Resource Management – Navigieren im Zeitplan

Zeitplan verwenden

Auf dem Zeitplan können Sie diese Dinge tun:

• Projektzuweisungen überprüfen
• Den Projektstatus einsehen und aktualisieren
• Den Zeitplan nach Tag, Woche oder Monat anzeigen
• Die Projektzuweisung unter Berücksichtigung zu wenig und zu sehr ausgelasteter Teammitglieder nach Bedarf anpassen
• Teammitglieder, Fähigkeiten oder Rollen für neue Projekte finden
• Personen Projekten zuweisen
• Personen nach Rolle oder Verfügbarkeit sortieren
• Den Zeitplan nach Personen (Teammitglieder, Standard) oder Projekt anzeigen
• Mithilfe des Filtermenüs in der oberen linken Ecke des Zeitplans können Sie zwischen den Ansichten wechseln. 
• Vergrößern oder verkleinern Sie über die Tages-, Wochen- oder Monatsansicht in der oberen linken Ecke.
• Scrollen Sie mit den Pfeiltasten auf Ihrer Tastatur monatlich durch den Zeitplan.

Ansicht der Leute

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In der Personenansicht werden die Teammitglieder in der linken Spalte angezeigt, wobei die Projekte den Teammitgliedern auf der gesamten Zeitleiste zugewiesen sind.

Die Verfügbarkeit wird als hellgrauer Block angezeigt. Wenn die Person überlastet ist, werden rote Warnungen im Zeitplan angezeigt. Graue vertikale Balken zeigen Wochenenden und Feiertage an. Verwenden Sie die Zuordnungs-Heatmap, um überlastete Teammitglieder zu identifizieren.

Die Zuweisungen jeder Person werden in den Zeiterfassungen angezeigt. Wenn Sie eine Aufgabe im Zeitplan ändern, wird diese Änderung in den entsprechenden Arbeitszeittabellen wiedergegeben.

Ansicht Projekte

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In der Projektansicht werden Projekte in der linken Spalte angezeigt, und die Projektdauer wird auf der Zeitleiste angezeigt.

Halten Sie den Mauszeiger über das Projekt, um einen schnellen Überblick zu erhalten. Wählen Sie das Projekt aus und klicken Sie dann auf Details anzeigen oder Details ausblenden.

Kapazitätsansicht

In der Kapazitätsansicht wird Ihre ausgewählte Gruppierung (Disziplin oder Rolle) in der linken Spalte und die Gruppenkapazität und -auslastung in der monatlichen Zeitachse angezeigt.

• Blaue Felder zeigen an, dass das Team entweder voll ausgelastet ist oder neue Aufgaben übernehmen kann. 
• Rote Zellen geben Einblicke in überlastete Gruppen. 
  • Hellrote Bereiche zeigen an, dass die Auslastung der Gruppe zwischen 100 % und 150 % liegt. 
  • Dunkelrote Bereiche zeigen an, dass die Auslastung der Gruppe mehr als 150 % beträgt. Klicken Sie auf eine beliebige Zelle, um die Zuordnungs-Heatmap aufzurufen und Zuweisungen zu aktualisieren.

Erfahren Sie mehr über Capacity View. 

Aktion rückgängig machen oder wiederherstellen

Machen Sie Änderungen am Zeitplan während einer aktiven Browsersitzung rückgängig oder stellen Sie sie wieder her. Sie können bis zu 100 gängige Zeitplanänderungen rückgängig machen oder wiederherstellen, wie z. B. das Erstellen, Entfernen oder Ändern von Zuweisungen.

Wenn Sie die Seite aktualisieren, den Inhalt filtern oder zwischen Personen- und Projektansichten wechseln, wird Ihr Rückgängig-Verlauf gelöscht.

Die folgenden Aktionen können nicht rückgängig gemacht werden: 

• Entfernung sich überschneidender Zuweisungen
• Zuweisungen aufteilen
• Zuweisungen wiederholen
• Projekt oder Phase verschieben
• Projekttyp ändern

So machen Sie eine Änderung im Zeitplan rückgängig oder stellen sie wieder her:

• Wählen Sie in der Zeitleiste Rückgängig machen/Wiederherstellen aus. Sie können „Rückgängig machen/Wiederherstellen“ auswählen, um mehrere Aktionen rückgängig zu machen oder wiederherzustellen.
• Geben Sie auf der Tastatur „Strg + Z“ (PC) oder „Befehlstaste + Z“ (Mac) ein, um eine Aktion rückgängig zu machen und „Strg + Y“ (PC) oder „Befehlstaste + Y“ (Mac), um eine Aktion wiederherzustellen.

Was ist auf dem Zeitplan? 

Im Zeitplan werden alle Projektzuweisungen Ihrer Organisation angezeigt.

Der Zeitplan erfasst den abgesegneten Plan (wie Projekte verlaufen sollen) und sollte angepasst werden, wenn sich die Projektpläne ändern (basierend darauf, wie sie tatsächlich verlaufen). Der Zeitplan kann in Tagen, Wochen oder Monaten angezeigt werden, oder Sie können hinein- oder herauszoomen, um die gewünschte Ansicht zu erhalten.

Projektzuweisungen sind in folgende Farben unterteilt:

• Blau: Bestätigte Projekte
• Grau: Vorläufige Projekte
• Violett: Interne Projekte
• Orange: Urlaub, Krankheit oder andere persönliche Ereignisse (anpassbar in Kontoeinstellungen)

Verwenden Sie den Zeitplan, um Verfügbarkeit und Planung zu überwachen und die einzelnen Zuweisungen nach Bedarf anzupassen. Suchen Sie nach Personen, Fähigkeiten oder Rollen, um festzustellen, wann neue Projekte gestartet werden können.

Der Zeitplan und die Projektseiten arbeiten zusammen. Wenn Sie eine Änderung an einer Stelle vornehmen, wird die andere in Echtzeit aktualisiert und reflektiert die Auswirkungen der Änderung.

Der Zeitplan zeigt Verfügbarkeit, Überbuchung und eine Zuordnungs-Heatmap für bis zu 60 Tage in der Vergangenheit an.

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Zeitplanansichten

Es gibt drei Zeitplanansichten:

• Kapazität
• Personen
• Projektmanagement-Gantt-Diagramm

Kapazität

Jede Person hat eine vorgegebene Verfügbarkeit bei einem Kapazitätsziel von 100 %. Der Zeitplan zeigt die Kapazität in hellgrauen Balken für „unter Kapazität“ und roten Balken für „über Kapazität“ an.

• Hellgraue Balken: Zeigen die Verfügbarkeit und die Stunden bis zur vollen Kapazität an (je nachdem, was 100 % für sie bedeutet).
• Rote Balken: Zeigen an, wie viele Stunden die Person oder der Platzhalter überlastet ist.

Auswirkungen von Start- und Enddaten auf die Kapazität

Personen haben vor ihrem ersten Arbeitstag und nach ihrem letzten Arbeitstag null verfügbare Stunden. Wenn beispielsweise der letzte Arbeitstag einer Person vorüber ist (z. B. der 31. Dezember 2020), werden alle Projekte, die dieser Person nach diesem Datum zugewiesen sind, in ihrer Zeiterfassung und im Bericht über Zeit und Gebühren nicht angezeigt.

Um eine Person für neue oder aktualisierte Zuweisungen verfügbar zu machen, können Sie ihren letzten Arbeitstag entfernen. Diese Aktion aktualisiert jedoch nicht automatisch bestehende Zuweisungen.

Um die bestehenden Zuweisungen einer Person neu zu generieren, müssen Sie deren Zuweisungszuordnung ändern. Ändern Sie einfach die Zuordnung von ihrem aktuellen Format (z. B. Stunden/Tag, Prozentsatz oder Gesamtstunden) in ein anderes Format. Diese Aktion löst ein Update aus, wodurch die vorgeschlagenen Stunden der Person in ihrer Zeiterfassung und in Ihrem Bericht über Zeit und Gebühren angezeigt werden.

Gantt-Ansicht

Um eine Gantt-Ansicht aller Projektzeitpläne anzuzeigen, wechseln Sie zur Projektansicht und verwenden Sie dann die dynamische Zoom-Funktion (den horizontalen Schieberegler links oben). Diese Ansicht ordnet Projekte sequenziell nach ihren Start- und Enddaten. Projekte mit kürzlich verstrichenen Enddaten befinden sich am unteren Ende des Bildschirms.

Bestätigte Zeit mit geplanter Zeit vergleichen

Zuweisungsaktualisierungen im Zeitplan fließen in die Zeiterfassungen; jedoch ändert bestätigte Zeit (aus Zeiterfassungen) den Zeitplan nicht. So können Sie die tatsächliche Zeit (aus Zeiterfassungen) mit dem Plan (dem Zeitplan) vergleichen.

Zuweisungen im Zeitplan werden nicht von Stunden beeinflusst, die Ihr Team ad hoc verfolgt, wie z. B. Krankheitszeiten oder nicht zugewiesene Projekte. Der Zeitplan spiegelt nur den Gesamtplan wider.

Wenn Sie Arbeit zuweisen oder Zuweisungen ändern, spiegeln die entsprechenden Projektseiten und Personen-Seiten automatisch die Änderungen wider.

Stunden zuweisen: fest oder flexibel

Bei der Zuordnung von Zuweisungen kann es sich um einen Prozentsatz der Zeit, Stunden pro Tag oder Gesamtstunden handeln. Sie können feste oder flexible Stunden verwenden.

Flexible Stunden

• Prozentsatz: Weist die Stunden gleichmäßig als Prozentsatz der verfügbaren Stunden zu (zum Beispiel: Joe wird 30 % seiner Zeit Projekt A zugewiesen)
• Stunden pro Tag: Weist eine genaue Anzahl von Stunden pro Tag zu, unabhängig von der Verfügbarkeit der Person (zum Beispiel: Joe wird 4 Stunden pro Tag Projekt A zugewiesen)

Flexible Stunden ermöglichen es Ihnen, die Zuweisung anzupassen, wenn Sie die Dauer des Projekts ändern. Wenn Sie beispielsweise die Zuweisung einer Person von 50 % für 6 Wochen auf 10 Wochen ändern, muss sie länger am Projekt arbeiten.

Feste Stunden

• Gesamt: Weist eine feste Anzahl von Stunden zu, die proportional zur Verfügbarkeit der Person für die Dauer der Zuweisung verteilt ist (zum Beispiel: Joe wird 20 Stunden Projekt A zugewiesen)

Feste Gesamtstunden behalten die gleiche Anzahl zugewiesener Stunden bei, unabhängig von der Zuweisungsdauer. Zum Beispiel wird einer Person, die in einem Zeitraum von 3 Wochen 100 Stunden an einem Projekt arbeiten soll, immer noch 100 Gesamtstunden zugewiesen, wenn das Projekt auf 6 Wochen verlängert wird.

Sie können zwischen den Zuordnungstypen wechseln oder den Plan nach Bedarf anpassen. Alle Änderungen am Zeitplan aktualisieren automatisch die Projektseite und vorgeschlagene Zeiteinträge für die Person. 

Zuweisungen, Teammitglieder oder Phasen hinzufügen

Erstellen Sie eine Zuweisung im Personenzeitplan

1. Wählen Sie in der oberen Navigation Zeitplan aus.
2. Wählen Sie in der linken Seitenleiste Personen aus.
3. Suchen Sie die Person, die Sie einem Projekt zuweisen möchten. Klicken Sie in deren Zeile im Zeitplan und wählen Sie dann Neue Zuweisung aus. 
4. Wählen Sie den Projekttyp oder die Freistellungsart aus, den oder die Sie zuweisen möchten. 

Der Eintrag erscheint im Zeitplan. 

Erstellen Sie eine Zuweisung im Projektzeitplan

1. Wählen Sie in der oberen Navigation Zeitplan aus.
2. Wählen Sie in der linken Seitenleiste Projekte aus.
3. Klicken Sie in der Projektansicht in die Projektzeile und wählen Sie dann Teammitglied hinzufügen. 
4. Wählen Sie das Teammitglied aus, das Sie dem Projekt zuweisen möchten. 

Der Eintrag erscheint im Zeitplan. 

Passen Sie die Phasendetails an 

Sie können Phasen verwenden, um Ihre Projekte anzupassen. 

• Ziehen Sie die Enden der Projektleiste, um Start- oder Enddaten anzupassen. 
• Wählen Sie eine Phase aus, um Teammitglieder hinzuzufügen oder die Start- und Enddaten festzulegen.
• Wählen Sie das Teammitglied aus, um seine Zuordnung zu bearbeiten (z. B. 20 % oder 10 Stunden pro Tag oder 50 Stunden insgesamt).

Sie können Arbeitszuweisungen im Zeitplan verwalten. Wenn Sie eine Zuweisung bearbeiten, werden die Projektseite und die vorausgefüllten Zeiteinträge auf den persönlichen Seiten automatisch aktualisiert.

Bearbeiten Sie eine Zuweisung

1. Wählen Sie die Zuweisungsleiste aus. 
2. Ändern Sie Daten, aktualisieren Sie eine Beschreibung oder nehmen Sie andere Änderungen vor.

Zuweisungen wiederholen

Möglicherweise müssen Sie dieselbe Aufgabe viele Male zuweisen. Wenn Sie eine Zuweisung wiederholen, bewahrt das Ressourcenmanagement den Zeitrahmen und die Zuweisung in allen Instanzen der Serie.

Wiederholung einer Zuweisung

1. Wählen Sie im Zeitplan die Zuweisung aus, die Sie wiederholen möchten.
2. Wählen Sie im Pop-up-Menü Wiederholen aus. 
3. Geben Sie ein, wie oft Sie die Zuweisung wiederholen möchten (wöchentlich, alle zwei Wochen usw.) und die Anzahl der Wiederholungen an.
4. Wählen Sie Aktualisieren und dann Bestätigenaus.

Sich wiederholende Zuweisungen entfernen

1. Wählen Sie im Zeitplan die Zuweisung aus, die Sie entfernen möchten.
2. Wählen Sie im Pop-up-Menü Neu zuweisen aus und wählen Sie dann die entsprechende Option aus:
   1. Diese Zuweisung nur 
   2. Diese & zukünftige Zuweisungen 
   3. Die gesamte Serie 

Arbeit neu zuweisen

1. Klicken Sie auf die Zuweisung und dann auf Neu zuweisen.
2. Überprüfen Sie die Ressourcen in Ihrer Organisation, die den Attributen der zugewiesenen Person entsprechen, und wählen Sie dann die Person, den Platzhalter oder den Standort aus, an den Sie die Arbeit neu zuweisen möchten.

Entfernen Sie Filter, um mehr Ressourcen in Ihrer Organisation zu sehen.

Entfernung sich überschneidender Zuweisungen

Wenn Sie die Zuweisung einer Person von mehreren Projekten auf ein einzelnes Projekt ändern möchten, können Sie sich überschneidende Zuweisungen entfernen. 

Sie können diese Änderung nicht rückgängig machen.

1. Wählen Sie die Zuweisung aus, die Sie beibehalten möchten.
2. Unter Zuordnung wählen Sie den Wert (zum Beispiel 8 Std./Tag) aus.
3. Wählen Sie Entfernen Sie sich überschneidende Zuweisungen aus.
4. Wählen Sie Bestätigen aus.

Wenn Sie sich überschneidende Projektzuweisungen entfernen, werden alle zugeordneten Stunden aus entfernten Zuweisungen wieder dem Projektbudget angerechnet.

Sie können auch jemanden von Projektzuweisungen entfernen, während er im Urlaub ist. Wählen Sie den Urlaub in Schritt 1 aus. 

Zuweisungen aufteilen

Sie können eine Zuweisung in Segmente aufteilen, um Verfügbarkeiten zu berücksichtigen oder Zeitplanprobleme zu lösen. 

Gehen wir beispielsweise davon aus, dass Sie Joe 4 Stunden täglich für ein Projekt über 3 Wochen zugewiesen haben. Während Sie den Plan verfeinern, möchten Sie jede Woche unterschiedliche Stunden zuweisen (6 Stunden für die erste Woche, 2 Stunden für die zweite Woche und 4 Stunden für die dritte Woche). Sie müssen das Projekt in Segmente aufteilen, und dann können Sie die Stunden für jedes Segment anpassen. 

1. Wählen Sie die Zuweisung an der ungefähren Stelle aus, an der Sie die Aufteilung vornehmen möchten.
2. Unter Zuordnung wählen Sie den Wert (zum Beispiel 40%) aus, und wählen Sie dann Aufteilen zwischen aus.
3. Wählen Sie Bestätigen aus.
4. Nachdem Sie die Zuweisung aufgeteilt haben, passen Sie die Zuordnung jedes Abschnitts nach Bedarf an. Sie können den Zuweisungsbalken auch auf verschiedene Daten verschieben.