Kontakte

Eine Möglichkeit zur Verwaltung von Kontakten ist die Liste Meine Smartsheet-Kontakte. Hier können Sie die E-Mail-Adressen von Kolleg*innen speichern, mit denen Sie in Smartsheet zusammenarbeiten möchten.

Um die Kontakte in Ihrer Liste Meine Smartsheet-Kontakte anzuzeigen, wählen Sie in der linken Navigationsleiste Konto > Meine Smartsheet-Kontakte … aus.

Brandfolder Image

Wer kann Ihre Smartsheet-Kontakte sehen?

Ihre Liste Meine Smartsheet-Kontakte ist privat – nur Sie können sie aufrufen. Wenn Sie einem Kontakt eine Aufgabe zuweisen oder ein Sheet für ihn freigeben, wird die E-Mail-Adresse dieses Kontakts jedoch anderen Personen angezeigt, die auf dieses Sheet zugreifen können.

CSV-Datei formatieren

Wenn Sie Kontakte aus Outlook, Hotmail oder AOL importieren möchten, müssen Sie die Kontakte in eine CSV-Datei exportieren. Fügen Sie der CSV-Datei anschließend folgende Spalten hinzu: E-Mail-Adresse und Vollständiger Name.

Achten Sie auf die korrekte Schreibweise dieser Spaltennamen, da die Liste sonst nicht richtig importiert wird.

Hier ist ein Beispiel für die Formatierung Ihrer CSV-Datei:

E-Mail-Adresse	Vollständiger Name
sally.smart@smartsheet.com	Sally Smart
ian.intelligent@smartsheet.com	Ian Intelligent
dave.diligent@smartsheet.com	Dave Diligent

 Sie können eine unbegrenzte Anzahl von Kontakten importieren, aber immer nur 1.000 auf einmal.

Kontakte zu „Meine Smartsheet-Kontakte“ hinzufügen

Massenimport von Kontakten

1. Wählen Sie in der linken Navigationsleiste Konto > Meine Smartsheet-Kontakte aus. 
2. Wählen Sie Kontakte importieren aus. 
3. Wählen Sie eine dieser Optionen aus und führen Sie die folgenden Schritte aus:

• .csv (Outlook, Yahoo usw.)
  1. Wählen Sie die CSV-Datei und dann Weiter aus.
  2. Wählen Sie aus, welche Kontakte Sie in Smartsheet importieren möchten, und klicken Sie anschließend auf Importieren.
• .vcf (vCard-Datei)
  • Wählen Sie die vCard-Datei aus, dann Weiter und anschließend Importieren.

Stellen Sie sicher, dass Ihre CSV-Datei keine leeren Zellen enthält.

Kontakte einzeln hinzufügen

1. Wählen Sie in der linken Navigationsleiste Konto > Meine Smartsheet-Kontakte aus.
2. Wählen Sie im Fenster „Meine Smartsheet-Kontakte“ die Option Hinzufügen aus.
3. Geben Sie den Namen und die E-Mail-Adresse des Kontakts ein und wählen Sie OK aus.

Einzelne Kontakte hinzufügen, wenn Sie ein Smartsheet-Element freigeben

Wenn Sie Elemente in Smartsheet freigeben, indem Sie eine E-Mail-Adresse eingeben, fügt Smartsheet die E-Mail-Adresse Ihrer Liste Meine Smartsheet-Kontakte hinzu.

Sie haben zwei Möglichkeiten, um einen Namen mit der Adresse zu verknüpfen: 

• Bearbeiten Sie den Kontakt über das Fenster „Meine Smartsheet-Kontakte“. Siehe „Kontakte bearbeiten oder löschen“ unten.
• Wenn Sie sich im Fenster Sheetfreigabe oder Berichtsfreigabe befinden, fügen Sie der Liste über das Fenster Kontakte auswählen einen Kontakt hinzu:
  1. Wählen Sie im Feld Mitarbeiter einladen das Symbol Kontakte auswählen aus. 
  2. Wählen Sie im Fenster Kontakte auswählen die Option Neu hinzufügen aus.
  3. Geben Sie den Namen und die E-Mail-Adresse des Kontakts ein und wählen Sie OK aus.

Kontakte bearbeiten oder löschen

Wenn Sie einen Kontakt aus Ihrer Kontaktliste löschen oder bearbeiten, wird die E-Mail-Adresse nicht aus freigegebenen Sheets entfernt oder darin aktualisiert. Wie Sie Aufgaben neu zuweisen, erfahren Sie im Artikel Werte innerhalb eines Sheets finden und ersetzen.

1. Wählen Sie in der linken Navigationsleiste Konto > Meine Smartsheet-Kontakte aus.
2. Wählen Sie im Fenster Meine Smartsheet-Kontakte die drei Punkte neben dem Kontakt und dann eine der folgenden Optionen aus: 

• Bearbeiten: Geben Sie einen Namen für die E-Mail-Adresse ein
• Löschen: Entfernen Sie einen Kontakt aus Ihrer Kontaktliste

Sie können die E-Mail-Adresse eines Kontakts nicht bearbeiten; nur der Name kann bearbeitet werden. Um eine E-Mail-Adresse anzupassen, erstellen Sie einen neuen Kontakt für eine*n Benutzer*in und löschen Sie den alten. 

Kontakte aus Ihrer Smartsheet-Kontaktliste exportieren

1. Wählen Sie in der linken Navigationsleiste Konto > Meine Smartsheet-Kontakte aus.
2. Wählen Sie Kontakte exportieren > .csv aus.

Überprüfen Sie Ihre Downloads für die exportierte CSV-Datei.

Tipps und Best Practices zur Verwendung von Kontakten

• Sie können verwalten, welche Kontakte angezeigt werden, wenn Sie etwas in eine Zelle eingeben.

• Um Kontakte aus Ihrer gesamten Smartsheet-Kontaktliste zu verwenden, geben Sie den Namen eines Kontakts in eine Zelle in der Spalte Kontaktliste ein. Sobald Sie mit der Eingabe beginnen, werden die Ergebnisse in der Kontaktliste angezeigt. 
   

  Es gibt keine Möglichkeit, Kontaktlisteneinträge aus anderen Sheets zu verwenden.

• Gruppenadmins mit Business- und Enterprise-Plänen können Kontakte in Gruppen organisieren. Dies erleichtert die Freigabe und Weitergabe von Informationen an mehrere Personen.
• Sie definieren die Namen für Kontakte in Ihrer Smartsheet-Kontaktliste. Das Smartsheet-Konto des*der Benutzer*in kann einen anderen Namen haben (z. B. Tom statt Thomas). Wenn Sie in den Spalten der Kontaktliste Aufgaben zuweisen, sehen Sie die Namen aus Ihrer Kontaktliste. In anderen Bereichen, z. B. in der Freigabeliste, wird der Name aus dem Smartsheet-Konto des*der Benutzer*in angezeigt.