Resource Management – Zeit und Ausgaben

Nur Benutzer*innen mit einer Resource Management-Lizenz können Zeit erfassen oder eingeben. Verwaltete Ressourcen können die Zeit nicht nachverfolgen oder eingeben. 

Ihr*e RM-Admin legt fest, wie Sie Zeit in Resource Management erfassen. Die Möglichkeiten sind: 

• Halbtagserfassung: Entwickelt für Teams mit geringen Abweichungen in deren täglichen Aktivitäten. Erfasst Zeit in 4-Stunden-Abstufungen.
• Stunden- und Minutenerfassung: Ermöglicht es Teams, die Stunden pro Woche zu bestätigen oder so zu ändern, dass die tatsächlich gearbeitete Zeit angezeigt wird.
• Aufgeschlüsselte Zeiterfassung: Bietet die meisten Details. Erfassen Sie Zeit nach Kategorien und fügen Sie Einträgen Notizen hinzu.

Resource Management schlägt geplante Stunden vor, jedoch sollten Sie Ihre tatsächliche Zeit aufzeichnen, auch wenn diese Stunden vom Plan abweichen. Die genaue Erfassung der Zeit verbessert die zukünftige Projektschätzung.

Halbtags- sowie Stunden- und Minutenerfassung

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So bestätigen Sie Zeit:

1. Rufen Sie Ihre Persönliche Seite auf.
2. Stellen Sie sicher, dass die Stunden korrekt sind. Geben Sie je nach Bedarf Änderungen ein.
3. Wählen Sie Bestätigen aus.

Sie können Änderungen an einem Zeiteintrag vornehmen, bis ein*e Portfoliobearbeiter*in oder RM-Admin die Stunden sperrt.

• Um die vorgeschlagenen Stunden zu ändern, wählen Sie die Zeiteingabe aus und geben Sie Ihre Änderungen ein.

Es kann sein, dass an einem Tag mehr als einem Projekt Zeiteinträge zugewiesen sind. Wenn Sie Änderungen an einer Ihrer Zuweisungen vornehmen, geht Resource Management davon aus, dass die anderen vorgeschlagenen Zeiteinträge korrekt sind. Sie können diese Zeiteinträge separat bearbeiten oder entfernen.

• Um die Zeit für etwas zu melden, das nicht auf dem Stundenzettel steht, wählen Sie Zeit für „Sonstiges“ melden aus, wählen Sie dann das entsprechende Projekt aus und fügen Sie die Stunden hinzu.

Aufgeschlüsselte Zeiterfassung

Mit der aufgeschlüsselten Zeiterfassung können Sie Kategorien zuweisen und jedem Eintrag Notizen hinzufügen. Kategorien und Notizen helfen Ihrem Team, zu verstehen, wofür Zeit aufgewendet wird. Fragen Sie Ihre*n RM-Admin, wenn Sie die benötigten Kategorien nicht sehen.

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Aufgeschlüsselte Zeit eingeben:

1. Wählen Sie das Plus-Symbol (+) in der Projektleiste aus. 
2. Wählen Sie in der Dropdown-Liste eine Kategorie aus oder fügen Sie eine neue hinzu.
3. Geben Sie die Zeit für jeden Tag ein und fügen Sie etwaige Notizen hinzu. Oder wählen Sie unten im Stundenzettel die geplanten Stunden aus, um sie zu bestätigen. 
4. Wählen Sie die Projektzeile aus, um die Kategorie für jede Projektzeile ein- oder auszublenden. 

Notizen hinzufügen: 

Drücken Sie den Pfeil nach unten auf der Tastatur, um zum Feld für Notizen zu gelangen.

Um einer Kategorie mehrere Notizen für denselben Tag hinzuzufügen, wechseln Sie zur Tagesansicht. Wenn ein Zeiteintrag mit mehr als einer Kategoriezeile verknüpft ist, werden Sie aufgefordert, zur Tagesansicht zu wechseln. 

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Budgets verstehen

Halten Sie in der Wochenansicht den Mauszeiger über einen Balken, um die bestätigten und die geplanten Stunden anzuzeigen.

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Vorschläge löschen oder wiederherstellen

Wählen Sie oben im Stundenzettel Vorschläge löschen aus, um alle vorgeschlagenen Stunden zu löschen. Wählen Sie Vorschläge wiederherstellen aus, um sie wiederherzustellen. 

Zeile löschen

Verwenden Sie das Papierkorbsymbol, um Zeilen aus Ihrem Stundenzettel zu entfernen.

Wenn Sie die Zeit in Halbtagen oder Stunden und Minuten erfassen, werden beim Entfernen einer Zeile mit vorgeschlagener Zeit die Vorschläge für jeden Zeiteintrag in dieser Zeile gelöscht. Sie können Projektzeilen von Projekten oder Phasen, denen Sie zugewiesen sind, nicht entfernen.

Gesperrte Zeit ändern

Um den Stundenzettel zu entsperren, wenden Sie sich an eine*n RM-Admin oder eine*n Portfoliobearbeiter*in, um zu erfahren, wann Zeiteinträge gesperrt werden.

Zeit für andere Personen bestätigen

RM-Admins und Portfoliobearbeiter*innen können Zeit für alle lizenzierten Benutzer*innen eingeben und bestätigen. Stundenzettel für verwaltete Ressourcen sind schreibgeschützt, unabhängig von der Berechtigungsstufe.

Verfolgen Sie Ihre Aktivitäten für einen bestimmten Tag

1. Gehen Sie zu Ihrem Zeiterfassungsblatt. (Hinweis: Meine Arbeit > Zeit & Ausgaben > Zeiterfassung)

2. Wählen Sie Tag in der oberen rechten Ecke Ihres Zeiterfassungsblatts aus.

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Zeit mehrerer Kategorien nachverfolgen

Wenn Sie in Ihrem Konto die aufgeschlüsselte Zeiterfassung verwenden, können Sie in der Tagesansicht die Zeit mehrerer Kategorien eines Projekts nachverfolgen.

1. Wählen Sie in der Tagesansicht das Plus-Symbol neben Ihrer vorgeschlagenen Zeit aus.
2. Wählen Sie ein vordefiniertes Projekt oder eine Zeitkategorie aus. Wenn Ihr Konto keine Kategorien hat, wählen Sie + Fügen Sie eine neue leere Zeile hinzu aus, um mehrere Notizen für die Projekte dieses Tages hinzuzufügen.

Sie können auch Zeit für „Sonstiges“ melden auswählen, um die außerhalb Ihrer zugewiesenen Projekte gearbeitete Zeit zu erfassen.

Verwenden Sie den Timer

Wenn Sie in Ihrem Konto die Stunden- und Minutenerfassung oder die aufgeschlüsselte Zeiterfassung nutzen, können Sie zur Dokumentation Ihrer täglichen Aktivitäten eine Zeitmessung durchführen. Sie können nur einen Timer gleichzeitig laufen haben.

Starten Sie den Timer

1. Wechseln Sie in Ihrer Zeiterfassung zur Tagesansicht.
2. Halten Sie den Mauszeiger über die Zeile unter dem Projekt oder der Phase, an der Sie arbeiten möchten, und wählen Sie Timer starten aus. Das Spinner-Symbol zeigt Ihnen, dass der Timer läuft.

Sie können Ihr Browserfenster schließen oder minimieren; der Timer läuft weiter. 

3. Wenn Sie fertig sind, fügen Sie die Zeit Ihrem Zeiterfassungsblatt hinzu oder schließen Sie den Timer, ohne die Zeit hinzuzufügen.

Haben Sie vergessen, den Timer zu stoppen? 

• Wenn er noch läuft, schließen Sie ihn und schätzen Sie, wie viele Stunden Sie gearbeitet haben.
• Wenn Sie einen neuen Timer gestartet haben, wurde der ursprüngliche Timer automatisch gestoppt und die erfasste Zeit dem zugehörigen Projekt hinzugefügt.

Ausgaben sind alle Projektkosten, bei denen es sich nicht um Arbeitskosten handelt. Sie können sowohl erstattungsfähige als auch nicht erstattungsfähige Ausgaben nachverfolgen.

Ausgaben hinzufügen

1. Wählen Sie in der oberen Navigationsleiste Meine Arbeit aus.
2. Wählen Sie Zeit und Ausgaben und dann Ausgaben aus.
3. Wählen Sie Eine Ausgabe hinzufügen.
4. Füllen Sie das Ausgabenformular aus und wählen Sie dann Hinzufügen aus.
5. Wählen Sie Zur Genehmigung einreichen aus.

Über die mobile Seite können Sie Ihre Zeiten von unterwegs aus erfassen und Ihren Status festlegen. 

Alle lizenzierten Benutzer können Resource Management über die mobile Website anzeigen.

Sie können auch von unterwegs Zeit eintragen. Das Einreichen von Zeit zur Genehmigung ist über die Mobil-App allerdings nicht möglich.

Rufen Sie die Website über rm.smartsheet.com auf.

Zeit erfassen

Auf dem Stundenzettel werden Vorschläge für den heutigen Tag angezeigt. Wenn Sie sich bei der Arbeit an die Vorschläge halten, tippen Sie am Ende der Liste auf Bestätigen.

Tippen Sie bei einem Eintrag auf die Stunden, um die Einstellungen zu ändern.

Verknüpfungen verwenden

Das Raster „Verknüpfung“ zeigt einige Zeiteinträge an, die Sie durch einmaliges Tippen hinzufügen können. So müssen Sie Ihre Zeit nicht über die Tastatur eingeben. Die Spalte links zeigt ganze Stunden an. In den anderen Spalten können Sie zusätzliche Stundenbruchteile eingeben, z. B. 2,5 Stunden.

Benutzerdefinierte Zeit eingeben 

Wenn der gewünschte Eintrag nicht in der Liste der Verknüpfungen aufgeführt ist, tippen Sie auf Benutzerdefiniert und geben Sie die genauen Stunden und Minuten ein.

Nicht aufgeschlüsselte Zeiterfassung

So erfassen Sie Stunden und Minuten für jedes Projekt:

1. Tippen Sie auf Zeit für „Sonstiges“ melden.
2. Wählen Sie Projekt und/oder Phase aus.
3. Geben Sie die Zeit über das Raster „Verknüpfung“ ein.

Um einen Eintrag zu löschen, legen Sie dafür 0 Stunden fest.

Aufgeschlüsselte Zeiterfassung

Wenn Sie die aufgeschlüsselte Zeiterfassung verwenden, wählen Sie Kategorie und Notizen aus:

1. Tippen Sie auf Zeit für „Sonstiges“ melden.
2. Wählen Sie Projekt und/oder Phase aus.
3. Wählen Sie Kategorie aus.
4. Geben Sie die Zeit über das Raster „Verknüpfung“ ein.
5. Geben Sie optional Notizen ein oder tippen Sie auf Fertig.

Tippen Sie auf einen Projektnamen, um einen neuen aufgeschlüsselten Eintrag hinzuzufügen. Sie werden direkt zur Kategorie für dieses Projekt weitergeleitet. 

Weitere Aufgaben

• Tippen Sie auf die linke Seite des Eintrags, um Kategorien und Notizen zu ändern oder den Eintrag zu löschen.

• Um Zeiten für andere Tage als das heutige Datum einzutragen, scrollen Sie durch die Datumsliste. 

• Ändern Sie Ihren Status und Ihr Projekt und geben Sie oben in der App Notizen ein. 

Erfasse die Zeit für andere Leute

1. Wählen Sie in der Navigationsleiste Personen aus.
2. Wählen Sie die Person aus, deren Zeit Sie verfolgen möchten.
3. Wählen Sie auf der Profilseite Zeit und Ausgaben > Zeiterfassung aus.
4. Geben Sie Ihre Änderungen ein und wählen Sie dann Zur Genehmigung einreichen aus. 

Wenn Sie in Ihrem Konto ein Ressourcenadministrator oder Projektmanager sind und nichts passiert, wenn Sie die Arbeitszeittabelle auswählen, handelt es sich bei dieser Person um eine verwaltete Ressource, und Sie können die Zeit nicht in ihrem Namen verfolgen. Unter Kontoeinstellungen > Personen finden Sie eine Liste aller lizenzierten Resource Management-Benutzer, verwalteten Ressourcen und nicht verwalteten Ressourcen. 

Die empfohlenen Zeiteinträge helfen den Teammitgliedern dabei, einzuschätzen, wie viel Zeit sie für ihre Aufgaben aufwenden werden. Einige Teams stellen fest, dass sich der Plan von den tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden unterscheidet. 

Wählen Sie Vorschläge löschen, um jede Woche mit einer leeren Zeitkarte zu beginnen.

Es ist nicht möglich, die Zeitvorschläge für alle Benutzer Ihres Kontos zu deaktivieren.

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Erstellen Sie eine nicht abrechnungsfähige Phase, um nicht abrechnungsfähige Stunden zu erfassen.

RM-Administratoren, Portfoliobearbeiter und Projektbearbeiter können nicht abrechnungsfähige Stunden erstellen.

1. Öffnen Sie das Projekt und wählen Sie Projekteinstellungen oben rechts aus.
2. Links auf der Seite „Projektinformationen bearbeiten“, unter Phasen, wählen Sie Phase hinzufügen. aus.
3. Geben Sie im Feld Phasencode „Nicht abrechnungsfähig“ ein.
4. Wählen Sie unter Rechnungsraten Andere Rechnungsraten für diese Phase festlegen aus.
5. Aktualisieren Sie den Abrechnungssatz aller Personen auf 0 €.
6. Wählen Sie unten im Bildschirm Speichern aus.

Sie können das gesamte Projekt nicht abrechnungsfähig machen. Wenden Sie den Abrechnungssatz von 0 $ auf das gesamte Projekt an. 

So richten Sie ein internes Projekt für die Abwesenheitsplanung ein:

1. Erstellen Sie ein internes Projekt zur Darstellung der Urlaubszeit für das Jahr, z. B. „Urlaub 2020“.
2. Legen Sie das Start- und Enddatum des Projekts so fest, dass das gesamte Jahr abgedeckt ist (1. Januar bis 31. Dezember).
3. Erstellen Sie für jede Person eine Phase, die das komplette Jahr abdeckt.
4. Legen Sie in den Projekteinstellungen pro Phase ein Zeitbudget (in Stunden oder Tagen) fest, das die zulässige Urlaubszeit jeder Person im Jahr 2020 darstellt.
5. Weisen Sie eine Person der ihrem Namen im Projekt entsprechenden Phase zu, wenn sie Urlaub nimmt.

Jetzt können Sie einen nach Phasenname und dann nach Teammitglied gruppierten Zeitbericht erstellen, um die verbleibende Urlaubszeit jeder Person anzuzeigen.

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