Budgets in Resource Management erstellen und verwalten

RM-Administratoren können für ein Konto Budgets erstellen und verwalten.

Alle Budgets befinden sich in den Projekteinstellungen. Um darauf zuzugreifen, rufen Sie das Projekt auf, das Sie überprüfen möchten, und wählen Sie Projekteinstellungen aus.

Zeitbudgets

Ein Zeitbudget ist die in Arbeitsstunden oder Tagen ausgedrückte, einem Projekt zugeordnete Arbeit. Die Stunden Ihres Teams werden auf dieses Budget angerechnet.

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Gebührenbudgets

Das Gebührenbudget ist die in einem Währungsbetrag ausgedrückte, diesem Projekt zugeordnete Arbeit. Die geleisteten Arbeitsstunden Ihres Teams multipliziert mit den Rechnungsraten werden auf das Budget angerechnet.

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Ausgabenbudgets

Ausgaben sind nicht mit Arbeit zusammenhängende Projektkosten. Beispiele für Ausgaben sind Kosten, die bei der Beauftragung externer Lieferanten, der Bestellung von Prototypen oder für Reisen anfallen. 

Verwenden Sie Ausgabenkategorien, um die Kosten zu Beginn eines Projekts abzuschätzen und angefallene Ausgaben in diesen Kategorien nachzuverfolgen. Beispiele für Ausgabenkategorien sind Reisen, Materialien oder Berater*innen.

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Wenn Auftragnehmer*innen oder Berater*innen Ihres Projekts eine feste Gebühr für die geleistete Arbeit in Rechnung stellen, sollten Sie sie als Ausgaben und nicht als Projektarbeit angeben. Schätzen Sie die Gebühren und geben Sie dann ihre Kosten ein, wenn Sie die Rechnungen erhalten.

Ausgaben nach Kategorie budgetieren

Verwenden Sie Kategorien, um bestimmte Ausgaben abzuschätzen und nachzuverfolgen. Sie können vordefinierte Kategorien verwenden oder Ihre eigenen erstellen. 

Wenn Sie Ihrem Budget eine vordefinierte Ausgabenkategorie hinzufügen, werden für diese Kategorie Kostenvorschläge angezeigt. Für Kategorieelemente können Sie die vorgeschlagenen Kosten verwenden oder die Kosten mithilfe des Rechners festlegen.

Schätzen Sie beispielsweise die Reisekosten für ein Projekt mit dem Tool für die Kostenverfolgung oder budgetieren Sie die Zeit, die Sie voraussichtlich für Marketing, abrechnungsfähige Aufgaben oder Meetings benötigen mit dem Gebühren- oder dem Zeit-Tracker.

Für neue Projekte wird die Standardrechnungsratenmatrix Ihrer Organisation aus den Kontoeinstellungen verwendet. Wenn Sie Gebühren für ein Projekt nachverfolgen, multiplizieren Sie die angefallenen Stunden mit dem Rechnungssatz. Das Ergebnis sind die angefallenen Gebühren für das Projekt (angefallene Stunden x Rechnungssatz = angefallene Gebühren für ein Projekt).

Um Rechnungsraten zu verwenden, erstellen Sie zunächst eine Standardrechnungsratenmatrix in den Kontoeinstellungen. 

Wenn Sie Rechnungsraten in der Standardmatrix ändern, gelten die Änderungen nur für neue Projekte. 

Individuelle Rechnungsraten

Wenn Sie benutzerdefinierte Raten für ein Projekt oder einen Kunden haben, bearbeiten Sie die Rechnungsraten in den Projekteinstellungen, sodass sie nur für dieses Projekt gelten. 

Rechnungsraten für Teammitglieder anzeigen oder bearbeiten

1. Rufen Sie das Projekt auf und wählen Sie oben rechts Projekteinstellungen aus.
2. Scrollen Sie nach unten zu Rechnungsraten. 

Unterschiedliche Rechnungsraten

Wenn Mitarbeiter mehr als eine Rate für ein Projekt aufweisen, können Sie für jede Phase des Projekts individuelle Raten festlegen. Wenn das Teammitglied Stunden für diese bestimmte Phase anmeldet, weist Resource Management die richtige Rechnungsrate für die Phase zu. 

Beispiel:

Tamika arbeitet als Creative Director und verdient 150 USD pro Stunde. Sie arbeitet am selben Projekt auch als Designerin und verdient dabei 100 USD pro Stunde. Legen Sie in den Projekteinstellungen die Rechnungsraten für jede Rolle von Tamika fest. 

Erstellen Sie dann zwei Phasen für das Projekt: Kreative Leitung und Design.

Weisen Sie Tamika nun beiden zu Phasen. Wenn Tamika Stunden erfasst oder Sie für eine der beiden Phasen im Zeitplan Zuweisungen erstellen, gelten die entsprechenden Raten.