Projekte in Resource Management erstellen

Neue Projekte werden auf der Projektportfolioseite Ihrer Organisation angezeigt.

Einzelne Projekte erstellen

So erstellen Sie ein neues Projekt:

1. Wählen Sie in der oberen rechten Ecke des Projektportfolios Neues Projekt aus.
2. Geben Sie einen Projektnamen und einen Projekttyp ein. Geben Sie bei Bedarf weitere Details ein. 
   • Kund*in: Wählen Sie eine*n Kund*in aus der Liste aus oder erstellen Sie eine*n neue*n.
   • Projektcode: Optionale interne Projektcodes.
   • Dauer: Geben Sie die Anzahl der Arbeitstage des Projekts an, um das Enddatum zu generieren. Zu wissen, wie viele Arbeitstage ein Projekt in Anspruch nehmen wird, ist nützlich für Projekte, die sich mit Feiertagen und Wochenenden überschneiden.
   • Benutzerdefinierte Felder: Ermöglicht es Ihnen, spezifische Informationen über Ihre Projekte und Personen hinzuzufügen und zu verfolgen.
   • Benachrichtigungen: Aktivieren oder schalten Sie Benachrichtigungen zu Änderungen am Projekt stumm.
   • Budgets: Erfahren Sie mehr über das Erstellen und Verwalten von Budgets.
   • Phasen: Erfahren Sie mehr über die Verwendung von Phasen für Projekte.
   • Rechnungssätze: Erfahren Sie mehr über die Konfiguration von Rechnungssätzen.
   • Zeiteinträge sperren/entsperren: Legen Sie fest, dass Zeiteinträge gesperrt werden sollen, wenn Ihr Team seine Stunden einreicht.
   • Projektinhaber*in: Geben Sie die Person an, die als Projektmanager*in oder erste*r Ansprechpartner*in für das Projekt fungiert. Sie können alle Personen auswählen, die berechtigt sind, Inhaber*innen eines Projekts zu sein, z. B. RM-Admins, Portfoliobearbeiter*innen oder Projektbearbeiter*innen.
3. Wählen Sie unten auf der Seite Speichern aus. Nun können Sie Personen zu Ihrem Projekt hinzufügen.

Projektmitglieder hinzufügen

Wenn weitere Stakeholder, wie z. B. ein Executive Sponsor, Zugriff auf das Projekt benötigen, können Sie sie als Projektmitglieder hinzufügen. Mitglieder können Projekteinstellungen bearbeiten, Zuweisungen vornehmen und Berichte zum Projekt ausführen.

So fügen Sie Projektmitglieder hinzu:

1. Öffnen Sie die Projekteinstellungen und wählen Sie dann Projektmitglieder aus.
2. Wählen Sie Mitglieder hinzufügen aus, wählen Sie die Personen aus, die Sie hinzufügen möchten, und wählen Sie dann Hinzufügen aus.

Aufgrund ihres eingeschränkten Zugriffs auf Resource Management können Sie Auftragnehmer nicht als Projektmitglieder hinzufügen.

3. Wählen Sie unten auf der Seite Speichern aus. Nun können Sie Personen zu Ihrem Projekt hinzufügen. 

Wenn sich die Berechtigungsstufe eines Projektinhabers zu Personalplaner, Portfolioreporter, Portfoliobetrachter oder Auftragnehmer ändert, wird die Zuweisung zu Projekten, deren Inhaber die Person ist, aufgehoben. Der Projekteigentümer für diese Projekte ist auf None gesetzt. 

Mehrere Projekte importieren 

Sie können auch mehrere Projekte gleichzeitig importieren, indem Sie eine Tabellenkalkulation verwenden. Erfahren Sie mehr über das Importieren mehrerer Projekte.

Ein Projekttyp ordnet allen Zuweisungen dieses Projekts eine bestimmte Farbe zu, sodass Sie leicht erkennen können, welche Arten von Projekten Ihrem Team im Zeitplan zugewiesen sind.

Es gibt drei Projekttypen: Bestätigt, vorläufig und intern.

RM-Administratoren, Portfoliobearbeiter und Projektbearbeiter können neue Projekte erstellen.

Bestätigte Projekte

Bestätigte Projekte stehen für genehmigte Projekte, an denen Ihr Team arbeiten kann. Sie werden im Zeitplan und den Projektseiten als blau angezeigt. Für Beratungsunternehmen sind diese Projekte in der Regel abrechnungsfähig und sind durch einen vom Kunden unterzeichneten Vertrag gültig.

Vorläufige Projekte

Vorläufige Projekte sind die, die Sie planen möchten, die aber noch nicht genehmigt sind. Sie werden im Zeitplan und den Projektseiten als grau angezeigt. 

Beratungsunternehmen können Projekte erstellen, bevor der vom Kunden unterzeichnete Vertrag vorliegt, indem ein Projekt als vorläufig deklariert wird. Durch die Erstellung vorläufiger Projekte können Sie sehen, welche Auswirkungen die Budgetierung des Projekts auf Ihren Ressourcenplan hat, bevor es beginnt. Sobald Sie den Vertrag unterzeichnet haben, können Sie den Projekttyp auf bestätigt ändern.

Überlegen Sie sich, wann Sie das Projekt zu Resource Management hinzufügen möchten. Viele Unternehmen fügen Projekte als vorläufig hinzu, wenn sie zu 75 % sicher sind, dass sie die Arbeit übernehmen.

Interne Projekte

Interne Projekte sind einzigartig für Ihr Team oder Unternehmen und werden im Zeitplan und den Projektseiten als lila angezeigt. Für Beratungsunternehmen sind diese Projekte in der Regel nicht abrechnungsfähig.

Wenn Sie Zeit in Resource Management nachverfolgen, erstellen Sie einige interne Projekte für Ihr Team, um deren Stunden für allgemeine Geschäftsaktivitäten wie Team-Meetings, Marketing oder Neugeschäftsentwicklung nachzuverfolgen.

Ändern Sie einen Projekttyp

Wenn Sie ein neues Projekt erstellen, wird der Projekttyp standardmäßig auf Bestätigt gesetzt. Sie können den Projekttyp aller Projekte, die Ihnen gehören, jederzeit ändern.

1. Auf der Projekte-Seite wählen Sie das Projekt aus.
2.  Wählen Sie die Schaltfläche Projekteinstellungen aus. 
3. Die Felder erscheinen im bearbeitbaren Format. Wählen Sie das Textfeld Projekttyp aus und wählen Sie dann den Projekttyp (Intern oder Vorläufig). 
4. Scrollen Sie zum unteren Bildschirmrand und wählen Sie die Speichern Schaltfläche aus. 

Wenn Sie zur Projektseite zurückkehren, haben sich der Projekttyp und die Farbe geändert.

Sie können Personen Phasen zuweisen und Analysen zu dieser Phase in mehreren Projekten nachverfolgen. Jede Phase kann eine eigene Dauer, ein eigenes Budget und einen eigenen Abrechnungssatz haben.   Phasen müssen nicht gleichzeitig ablaufen und haben keine Abhängigkeiten.

Sie können Phasen auch verwenden, um kleinere Projekte innerhalb einer größeren Kundenkampagne zu erstellen. Sie sind hilfreich, wenn Sie Kunden laufende Wartungsarbeiten anbieten oder an Projekten arbeiten, die nur wenige Tage lang sind.

Dem Zeitplan in Resource Management eine Phase hinzufügen

1. Klicken Sie im Zeitplan auf eine beliebige Leerfläche und wählen Sie Phase hinzufügen aus.
2. Wählen Sie einen Phasennamen aus den Standardoptionen (in den Kontoeinstellungen erstellt) oder geben Sie einen neuen Phasennamen ein.
3. Wechseln Sie zum Projektzeitplan, um das Start- und Enddatum der Phase anzupassen.

Wenn Ihr Projekt mit einem Sheet in Smartsheet verbunden ist, müssen Sie Phasen in Smartsheet erstellen und löschen. Weitere Informationen erhalten Sie unter Projektphasen zwischen Smartsheet und Resource Management integrieren. 

 Phasen benennen

So benennen Sie Phasen, 

1. Öffnen Sie die Kontoeinstellungen.
   1. Wenn Sie in Smartsheet in Resource Management arbeiten, wählen Sie das Drei-Punkte-Menü oben rechts und dann Kontoeinstellungen aus.
   2. Wenn Sie in der eigenständigen Version von Resource Management arbeiten, gehen Sie auf Einstellungen > Kontoeinstellungen.
2. Phasennamen auswählen
3. Geben Sie im Textfeld den Phasennamen ein und wählen Sie dann Hinzufügen aus.

Um bestehende Phasen zu löschen oder zu bearbeiten, wählen Sie die Phasenzeile und dann Löschen aus oder nehmen Sie Ihre Änderungen vor und wählen Sie Speichern aus.

So fügen Sie der Arbeitsliste eine Phase hinzu:

1. Wählen Sie auf der Arbeitsliste die Option + Phase aus.
2. Geben Sie den Phasennamen ein und drücken Sie dann die Eingabetaste.
3. Wählen Sie die neue Phase aus und bearbeiten Sie ihre Einstellungen im rechten Bereich.

Phasenbudgets

Wenn Ihr Projekt Phasen hat, können Sie für jede Phase ein bestimmtes Budget nachverfolgen. Legen Sie dies auf der Seite „Projekteinstellungen“ fest. Diese Option bietet Ihnen eine Tabelle, in der Sie das Budget auf verschiedene Phasen aufteilen können.

Das [nicht phasenspezifische] Budget wird dem Gesamtprojekt zugewiesen. Die für das Gesamtprojekt (anstelle einer bestimmten Phase) gemessenen oder geplanten Stunden werden in dieser Kategorie nachverfolgt.

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Phasenspezifische Abrechnungssätze

In den Phaseneinstellungen können Sie spezifische Abrechnungssätze für eine Phase festlegen. Wenn Sie dies tun, übernehmen die für diese Phase erfassten Stunden die phasenspezifischen Abrechnungssätze.

Wenn Sie für die verschiedenen Projektrollen unterschiedliche Abrechnungssätze verwenden, sollten Sie phasenspezifische Sätze festlegen.