Ressourcenmanagement

Mit der Ressourcenverwaltung erhalten Sie die benötigte Transparenz bezüglich der Teamaktivität, ohne – wie bei anderen Tools zum Ressourcenmanagement normalerweise üblich – Daten eingeben oder zusätzliche Prozesse durchführen zu müssen.

Sie erhalten Echtzeitinformationen aus den Projektblättern, die Ihr Team bereits verwendet, können sie aufschlüsseln und auf detaillierte Ansichten zu Benutzerzuweisungen zugreifen. Die Informationen werden in einem einfachen Dashboard mit der Teamverfügbarkeit angezeigt.

Ressourcenverwaltung

In Echtzeit erkennen, wer ausgelastet ist und wer nicht, übersichtlich angezeigt nach Benutzern und Projekten.

Richten Sie mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung Ressourcenmanagement in einem Projektblatt ein.

Überprüfen Sie die Zuweisung von Ressourcen.

Ressourcenverwaltung und -zuweisung

Mit der Ressourcenverwaltung können Sie verfolgen und überprüfen, wie Benutzer über alle Projekte hinweg zugeordnet sind, an denen sie arbeiten, und so Anpassungen vornehmen und bessere Entscheidungen bezüglich Arbeitslasten treffen.

HINWEIS: Dieser Artikel bezieht sich auf das Aktivieren der Ressourcenverwaltung auf Blattebene. Informationen zum Aktivieren der Ressourcenverwaltung auf Kontoebene finden Sie im Artikel Globale Kontoeinstellungen.

Es folgt ein Überblick über die Funktionsweise der Ressourcenverwaltung (folgende Aufzählungspunkte enthalten Links zu anderen Hilfeartikeln):

  • Einrichten von Ressourcen und Ressourcen-Betrachtern in Ihrem Konto mit der Benutzerverwaltung (nur Systemadministratoren).
  • Aktivieren der Ressourcenverwaltung in den Abhängigkeitseinstellungen Ihres Projektblatts.
  • Verwenden projektspezifischer und -übergreifender Ressourcenanzeigen für eine allgemeine Übersicht über Ihre Ressourcenzuweisung.
  • Wenn Sie anderen Benutzern in Ihrem Konto Aufgaben zuweisen, werden Sie von Smartsheet benachrichtigt, wenn eine Ressource überbucht ist. Sie können dann optional die prozentuale Ressourcenzuordnung pro Aufgabe verwalten, sodass die Ressourcen an mehreren Aufgaben gleichzeitig arbeiten können.
  • Benutzer, die als Ressourcen-Betrachter tätig sind, können auch auf die Ressourcenansichten zugreifen, um festzustellen, auf welche Weise alle Smartsheet-Teammitglieder in einem Blatt den verschiedenen Aufgaben zugeordnet wurden. Dieser Vorgang ist auch projektübergreifend für alle Blätter möglich.

HINWEIS: Diese Funktion ist nicht für Pläne mit einem Benutzer verfügbar. (Sie sind unsicher, welchen Plan Sie haben? Weitere Informationen finden Sie unter Identifizieren Ihres Plan- und Benutzertyps in Smartsheet.) 


Einrichten von Benutzern in Ihrem Konto als Ressourcen

Nur Benutzer, die Ihrem Konto hinzugefügt wurden, können bei der Ressourcenverwaltung verfolgt werden. Dazu gehören auch Benutzer mit und ohne Lizenz sowie eingeladene und aktive Benutzer. Um sicherzustellen, dass Benutzer im Konto enthalten sind, können Systemadministratoren das Fenster "Benutzerverwaltung" verwenden, um Benutzer zu überprüfen, hinzuzufügen und zu verwalten. 

TIPP: Müssen bestimmte Benutzer in Ihrem Konto keine Blätter erstellen, können Sie das Kontrollkästchen "Lizenzierter Benutzer" deaktivieren, wenn die Einladung versendet wird. Diese Benutzer werden als kostenlose Mitglieder zu Ihrem Konto hinzugefügt und nicht auf Ihre Benutzerbeschränkung angerechnet.

Einrichten von Ressourcen-Betrachtern

Um anzuzeigen, wie Benutzer projektübergreifend verteilt sind, müssen Sie ein ausgewiesener Ressourcen-Betrachter sein. Sämtliche Systemadministratoren können diese Einstellungen unter Konto > Benutzerverwaltung vornehmen. (Sie müssen ein Benutzer mit Lizenz sein, um Ressourcen-Betrachter sein zu können.)

Wenden Sie sich an Ihren Smartsheet-Systemadministrator, wenn Sie Ressourcen anzeigen möchten. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Benutzern in einem Plan für mehrere Benutzer.


Aktivieren der Ressourcenverwaltung für Entscheidungen bezüglich Arbeitslasten

Blattinhaber und Teammitglieder im selben Konto, für die das Blatt mit Berechtigungen auf Administratorebene freigegeben ist, können die Ressourcenverwaltung im Blatt aktivieren, sodass Ressourcen-Betrachter die Aktivitäten verfolgen und Entscheidungen bezüglich Arbeitslasten treffen können.

Aktivieren der Ressourcenverwaltung in einem vorhandenen Projektblatt:

  1. Stellen Sie sicher, dass Ihr Blatt über eine Kontaktlistenspalte verfügt, sodass Sie Aufgaben den Ressourcen zuweisen können. (Weitere Information hierzu finden Sie unter Benutzern eine Aufgabe zuweisen .)
  2. Geben Sie Kontakte in die Kontaktlistenspalte ein, um Teammitgliedern die jeweiligen Aufgaben zuzuordnen. 
  3. Klicken Sie unter einer Spaltenüberschrift auf den Dropdownpfeil und wählen Sie Projekteinstellungen bearbeiten aus. Das Kontrollkästchen "Abhängigkeiten aktiviert" muss aktiviert sein.
  4. Klicken Sie hier auf die Registerkarte Ressourcenverwaltung.

    Das Formular Ressourcenverwaltung wird angezeigt.

    Formular
     
  5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für Ressourcenverwaltung aktiviert und legen Sie Ihre zugewiesene Ressourcenspalte fest, indem Sie eine Kontaktlistenspalte aus dem Dropdownmenü auswählen.
  6. Klicken Sie auf OK.

Aufgaben, die Teammitgliedern auf diesem Blatt zugewiesen werden, werden in den Ressourcenansichten nicht angezeigt. In unserem Artikel zum Zuweisen von Personen zu einer Aufgabe finden Sie Anleitungen, Tipps und bewährte Verfahren.

HINWEISE:

  • Übergeordnete Aufgaben, die Ihren Ressourcen zugewiesen sind, werden nicht in Ressourcenansichten aufgenommen, da übergeordnete Aufgaben die untergeordneten zusammenfassen. Weitere Informationen hierzu finden Sie in unseren Artikeln bezüglich Hierarchie: Zeilen einrücken/ausrücken und Funktion für übergeordnete Rollups.
  • Sie können Formeln nicht in Spalten platzieren, die für die Ressourcenverwaltung verwendet werden, da in diesen Spalten bereits Berechnungen ausgeführt werden.

Verfolgen und Zuweisen von Ressourcen 

Ressourcen-Betrachter können über die Registerkarte "Start" und projektspezifische Ansichten innerhalb von Projektblättern projektübergreifende Ressourcenansichten anzeigen.

Anzeigen von Ressourcenansichten über die Registerkarte "Start"

Klicken Sie für folgende Aktionen im linken Bereich Ihrer Registerkarte "Start" auf Ressourcenansichten > Alle Benutzer:

  • Anzeige eines roten Symbols für Benutzer und roter Balken für Tage mit zu vielen Zuweisungen.
  • Erweitern einzelner Ressourcen, um alle Projekte anzuzeigen, die ihnen zugewiesen sind.
  • Öffnen eines Projekts durch Klicken zum Lösen von Zuweisungsproblemen.
  • Speichern einer neuen Ansicht für eine benutzerdefinierte Ansicht ausgewählter Benutzer und Projekte.

HINWEIS: Wenn ein Projektblatt, das einer Ressource zugewiesen ist, nicht für Sie freigegeben ist, wird Ihnen statt dem Projektnamen "Sonstige" angezeigt.

Anzeigen von Ressourcenansichten über ein Projektblatt

Wechseln Sie zum Öffnen der Ressourcenansichten in einem Blatt zur Gantt-Ansicht und wählen Sie das Symbol für die RessourcenansichtSymbol für Projektressourcenansicht oben rechts in der Gantt-Ansicht.

HINWEIS: Wird Ihnen das Symbol für die Ressourcenansicht nicht angezeigt, wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator, damit er Sie zum Ressourcen-Betrachter macht.

Durch ein rotes Alarmsymbol bezüglich der Zuweisung Symbol für übermäßige Zuweisungen werden Sie benachrichtigt, wenn Benutzer über zu viele Zuweisungen im Projekt verfügen. Sie können als Ressourcen-Betrachter auf das Warnsymbol für die Zuordnung klicken, um die Ressourcenansicht zu öffnen, in der die Blätter mit den den Ressourcen zugewiesenen Aufgaben in Ihrem Projekt aufgelistet sind.

Fenster für Projektressourcenansicht

TIPP: Verfügt eine Ressource über zu viele Zuweisungen, können Sie den Namen auswählen, um die Zuweisung nach Projekt zu überprüfen. Klicken Sie auf den Namen eines Blatts, um Blätter zu öffnen, die Ihnen zugewiesen sind. Verfügt ein Benutzer über zu viele Zuweisungen, sollten Sie in Erwägung ziehen, einige Aufgaben anderen Ressourcen zuzuweisen oder die Zuweisung der Aufgabe anzupassen.

Ressourcen zuweisen

Die Zuordnung gibt den Prozentsatz eines Tages an, den Ressourcen in eine bestimmte Aufgabe investieren sollen. Standardmäßig wird bei Smartsheet davon ausgegangen, dass, wenn Sie Ressourcen Aufgaben zuweisen, Aufgaben 100 % des Tages der entsprechenden Ressource in Anspruch nehmen werden. Diesen Prozentsatz können Sie anpassen, indem Sie in die entsprechende Zelle einen anderen Wert eingeben. 

Wenn einer Ressource mehrere Aufgaben am selben Tag zugewiesen wurden und dadurch bei der Gesamtzuordnung insgesamt 100 % überschritten werden, wird in Smartsheet das rote Warnsymbol bezüglich Zuweisungen in der Spalte "Indikatoren für Zeilenaktionen" angezeigt. Fahren Sie mit dem Mauszeiger über das Symbol, um die Details zum Alarm anzuzeigen und zur Ressourcenanzeige zu navigieren.

Bewegen des Mauszeigers über das Symbol für übermäßige Zuweisungen

Spezifizieren Sie Zuordnung für Spalte % in den Projekteinstellungen, wenn Sie Zuweisungsprozentsätze von unter 100 % angeben möchten. So können Ihre Ressourcen jeden Tag an mehreren Aufgaben arbeiten. Für jede Aufgabe werden die entsprechenden Ressourcen mit dem Prozentsatz zugewiesen, den Sie angeben.

Sie können die Zuweisung einer Ressource auf mehrere Aufgaben verteilen. Erstellen Sie hierzu Zuordnung für Spalte %:

  1. Fügen Sie Ihrem Projekt eine Text-/Zahlenspalte hinzu. Benennen Sie diese Spalte so, dass Sie wissen, dass sie als "Zuordnung für Spalte %" verwendet wird.
  2. Formatieren Sie die Spalteneigenschaften für Prozent (%). Weitere Informationen finden Sie unter Formatierungsoptionen.
  3. Navigieren Sie zu Projekteinstellungen bearbeiten > Ressourcenverwaltung und legen Sie Ihre neue Spalte als Zuordnung für Spalte % fest. Klicken Sie zum Bearbeiten der Projekteinstellungen mit der rechten Maustaste auf eine Spaltenüberschrift und wählen Sie Projekteinstellungen bearbeiten aus.
  4. Ändern der Zuweisung für einander überlappende Aufgaben: beispielsweise Ändern der Zuweisung zu 50 % für zwei simultane Aufgaben.

simultane Aufgaben

HINWEIS: Das Warnsymbol für die Zuordnung wird für überbuchte Zeilen nicht angezeigt, wenn das Enddatum der Aufgabe in der Vergangenheit liegt, erscheint jedoch in den Ressourcenansichten.

TIPP: Wenn Sie zulassen, dass eine Aufgabe mehreren Kontakten zugewiesen ist, wird der Zuweisungsprozentsatz der Aufgabe auf alle zugewiesenen Ressourcen angewendet. Wenn Sie dieselbe Aufgabe den jeweiligen Ressourcen mit unterschiedlichen Zuweisungen zuordnen möchten, können Sie dieselbe Aufgabe in mehreren Zeilen in Ihrem Blatt aufführen und jedes Aufgabenduplikat einem anderen Benutzer zuweisen. Weitere Informationen finden Sie unter Einfügen von Zeilen oder Aufgaben.