Resource Management – Genehmigungen

Genehmigungs-Workflow aktivieren

RM-Admins können Genehmigungen für Zeit- und Ausgabeneinträge für ihre Organisation einrichten. 

1. Legen Sie in den Profileinstellungen der Person fest, wer Zeit und/oder Ausgaben genehmigt. 

2. Öffnen Sie die Kontoeinstellungen und navigieren Sie zum Abschnitt Approvals Workflow (Genehmigungs-Workflow).

Hier können Sie Folgendes tun:

• Den Genehmigungs-Workflow für Zeiten und Kosten aktivieren

• Einträge nach Genehmigung sperren

  Sie müssen diese Einstellung aktivieren, um sicherzustellen, dass Benutzer*innen keine zusätzliche Zeit oder Ausgaben zu genehmigten Einträgen hinzufügen können. Wenn diese Einstellung nicht aktiviert ist, können Benutzer*innen keine genehmigten Zeiten oder Ausgaben bearbeiten, aber sie können zusätzliche Zeiten oder Ausgaben zu genehmigten Einträgen hinzufügen.

• Projektinhaber*innen erlauben, die Zeiten und Ausgaben für Projekte zu genehmigen, deren Inhaber*innen sie sind
  • Bezieht Projektinhaber*innen automatisch als Genehmiger*innen für Personen ein, die ihren Projekten zugewiesen sind.
  • Projektinhaber*innen können nur Zeit oder Ausgaben für ihre eigenen Projekte einsehen und genehmigen.
• E-Mail-Benachrichtigungen für Zeit- und Ausgabengenehmigungen einrichten
  • Sendet eine E-Mail-Benachrichtigung an die Genehmiger*innen, wenn Zeit oder Ausgaben eingereicht werden.
  • Sendet eine Benachrichtigung und Notizen an die einreichende Person, wenn Zeit oder Ausgaben genehmigt oder abgelehnt werden.

Diese Einstellung ist getrennt von Aktivitätsbenachrichtigungen.

• Genehmiger*innen erlauben, eingereichte Zeit- und Ausgabeneinträge zu entsperren
  • Wenn diese Option deaktiviert ist, können nur RM-Admins die Zeit entsperren.

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Projektbasierte Genehmigungen

Wenn die Einstellung können Genehmigungen für ihre Projekte vornehmen (Können Genehmigungen für ihre Projekte vornehmen) für Projektinhaber*innen aktiviert ist, können Projektinhaber nur Zeit- und Ausgabeneinträge in ihren eigenen Projekten genehmigen. 

Team-, Abteilungs- oder andere Manager*innen können immer noch im Profil einer Person als Genehmiger*in festgelegt sein, um einspringen und Freistellungszeiten genehmigen zu können. Vorhandene Genehmiger*innen bleiben bestehen, wenn Project owners can approve time (Projektinhaber können Zeit für ihre Projekte genehmigen) für ihre Projekte aktiviert ist.

Wie Genehmigungen die angefallenen Stunden und Beträge prüfen

Durch die Aktivierung von Genehmigungen für Zeiteinträge werden genehmigte Stunden nur zu Kontoeinstellungen > Angefallene Stunden und Beträge hinzugefügt. 

Wenn Sie nur genehmigte Stunden erfassen, beschränkt Resource Management die Berechnungen für angefallene Projektstunden auf die genehmigte Zeit und wendet für Berichte einen Standardfilter für den Genehmigungsstatus an. Standardmäßig werden nur genehmigte Stunden als angefallen angezeigt. 

Wenn Sie den Filter für den Genehmigungsstatus ändern, können Sie Berichte nach nicht genehmigten Stunden filtern.

So wirken sich Genehmigungen auf angefallene Ausgaben aus

Durch die Aktivierung von Genehmigungen für Ausgaben werden genehmigte Ausgaben nur zu Kontoeinstellungen > Angefallene Ausgaben hinzugefügt. 

Wenn Sie nur genehmigte Ausgaben erfassen, begrenzt Resource Management die angefallenen Projektausgaben nur auf genehmigte Ausgaben.

Vergangene Zeit und Ausgaben gesammelt genehmigen

1. Öffnen Sie die Kontoeinstellungen.
   1. Wenn Sie in Resource Management in Smartsheet arbeiten, wählen Sie das Kebab-Menü oben rechts und dann Kontoeinstellungen aus.
   2. Wenn Sie in der eigenständigen Version von Resource Management arbeiten, wählen Sie Einstellungen > Kontoeinstellungen aus.
2. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Genehmigungs-Workflow und wählen Sie Massengenehmigung ausführen aus.
3. Wählen Sie Speichern und fortfahren aus.
4. Wählen Sie auf der Seite „Massengenehmigung ausführen“ die Optionen aus, die Sie verwenden möchten. Sie können alle Zeit- und Ausgabeneinträge oder beide bis einschließlich einem von Ihnen ausgewählten Datum genehmigen. Sie können auch festlegen, dass alle genehmigten Zeit- oder Ausgabeneinträge gesperrt werden, sodass Benutzer*innen keine zusätzlichen Ausgaben oder Zeiteinträge hinzufügen können. 
5. Wählen Sie Alle genehmigen aus.

Überprüfen Sie Ihre Auswahl. Sie können die Massengenehmigung nicht rückgängig machen.

Jeder aktive lizenzierte Benutzer in Ihrem Resource Management-Konto kann Zeit zur Genehmigung einreichen. RM-Administratoren können Zeit auch im Namen anderer einreichen – allerdings nur, wenn sie ein lizenzierter Benutzer sind (Zeit kann nicht für verwaltete Ressourcen nachverfolgt oder eingereicht werden).

1. Wählen Sie auf Ihrer Seite „Meine Arbeit“ den Tab Zeit & Ausgaben aus.
2. Geben Sie bei der Zeiterfassung die gewünschten Änderungen ein und wählen Sie dann Bestätigen aus. 
3. Wählen Sie unten im Stundenzettel Zur Genehmigung einreichen aus.

Personen können jederzeit Stunden einreichen, es ist jedoch gut, einen Zeitplan zu befolgen, der für Ihre Organisation funktioniert (täglich, wöchentlich, zweiwöchentlich usw.).

Fügen Sie eine Ressource als Teammitglied zu Ihrem Projekt hinzu, bevor Sie die Zeit genehmigen müssen. Eine Ressource, die kein Teammitglied ist, kann Zeit für ein Projekt einreichen, aber der Projektinhaber kann sie nicht sehen.

Tab „Genehmigungen“ für Teammitglieder

Alle Benutzer haben unter dem Tab „Genehmigungen“ die Ansicht „Meine Zeit & Ausgaben“. Sie können alle genehmigten, zur Genehmigung ausstehenden und abgelehnten Zeit- oder Ausgabeneinträge über den Tab „Genehmigungen“ Ihres persönlichen Profils anzeigen.

Eingereichte Zeit überprüfen

• Wählen Sie im Tab Genehmigungen Meine Zeit & Ausgaben aus. 

Die linke Seitenleiste enthält Filter, die Sie auf Ihre Zeiten und/oder Ausgaben anwenden können: 

• Zeitraum: Verwenden Sie einen voreingestellten oder benutzerdefinierten Datumsbereich. 
• Typ: Wechseln Sie zwischen Zeit und Ausgaben (wenn Ihre Organisation beides genehmigt). 
• Genehmigungsstatus: Zeigen Sie genehmigte, abgelehnte oder zur Genehmigung ausstehende Status an.

Zeit erneut einreichen

Sie können einen Stundenzettel jederzeit erneut einreichen, bevor er genehmigt wird. 

• Bearbeiten Sie den Zeiteintrag, den Sie anpassen möchten, und wählen Sie dann Erneut zur Genehmigung einreichen aus.

1. Wählen Sie auf der Seite Meine Arbeit die Option Zeit und Ausgaben und dann Ausgaben aus.

2. Wählen Sie Eine Ausgabe hinzufügen. 
3. Geben Sie Details für jede Ausgabe ein und wählen Sie Hinzufügen aus.
4. Wenn Sie alle Ihre Ausgaben hinzugefügt haben, wählen Sie Zur Genehmigung einreichen aus.

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Eingereichte Ausgaben prüfen

1. Wählen Sie Genehmigungen aus. 
2. Wählen Sie in der linken Seitenleiste Meine Zeit und Ausgaben aus. 
3. Verwenden Sie Filter, um Ausgaben zu finden:
   • Zeitraum: Verwenden Sie einen voreingestellten oder benutzerdefinierten Datumsbereich. 
   • Typ: Wechseln Sie zwischen Zeit und Ausgaben (wenn Ihre Organisation beides erfasst). 
   • Genehmigungsstatus: Zeigen Sie den Status „Genehmigt“, „Abgelehnt“ oder „Genehmigung ausstehend“ an.

Ausgaben erneut einreichen

Sie können einen Kostenbericht bearbeiten und erneut einreichen, bevor er genehmigt wird. Nachdem Sie den Zeiteintrag bearbeitet haben, wählen Sie Zur Genehmigung einreichen aus.

Genehmigungsfilter in Berichten

Verwenden Sie genehmigungsbasierte Filter, um Zeiteinträge basierend auf ihrem verknüpften Genehmiger oder Genehmigungsstatus anzuzeigen. Verwenden Sie beispielsweise einen Zeit- und Gebührenbericht, der nach Teammitglied gruppiert und nach Genehmigungsstatus gefiltert ist, um nicht eingereichte Stunden für jedes Teammitglied in der gesamten Organisation anzuzeigen.

• Genehmigt von: Sie können die Zeit filtern, die bestimmte Personen genehmigt haben.
• Genehmigungsstatus: Sie können die Zeiteinträge, die in Ihrem Bericht angezeigt werden, filtern, indem Sie genehmigte, ausstehende Genehmigung oder nicht eingereichte Zeit auswählen.

Sie können Berichtsdaten auch nach Genehmigungsstatus und nach Genehmiger gruppieren.

Wenn Sie einen Business- oder Enterprise-Smartsheet-Plan haben und Smartsheet-Authentifizierung verwenden, können Sie die Daten aus Ihren Berichten in Smartsheet analysieren und teilen. Siehe Erweiterte Berichte für Details.

Sie können die Sammelgenehmigung nicht rückgängig machen. 

1. Öffnen Sie die Kontoeinstellungen.
   1. Wählen Sie im Resource Management in Smartsheet das Kebab-Menü in der oberen rechten Ecke und dann Einstellungen aus.
   2. Wählen Sie in der eigenständigen Version von Resource Management Einstellungen > Kontoeinstellungen aus.
2. Auf der Seite Kontoeinstellungen scrollen Sie zu Genehmigungsworkflow und wählen Gesammelt genehmigen aus. und dann 
3. Wählen Sie Speichern und fortfahren aus. 
4. Auf der Seite "Sammelgenehmigung und Sperren" wählen Sie die Elemente aus, die Sie genehmigen möchten: Zeiteinträge, Ausgaben oder beides. 
5. Wählen Sie das Datum aus, an dem Sie alle Stunden oder Ausgaben sperren und gesammelt genehmigen möchten. 
6. Überprüfen Sie Ihre Einträge. Wenn Sie sicher sind, dass die Einstellungen stimmen, wählen Sie Gesammelt genehmigen aus. Dies sperrt alle Einträge, sodass Ihr Team keine weiteren Änderungen vornehmen kann.

Entsperren Sie eingereichte Zeit oder Ausgaben

Stellen Sie sicher, dass Sie Genehmigungen für Zeiteinträge aktiviert haben. Wenn Sie Genehmigungen für Zeiteinträge nicht aktivieren, wird der Tab Genehmigungen nicht auf Ihrer Profilseite angezeigt.

1. Öffnen Sie Ihre Mein Arbeitsbereich Seite.
2. Gehen Sie zu Genehmigungen > Genehmigeransicht. 
3. Wählen Sie in der Liste Genehmigungsstatus Genehmigt aus. 
4. Optional: Wählen Sie in der Liste „Zeitraum“ den Zeitplan des zu entsperrenden Zeitberichts aus:
   • Dieses Jahr
   • Dieses Quartal
   • Dieser Monat
   • Diese Woche
   • Letztes Quartal
   • Letzter Monat
   • Letzte Woche
   • Letzte 30 Tage
   • Benutzerdefinierter Datumsbereich: Wählen Sie die Start- und Enddaten aus, um einen bestimmten Zeitplan anzuzeigen
5. Wählen Sie in der Liste Personen eine oder mehrere Personen aus. Nachdem Sie eine Person ausgewählt haben, können Sie deren Zeit in der Genehmiger Ansicht sehen.
6. Gehen Sie zu dem Zeitbericht, den Sie entsperren möchten, und wählen Sie Entsperren aus.

Jetzt ist der von Ihnen entsperrte Eintrag mit Genehmigung ausstehend markiert. Sobald Sie den Eintrag bearbeitet haben, wird die Schaltfläche Erneut zur Genehmigung einreichen angezeigt.

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Erlauben Sie einem Genehmiger, eingereichte Zeit und Ausgaben zu entsperren

Wenn Sie ein Administrator sind und einen Genehmiger zum Entsperren von Zeit- und Ausgabenberichten berechtigen möchten, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Öffnen Sie Kontoeinstellungen.
   1. Wenn Sie in Resource Management in Smartsheet arbeiten, wählen Sie das Kebab-Menü oben rechts und dann Kontoeinstellungen aus.
   2. Wenn Sie in der eigenständigen Version von Resource Management arbeiten, wählen Sie Einstellungen > Kontoeinstellungen aus.
2. Wählen Sie im Abschnitt Genehmigungs-Workflow die Option Genehmiger zum Entsperren von Zeit und Ausgaben berechtigen aus.

Genehmigungs-Workflow aktivieren

RM-Admins können Genehmigungen für Zeit- und Ausgabeneinträge für ihre Organisation einrichten. Navigieren Sie in Kontoeinstellungen zum Abschnitt Approvals Workflow (Genehmigungs-Workflow).

• Wenn Sie in Resource Management in Smartsheet arbeiten, wählen Sie das Kebab-Menü oben rechts und dann Kontoeinstellungen aus.
• Wenn Sie in der eigenständigen Version von Resource Management arbeiten, wählen Sie Einstellungen > Kontoeinstellungen aus.

Hier können Sie Folgendes tun:

• Den Genehmigungs-Workflow für Zeiten und Kosten aktivieren

• Einträge nach Genehmigung sperren

  Sie müssen diese Einstellung aktivieren, um sicherzustellen, dass Benutzer*innen nach der Genehmigung von Einträgen keine zusätzliche Zeit oder Ausgaben hinzufügen können. Wenn Sie diese Einstellung nicht aktivieren, können Benutzer*innen genehmigten Zeiten oder Ausgaben nicht bearbeiten, aber sie können zusätzliche Zeit oder Ausgaben zu genehmigten Einträgen hinzufügen.

• Projektinhaber*innen erlauben, die Zeiten und Ausgaben für Projekte zu genehmigen, deren Inhaber*innen sie sind
• E-Mail-Benachrichtigungen für Zeit- und Ausgabengenehmigungen einrichten
• Genehmiger*innen erlauben, eingereichte Zeit- und Ausgabeneinträge zu entsperren

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Genehmigeransicht

Legen Sie fest, wer Zeit und Ausgaben in den Profileinstellungen einer Person genehmigt.

So rufen Sie die Genehmigeransicht auf:

1. Wählen Sie Meine Arbeit (in Ihrer Profilseite) aus.
2. Wählen Sie den Tab Genehmigungen aus.
3. Wählen Sie im linken Bereich die Option Genehmigeransicht aus.

Wenn Sie die Einträge genehmigen, ist dies Ihre Standardansicht. Projektbearbeiter*innen wird diese Ansicht standardmäßig angezeigt, wenn Projektinhaber*innen auch Genehmiger*innen sind. 

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Genehmigungen als Projektinhaber*in

Sie können Resource Management so konfigurieren, dass Projektinhaber*innen Zeit und Ausgaben für Projekte, deren Inhaber*innen sie sind, überprüfen und genehmigen können. Projektinhaber*innen sehen Zeiterfassungen für die Zeit im Zusammenhang mit Ihren Projekten, sehen aber keine Zeiten für Projekte, die anderen gehören.

Sie können die angezeigten Zeiterfassungen nach den folgenden Kategorien filtern:

• Zeitraum: Zeigen Sie Zeiterfassungen für dieses Jahr, dieses Quartal, diesen Monat, diese Woche, letztes Jahr usw. an. 
• Genehmigungsstatus: Zeigen Sie Zeiterfassungen nach ihrem aktuellen Genehmigungsstatus an.
  • Abgelehnt: Zeigen Sie Zeiterfassungen an, die Sie nicht genehmigt haben.
  • Genehmigt: Zeigen Sie die von Ihnen genehmigten Zeiterfassungen an.
  • Genehmigung ausstehend: Zeigen Sie Zeiterfassungen an, die Benutzer*innen zur Genehmigung eingereicht haben.
  • Nicht eingereicht: Zeigen Sie Zeiterfassungen an, bei denen Benutzer*innen auf den Wert zugegriffen haben, ihn aber nicht bearbeitet oder den Zeitplan akzeptiert haben.
  • [keine]: Zeigen Sie Zeiterfassungen von Benutzer*innen an, die noch keine Maßnahmen zu ihrem zugewiesenen Zeitplan ergriffen haben.
• Genehmiger: Zeigen Sie die Zeiterfassungen an, die Ihnen oder anderen Genehmiger*innen zugewiesen sind.
• Projektinhaber: Filtern Sie Zeiterfassungen nach ihren Projektinhaber*innen.
• Personen: Zeigen Sie Zeiterfassungen bestimmter Benutzer*innen an.
• Projekt: Zeigen Sie Zeiterfassungen an, die mit einem bestimmten Projekt verknüpft sind
• Kunde: Zeigen Sie Zeiterfassungen von Benutzer*innen an, die einem bestimmten Kunden zugewiesen sind.
• Disziplin: Zeigen Sie Zeiterfassungen nach der Art der Arbeit der Benutzer*innen an (z. B. HR oder IT)
• Rolle: Filtern Sie Zeiterfassungen nach der Rolle der Benutzer*innen (z. B. Manager*in oder Texter*in).
• Tags für Personen: Filtern Sie Zeiterfassungen nach den Tags für Personen der Benutzer*innen.
• Phasenname: Zeigen Sie Zeiterfassungen an, die mit einer bestimmten Projektphase verknüpft sind. 
• Projekt-Tags: Filtern Sie Zeiterfassungen nach ihrer Projektkategorie.
• Freistellungsart: Filtern Sie Zeiterfassungen nach den Freistellungsarten der Benutzer*innen.
• Fähigkeiten: Filtern Sie Zeiterfassungen nach den Fähigkeiten der Mitarbeiter*innen.

Die Genehmigeransicht gruppiert Zeiteinträge in wöchentliche Zeiterfassungen. Jede Zeiterfassung zeigt die für jedes Projekt erfassten Stunden pro Person und Woche.

Sie können die bestätigten und geplanten Gesamtstunden für jedes Projekt zusammen mit einer berechneten Differenz sehen (positiv für mehr als geplant, negativ für weniger als geplant).

Ressourcen, die Zeit für ein Projekt einreichen, sind für Projekt-Inhaber*innen nicht sichtbar, es sei denn, sie werden dem Projekt als Teammitglied mit Zeit für das Projekt hinzugefügt. 

Stellen Sie sicher, dass Sie diese Ressourcen als Teammitglied zu Ihrem Projekt hinzugefügt haben, um Zeit genehmigen zu können.

Projekt-Inhaber*innen können die eingereichte Zeit von Ressourcen, die anderen Projekten zugewiesen sind, nur unter folgenden Bedingungen anzeigen: 

• Sie haben mindestens Berechtigungen als Portfolio-Bearbeiter.
• Der*Die Projektinhaber*in kann Ressourcen genehmigen.
• Die Ressourcen sind als Teammitglieder Teil des Projekts und haben Zeit für das Projekt eingereicht. 

Stellen Sie sicher, dass Sie diese Ressourcen als Teammitglied zu Ihrem Projekt hinzugefügt haben, um Zeit genehmigen zu können.

Zeit- und Ausgabendetails anzeigen

Weitere Details finden Sie in den Zeiterfassungen, die Sie in der Genehmigeransicht sehen. 

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Zeiterfassungen oder Ausgaben-Sheets filtern 

Sie können Zeit für bestimmte Projekte statt für den gesamten Stundenzettel oder das gesamte Ausgaben-Sheet genehmigen. So zeigen Sie Zeiteinträge für ein bestimmtes oder mehrere Projekte an und genehmigen diese:

1. Verwenden Sie im linken Bereich die Filter für Projekt oder Projekt-Tags.
   • Nach dem Einrichten dieser Filter werden nur Zeiterfassungen für die von Ihnen ausgewählten Projekte oder Projektkategorien angezeigt. 
2. Wählen Sie in der Zeiterfassung Genehmigen und Sperren aus.

Dies wirkt sich nicht auf Einträge für Projekte aus, die Sie nicht im Filter ausgewählt haben.

So genehmigen Sie Zeit oder Ausgaben

Verwenden Sie Benachrichtigungen, um Personen zu informieren, wenn ihre Zeit- oder Ausgabeneinträge abgelehnt oder genehmigt werden.

Wählen Sie unten im Stundenzettel Genehmigen und Sperren aus, um den Zeit- oder Ausgabeneintrag zu genehmigen. 

Um sicherzustellen, dass Benutzer*innen keine Zeit oder Ausgaben zu genehmigten Einträgen hinzufügen können, aktivieren Sie die Einstellung, die Zeit- und Ausgabeneinträge nach der Genehmigung automatisch sperrt. Sie können dies im Abschnitt Approvals Workflow (Genehmigungs-Workflow) der Kontoeinstellungen tun. 

Eine Zeiterfassung oder ein Ausgaben-Sheet ablehnen

1. Geben Sie im unteren linken Bereich der Zeiterfassung oder des Ausgaben-Sheets eine Notiz in das Textfeld ein. 
   • Wenn Sie die Zeiteingabe ablehnen, ohne eine Notiz zu hinterlassen, werden Sie vom System aufgefordert, eine Notiz zu hinterlassen. 
2. Wählen Sie Ablehnen aus. 

Nach der Ablehnung einer Zeiterfassung oder eines ausgaben-Sheets, wird es auf Nicht eingereicht zurückgesetzt. Die einreichende Person muss den Zeit- oder Ausgabeneintrag anpassen und erneut zur Genehmigung einreichen. 

Meine Ansichten verwenden

Erstellen Sie eine oder mehrere gespeicherte Ansichten für verschiedene Szenarien. 

Wenn Sie eine gespeicherte Ansicht erstellen, können Sie leicht darauf zugreifen, indem Sie zu Meine Ansicht wechseln.

So erstellen Sie eine gespeicherte Ansicht 

1. Rufen Sie den Tab Genehmigungen auf. 
2. Wählen Sie im linken Bereich die Option Genehmigeransicht aus. 
3. Passen Sie im linken Bereich den gewünschten Zeitrahmen, den Genehmigungsstatus und andere Filter an. 
4. Scrollen Sie nach oben zu Meine Ansichten. 
5. Wählen Sie + Aktuelle Ansicht speichern aus.