Aktivitäten in Blättern nachverfolgen und anzeigen

„Änderungen hervorheben“ aktivieren

1. Öffnen Sie das Sheet und wählen Sie in der Symbolleiste Änderungen hervorheben  Brandfolder Image aus.
2. Setzen Sie den Schieberegler auf EIN.

Brandfolder Image

1. Wählen Sie unter Änderungen hervorheben für die letzten: ein Zeitintervall aus.
   
   Wenn Sie die Option Ich habe das Sheet zuletzt aufgerufen aktivieren, sehen Sie die hervorgehobenen Änderungen seit dem Zeitpunkt, an dem Sie das Sheet zuletzt angezeigt haben. Alle anderen Benutzer, die das Sheet anzeigen, sehen die Änderungen, seit sie das Sheet zuletzt angezeigt haben.
2. Wählen Sie Hintergrundfarbe  Brandfolder Image  aus, um die Hervorhebungsfarbe festzulegen.
3. Wählen Sie rechts oben im Fenster das X aus, um es zu schließen und Ihre Einstellungen zu speichern.

Wer die Hervorhebungen sieht

Wenn Sie Änderungen hervorheben aktivieren oder deaktivieren und das Sheet speichern, aktivieren oder deaktivieren Sie die Funktion für alle Benutzer*innen, für die das Sheet freigegeben ist.

Wenn jemand im angegebenen Zeitraum einen Kommentar hinzugefügt oder Anlagen hinzugefügt oder bearbeitet hat, wird das Symbol in dieser Zeile hervorgehoben. Änderungen an den Kommentaren werden nicht hervorgehoben.

Um Details zu der Änderung anzuzeigen, wie z. B. den Zeitpunkt, zu dem die Änderung vorgenommen wurde und die E-Mail-Adresse der Person, die sie vorgenommen hat, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle und wählen Sie Zellenverlauf anzeigenaus.

Sie können Benachrichtigungen so einrichten, dass Sie per E-Mail informiert werden, wenn Änderungen an einem Sheet vorgenommen werden. Weitere Informationen zu Benachrichtigungen

Einstellungen für Änderungen hervorheben

Die Funktion „Änderungen hervorheben“ verfügt über acht Einstellungen. Die Einstellungen werden bis zu der Minute aktualisiert, in der auf ein Sheet zugegriffen wird. In der folgenden Tabelle wird beschrieben, welche Änderungen hervorgehoben werden, wenn das Sheet am 12.12.2023 um 18:00 Uhr aufgerufen werden.

Zellenverlauf

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Zelle und wählen Sie Zellenverlauf anzeigen aus, um ein Protokoll der Änderungen auf Zellebene sowie die Person anzuzeigen, die die Änderungen vorgenommen hat, und wann die Änderungen vorgenommen wurden. Sie können Informationen aus dem „Zellenverlauf anzeigen“-Pop-up kopieren und bei Bedarf wieder in die Zelle einfügen. 

Systemspalten

Erstellen Sie die Spalten Geändert (Datum) und Geändert von, um den Zeitstempel für die letzte Änderung jeder Zeile sowie den*die Mitarbeiter*in anzuzeigen, der*die die einzelnen Zeilen im Sheet geändert hat. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel zu Spaltentypen.

Aktivitätsprotokoll

Um das Aktivitätsprotokoll anzuzeigen, müssen Sie ein*e zahlungspflichtige*r Benutzer*in in einem Business- oder Enterprise-Plan sein.

Wählen Sie das Symbol für das Aktivitätsprotokoll in der rechten Funktionsleiste aus, um eine Liste aller Änderungen anzuzeigen, die an einem Element vorgenommen wurden, sowie die Person, die sie vorgenommen hat, und den Zeitpunkt der Änderungen. Dies beinhaltet Änderungen wie das Löschen von Zeilen (einschließlich der gelöschten Daten), die Personen, die das Element angezeigt haben, und die Angabe, ob Änderungen an Freigabeberechtigungen vorgenommen wurden. 

Sie können das Aktivitätsprotokoll filtern und exportieren. Weitere Informationen finden Sie unter Änderungen anhand des Aktivitätsprotokolls nachverfolgen.

Aktionen, die Sie im Aktivitätsprotokoll nachverfolgen können

Mit dem Aktivitätsprotokoll können Sie häufige Aktionen nachverfolgen:

• Wer das Sheet, den Bericht oder das Dashboard angezeigt hat
• Für wen ein Sheet, Bericht oder Dashboard freigegeben ist (und für wen die Freigabe aufgehoben wurde)
• Nur für Sheets: die Art der vorgenommenen Änderungen und die Details. Beispiel: In Zeile 4 hat Sally Smart den Status von „In Bearbeitung“ zu „Abgeschlossen“ geändert.
• Der Name der Person, die die Änderung vorgenommen hat
• Wann (Datum/Uhrzeit) Änderungen vorgenommen wurden
• Freigabe von Arbeitsbereichen

Wichtige Informationen zum Aktivitätsprotokoll

• Im Aktivitätsprotokoll werden die neuesten Zelländerungen aufgeführt. Um den Verlauf einer bestimmten Zelle zu sehen, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Zellenverlauf anzeigen aus.
• Wenn Sie das Aktivitätsprotokoll schließen, werden Ihre Filter automatisch entfernt. Aktivitätsprotokollfilter können nicht im Sheet gespeichert oder freigegeben werden.
• Einige Aktionen können nicht zu einem Smartsheet-Benutzernamen zurückverfolgt werden. Wenn Sie Smartsheet beispielsweise ohne Anmeldung öffnen, indem Sie auf eine Anlage klicken, wird die Aktivität von Smartsheet erfasst und aufgezeichnet, aber der Protokolleintrag zeigt den Benutzernamen download@smartsheet.com. 
• Aktivitätsprotokolle in Berichten enthalten keine Details zu den vorgenommenen Änderungen. Wenn Sie Zellen- oder Zeilenänderungen in einem Bericht nachverfolgen müssen, wechseln Sie zu dessen Quellsheet. 

Wer das Aktivitätsprotokoll anzeigen kann

* Nur der Inhaber kann die Erstellungsaktivität eines Sheets sehen. * Wenn Sie die Inhaberschaft eines Sheets übertragen, sieht der neue Inhaber das gesamte Aktivitätsprotokoll seit der Erstellung des Sheets.

** Dashboards haben keine Freigabeberechtigungsstufe für Bearbeiter. Nur Admins und der Inhaber können das Aktivitätsprotokoll für Dashboards anzeigen.

Inhaber, Admins und Bearbeiter müssen zahlungspflichtige Benutzer*innen sein, um das Aktivitätsprotokoll anzeigen und exportieren zu können.

Aktivitätsprotokolleinträge anzeigen

Es gibt zwei Möglichkeiten, den Dialog „Aktivitätsprotokoll“ zu öffnen:

1. Öffnen Sie das Dialogfeld „Aktivitätsprotokoll“ über die Menüleiste.
   • Wählen Sie in der Menüleiste Datei > Aktivitätsprotokoll anzeigen aus.

Oder:

2. Öffnen Sie das Dialogfeld „Aktivitätsprotokoll“ über die rechte Randleiste.
   • Wählen Sie in der rechten Randleiste das Symbol Aktivitätsprotokoll aus.

Durch APIs beeinflusste Sheetänderungen

Einige Organisationen erstellen oder verwenden kundenspezifische Arbeitsbereiche, die die Smartsheet Application Programming Interface (API) nutzen. Ein Beispiel ist die Smartsheet Pivot App. Wenn die API Einfluss auf die Elemente in einem Sheet hat, sehen Sie das Symbol für „API – integrierte App“ neben der Datumsspalte.

Brandfolder Image

Aktivitätsprotokolleinträge filtern

Im Aktivitätsprotokoll Dialog werden Sheetaktionen angezeigt, z. B. wer Zeilen gelöscht hat und wann eine Person das Sheet aufgerufen hat. Standardmäßig zeigt der Bericht im Dialogfeld „Aktivitätsprotokoll“ die Ereignisse der letzten sieben Tage an.

Wenden Sie im Aktivitätsprotokoll Filter an, um nur die gewünschten Einträge anzuzeigen. Sie können beispielsweise einen Filter anwenden, um Aktivitäten für einen bestimmten Zeitraum, einen bestimmten Aktionstyp oder bestimmte Personen anzuzeigen.

Filter auf das Aktivitätsprotokoll anwenden

1. Erweitern Sie im Dialogfeld Aktivitätsprotokoll den Abschnitt Filter. 
2. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
   • Aktion: das Aktivitätsprotokoll nach dem Aktivitätstyp filtern
   • Mitarbeiter: wer die Aktivität ausgeführt hat
   • Datumsbereich: der Zeitraum, dessen Aktivitäten angezeigt werden sollen
3. Wählen Sie Anwenden aus.

Wenn Sie die Filter löschen möchten, wählen Sie Filter löschen aus.

Aktivitätsprotokoll exportieren

Sie können das Aktivitätsprotokoll für das Element herunterladen, um einen weiteren Datensatz der Sheetaktivität zu pflegen. Jeder Download ist auf 90 Tage an Sheetaktivitätsdaten beschränkt.

So exportieren Sie ein Aktivitätsprotokoll

1. Wählen Sie in der Menüleiste eines Sheets oder Berichts Datei > Aktivitätsprotokoll anzeigen aus.
2. Wählen Sie im Bereich Datumsbereich ein Startdatum und ein Enddatum aus. 
3. Optional: In den Filtern Aktion und Mitarbeiter können Sie weitere Optionen auswählen.
4. Wählen Sie Herunterladen aus.
   
   Smartsheet sendet Ihnen an die mit Ihrem Smartsheet-Konto verknüpfte Adresse per E-Mail einen Link zur Datei. 
    
5. Wählen Sie den Link in der E-Mail aus, um das Aktivitätsprotokoll herunterzuladen.

Wenn der Name eines Sheets Sonderzeichen enthält, müssen Sie die Sonderzeichen aus dem Dateinamen entfernen, wenn Sie das Aktivitätsprotokoll als CSV-Datei exportieren. Bestimmte Symbole, z. B. | (Pipe) oder * (Sternchen), führen dazu, dass die Datei beim Öffnen beschädigt erscheint.

Wann sollten Sie mit der exportierten Datei rechnen?

Wie lange Smartsheet braucht, um die Datei zu generieren und Ihnen den Download-Link zu senden, variiert. Sobald Sie Herunterladen auswählen, sollten Sie innerhalb des nächsten Werktags eine Nachricht mit dem Link zu der Datei erhalten.

Eine Momentaufnahme des Sheets anfordern

Wenn Sie Sheetinhaber*in oder Admin sind, können Sie eine Momentaufnahme der Zellen- oder Spaltenänderungen in Ihrem Sheet anfordern.

So fordern Sie eine Momentaufnahme der Änderungen am Sheet an

1. Öffnen Sie das Dialogfeld „Aktivitätsprotokoll“ des Sheets. 
2. Passen Sie die Start- und Enddaten für den Datumsbereich nach Bedarf an.
3. Navigieren Sie zu der spezifischen Änderung, maximieren Sie die Zeile und wählen Sie Schnappschuss anfordern aus. 

Weitere Informationen finden Sie unter Schnappschuss eines Sheets anfordern. 

Kartenansichtsbezogene Aktionen im Aktivitätsprotokoll

Einige der Aktionen, die im Dialogfeld „Aktivitätsprotokoll“ aufgeführt werden, beschreiben eine allgemeine Änderung, bieten aber keinen Kontext zu den Details dieser Änderung. Im Folgenden sind einige Aktionen aufgelistet, die Sie vielleicht sehen, und was sie bedeuten:

• Kartenansicht: Karten neu angeordnet: Sie haben eine oder mehr Karten manuell von einer Position an eine andere verschoben, entweder in eine andere Bahn oder an eine andere Position in derselben Bahn.
• Kartenansicht: Karten indirekt neu angeordnet: Karten wurden auf andere Weise verschoben. Wenn Sie eine Karte beispielsweise manuell an eine beliebige Position in derselben oder einer anderen Bahn ziehen, werden andere Karten dadurch indirekt an höhere oder niedrigere Positionen verschoben. Karten können auch indirekt neu angeordnet werden, wenn Sie Änderungen in der Tabellenansicht (klassisch) und in der Gantt-Ansicht vornehmen, z. B. wenn Sie eine Aufgabe einer anderen Person zuweisen oder die Listenoption für eine Zeile ändern.