Projektmanagementkurs

Projekteinstellungen sind jetzt Sheeteinstellungen in der Tabellen-, Board- und Zeitachsenansicht. Weitere Informationen zur Verwendung von Sheeteinstellungen. 

Sie können über die Tabellenansicht (klassisch), die Gantt-Ansicht oder die Tabellenansicht auf die Projekteinstellungen zugreifen:

• In der Gantt-Ansicht: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Spaltenüberschrift in der Gantt-Ansicht und wählen Sie Projekteinstellungen aus oder wählen Sie oben rechts im Sheet das Symbol für Projekteinstellungen  Brandfolder Image  aus.

  Die Einstellungen der Gantt-Zeitachse werden nur beim Bearbeiten von Projekteinstellungen in der Gantt-Ansicht angezeigt.

• Aus der Tabellenansicht (klassisch): Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Spaltenüberschrift im Sheet und wählen Sie Projekteinstellungen bearbeiten aus.

• In der Tabellenansicht: Wählen Sie in der Symbolleiste die Sheeteinstellungen  Brandfolder Image  aus und bearbeiten Sie das Start- oder Enddatum.

  Um andere Projekteinstellungen zu bearbeiten, wechseln Sie zur Gantt-Ansicht oder Tabellenansicht (klassisch). 

Abhängigkeitseinstellungen

Das folgende Bild zeigt die Abhängigkeitseinstellungen eines Projekts.

Brandfolder Image

Datumsbereichsanzeige  

Verwenden Sie die Spalten für Startdatum und Enddatum, um das Start- und Enddatum nachzuverfolgen. 

Um die Gantt-Ansicht zu verwenden, muss Ihr Sheet sowohl ein Startdatum als auch ein Enddatum haben – und diese Daten dürfen nicht mit Formeln berechnet werden. Wenn Ihr Sheet mehrere Datumsspalten enthält, müssen Sie in den Projekteinstellungen sowohl ein Start- als auch ein Enddatum festlegen, damit die Gantt-Ansicht funktioniert. 

Die Zeitachsenansicht ist flexibler – es muss nur eine Datumsspalte angezeigt werden, solange Sie keine Projekteinstellungen verwenden. 

Spalte „% abgeschlossen“

Die Automatisierung von „% abgeschlossen“ ist optional. Wählen Sie die Spalte aus, die Sie als Spalte „% abgeschlossen“ zuweisen möchten. Diese Spalte überlagert einen Indikator „% abgeschlossen“ innerhalb der Aufgabenbalken nur im Gantt-Diagramm, sodass Sie automatisierte Berechnungen für „% abgeschlossen“ einsehen können. 

Wenn Sie Abhängigkeiten aktivieren und Hierarchien in Ihrem Sheet verwenden, berechnet Smartsheet automatisch die prozentuale Fertigstellung in übergeordneten Zeilen basierend auf den Werten für die Dauer und die prozentuale Fertigstellung der untergeordneten Zeilen. Wenn Sie die Werte in dieser Spalte als Prozentwerte formatieren möchten, wählen Sie oben die Spaltenüberschrift und dann das Symbol % in der linken Symbolleiste aus.

Abhängigkeiten

Um Abhängigkeiten zu aktivieren, müssen Sie die Spalten Vorgänger und Dauer zuweisen.  Wenn Ihr Sheet diese Spalten noch nicht enthält, erstellt Smartsheet sie automatisch für Sie.

• Vorgänger: Diese Spalte erstellt Abhängigkeiten zwischen Aufgaben im Zeitplan.
• Dauer: Diese Spalte automatisiert die Planung des Start- und Enddatums einer Aufgabe. Sie stellt die Anzahl der Arbeitstage dar, die für die Fertigstellung der Aufgabe benötigt werden.

Wenn Sie Abhängigkeiten aktivieren, wirkt sich dies auf das Start- und Enddatum einer Zeile aus, da diese Datumswerte automatisch berechnet und basierend auf Änderungen an den Werten für die Dauer und den Vorgänger der Zeile angepasst werden.

Wenn Abhängigkeiten aktiviert sind, können Sie Arbeitstage und -zeiten festlegen und bestimmte Daten wie Feiertage ausschließen. Standardmäßig sieht Smartsheet für jeden Arbeitstag 8 Stunden Arbeit vor.

Sobald Abhängigkeiten aktiviert sind:

• Für Zeilen mit Werten für Dauer und Vorgänger werden die Start- und Enddaten automatisch berechnet.

  Das System addiert die angegebene Dauer automatisch zum Startdatum (unter Berücksichtigung von Nicht-Arbeitstagen), um das Enddatum zu berechnen.

• Wenn ein Vorgänger das Start- oder Enddatum einer Aufgabe bestimmt, können Sie es manuell ändern, indem Sie in die Zelle klicken und ein neues Datum auswählen.
  
  Hiermit wird die Zuordnung zum Vorgänger außer Kraft gesetzt und der Vorgängerwert aus der Zeile gelöscht.
• Wenn für eine übergeordnete Zeile ein Vorgängerwert gelistet ist, steuert diese Abhängigkeitsbeziehung außerdem das Startdatum aller untergeordneten Zeilen.
  
  Wenn Sie den Vorgängerwert der übergeordneten Zeile entfernen, können untergeordnete Zeilen bearbeitet werden, sodass Sie Daten manuell ändern können.
• Die Start- und Enddaten von Aufgaben, die von einem Vorgänger abhängen, können nicht über einen Bericht, eine Aktualisierungsanforderung für Zeilen oder eine Mobil-App bearbeitet werden. Um dies zu umgehen, aktualisieren Sie das Startdatum oder die Dauer einer Aufgabe manuell, um das Enddatum automatisch zu aktualisieren.

Weitere Informationen finden Sie unter Abhängigkeiten aktivieren und Vorgänger verwenden. 

Einstellungen der Gantt-Zeitachse

Das folgende Bild zeigt die Einstellungen für die Gantt-Zeitachse.

Brandfolder Image

Bearbeiten Sie die folgenden Zeitachseneinstellungen, die in der Gantt-Ansicht verwendet werden:

• Konfigurieren Sie die Darstellung der primären und sekundären Überschriften. Diese werden in der Zeitachse oben in der Gantt-Ansicht angezeigt. Wechseln Sie zwischen Tagen, Wochen, Monaten, Quartalen und Jahren und wählen Sie das Format der Datumsangaben aus.
• Wählen Sie einen Tag aus, um ihn als Erster Tag der Woche festzulegen, und einen Monat für den Beginn des Geschäftsjahres.
• Wählen Sie eine beliebige Spalte aus, die als Beschriftung rechts neben dem Gantt-Balken angezeigt werden soll. Sie können beispielsweise eine Kontaktlistenspalte als Beschriftung festlegen, um neben den einzelnen Gantt-Balken eine Liste der Personen anzuzeigen, die den jeweiligen Aufgaben zugewiesen sind.
• Sie können für die Gantt-Ansicht die Option Geöffnet ab dem heutigen Datum auswählen.
  • Diese Option ist nur für den*die Inhaber*in und die Admins des Sheets verfügbar.
  • Diese Einstellung gilt nur für Sie und hat keinen Einfluss darauf, wie Ihre Mitarbeitenden die Gantt-Ansicht anzeigen.
  • Wenn eine Person mit Bearbeiter- oder Betrachterberechtigung die Gantt-Ansicht ab dem heutigen Datum öffnen muss, können Sie über Ihr Sheet einen Bericht erstellen. Alle Benutzer*innen, die Zugriff auf den Bericht haben, können auf die Einstellungen der Gantt-Zeitachse zugreifen, um die Option Geöffnet ab dem heutigen Datum zu aktivieren.

Einstellungen für das Ressourcenmanagement

Der Abschnitt für das Ressourcenmanagement ist nur für Business- oder Enterprise-Pläne verfügbar.

Weitere Informationen zu Resource Management-Einstellungen finden Sie unter Resource Management project settings (Resource Management-Projekteinstellungen).

In der Gantt- und Zeitachsenansicht stellt eine Raute einen Meilenstein dar. 

Brandfolder Image

Einen Meilenstein erstellen

Gantt-Ansicht

1. Aktivieren Sie Abhängigkeiten in den Einstellungen Ihres Sheets.

• In der Gantt-Ansicht können Meilensteine nur angezeigt werden, wenn Sie Abhängigkeiten aktivieren. Andernfalls werden alle Elemente als Balken angezeigt.

2. Sie können einen Meilenstein erstellen, indem Sie die Dauer des Elements auf Null setzen (und sicherstellen, dass das Start- und Enddatum denselben Wert haben).

Zeitachsenansicht

1. Wenn Sie Abhängigkeiten in Ihrem Sheet deaktiviert haben:

• Wenn es nur eine Datumsspalte gibt, werden alle Zeilen im Sheet als Meilensteine angezeigt.
• Bei zwei oder mehr Datumsspalten können Sie einen Meilenstein erstellen, indem Sie entweder ein Start- ODER ein Enddatum angeben.

2. Wenn Sie Abhängigkeiten in Ihrem Sheet aktiviert haben:

• Geben Sie entweder ein Start- ODER Enddatum für das Element an.
• Setzen Sie die Dauer des Elements auf Null (und stellen Sie sicher, dass das Start- und Enddatum denselben Wert haben).

Rollups für % abgeschlossen sind für übergeordnete Aufgaben, die Unteraufgaben in Form von Meilensteinen enthalten, nicht verfügbar.

Sie können übergeordnete Zeilen erstellen, indem Sie andere Zeilen darunter einrücken. Diese eingerückten Zeilen werden zu untergeordneten Zeilen. Weitere Informationen finden Sie unter Hierarchie: Zeilen einrücken und ausrücken.

„Startdatum“, „Enddatum“, „Dauer“ und „% Abgeschlossen“ für übergeordnete Zeilen

Das Startdatum einer übergeordneten Zeile ist das früheste Startdatum aller untergeordneten Zeilen. Entsprechend ist das Enddatum das späteste Enddatum aller untergeordneten Zeilen.

Die Dauer in der übergeordneten Zeile spiegelt die Anzahl der Arbeitstage zwischen dem Startdatum und dem Enddatum wider. Anstelle einer Summe der Dauer wird eine vollständige Zeitspanne vom Beginn der frühesten Unteraufgabe bis zum Ende der spätesten Unteraufgabe angegeben.

% Abgeschlossen in der übergeordneten Zeile entspricht einem gewichteten Prozentsatz basierend auf den Werten für Dauer und % Abgeschlossen, die in jeder untergeordneten Zeile eingegeben wurden. Auf diese Weise beeinflussen abgeschlossene untergeordnete Zeilen mit einer kürzeren Dauer den Wert % Abgeschlossen der übergeordneten Zeile weniger als das Abschließen untergeordneter Zeilen mit einer längeren Dauer.

Der Rollup der übergeordneten Zeile enthält Unteraufgaben mit einer bestimmten Dauer und einem Wert für % Abgeschlossen.

Übergeordnete Zeilen berechnen % Abgeschlossen-Rollups nicht, wenn untergeordnete Zeilen Meilensteine enthalten (Dauer = 0).

Tipps zur Rollup-Funktion für übergeordnete Zeilen

• Wenn Abhängigkeiten aktiviert sind, können Sie die Spalten Startdatum, Enddatum, Dauer und % Abgeschlossen in übergeordneten Zeilen nicht bearbeiten. Zum Bearbeiten dieser Werte können Sie die Abhängigkeitsfunktion im Sheet deaktivieren oder zusätzliche Spalten für Ihre Berechnungen erstellen, die nicht von Abhängigkeiten betroffen sind.
• Sie können die Anzeige oder die Balken in der Gantt-Ansicht nicht mit benutzerdefinierten Formeln ändern.
• Die Balken übergeordneter Aufgaben in Sheets mit aktivierten Abhängigkeiten haben in der Gantt- und Kalenderansicht einen grauen Hintergrund.
• Übergeordnete Zeilen geben die Dauer immer in teilweisen Arbeitstagen an, auch wenn Sie die Dauer für die untergeordneten Zeilen in anderen Formaten anzeigen.