Verfügbarkeit von Ressourcen

Sie können den Zeitplan sortieren oder filter, um zu sehen, wann Personen verfügbar sind, und um bestimmte Rollen oder Fähigkeiten zu finden, die Ihre Projekte benötigen. 

Sortieren Sie nach Verfügbarkeit, um mit der Person zu beginnen, die am meisten verfügbar ist. Wählen Sie als Nächstes Filter für den Zeitraum, die Projekttypen, Rollen und mehr aus, um zu sehen, wer in Ihrem Team Arbeiten mit bestimmten Kriterien abschließen kann. Verwenden Sie beispielsweise die Filter für Zeitraum, Projekttyp und Anzeige, um zu sehen, wer an einem priorisierten abrechenbaren Projekt arbeiten kann. 

1. Wählen Sie den Wert "Sortieren nach" (Standardmäßig Vorname) und wählen Sie Verfügbarkeit.

2. Wählen Sie den Wert "Zeitraum" und dann einen vordefinierten Zeitraum oder einen benutzerdefinierten Datumsbereich aus.

   Die blaue Hervorhebung im Zeitplan zeigt den Zeitraum an. 

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3. Wählen Sie den Wert "Projekttyp" und dann das Kontrollkästchen Bestätigt aus.

   Die Verwendung dieses Filters berechnet die Auslastung Ihres Teams vorübergehend neu und zeigt interne und vorläufige Projektzuweisungen in Grau an.

4. Wählen Sie den Wert "Anzeige" und dann die für die Arbeit erforderlichen Fähigkeiten aus, die Sie zuweisen müssen.

   Sie haben eine Liste von Personen, die Ihren Kriterien entsprechen, in der Reihenfolge von am meisten verfügbar bis am wenigsten verfügbar.

1. Wählen Sie im oberen Navigationsbereich Zeitplan aus. 
2. Wählen Sie das Menüsymbol (unter Mein Arbeitsbereich), um das Menü zu erweitern.
3. Wählen Sie Personen aus. Rot zeigt an, dass die Person überlastet ist. 

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4. Verwenden Sie das Auf- oder Abwärtspfeil, um die Details des Zeitplans einer Person zu erweitern oder zu reduzieren.

Verfügbarkeit, Überbuchung und die Zuordnungs-Heatmap werden nur für bis zu 60 Tage in der Vergangenheit angezeigt.

Siehe Zuweisung für nur eine Person

Wählen Sie in der linken Seitenleiste unter Personenfilter Teammitglied aus und deaktivieren Sie dann die Kontrollkästchen für alle anderen Namen.

Wenn die Zuweisung eines Teammitglieds nicht angezeigt wird, fügen Sie ein Startdatum in ihrem Profil hinzu.

Standardmäßig hat eine Arbeitswoche in Resource Management fünf Tage. Die Arbeitswoche beginnt am Montag, sodass Samstag und Sonntag arbeitsfreie Tage sind.

Ihr Team könnte an vier Tagen die Woche arbeiten, wenn Mitglieder von Freitag bis Sonntag nicht verfügbar sind, oder einige Teammitglieder könnten jeden Tag in der Woche arbeiten. Einige Unternehmen betrachten Freitag und Samstag als arbeitsfreie Tage und Sonntag als Beginn der Arbeitswoche. Sie können die Länge der Arbeitswoche je nach Bedarf anpassen.

Arbeitswoche festlegen

1. Öffnen Sie die Kontoeinstellungen.
   1. Wenn Sie über Smartsheet in Resource Management arbeiten, wählen Sie das Dreipunkte-Menü oben rechts und dann Kontoeinstellungen aus.
   2. Wenn Sie in der eigenständigen Version von Resource Management arbeiten, wählen Sie Einstellungen > Kontoeinstellungen aus.
2. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Zeiterfassung. 
3. Geben Sie in den folgenden Feldern Details zu Ihrer Arbeitswoche ein:
   • Arbeitsstunden pro Tag 
   • Arbeitstage pro Woche 
   • Anfang der Arbeitswoche
4. Wählen Sie Speichern aus. 

Auf der Seite Zeitplan werden arbeitsfreie Tage als hellgraue vertikale Bänder angezeigt. Resource Management berücksichtigt arbeitsfreie Tage (gesetzliche Feiertage oder Wochenenden) bei Verfügbarkeitsberechnungen nicht.

Feiertage verwalten 

Gesetzliche Feiertage 

Gesetzliche Feiertage gelten an allen Standorten und werden als Nicht-Arbeitstage angezeigt.

Bevor Sie beginnen

Teilzeitverfügbarkeit hat Vorrang vor gesetzlichen Feiertagen. Wenn Sie beispielsweise mit einer Teilzeitkraft arbeiten, die an einem gesetzlichen Feiertag Zuweisungen hat, wird diese Person für den Feiertag als verfügbar angezeigt. 

Um die Teilzeitkraft an einem gesetzlichen Feiertag als nicht verfügbar anzuzeigen, entfernen Sie ihren Teilzeitverfügbarkeitsplan für diesen Tag.

1. Öffnen Sie die Kontoeinstellungen.
2. Wählen Sie im linken Menü Gesetzliche Feiertage aus. 
3. Geben Sie die Details für den Feiertag ein.
4. Wählen Sie Hinzufügen aus. 

Sie müssen Feiertage einzeln hinzufügen. Sie können nicht mehrere auf einmal hinzufügen. 

Regionale Feiertage

Erstellen Sie für Ereignisse, die nur in bestimmten Standorten gelten, eine Freistellungsart (z. B. regionaler Feiertag) und weisen Sie sie nach Bedarf zu.

1. Öffnen Sie die Kontoeinstellungen.
2. Wählen Sie im linken Menü Freistellungsarten aus.
3. Geben Sie die Details für den Feiertag / die Freistellungsart ein.
4. Wählen Sie Hinzufügen aus. Wenn Sie eine neue Freistellung hinzufügen, wird diese als Zuweisungsoption angezeigt. 

Arbeitstage mit Freistellung werden nicht automatisch vom Budget abgezogen. Zeit, die für eine Freistellung vorgesehen ist, gilt als verfügbare Zeit.

Projektzuweisungen entfernen, die sich mit regionalen Feiertagen überschneiden

Sie können das Entfernen sich überschneidender Zuweisungen nicht rückgängig machen. Überprüfen Sie Ihren Zeitplan, bevor Sie diese Änderung vornehmen.

1. Wählen Sie die Zuweisung und dann Zuordnung aus.
2. Wählen Sie Sich überschneidende Zuweisungen entfernen aus.

So fügen Sie einer Person im Zeitplan Abwesenheitszeit hinzu:

1. Wählen Sie die Personenansicht des Zeitplans aus. 
2. Wählen Sie die Zeile und den Datumsbereich, in dem Sie die Abwesenheit hinzufügen möchten. 
3. Wählen Sie Neue Zuweisung und suchen oder scrollen Sie zur Art der Abwesenheit, die Sie hinzufügen möchten. 
4. Wählen Sie unten in der Liste eine Art der Abwesenheit aus. Die Abwesenheit wird im Zeitplan angezeigt. 

Neue Zuweisungen, einschließlich Abwesenheit, werden im Zeitplan standardmäßig für eine ganze Woche angezeigt.

• Passen Sie die Dauer der Zuweisung durch Ziehen mit der Maus an. Sie können die Dauer auch anpassen, indem Sie die Abwesenheit auswählen und die Daten manuell ändern.
• Wählen Sie die Abwesenheit aus, um die Zuordnung anzupassen.

Im Gegensatz zu Feiertagen und Wochenenden zieht Resource Management Abwesenheitsstunden in Verfügbarkeitsberechnungen nicht automatisch ab. Als Abwesenheit eingeplante Stunden werden wie Arbeitsstunden behandelt.

Es empfiehlt sich, die Zuweisungen nach dem Hinzufügen von Abwesenheit aufzuteilen.

Abwesenheit ist nur im Zeitplan sichtbar und gleicht einem Projekt. Da es sich jedoch nicht um ein Projekt handelt, wird es im Integrationsbereich in Smartsheet nicht angezeigt. Sie können unabhängig vom Tab „Zeitplan“ Berichte erstellen, um eine Zusammenfassung der in Anspruch genommenen Abwesenheit aller Ressourcen zu erhalten.

Die Standardarbeitswoche für Ihre Organisation wird auf der Seite Kontoeinstellungen festgelegt. Diese Standardarbeitswoche stellt Informationen für den Prozentsatz des Zuordnungsziels des Zeitplans bereit, sodass Sie Ihr Team für 100 % seiner verfügbaren Zeit einplanen können. Zum Beispiel wären 40 Stunden pro Woche eine Zuordnung von 100 %.

Legen Sie die Verfügbarkeit für eine bestimmte Person fest:

1. Öffnen Sie die Kontoeinstellungen.
   1. Wenn Sie in Resource Management in Smartsheet arbeiten, wählen Sie das Kebab-Menü oben rechts und dann Kontoeinstellungen aus.
   2. Wenn Sie in der eigenständigen Version von Resource Management arbeiten, wählen Sie Einstellungen > Kontoeinstellungen aus.
2. Wählen Sie Personen. aus.
3. Wählen Sie den Namen der Person aus und nehmen Sie im Abschnitt Verfügbarkeit Änderungen vor.

Es sind nur Zuweisungen betroffen, die erstellt oder geändert wurden, nachdem Sie die Einstellung für die Teilzeitverfügbarkeit festgelegt haben; möglicherweise müssen Sie bestehende Zuweisungen anpassen, um die aktualisierte Verfügbarkeit widerzuspiegeln. Frühere Zuweisungen zeigen weiterhin die Vollzeitverfügbarkeit an. 

Wenn eine Person an einem bestimmten Tag null Stunden verfügbar hat, gilt dieser Tag als Nicht-Arbeitstag. Zuweisungen, die sich mit einem Nicht-Arbeitstag überschneiden, werden aus den Stundenzettelempfehlungen entfernt und zählen in Berichten nicht zum Projektbudget

Zeitempfehlungen (unbestätigte Stunden) werden nicht geplant, wenn jemand nicht verfügbar ist.

Ersten und letzten Arbeitstag festlegen

Teammitglieder werden vor ihrem ersten und nach ihrem letzten Arbeitstag als nicht verfügbar angesehen. 

1. Gehen Sie zur Seite Personen und wählen Sie Profil bearbeiten aus. 
2. Geben Sie im Abschnitt Verfügbarkeit den ersten und letzten Arbeitstag ein. 

Feste Teilzeitverfügbarkeit festlegen

Für Personen mit einer Verfügbarkeit, die von den Standardeinstellungen abweicht: 

1. Öffnen Sie das Profil der Person, deren Verfügbarkeit angepasst werden muss, indem Sie zu Kontoeinstellungen > Personen. navigieren.
2. Wählen Sie Teilzeitverfügbarkeit hinzufügen im Profil der Person aus.
3. Geben Sie in den Feldern Startdatum und Enddatum die Daten ein: Geben Sie das Start- und Enddatum ein, um anzugeben, wann die Arbeitsdauer von der Standardarbeitswoche für Ihre Organisation abweicht. 

Wenn die Einzelperson für eine unbestimmte Zeit Teilzeitverfügbarkeit haben soll, lassen Sie das Feld Enddatum leer.

Vorübergehende Teilzeitverfügbarkeit festlegen

Wenn eine Person während eines bestimmten Zeitraums vorübergehend nicht verfügbar ist, legen Sie in ihrem Profil eine Sperrung der Teilzeitverfügbarkeit fest:

1. Navigieren Sie zu Kontoeinstellungen > Personen.
2. Wählen Sie Teilzeitverfügbarkeit hinzufügen im Profil der Person aus.
3. Wählen Sie im Feld Startdatum den ersten Tag aus, an dem der Tag als nicht verfügbar angezeigt werden soll, und im Feld Enddatum das Datum für den letzten Tag aus, an dem die Person nicht verfügbar sein wird. 
4. Geben Sie in den Feldern von Montag bis Sonntag für diese Teilzeitsperrung 0 ein.

Resource Management zeigt dann an, dass diese Person nicht mehr verfügbar ist.