Freigabe

Sie können mit Benutzer*innen innerhalb oder außerhalb Ihrer Organisation zusammenarbeiten, indem Sie Sheets und Berichte freigeben. Personen können auch Zugriff auf Elemente anfordern. Die Benutzer*innen können sich innerhalb oder außerhalb Ihres Unternehmens befinden und müssen keine Smartsheet-Konten haben.

Welche Aktionen Benutzer*innen für die freigegebenen Elemente ausführen können, richtet sich nach den Benutzerberechtigungen. 

Sheet oder Bericht freigeben

1. Starten Sie den Freigabeprozess, indem Sie eine der folgenden Optionen auswählen:
   • Datei > Menü

   • Wählen Sie oben rechts auf dem Bildschirm Freigeben aus.

     Wenn sich das Sheet oder der Bericht in einem Arbeitsbereich befindet, ist die Schaltfläche Freigeben ein Dropdown-Menü, das die Möglichkeit bietet, das Element einzeln oder alles im Arbeitsbereich freizugeben. 

Brandfolder Image

2. Geben Sie im Feld Personen und Gruppen einladen die E-Mail-Adresse des Benutzers bzw. der Benutzerin oder der Gruppe ein. 

Wenn Sie Teil des Enterprise-Plans sind, werden Ihnen im Freigabemodal Personen und Gruppen vorgeschlagen, mit denen Sie häufig zusammenarbeiten. Klicken Sie auf einen Namen, um die Person oder Gruppe zur Kontaktauswahl hinzuzufügen. 

3. Wählen Sie die Berechtigungsstufe aus, die Sie jeder Person oder Gruppe zuweisen möchten.
4. (Optional) Wählen Sie Nachricht anpassen aus, um die Einladung zu personalisieren.

Brandfolder Image

5. Wählen Sie Freigeben aus.

   Sie können die Freigabe beenden oder die Berechtigungsstufen auf Element- und Arbeitsbereichsebene ändern.

Wer kann den Freigabezugriff von Benutzer*innen steuern?

• Plan-Asset-Admins können Zugriffsanforderungen prüfen und Berechtigungen für Elemente erteilen, auf die sie Zugriff haben. 
• In Admin Center können Systemadmins verhindern, dass Benutzer*innen Elemente freigeben, deren Inhaber*in ein*e Benutzer*in im Konto ist. 

• Gruppenadmins können ein Mitglied aus einer Gruppe entfernen, damit es nicht länger auf Elemente zugreifen kann, die für diese Gruppe freigegeben wurden.

  Um auf ein Element wie ein Sheet oder einen Bericht zuzugreifen, siehe Zugriff auf ein Element anfordern.

Elemente über eine Kontaktspalte freigeben

Als Bearbeiter eines Elements können Sie eine Kontaktspalte verwenden, um Ihr Sheet für Personen freizugeben (die noch keinen Zugriff haben).

• Wenn Sie einer Kontaktspalte nicht freigegebene Kontakte hinzufügen, zeigt Ihnen das System die Aufforderung an, das Element schnell für diesen Kontakt freizugeben.
• Wenn Sie Ihr Element für diesen Kontakt freigeben, erhält er standardmäßig die Berechtigungsstufe „Bearbeiter – kann freigeben“.
• Wenn Sie der Spalte Kontakte hinzufügen, ohne die Aufforderung zu schließen, können Sie das Element für mehrere Kontakte auf einmal freigeben. 

Die Freigabe von Elementen über eine Kontaktspalte ist nur in der Tabellenansicht verfügbar. Erfahren Sie mehr über die Tabellenansicht.

Hinweise

• Durch die Freigabe eines Berichts wird kein Zugriff auf seine Quellsheets gewährt.
• Wenn Sie einen Bericht freigeben, sehen die Mitarbeitenden nur die Daten aus den Quellsheets, auf die sie Zugriff haben. Ohne Zugriff auf die Quellsheets werden die Berichte möglicherweise leer angezeigt oder es fehlen Informationen. 

Wenn Sie einen Bericht freigeben, stellen Sie sicher, dass Sie auch die Quellsheets freigeben. Wenn Sie die Quellsheets nicht freigeben möchten, könnten Sie den Bericht veröffentlichen und den Link freigeben.

Tipps zur Freigabe von Smartsheet-Elementen

• Befolgen Sie die Freigabeschritte in diesem Artikel, falls Sie jeweils nur einzelne Elemente für einige wenige Benutzer freigeben möchten. 
• Wenn Sie Elemente mit einer Gruppe (z. B. Ihren Kolleg*innen) teilen möchten, teilen Sie sie über einen Arbeitsbereich.
• Informationen zur Freigabe eines Dashboards finden Sie im Artikel Ein Dashboard freigeben. 
• Falls Sie einen Bericht für jemanden freigeben möchten, der keinen Zugriff auf Quellsheets hat, haben Sie folgende Optionen:
  • Veröffentlichen Sie den Bericht und geben Sie den Link frei.
  • Fügen Sie den Bericht als Widget in ein Dashboard ein.