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Automatisierte Alarme und Erinnerungen gewährleisten, dass die richtigen Personen die richtigen Informationen zur richtigen Zeit erhalten.
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Alarme werden reaktiv ausgelöst durch Änderungen an Ihrem Blatt und die Beteiligten werden über Aktualisierungen wichtiger Informationen benachrichtigt.
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Erinnerungen werden proaktiv durch ein spezifisches Datum oder eine Uhrzeit ausgelöst und stellen sicher, dass sich die Aufgabeninhaber wichtiger Deadlines bewusst sind.
Sowohl Alarme als auch Erinnerungen können einzeln oder zusammen als Teil eines umfassenderen Workflows mit mehreren Bedingungen eingerichtet werden. Sie können auch auf wiederkehrender Basis an mehrere Empfänger gesendet werden, sogar wenn Ihr Blatt nicht für den Empfänger freigegeben ist.
Auslöserblöcke: wann Ihr Workflow ausgeführt wird
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Beim Erstellen von automatisierten Workflows können Sie aus den folgenden Auslösern wählen:
- Wenn Zeilen hinzugefügt oder geändert werden
- Wenn Zeilen geändert werden
- Wenn Zeilen hinzugefügt werden(wird nicht bei Änderungen an bestehenden Zeilen ausgelöst)
- Wenn ein Datum erreicht wird
Geben Sie Ihre Kriterien für den Workflow-Auslöser neben Wenn an, um sicherzustellen, dass nur die gewünschten Änderungen an Ihren ausgewählten Feldern den Workflow auslösen. Sie können beispielsweise einen Workflow erstellen, der ausgelöst wird, wenn sich der Status eines Elements in Abgeschlossen ändert.
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Benutzer*innen mit Bearbeiterberechtigungen können Alarme oder Erinnerungen nur erstellen, bearbeiten oder löschen, wenn sie selbst die Empfänger*innen sind.
Erfahren Sie mehr über Workflow-Berechtigungen.
Um Endlosschleifen zu vermeiden, löst Smartsheet keine Aktionen aus, die das Sheet automatisch durch eingehende Zellenlinks oder sheetübergreifende Formeln ändern. Dazu gehören auch Formeln, die über einen eingehenden Zellenlink oder eine sheetübergreifende Formel auf eine andere Zelle verweisen.
Wenn beispielsweise die Zelle Status in der Zeile durch eine Formel ausgefüllt wird, die auf eine Zelle mit einem Zellenlink aus einem anderen Sheet verweist, lösen Änderungen an diesem Zellwert über den Zellenlink keinen Workflow aus, der die Zeile sperrt, wenn sich der Status in Abgeschlossen ändert.
Ziehen Sie, um dies zu umgehen, die Verwendung zeitbasierter Automatisierungen oder regelmäßiger Workflows in Betracht.
Workflow-Häufigkeit
Die Workflow-Häufigkeit, die Sie festlegen können, hängt vom ausgewählten Auslöser ab.
Die Optionen Stündlich, Täglich und Monatlich sind nur für die folgenden Auslöser verfügbar:
- Wenn Zeilen hinzugefügt oder geändert werden
- Wenn Zeilen geändert werden
- Wenn Zeilen hinzugefügt werden
| Workflow-Häufigkeit | Stündlich | Täglich | Wöchentlich |
|---|---|---|---|
| Workflow ausführen und Sheet ändern | Stündlich, nachdem die anfänglichen Auslöserkriterien und Workflow-Bedingungen erfüllt sind. | 00:00 bis 23:59 Uhr | Zwischen 00:00 Uhr am Freitag der laufenden Woche und 23:59 Uhr am Donnerstag der Folgewoche. |
| Warnmeldungen | Stündlich nach dem ersten Auslöser. | Zwischen 00:00 Uhr und 04:00 Uhr am Tag nach der Ausführung des Workflows. | Zwischen 00:00 Uhr und 04:00 Uhr am Freitag der Folgewoche. |
Hier ist ein Beispiel dafür, wie ein wöchentlicher Workflow funktioniert:
Sie haben einen wöchentlichen Workflow am Mittwoch, 16. März 2022, erstellt. Vom 18. März 2022 (Freitag) bis zum 24. März 2022 (Donnerstag) führt der Workflow Änderungen am Sheet aus und evaluiert diese. Nach dem Überprüfen der Sheetänderungen übermittelt er die Warnmeldung zu den Sheetänderungen am 25. März 2022 (Freitag).
So legen Sie die Häufigkeit Ihres Workflows fest
- Legen Sie den Auslöser im Block Auslöser auf eine der folgenden Optionen fest:
- Wenn Zeilen hinzugefügt oder geändert werden
- Wenn Zeilen hinzugefügt werden
- Wenn Zeilen geändert werden
- Wählen Sie eine der folgenden Optionen für Workflow ausführen aus:
- Stündlich
- Täglich
- Wöchentlich
Wenn Sie automatisierte Workflows zum Senden von Benachrichtigungen verwenden und {{Platzhalter}} einsetzen möchten, kann Ihr Workflow nur dann Benachrichtigungen senden, wenn er ausgelöst wird. Die Optionen Stündlich, Täglich oder Wöchentlich sind in diesem Szenario nicht verfügbar.
Wiederkehrende Workflows
Der Auslöser Wenn ein Datum erreicht wird kann täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich wiederholt werden.
Unabhängig von der ausgewählten Wiederholung müssen Sie für diesen Auslöser einen Zeitpunkt festlegen, zu dem der Workflow ausgelöst werden soll. Dies geschieht im Auslöserblock, nicht im Fenster Benutzerdefinierte Wiederholung. Berücksichtigen Sie die Zeitzone, die unter dem Auslösezeitpunkt angezeigt wird.
In der folgenden Tabelle wird das Verhalten für jede Wiederholungsoption erläutert.
| Tag | Woche | Monat | Jahr |
|---|---|---|---|
| Wird jeden Tag ausgelöst | Wird jede Woche an den ausgewählten Tagen ausgelöst | Dadurch wird der Workflow einmal im Monat ausgelöst. Sie haben zwei Optionen, um dies einzurichten:
| Der Workflow wird einmal jährlich zu der ausgewählten Stunde, dem ausgewählten Tag und Monat ausgelöst. |
Stellen Sie Ihren Auslöser so ein, dass er eine Stunde vor der Aktion ausgelöst wird. Dadurch wird sichergestellt, dass technische Probleme die pünktliche Durchführung der Aktion nicht verhindern.
- Wählen Sie im Auslöserblock Ihres Workflows die Option Wenn ein Datum erreicht wird. aus.
- Wählen Sie Einmal ausführen > Benutzerdefiniert aus.
- Wählen Sie im Fenster Benutzerdefinierte Wiederholung die gewünschte Häufigkeit aus, mit der Ihre Workflows ausgelöst werden sollen.
- Wählen Sie aus, wann der Workflow beginnt und endet.
- Wählen Sie Fertig aus.
Sie können Ihren Workflow so konfigurieren, dass er nach einem bestimmten Datum oder einer bestimmten Anzahl von Ausführungen endet.
Fertig! Der Workflow wird jetzt mit der angegebenen Wiederholung ausgeführt. Um zu bestimmen, welche Zeilen Ihr Workflow bei der Ausführung einbeziehen soll, sehen Sie sich die Bedingungsblöcke an.
Beachten Sie Folgendes:
- Sie können Workflows Stündlich, Täglich oder Wöchentlich nur für die Aktionstypen Benachrichtigungen und Aktualisierungs- und Genehmigungsanforderungen ohne die Aktionen Wenn genehmigt oder Wenn abgelehnt in Batches ausführen.
- Workflow-Auslöser durch Änderungen auf Beliebiger Wertschließen ein, wenn eine Zelle leer wird.
- Wenn Sie oder andere Mitarbeitende des Sheets innerhalb der Workflow-Häufigkeit Änderungen an mehreren Sheetzeilen speichern, erhalten alle Benutzer*innen, die den Workflow abonniert haben, eine einzelne Benachrichtigung mit bis zu 100 Zeilen im Tabellenformat.
- Wenn Ihr Workflow auf Stündlich, Täglich oder Wöchentlich festgelegt ist, können Sie keinen der folgenden Aktionstypen verwenden:
- Zellenwert löschen
- Personen zuweisen
- Datum aufzeichnen
- Zeilen verschieben
- Zeilen kopieren
- Zeilen sperren
- Zeilen entsperren
- Genehmigung anfordern
- Workflow mit der Einstellung Wenn ausgelöst speichern
- Zum Bearbeiten des Workflows zurückkehren
Informationen zu zeitbasierten Workflows:
- Wenn Sie ein Datum manuell auswählen, löst der Workflow gleichzeitig alle Zeilen aus, die Ihre festgelegten Bedingungen erfüllen. Sie können beispielsweise eine Warnung verwenden, um sich daran zu erinnern, Aktionen für alle Zeilen durchzuführen, die bis zu einem bestimmten Datum keine zugewiesene Person haben.
- Wenn Sie ein Datumsfeld für den Workflow auswählen, prüft das Sheet täglich, ob Zeilen aufgenommen werden sollen. Wenn keine Zeilen die Bedingungen des Workflows erfüllen, gibt es keinen Auslöser.
- Sie können keine Zeilen ohne Datum aufnehmen.
- Sie können auch die Tageszeit für die Ausführung Ihres Workflows optimieren.
- Die Zeitzone des Auslösers ist immer identisch mit der Zeitzone des*der Sheetinhaber*in.
- Die Automatisierung sendet keine Nachrichten, wenn das Sheet leer ist.