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Blattzusammenfassungsberichte erlauben Ihnen die einfach Aggregierung von Zusammenfassungsfeldern von einem oder mehr Blättern in einem einzelnen Bericht, sodass Sie schnell kritische Informationen in einer Ansicht auf Portfolioebene einsehen können.
Blattzusammenfassungsinformationen werden basierend auf den Kriterien des Berichts angezeigt. Sie können dann schnell in Gruppen zusammengeführt und mit Funktionen zur Berechnung von Gesamtsummen zu Berichtsspalten zusammengefasst werden.
Blattzusammenfassungsberichte können direkt zu einem Dashboard hinzugefügt oder in einem Diagramm dargestellt werden, um die Entscheidungsträger in Echtzeit über den Fortschritt zu informieren.
Sheetzusammenfassungsbericht erstellen
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Voraussetzungen
Um eine Portfolioansicht zu erstellen, benötigen Sie:
- Ihre Quellsheets. Die Informationen in jeder Sheetzusammenfassung sind die Informationen, die Sie in den Bericht übernehmen können.
- einen Sheetzusammenfassungsbericht.
Sheetzusammenfassungsbericht erstellen
- Wählen Sie in der linken Menüleiste die Option Erstellen (Plus-Symbol) aus.
Scrollen Sie zum Ende der Seite und wählen Sie Bericht > Sheetzusammenfassungsbericht aus.
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Ihr neuer Bericht wird geöffnet und Sie können ihn bearbeiten.
Festlegen, was im Bericht angezeigt werden soll
In der Symbolleiste des Berichts können Sie die in der folgenden Tabelle beschriebenen Tools verwenden, um zu definieren, was Sie im Bericht sehen wollen und wie es dargestellt werden soll.
| Verwenden Sie den Tab | Um Folgendes zu erreichen |
|---|---|
| Quellsheets | Geben Sie an, welche Sheets und Zusammenfassungen in diesem Bericht abgerufen werden. Wenn Sie einen Arbeitsbereich auswählen, werden alle Sheets in diesem Arbeitsbereich abgerufen und der Bericht wird aktualisiert, wenn Sheets zum Arbeitsbereich hinzugefügt und daraus entfernt werden. Wenn Sie einen Ordner auswählen, werden nur die enthaltenen Sheets abgerufen und der Bericht wird nicht automatisch aktualisiert, wenn sich der Inhalt des Ordners ändert. |
| Anzuzeigende Spalten | Wählen Sie die Zusammenfassungsfelder oder die Systemspalten für diesen Bericht aus. |
| Filterkriterien | Definieren Sie die Parameter für im Bericht angezeigte Zusammenfassungsinformationen. |
| Gruppe | Kombinieren Sie ähnliche Werte in Gruppen, um Zeilen in logische Kategorien oder Klassifizierungen zusammenzufassen. |
| Zusammenfassen | Extrahieren Sie wichtige Informationen aus Ihrem Bericht, zum Beispiel die Anzahl der abgeschlossenen Projekte. |
| Sortieren | Definieren Sie, wie die Zusammenfassungsinformationen im Bericht sortiert werden. |
Ihr erster Schritt besteht immer darin, Ihre Quellsheets auszuwählen. Wählen Sie dann aus, welche Spalten angezeigt werden sollen.
Danach können Sie die Tools „Filterkriterien“, „Gruppieren“, „Zusammenfassen“ und „Sortieren“ verwenden, um die Informationen so zu organisieren, wie Sie sie anzeigen möchten.
Benutzerdefinierte Sheetzusammenfassungsfelder im Bericht bearbeiten
Sie können die Felder in Ihrem Portfolioansichtsbericht direkt im Bericht bearbeiten – Sie müssen nicht zum Zusammenfassungsfeld im zugrunde liegenden Sheet zurückkehren, um Änderungen vorzunehmen.
- Wählen Sie das Kebab-Menü
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in der linken Zelle der Zeile aus, die Sie ändern möchten. - Wählen Sie Bearbeiten aus. Das Formular Bearbeiten wird geöffnet, wenn das Quellsheet benutzerdefinierte Felder enthält. Andernfalls sehen Sie die folgende Meldung: „Für dieses Sheet sind keine benutzerdefinierten Zusammenfassungsfelder festgelegt.“
- Geben Sie Ihre Änderungen ein und wählen Sie Speichern aus.
Hinweise
- Stellen Sie sicher, dass alle Feldnamen in allen Sheets einheitlich sind.
Verwenden Sie den gleichen Feldtyp in allen Zusammenfassungsfeldern, die zum Abrufen des gleichen Datentyps verwendet werden. Wenn Sie beispielsweise Budgetinformationen aggregieren, sollte das Budget in allen Spalten in allen enthaltenen Sheets als Währung formatiert sein. Wenn Sie unterschiedliche Feldtypen haben, z. B. Währung und Zahl, erhalten Sie eine Spalte für jeden Feldtyp.
Der Sheetzusammenfassungsbericht ist für Premium-Apps nicht verfügbar. Sie können einen Bericht vom Typ „Sheetzusammenfassung“ beispielsweise nicht als Quelle für eine dynamische Ansicht verwenden.
Wichtige Projektmesszahlen mit Sheetzusammenfassungsformeln berechnen
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In einer Sheetzusammenfassung in der Tabellenansicht (klassisch) können Sie Formeln verwenden, um wichtige Messzahlen anzuzeigen und Daten aus dem Sheet zusammenzufassen, um mühelos darauf zuzugreifen.
Sheetzusammenfassungsformel erstellen
In Ihrer Sheetzusammenfassung: Geben Sie das Gleichheitszeichen (=) und die gewünschte Funktion in ein Sheetzusammenfassungsfeld ein.
- In der folgenden Tabelle finden Sie Beispiele für den Verweis auf andere Sheetzusammenfassungsfelder in Ihren Sheetzusammenfassungsformeln.
Beachten Sie, dass Sie in Kontrollkästchenfeldern keine Formeln eingeben können.
Beispiele für Sheetzusammenfassungsformeln
In der folgenden Tabelle finden Sie einige Beispiele für Sheetzusammenfassungsformeln.
| Verweis | Syntax | Formelbeispiel |
|---|---|---|
| Andere Zusammenfassungsfelder (selbes Sheet) | [Field name]# | =SUM([Budget 2024]2, [Budget 2025]2) |
| Zellen im Sheet | [Column name] | =SUM(Expenses1:Expenses3) |
Verweise auf Sheetzusammenfassungsfelder ([Field Name]#) für Formeln können sowohl in Sheetzusammenfassungsfeldern als auch in Sheetzellen verwendet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Formelgrundlagen.
Eine vollständige Liste der Funktionen finden Sie unter Funktionen.
Querverweise auf andere Sheetdaten in Formeln
In Formeln für Sheetzusammenfassungsfelder können Sie Querverweise auf Daten aus anderen Sheets erstellen.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter Sheetübergreifende Referenzen erstellen.
Geben Sie den Symbolen mit einer Blattzusammenfassungslegende Kontext.
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Symbole in Smartsheet bieten eine schnelle Möglichkeit, Informationen zu visualisieren, aber ihre Bedeutung kann je nach Kontext Ihres Blattes variieren.
Das Hinzufügen einer Blattzusammenfassungslegende bietet einen Verweis für jedes Symbol, was es einfacher macht, Daten korrekt zu verstehen und im Einklang zu bleiben.
Erstellen Sie eine Blattzusammenfassungslegende.
- Wählen Sie das ZusammenfassungsSymbol
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im rechten Bereich aus. - Um eine Legendenzusammenfassung zu erstellen, wählen Sie das + Neues Feld aus. Benennen Sie Ihr Feld und wählen Sie Text/Zahl als Typ aus. Das neue Feld erscheint in der Blattzusammenfassung.
- Geben Sie eine Zusammenfassung für Ihre Symbollegende im Textfeld ein.
- Wählen Sie + Neues Feld aus. Benennen Sie das Feld und wählen Sie den Typ Symbole... aus. Im Abschnitt Visuelles Symbol wählen Sie das Symbol aus, das Sie beschreiben möchten.
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- Wählen Sie OK aus. Das Symbolfeld erscheint in der Blattzusammenfassung.
- Wählen Sie im Symbolfeld, das Sie gerade erstellt haben, das anzuzeigende Symbol aus.
Sperren Sie diese Felder, um zu verhindern, dass Bearbeiter sie ändern. Um ein Feld zu sperren, wählen Sie das Menüsymbol
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rechts neben dem Feld und wählen Sie Sperren Feld aus.
- Wiederholen Sie die Schritte 4 und 5 für jedes Symbol, das Sie beschreiben möchten.
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