Data Uploader

Verbinden Sie Ihre wichtigsten Unternehmenssysteme mit Smartsheet, um die ausschlaggebenden Datenquellen Ihres Teams an dem Ort zu speichern, an dem Sie auch arbeiten.

Mit Smartsheet Data Uploader können Sie automatisch Daten aus Unternehmenssoftwaresystemen wie CRM, ERP, Datenbanken usw. importieren – und zwar direkt in Smartsheet. Jedes System, das Downloads in ein CSV-, Excel- oder Google-Blatt durchführen kann, kann in Smartsheet integriert werden.

Durch das Zentralisieren verteilter Daten in Smartsheet wird die Zusammenarbeit gefördert, Echtzeittransparenz in mehrere Unternehmenssysteme ermöglicht und Ihr Team kann effizienter und effektiver arbeiten.

Smartsheet und externe Systeme mit Data Uploader synchronisieren

Hiermit können Sie automatisch Daten aus einer Drittanbieteranwendung, wie Excel, in Smartsheet zusammenführen oder ersetzen, ohne sie manuell zu kopieren und einzufügen. Der Data Uploader funktioniert mit Excel-Dateien oder mit nahezu jedem CRM-, ERP-, LDAP-, Datenbank- oder Projektmanagement-Tool, das Exporte in das CSV-Format durchführen kann. 

Mit Data Uploader haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Bestehende Zeilen aus anderen Anwendungen, die Exporte in das CSV- oder Excel-Format bzw. in Google Sheets durchführen können, in Smartsheet aktualisieren und neue Zeilen einfügen.
  • Alle Zeilen in einem bestehenden Blatt in Smartsheet durch die zuletzt hochgeladene Datei ersetzen
  • Workflows planen, sodass diese so oft ausgeführt werden, wie dies für die Erfüllung Ihrer Business-Anforderungen notwendig ist

Dieses Premium-Add-on ist zum Kauf verfügbar. Weitere Informationen zum Erhalt von Smartsheet-Premium-Apps erhalten Sie vom Smartsheet-Vertrieb.

Bevor Sie beginnen

Data Uploader kann Daten aus anderen Systemen nutzen, die Exporte in Google Sheets, Excel oder Dateien mit durch Kommata getrennten Werten (.csv) erlauben. Er kann auch Daten aus Dateien in Google Drive verarbeiten.

Um mit der Erstellung Ihres ersten Data Uploader-Workflows zu beginnen, müssen die zu synchronisierenden Daten an einem der folgenden Speicherorte vorliegen:

  • Die Datei (.csv oder .xlsx) muss an ein Blatt in Smartsheet angehängt sein
    -oder-
  • Die Datei (.csv, .xls oder Google Sheet) muss in Google Drive in einem Konto gespeichert sein, auf das Sie Zugriff haben

HINWEIS: Data Uploader unterstützt nicht die alte Erweiterung für Excel-Dateien (.xls).

Informationen zur Browser-Kompatibilität finden Sie unter Systemanforderungen und Richtlinien für die Verwendung von Smartsheet.


Die Data Uploader-App mit Smartsheet verbinden

Klicken Sie auf den Launcher, um auf die App zuzugreifen.

Smartsheet-Launcher

 

Wenn Sie Probleme beim Zugriff auf die App über den Launcher haben, lesen Sie nach unter Über den Launcher auf Premium-Apps und Vorlagen zugreifen.

Das war's! Sobald Sie angemeldet sind, sehen Sie den Data Uploader-Dashboard-Bildschirm, in dem sämtliche verfügbaren Workflows angezeigt werden, die in Ihrem Konto erstellt wurden.

Einen Data Uploader-Workflow erstellen

Erstellen Sie durch Klicken auf die Schaltfläche Neu erstellen rechts oben im Data Uploader-Dashboard einen neuen Workflow.

Neu erstellen

Die Quelleingabe für Ihren Workflow benennen und konfigurieren

  1. Geben Sie im Feld Name einen beschreibenden Namen für Ihren Workflow ein (damit Sie sich gut merken können, was der Workflow bewirkt).
  2. Wählen Sie einen der folgenden Quellspeicherorte aus:
    • Smartsheet-Anlage: Verwenden Sie diese Option, wenn die zu verknüpfende Datei an ein Blatt in Smartsheet angehängt ist. Ihr Konto ist bereits authentifiziert und Sie können das Blatt suchen, an das die Datei angehängt ist. Wählen Sie aus, ob Sie bei Ausführung des Workflows immer die neueste Anlage importieren möchten oder ob eine Anlage anhand eines bestimmten Namens importiert werden soll:
      • Anlagenname: Der Data Uploader verwendet nur die in Ihrem Workflow angegebene Datei. Beim Anlagennamen wird die Groß- und Kleinschreibung unterschieden und es wird nach einer genauen Übereinstimmung in Ihrem Blatt gesucht.
      • Aktuelle: Ihre neuesten Anlagen werden synchronisiert, was auf dem für Ihren Workflow angegebenen Zeitplan oder auf der letzten manuellen Ausführung Ihres Workflows im Data Uploader-Dashboard basiert.
         
    • Google Drive: Verwenden Sie diese Option, wenn die zu synchronisierende Datei in Google Drive gespeichert ist.

      Wenn Sie diese Option auswählen, werden Sie dazu aufgefordert, smartsheetapps.com die Anzeige von Dateien in Ihrem Google Drive-Konto zur Verwendung durch Smartsheet Data Uploader zu erlauben. Wenn die Authentifizierung erfolgreich war, können Sie Ihr synchronisiertes Google Drive nach der Datei (.xls, .csv oder Google Sheet) durchsuchen, die Sie mit Data Uploader verwenden möchten.
       
    • OneDrive: Verwenden Sie diese Option, wenn die zu synchronisierende Datei in Microsoft OneDrive gespeichert ist.

      Wenn Sie diese Option auswählen, werden Sie dazu aufgefordert, smartsheetapps.com die Anzeige von Dateien in Ihrem OneDrive-Konto zur Verwendung durch Smartsheet Data Uploader zu erlauben. Wenn die Authentifizierung erfolgreich war, können Sie Ihr synchronisiertes OneDrive nach der Datei (.xls oder .csv) durchsuchen, die Sie mit Data Uploader verwenden möchten.
       
  3. Verwenden Sie den Schalter Weist die Quelldatei Spaltenüberschriften auf, um zu bestätigen, ob die Datenquelle Überschriften enthält.

    Nur Excel-Dateien: Geben Sie an, welche Registerkarte die zusammenzuführenden Daten enthält (das erste Blatt im Excel-Arbeitsbuch ist Registerkarte 1).
     
  4. Klicken Sie auf Weiter, um zum nächsten Schritt des Workflows zu wechseln.

    HINWEIS: Wenn Sie alle notwendigen Informationen für eine bestimmte Phase der Workflow-Einrichtung angegeben haben, sehen Sie ein grünes Häkchen neben dieser Phase im linken Fenster. 

Ein Zielblatt und eine Upload-Aktion auswählen

In diesem Schritt des Workflows konfigurieren Sie, wie die Ergebnisse in Smartsheet hochgeladen werden sollen.

  1. Wählen Sie das zu aktualisierenden Zielblatt aus. (Wenn Sie Smartsheet-Anlagen als Quelle verwenden, kann dies dasselbe oder ein anderes Blatt als das Quellblatt sein.)
  2. Wählen Sie aus, wie die Daten in Smartsheet importiert werden sollen:
    • Ersetzen: Alle bestehenden Daten löschen und durch die neuesten ersetzen

      WICHTIG: Wenn Sie „Ersetzen“ auswählen, wird der gesamte hinzugefügte Kontext gelöscht, einschließlich aller Zellverknüpfungen.
       
    • Zusammenführen: Aktualisiert Daten basierend auf einem primären Schlüssel mit einer Option zum Einfügen neuer Zeilen. Wenn Sie diese Option auswählen, müssen Sie auch angeben, ob neue Zeilen hinzugefügt werden sollen.
       
    • Dropdown-Werte aktualisieren: Smartsheet-Dropdown-Werte in den Spalteneigenschaften mit Werten aus Ihrer Excel- oder .csv-Datei aktualisieren

Filter zur Steuerung der importierten Eingabezeilen festlegen

Wählen Sie im linken Bereich des Workflow-Assistenten Filter aus, um zu definieren, welche Daten basierend auf bestimmten Kriterien in Smartsheet importiert werden sollen (z. B. Status entspricht „In Arbeit“).

Verwenden Sie Filter, wenn Sie mit großen Datensätzen arbeiten, die dazu führen könnten, dass der Import die Smartsheet-Zeilenbegrenzungen überschreitet. Weitere Informationen zu Maximalgrößen für Blätter und importierte Dateien finden Sie unter Smartsheet-Systemanforderungen und -Richtlinien.

  1. Lassen Sie für den Anfang das Feld Filterlogik leer.
  2. Um einen Filter zu erstellen, klicken Sie auf Neu erstellen.
  3. Wählen Sie die Spalte aus der Datei aus, nach der gefiltert werden soll, den Vergleichsoperator sowie den Wert.

    TIPP: Wenn Sie mehrere Filter erstellen, können Sie das Feld Filterlogik verwenden, um die einzelnen Filter mit zusätzlichen AND/OR-Operatoren zu verbinden.

    Nutzen Sie die Filter-IDs (die Zahl unter dem #-Zeichen des Bereichs „Eingabefilter“), wenn Sie die Beziehungen zwischen den einzelnen Filtern definieren.

    Sie können mithilfe von Klammern zusammen mit AND oder OR eine komplexere Filterlogik definieren. Beispiel: (1 AND 2) OR 3 kombinieren die Logik so, dass alle Daten enthalten sind, bei denen (Abteilung = „Services“ AND Widget-Größe = „Groß“) OR die Abteilung = „Marketing“ ist. In diesem Beispiel würden nur große Widgets für die Services-Abteilung importiert werden, es würden jedoch auch alle Marketing-Widgets importiert werden.

Spalten zwischen den beiden Systemen zuordnen 

In diesem Schritt des Workflows werden alle Smartsheet-Spalten vorausgefüllt und Sie können die gewünschten Eingabespalten aus Ihrer Quelldatei auswählen. Sie können auch benutzerdefinierte Ausdrücke erstellen, die einen konstanten Wert oder eine Formel enthalten können, die in jeder Zeile verwendet werden, anstatt die Daten aus der Eingabedatei zu verwenden.

Spaltenzuordnung

  • Eingabespalte: Um eine Spalte manuell zuzuordnen, klicken Sie auf das Dropdown-Feld neben der Eingabespalte, scrollen Sie und wählen Sie die richtige Zuordnung für die auf der rechten Seite angegebene Smartsheet-Spalte.

    HINWEIS: Data Uploader gibt automatisch Spalten in Smartsheet-Spalten ein, wenn die Spaltennamen genau übereinstimmen.
     
  • Ausdruck: Um eine Formel für das Zielblatt festzulegen, können Sie einen Ausdruck mit den Parametern der Formel erstellen. Scrollen Sie in den verfügbaren Spalten/Ausdrücken nach unten und klicken Sie auf > Neuer Ausdruck. Es wird ein Formular angezeigt, in das Sie einen statischen Wert eingeben können.

    TIPP: Erstellen Sie die Formel im Zielblatt ohne Verweise auf andere Zeilen, kopieren Sie sie und fügen Sie sie in den Expression Builder ein.

    HINWEIS: Ausdrücke können im Abschnitt „Zuordnung“ eines Workflows erstellt und im Abschnitt „Ausdrücke“ erstellt oder bearbeitet werden. Dies ist der letzte Schritt im Data Uploader-Workflow.

Ihren Workflow planen

Klicken Sie im linken Bereich auf Zeitplan, um festzulegen, wie häufig Ihr Workflow ausgeführt werden soll.

Für Anlage ausführen: Nutzt eine Smartsheet-Anlage als Dateiquelle. Solange diese Option aktiviert ist, wird der Workflow jedes Mal analysiert und ausgelöst, wenn eine neue Anlage hinzugefügt wird, die die Kriterien erfüllt.

„Für Anlage ausführen“ ist nur für die Option „Smartsheet-Anlage“ verfügbar und ist nicht sichtbar, wenn Google Drive als Quellspeicherort verwendet wird.

Nach Zeitplan ausführen: Damit der Workflow nach Zeitplan ausgeführt wird, klicken Sie auf Neu erstellen. Wählen Sie unter Wochentage, Startzeit, Wiederholungsintervall und Endzeit die gewünschte Option aus. Wenn Sie den gewünschten Zeitplan ausgewählt haben, aktivieren Sie die Schaltfläche Nach Zeitplan ausführen.

Alle in Zuordnungen verwendeten Ausdrücke anzeigen

In diesem Schritt des Workflows können Sie sämtliche Eingabeausdrücke anzeigen, die in Zielspaltenzuordnungen erstellt wurden. Sie können in diesem Bildschirm auch neue Ausdrücke erstellen und diese in Ihren aktuellen Zuordnungen verwenden.

Werte, die mit einem Gleichheitszeichen beginnen, sind Formeln.

Ihren neuen Workflow prüfen und abschließen

Wenn alle Schritte des Workflows abgeschlossen sind (mit einem grünen Häkchen im linken Bereich markiert), können Sie unten rechts in Ihrem Workflow auf Schließen klicken. Dadurch wird Ihr neuer Workflow im Data Uploader-Dashboard gespeichert. Die Änderungen sollten nun auch im verknüpften Blatt zu sehen sein.

Wenn Sie auf Weiter klicken, wird Ihr Workflow automatisch gespeichert.

Workflows bearbeiten, manuell ausführen oder löschen 

Sie können Ihre Workflows im primären Data Uploader-Bildschirm verwalten.
 

  • Workflow bearbeiten: Sie können Änderungen an einem bestehenden Workflow vornehmen (z. B. wenn Sie das Intervall in einem Workflow-Zeitplan ändern möchten).

    HINWEIS: Wenn bei der letzten Ausführung des Workflows ein Fehler aufgetreten ist oder wenn der Workflow fehlerhaft konfiguriert ist (das Quellblatt wurde gelöscht), werden der Abschnitt „Letzte Ausführung“ und das Symbol „Bearbeiten“ in Rot angezeigt.

    Rotes Symbol „Workflow bearbeiten“
     
  • Workflow ausführen: Sie können Ihren Workflow manuell ausführen, um auf neue Änderungen zu prüfen.
  • Workflow löschen: Löscht Ihren Workflow, wenn Sie ihn nicht mehr benötigen.
  • Protokollmeldungen anzeigen: Mit der Schaltfläche „Protokollmeldungen anzeigen“ können Sie ein Fehlerprotokoll sowie die Anzahl aktualisierter, hinzugefügter oder übersprungener Zeilen anzeigen.

    TIPP: Sie können auch auf die Schaltfläche Alle Protokolle herunterladen klicken, wodurch eine CSV-Datei auf Ihren Computer heruntergeladen wird, die alle Data Uploader-Synchronisierungen für diesen Workflow enthält.

Neue Spalten bearbeiten und hinzufügen

Wenn sich Ihr Prozess weiterentwickelt, müssen Sie vielleicht die Struktur Ihrer Quelldatei ändern. Ist dies der Fall, führen Sie folgende Schritte aus, um sicherzustellen, dass diese Struktur in Ihrem Zielblatt erhalten bleibt:

  1. Deaktivieren Sie Ihren Workflow vorübergehend.
  2. Bearbeiten Sie Ihre Quelldatei mit Ihren neuen Spaltenüberschriften oder zusätzlichen Spalten.
  3. Wenn Sie eine Excel- oder CSV-Datei verwenden, laden Sie die neue Quelldatei an Ihren Quellspeicherort hoch. 
  4. Bearbeiten Sie das Zielblatt mit Ihren aktualisierten Spaltenüberschriften oder zusätzlichen Spalten.
  5. Wählen Sie in den Einstellungen für Ihren Data Uploader-Workflow (Quelle > Quellspeicherort) einen neuen Quellspeicherort aus.

    (Beispiel: Wenn Ihre Quelle Google Drive ist, wechseln Sie zu Smartsheet.)
     
  6. Wechseln Sie den Quellspeicherort dann wieder zurück in Ihre ursprüngliche Auswahl.

    HINWEIS: Vielleicht müssen Sie Ihr Anlagenblatt oder den Dateinamen erneut auswählen.
     
  7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter, bis Sie bei der Zuordnungsseite ankommen. Hier können Sie alle Ihre Eingabespalten und Ausdrücke erneut zuordnen.

    HINWEIS: Sie müssen vielleicht alle Ihre Spalten erneut zuordnen, nicht nur die hinzugefügten und bearbeiteten Spalten.

Das war's! Sie können Ihren Workflow nun aktivieren und ausführen.


Tipps und bewährte Vorgehensweisen

Berücksichtigen Sie bei der Arbeit mit Data Uploader Folgendes:

  • Auch mit Data Uploader gelten Smartsheet-Beschränkungen.  Weitere Informationen zu Maximalgrößen für Blätter und importierte Dateien finden Sie unter Smartsheet-Systemanforderungen und -Richtlinien.
  • Wenn Sie Daten von einer Quelle mit mehr als 5.000 Zeilen beziehen, können Sie Filter und einen eingeschränkten Satz an Spaltenzuordnungen verwenden (wie unten beschrieben). Alternativ können Sie mithilfe einer gemeinsamen Datenkategorie mehrere Workflows erstellen, um die Daten auf mehrere Blätter zu verteilen.
  • Wenn ein Benutzer einen Workflow erstellt und festlegt, dass er jedes Mal ausgeführt werden soll, wenn jemand eine neue Anlage hinzufügt, dann wird jedes Mal, wenn ein Benutzer die Anlage hinzufügt der Workflow ausgeführt.