blätter anzeigen

Ressourcen-Betrachter können die Verteilung über alle Blätter hinweg anzeigen, bei denen diese Funktion aktiviert ist. Gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie auf das Menü-Symbol (oben links im Smartsheet-Fenster) > Start.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Befehl Ressourcenansichten und klicken Sie auf Neue Ansicht erstellen.
  3. Wählen Sie die Blätter oder Ressourcen aus, für die Sie die Zuweisung anzeigen möchten, und klicken Sie auf OK.

    HINWEIS: Wenn einer Ressource Aufgaben in Blättern zugeordnet wurden, die nicht für Sie freigegeben wurden, wird die Zuordnung über alle Blätter hinweg zusammengefasst und unter Andere Blätter in der Ressourcenansicht aufgelistet.

Das Alarmsymbol für die Zuordnung wird neben allen Aufgaben angezeigt, die mindestens einer überbuchten Ressource zugeordnet sind. Blättern Sie durch die Zeitachse, um die Blätter anzuzeigen, in denen der Ressource Aufgaben zugewiesen wurden, und überprüfen Sie, ob diese Aufgaben anderen Personen zugewiesen werden können.

Freigeben oder Exportieren der Ressourcenansicht

Um eine Ressourcenansicht zu exportieren und freizugeben,

  1. Klicken Sie auf das Menü-Symbol (oben links im Smartsheet-Fenster) > Start.
  2. Klicken Sie unter "Ressourcenansichten" auf die Ansicht und führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
    • Klicken Sie auf das Briefumschlagsymbol , um die Ressourcenansicht als Microsoft Excel-Anlage (.xls) per E-Mail zu senden.
    • Klicken Sie auf das Symbol zum Exportieren , um eine Microsoft Excel-Datei (.xls) der Ressourcenansicht herunterzuladen. Klicken Sie auf den Datumsbereich, um den Zeitrahmen für die Ansicht zu ändern.

Erstellen einer benutzerdefinierten Ressourcenansicht

Verwenden Sie eine benutzerdefinierte Ressourcenansicht, um einen relevanteren Datensatz zu erstellen:

  1. Klicken Sie auf das Menü-Symbol (oben links im Smartsheet-Fenster) > Start.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Befehl Ressourcenansichten und klicken Sie auf Neue Ansicht erstellen.
  3. Wählen Sie den gewünschten Filter:
    • Nach Benutzer zeigt alle Projekte, in denen die angegebenen Ressourcen Aufgaben zugewiesen sind.
    • Nach Projekt zeigt eine Liste der Ressourcen, die Aufgaben in den angegebenen Projekten zugewiesen sind. Die Ansicht enthält auch die anderen Projekte, denen diese Ressourcen zugewiesen sind. So können Sie potenzielle Planungsprobleme erkennen.
    • Nach Gruppen zeigt alle Projekte mit Aufgaben, die Mitgliedern der Gruppe zugewiesen sind.
  4. Klicken Sie auf OK.

Überprüfen Sie die Zuweisung von Ressourcen.

Ressourcenverwaltung und -zuordnung

Mit der Ressourcenverwaltung können Sie nachverfolgen und prüfen, wie Personen projektübergreifend zugewiesen sind, um so Anpassungen vorzunehmen und bessere Entscheidungen bezüglich der Arbeitslast zu treffen.

HINWEIS: In diesem Artikel wird die Aktivierung der Ressourcenverwaltung auf Blattebene erläutert. Wenn Sie die Ressourcenverwaltung auf Kontoebene aktivieren möchten, lesen Sie den Artikel Globale Kontoeinstellungen.

Hier ist eine Übersicht über die Funktionsweise der Ressourcenverwaltung (beachten Sie, dass die Aufzählungspunkte unten Links zu unseren Hilfeartikeln bieten):

  • Ressourcen und Ressourcen-Betrachter in Ihrem Konto mit der Benutzerverwaltung einrichten (nur Systemadministratoren)
  • Die Ressourcenverwaltung aktivieren in den Abhängigkeitseinstellungen Ihres Projektblatts
  • Projektspezifische und projektübergreifende Ressourcenansichten für eine detaillierte Ansicht Ihrer Ressourcenzuordnung verwenden
  • Wenn Sie anderen Benutzern in Ihrem Konto Aufgaben zuweisen, werden Sie von Smartsheet benachrichtigt, wenn eine Ressource überbucht ist. Sie können dann optional die prozentuale Ressourcenzuordnung pro Aufgabe verwalten, sodass die Ressourcen an mehreren Aufgaben gleichzeitig arbeiten können
  • Benutzer, die als Ressourcen-Betrachter tätig sind, können auch auf die Ressourcenansichten zugreifen, um festzustellen, auf welche Weise alle Smartsheet-Teammitglieder in einem Blatt den verschiedenen Aufgaben zugeordnet wurden. Dieser Vorgang ist auch projektübergreifend für alle Blätter möglich.

HINWEIS: Diese Funktion ist nicht für Plantypen mit einem Benutzer verfügbar. (Sie sind sich nicht sicher, über welchen Plantyp Sie verfügen? Weitere Informationen finden Sie unter Ihren Smartsheet-Plan und -Benutzertypen finden.)


Personen in Ihrem Konto als Ressourcen einrichten

Nur Personen, die Ihrem Konto hinzugefügt wurden, können durch die Ressourcenverwaltung nachverfolgt werden. Dies umfasst auch Personen, die lizenziert, unlizenziert, eingeladen und aktiv sind. Um sicherzustellen, dass die richtigen Personen im Konto enthalten sind, kann ein Systemadministrator über das Fenster „Benutzerverwaltung“ Benutzer prüfen, hinzufügen und verwalten. 

TIPP: Wenn ein Benutzer in Ihrem Konto keine Blätter erstellen muss, deaktivieren Sie das Feld „Lizenzierter Benutzer“, wenn Sie die Einladung senden. Diese Person wird als kostenloses Mitglied in Ihr Konto eingeladen und zählt nicht für Ihre Benutzerobergrenze.

Ressourcen-Betrachter einrichten

Um zu sehen, wie Personen projektübergreifend zugewiesen sind, müssen Sie als Ressourcen-Betrachter festgelegt sein. Alle Systemadministratoren können dies unter Konto > Benutzerverwaltung einrichten. (Beachten Sie, dass Sie ein lizenzierter Benutzer sein müssen, um Ressourcen-Betrachter sein zu können.)

Wenn Sie Ressourcen anzeigen möchten, kontaktieren Sie Ihren Smartsheet-Systemadministrator. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzer in einem Plan mit mehreren Benutzern verwalten.


Die Ressourcenverwaltung aktivieren, um Entscheidungen zu Arbeitslasten zu treffen

Blattinhaber und Teammitglieder in demselben Konto, für die das Blatt mit Administratorrechten freigegeben wurde, können die Ressourcenverwaltung im Blatt aktivieren, sodass die Ressourcen-Betrachter dies nachverfolgen und Entscheidungen zu Arbeitslasten treffen können.

So aktivieren Sie die Ressourcenverwaltung in einem bestehenden Projektblatt:

  1. Stellen Sie sicher, dass Ihr Blatt über eine Kontaktlistenspalte verfügt, sodass Sie Ressourcen Aufgaben zuweisen können. (Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Benutzern eine Aufgabe zuweisen.)
  2. Geben Sie Kontakte in die Kontaktlistenspalte ein, um den einzelnen Aufgaben Teammitglieder zuzuweisen. 
  3. Klicken Sie unter einer Spaltenüberschrift auf den Dropdown-Pfeil und wählen Sie Projekteinstellungen bearbeiten aus. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen „Abhängigkeiten aktiviert“ ausgewählt ist.
  4. Klicken Sie hier auf die Registerkarte Ressourcenverwaltung.

    Das Formular Ressourcenverwaltung wird angezeigt.

    Formular „Ressourcenverwaltung“
     
  5. Aktivieren Sie das Kästchen für Ressourcenverwaltung aktiviert und geben Sie Ihre Spalte „Zugewiesene Ressource“ an, indem Sie aus dem Dropdown-Menü eine Kontaktlistenspalte auswählen.
  6. Klicken Sie auf OK.

Aufgaben, die Teammitgliedern auf diesem Blatt zugewiesen werden, werden in den Ressourcenansichten nicht angezeigt. Anweisungen, Tipps und bewährte Vorgehensweisen finden Sie unter Benutzern eine Aufgabe zuweisen.

HINWEISE:

  • Übergeordnete Aufgaben, die Ihren Ressourcen zugewiesen sind, sind nicht in Ressourcenansichten enthalten, da übergeordnete Aufgaben ihre untergeordneten Aufgaben zusammenfassen. Weitere Informationen hierzu finden Sie in unseren Artikeln zu Hierarchie: Zeilen einrücken/ausrücken und Funktion für übergeordnete Rollups.
  • Formeln können in der Kontaktlistenspalte für die Ressourcenverwaltung nicht verwendet werden. Sie können jedoch auf Ressourcenverwaltungsfelder in Formeln verweisen, die in Feldern platziert sind, die nicht für die Ressourcenverwaltung verwendet werden.

Ressourcen nachverfolgen und zuweisen

Ressourcen-Betrachter können projektübergreifende Ressourcenansichten im Startfenster im linken Bereich sowie in den projektspezifischen Ansichten innerhalb der Projektblätter anzeigen.

Siehe Ressourcenansichten aus dem Startfenster (Navigationsmenü)

  1. Klicken Sie auf das Symbol Menü (links oben im Smartsheet-Fenster) > Start.
  2. Klicken Sie auf Ressourcenansichten.
  3. Wählen Sie die Ressourcenansicht aus, die Sie anzeigen möchten.

Dort haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Sie sehen ein rotes Symbol über überbuchten Personen sowie rote Balken für überbuchte Tage
  • Erweitern Sie die einzelnen Ressourcen, um alle Projekte anzuzeigen, denen sie zugewiesen sind
  • Klicken Sie, um ein Projekt zu öffnen und Zuweisungsprobleme zu beheben
  • Klicken Sie auf „Bearbeiten“, um Ressourcen nach Projekt, Benutzer oder Gruppe anzuzeigen
  • Speichern Sie eine „Neue Ansicht“ für die benutzerdefinierte Anzeige ausgewählter Personen oder Projekte

HINWEIS: Wenn ein Projektblatt, dem eine Ressource zugewiesen ist, nicht für Sie freigegeben wurde, sehen Sie „Andere“ statt des Projektnamens.

Siehe Ressourcenansichten innerhalb eines Projektblatts

Um die Projektressourcenansicht für ein Blatt zu öffnen, wechseln Sie zur Gantt-Ansicht und wählen Sie dann das Symbol Ressourcenansicht Symbol „Projektressourcenansicht“ rechts oben in der Gantt-Ansicht aus.

HINWEIS: Wenn Sie das Symbol Ressourcenansicht nicht sehen, kontaktieren Sie Ihren Smartsheet-Systemadministrator, damit dieser Sie zum Ressourcen-Betrachter macht.

Ein rotes Symbol für einen Zuweisungsalarm Überbucht-Symbol warnt Sie, wenn Personen in dem Projekt überbucht sind. Klicken Sie als Ressourcen-Betrachter auf das Warnsymbol für die Zuweisung, um die Projektressourcenansicht zu öffnen, in der die Blätter mit den den Ressourcen in Ihrem Projekt zugeordneten Aufgaben aufgelistet sind.

Fenster „Projektressourcenansicht“

TIPP: Wenn eine Ressource überbucht ist, wählen Sie ihren Namen aus, um ihre Zuordnungen nach Projekt anzuzeigen. Klicken Sie auf einen Blattnamen, um ein beliebiges für Sie freigegebenes Blatt zu öffnen. Wenn ein Benutzer überbucht ist, könnten Sie einige Aufgaben einer anderen Ressource zuordnen oder die Zuordnung der Aufgabe anpassen.

Ressourcen zuordnen

Die Zuordnung gibt den Prozentsatz der Arbeit pro Tag an, den Ressourcen in eine bestimmte Aufgabe investieren sollen. Standardmäßig geht Smartsheet davon aus, dass Aufgaben 100 % der Arbeitsleistung der zugewiesenen Ressourcen erfordern, wenn Sie eine Aufgabe Ressourcen zuordnen. Sie können diesen Prozentsatz anpassen, indem Sie einen neuen Wert in die Zelle eingeben. 

Wenn einer Ressource mehrere Aufgaben an einem Tag zugewiesen werden, was dazu führt, dass ihre Zuordnung 100 % übersteigt, zeigt Smartsheet das rote Zuordnungswarnsymbol in der Spalte „Indikatoren für Zeilenaktionen“. Halten Sie den Mauszeiger darüber, um die Details der Warnung anzuzeigen und zur Ressourcenansicht zu wechseln.

Mauszeiger über Symbol für Überbuchung

Geben Sie eine Spalte „Zuordnung %“ in den Projekteinstellungen an, wenn Sie Zuordnungsprozentwerte angeben möchten, die unter 100 % liegen, sodass Ihre Ressourcen an einem Tag an mehreren Aufgaben arbeiten können. Für jede Aufgabe werden die von Ihnen zugeordneten Ressourcen mit dem von Ihnen angegebenen Prozentwert zugeordnet.

Um eine Ressource zwei oder mehr Aufgaben zuzuordnen, müssen Sie eine Spalte „Zuordnung %“ erstellen.

  1. Fügen Sie eine Spalte „Text/Zahl“ in Ihr Projekt ein. Benennen Sie sie, damit Sie wissen, dass sie als die Spalte „Zuordnung %“ verwendet werden soll.
  2. Formatieren Sie die Spalteneigenschaften in Prozent (%). Weitere Einzelheiten finden Sie in den Formatierungsoptionen.
  3. Navigieren Sie zu Projekteinstellungen bearbeiten > Ressourcenverwaltung und wählen Sie Ihre neue Spalte als Spalte „Zuordnung %“ aus. Um die Projekteinstellungen zu bearbeiten, können Sie mit der rechten Maustaste auf eine der Spaltenüberschriften klicken, um Projekteinstellungen bearbeiten aus dem Menü auszuwählen.
  4. Zuordnung für überlappende Aufgaben ändern: Ändern Sie z. B. die Zuordnung für zwei gleichzeitig durchgeführte Aufgaben auf 50 %.

gleichzeitig durchgeführte Aufgaben

HINWEIS: Das Warnsymbol für die Zuordnung wird für überbuchte Zeilen nicht angezeigt, wenn das Enddatum der Aufgabe in der Vergangenheit liegt, es erscheint jedoch in den Ressourcenansichten.

TIPP: Wenn Sie zulassen, dass mehreren Kontakten eine Aufgabe zugeordnet wird, wird der Zuordnungsprozentsatz für die Aufgabe auf alle zugeordneten Ressourcen angewendet. Wenn Sie jeder Ressource dieselbe Aufgabe mit unterschiedlichen Zuordnungen zuordnen möchten, können Sie dieselbe Aufgabe in mehreren Zeilen in Ihrem Blatt auflisten und jeden der doppelten Aufgabeneinträge einer anderen Person zuordnen. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Zeilen oder Aufgaben einfügen und löschen.