Projektmanagementkurs

Smartsheet bietet wichtige Tools für ein effizientes Projektmanagement, mit denen Sie es Ihren Mitarbeitern ermöglichen, gemeinsam und mit Tempo und Verantwortungsbewusstsein zu arbeiten und auf diese Weise schneller Erfolge zu erzielen.

Passen Sie mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung Projekteinstellungen an.

Projekteinstellungen bearbeiten

Mit den Projekteinstellungen für das Blatt können Sie Aspekte des Blatts anpassen, wie z. B. die Zeiten, in denen daran gearbeitet werden kann, Gantt-Anzeigeeinstellungen oder die Ressourcenverwaltung.

HINWEIS: Sie müssen Inhaber des Blatts sein oder über Freigabeberechtigungen auf Administratorebene für ein Blatt verfügen, um die Projekteinstellungen für ein Blatt bearbeiten zu können.


Auf die Projekteinstellungen für ein Blatt zugreifen

Klicken Sie in der Tabellenblatt- und der Gantt-Ansicht mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Spaltenüberschrift in Ihrem Blatt und wählen Sie Projekteinstellungen bearbeiten.

Das Formular Projekteinstellungen wird angezeigt.
 
Projekteinstellungen
 

HINWEISE:

  • Sie sehen die Einstellungen Anzeige der Zeitachse nur, wenn Sie Ihr Blatt in die Gantt-Ansicht gebracht haben.
  • Der Abschnitt Ressourcenverwaltung ist nur bei Plänen mit mehreren Benutzern verfügbar. Sie sind sich nicht sicher, über welchen Plantyp Sie verfügen? Siehe Ihren Smartsheet-Plan und -Benutzertypen finden.

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Abhängigkeitseinstellungen und Arbeitstage bearbeiten

Datumsbereichsanzeige

Spalte für Anfangs- und Enddatum – Bei mehreren Datumsspalten können Sie die gewünschten Spalten auswählen, die zum Verfolgen der Start- und Enddaten verwendet werden sollen. Diese Spalten sind erforderlich, um ein Gantt-Diagramm zu einem Blatt hinzuzufügen, wenn Sie die Abhängigkeitsfunktionen nutzen.

Optionen  

Spalte % Abgeschlossen – Wenn Sie über die Aufgabenbalken im Gantt-Diagramm eine Anzeige für „% Abgeschlossen“ legen und automatische Berechnungen für „% Abgeschlossen“ in den übergeordneten Zeilen (Übersicht) anzeigen lassen möchten, wählen Sie die Spalte aus, die in Ihrem Blatt die Informationen für „% Abgeschlossen“ enthält.

HINWEIS: Die automatischen Berechnungen für „% Abgeschlossen“ in übergeordneten Zeilen basieren auf dem von Ihnen manuell zu untergeordneten Zeilen hinzugefügten Wert für „% Abgeschlossen“ sowie auf der Dauer der Aufgaben in der untergeordneten Zeile.

Abhängigkeiten

Aktiviert – Durch Aktivieren des Feldes Abhängigkeiten aktiviert werden dem Blatt automatische Abhängigkeitsfunktionen hinzugefügt. Abhängigkeitsfunktionen erlauben die Verwendung von Spalten „Vorgänger“ und „Dauer“ und ermöglichen das Ausschließen arbeitsfreier Tage aus Ihrem Zeitplan sowie die Option zum Ändern der Dauer von Arbeitstagen (in Stunden). Außerdem werden dann die Werte für Dauer, Anfangsdatum und Enddatum sowie für „% Abgeschlossen“ für alle übergeordneten Zeilen automatisch berechnet, und die übergeordneten Zeilen spiegeln eine automatische Übersicht der eingerückten untergeordneten Aufgaben wider.

Vorgängerspalte – Wählen Sie die Spalte aus, die Sie als Vorgängerspalte im Blatt verwenden möchten. Verwenden Sie die ausgewählte Spalte zur Erstellung von Abhängigkeiten zwischen Aufgaben im Zeitplan.

Spalte für Dauer – Die ausgewählte Spalte „Dauer“ wird in Kombination mit den Arbeitstagen verwendet, um die Planung von Anfangs- und Enddatum der Aufgabe zu automatisieren.

Arbeitstage

Arbeitstage und Nicht-Arbeitstage – Bei der Aktivierung von Abhängigkeiten für das Blatt können Sie auf Bearbeiten klicken, um die für das Projekt zu berücksichtigenden Wochentage auszuwählen, die als Nicht-Arbeitstage anzusehen sind. Mit diesen Einstellungen werden globale Kontoeinstellungen überschrieben. Weitere Informationen dazu, wie diese Einstellungen sich auf die automatisierte Planung auswirken, lesen Sie in unserem Artikel zum Festlegen von Arbeitstagen und Feiertagen.

Länge das Arbeitstags (Stunden) – Legen Sie die Länge der Arbeitstage (in Stunden) auf dem Projektblatt fest. Standardmäßig sieht Smartsheet jeden Arbeitstag als 8 Stunden Arbeit vor. Die Dauer jedes Arbeitstages wird bei der Berechnung von Daten für Aufgaben berücksichtigt. Wenn Sie z. B. eine Aufgabe mit einem Startdatum und einer Dauer von 9 Stunden erstellen, plant Smartsheet automatisch das Enddatum so, dass es am nächsten Arbeitstag liegt. Wenn Sie die Anzahl der Stunden an einem Arbeitstag zu 9 ändern, berechnet Smartsheet das Enddatum der Aufgabe für denselben Tag wie das Startdatum.


Aussehen und Verhalten von Gantt-Diagrammen anpassen

Im Abschnitt Anzeige der Zeitachse der Projekteinstellungen können Sie die Intervalle und die Anzeigeformatierung der Gantt-Zeitachse, den Beginn des Steuerjahres und die Spalteninformationen ändern, die rechts neben den Gantt-Balken im Gantt-Diagramm angezeigt werden. Sie können beispielsweise eine Kontaktlistenspalte als Anzeigebezeichnung festlegen, um neben den einzelnen Gantt-Balken eine Liste der Personen anzuzeigen, die Aufgaben zugewiesen sind.

   Anzeige der Zeitachse

Aktivieren Sie Geöffnet ab dem heutigen Datum, um aktuelle Aufgaben in Ihrem Projekt schneller anzuzeigen, wenn Sie das Blatt öffnen.

Beachten Sie, dass die Einstellung „Geöffnet ab dem heutigen Datum“ nur für den Inhaber und die Administratoren in dem Blatt verfügbar ist. Die Option ist standardmäßig deaktiviert und bleibt nicht aktiviert, wenn das Blatt kopiert wird. Darüber hinaus wird die Ansicht nur als Ihre persönliche Einstellung angewendet und hat keine Auswirkungen darauf, wie andere Mitarbeiter das Blatt sehen. Wenn eine Person mit Berechtigungen als Bearbeiter oder Betrachter das Gantt-Diagramm zum heutigen Datum öffnen muss, können Sie einen Bericht zu Ihrem Blatt in der Gantt-Ansicht erstellen und den Bericht für diese Person freigeben.

Erstellen Sie mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung Meilensteine in Ihrem Projektblatt.

Meilenstein erstellen

Ein Meilenstein ist eine Aktion oder eine Ereignis, die bzw. das eine signifikante Änderung oder Phase der Entwicklung markiert. Aktivieren Sie Abhängigkeiten in Ihrem Blatt, um diese Arten von Ereignissen zu erstellen.

Geben Sie eine Aufgabendauer von null (0) sowie ein Startdatum ein, um einen Meilenstein zu erstellen. Das Enddatum eines Meilensteins ist identisch mit dem Startdatum. Meilensteine werden im Gantt-Diagramm als grauer Diamant dargestellt, der um die angegebene Startzeit zentriert ist. Wenn der Meilenstein Teil des kritischen Pfads eines Projekts ist, wird die Raute rot angezeigt. Farbe und Form können nicht geändert werden.

Geben Sie eine Aufgabendauer von ~0 sowie ein Startdatum ein, um einen erweiterten Meilenstein zu erstellen. Das Enddatum eines erweiterten Meilensteins liegt einen ganzen Werktag nach dem Startdatum, aber es wird dennoch als Diamantenform im Gantt-Diagramm dargestellt.





TIPP: Klicken Sie in der linken Symbolleiste auf das Symbol für die Gantt-Ansicht  , um ein Gantt-Diagramm zu Ihrem Blatt hinzuzufügen. Eine detaillierte Anleitung und eine Videovorführung finden Sie im Artikel Mit Gantt-Diagrammen arbeiten.

 Lesen Sie sich unsere Support-Tipps im Smartsheet-Blog durch: Einsatz von Meilensteinen im Projektplan, Rückwärtiges Arbeiten von einem Ereignisdatum aus    

Richten Sie mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung Ihre Funktion für übergeordnete Rollups in Ihrem Projektblatt ein.

Funktion für übergeordnete Rollups

Wenn in einem Projektblatt Abhängigkeiten aktiviert wurden, werden in einigen Projektblattspalten Informationen für die übergeordneten Zeilen automatisch zusammengefasst.

Für das Startdatum einer übergeordneten Zeile wird automatisch das früheste Startdatum aller untergeordneten Zeilen verwendet. Gleichermaßen wird für das Enddatum das späteste Enddatum aller untergeordneten Zeilen verwendet.

Die Dauer der übergeordneten Aufgabe gibt die Anzahl von Arbeitstagen zwischen dem Startdatum und dem Enddatum in dieser Zeile an. Hiermit wird die vollständige, von diesem Aufgabenabschnitt abgedeckte Zeitspanne angegeben, von der ersten bis zur letzten untergeordneten Aufgabe, und nicht die Summer ihrer Dauern.

Der Wert % Abgeschlossen der übergeordneten Zeile entspricht dem gewichteten Prozentsatz auf Basis der eingegebenen Werte aller untergeordneten Zeilen für „Dauer“ und „% Abgeschlossen“. Auf diese Weise beeinflussen abgeschlossene untergeordnete Zeilen mit einer kürzeren Dauer den Wert „% Abgeschlossen“" der übergeordneten Zeile weniger als das Abschließen untergeordneter Zeilen mit einer längeren Dauer. Aufgrund der Art dieser Berechnung werden in den Rollup der übergeordneten Zeile nur untergeordnete Aufgaben mit einer angegebenen Dauer und einem Wert für % Abgeschlossen einbezogen.

HINWEISE:
  • Wenn Abhängigkeiten aktiviert wurden, können übergeordnete Zeilen in den oben aufgeführten Spalten nicht bearbeitet werden. Wenn Sie eigene Berechnungen verwenden möchten, müssen Sie entweder auf dem Blatt die Abhängigkeitsfunktion deaktivieren oder Ihre gewünschte Formel in eine Spalte eingeben, die für die Abhängigkeitsfunktion nicht verwendet wird. Benutzerdefinierte Formeln können nicht verwendet werden, um die Anzeige oder Balken im Gantt-Diagramm zu ändern.

  • Übergeordnete Zeilen in Blättern mit aktivierten Abhängigkeiten haben in der Gantt- und Kalenderansicht immer einen grauen Hintergrund.

  • Die Dauer von untergeordneten Aufgaben kann in unterschiedlichen Formaten eingegeben werden, u. a. Wochen, ganze Arbeitstage (z. B. 4T), partielle Arbeitstage (3,5T), vergangene Tage (f3T), Stunden (7h), Minuten (90m), Sekunden (500s) und Millisekunden (50000ms). Die Dauer wird in übergeordneten Zeilen jedoch immer in partiellen Arbeitstagen angezeigt.