Kontakte

APPLIES TO

  • Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Smartsheet-Kontaktlisten machen es Ihnen einfach, Aufgaben zuzuweisen und Blätter für Kunden, Kollegen und Zulieferer freizugeben. Es gibt zwei Arten von Kontaktlisten in Smartsheet: die Kontoliste, die von Ihrem Systemadministrator verwaltet wird, und Ihre persönliche Kontaktliste namens „Meine Smartsheet-Kontakte“. Ihre persönliche Liste „Meine Smartsheet-Kontakte“ können Sie mit beliebigen Benutzern teilen, einschließlich Mitarbeiter außerhalb Ihrer Organisation.

Folgen Sie den schrittweisen Anleitungen zum Hinzufügen von Kontakten zu Ihrer Liste „Meine Smartsheet-Kontakte“.

Kontakte in der Liste „Meine Smartsheet-Kontakte“ verwalten

APPLIES TO

  • Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Sie nutzen Kontakte in Smartsheet, um die Zusammenarbeit schneller zu gestalten. Sie können Kontakte beispielsweise verwenden, wenn Sie E-Mails senden, Blätter freigeben oder Aufgaben in Smartsheet zuweisen.

Eine Möglichkeit zur Verwaltung von Kontakten ist die Liste „Meine Smartsheet-Kontakte“. Stellen Sie sich dies als Ihr Cloud-Verzeichnis für Smartsheet-Aufgaben vor, in dem Sie E-Mail-Adressen der Mitarbeiter speichern können, mit denen Sie in Smartsheet zusammenarbeiten werden.

Um die Kontakte in Ihrer Liste „Meine Smartsheet-Kontakte“ anzuzeigen, wählen Sie in der Navigationsleiste Konto > Meine Smartsheet-Kontakte aus.

Wer Ihre Smartsheet-Kontakte anzeigen kann

Ihre Liste „Meine Smartsheet-Kontakte“ ist privat – nur Sie können sie anzeigen. Wenn Sie einem Kontakt eine Aufgabe zuweisen oder ein Blatt für ihn freigeben, wird die E-Mail-Adresse dieses Kontakts jedoch anderen Personen angezeigt, die auf dieses Blatt zugreifen können.

Bevor Sie beginnen: Ihre CSV-Datei formatieren

Sie können eine unbegrenzte Anzahl an Kontakten haben, aber Sie können jeweils nur 1.000 Kontakte auf einmal importieren.

Wenn Sie Kontakte aus Outlook, Hotmail oder AOL importieren möchten, müssen Sie zunächst die Kontakte in eine CSV-Datei exportieren. Anschließend fügen Sie diese Spalten der CSV-Datei hinzu: Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse. Wichtig ist, dass alles richtig geschrieben ist, da die Liste ansonsten nicht richtig importiert wird.

Hier ist ein Beispiel für die Formatierung Ihrer CSV-Datei:

Vorname Nachname E-Mail-Adresse
Sally Smart sally.smart@smartsheet.com
Ian Intelligent ian.intelligent@smartsheet.com
Dave Diligent dave.diligent@smartsheet.com

 


Kontakte zu „Meine Smartsheet-Kontakte“ hinzufügen

Massenimport von Kontakten

  1. Wählen Sie in der Navigationsleiste Konto > Meine Smartsheet-Kontakte
  2. Wählen Sie im Formular Meine Smartsheet-Kontakte Kontakte importieren aus. 
  3. Wählen Sie eine dieser Optionen:
    • Gmail
      Smartsheet speichert Ihren E-Mail-Benutzernamen und das Kennwort nicht. Diese Anmeldedaten werden nur für den Zugriff auf Ihr E-Mail-Adressbuch verwendet.
      1. Wenn Sie die Anmeldeaufforderung von Google sehen, geben Sie Ihre Google-Anmeldeinformationen ein. Wählen Sie dann Anmelden aus. Gehen Sie anderenfalls direkt zum nächsten Schritt über. 
      2. Wählen Sie aus, welche Kontakte Sie in Smartsheet importieren möchten, und klicken Sie dann auf Importieren
  • .csv (Outlook, Yahoo usw.)
    1. Wählen Sie die CSV-Datei und klicken Sie auf Weiter. 
    2. Wählen Sie aus, welche Kontakte Sie in Smartsheet importieren möchten, und klicken Sie dann auf Importieren. 
  • .vcf (vCard-Datei)
    • Wählen Sie die vCard-Datei, klicken Sie auf Weiter und klicken Sie dann auf Importieren.

Nach dem Massenimport fügt die Smartsheet-App die von Ihnen importierten Kontakte zu Ihrer Liste „Meine Smartsheet-Kontakte“ hinzu.

Kontakte einzeln hinzufügen

  1. Wählen Sie in der Navigationsleiste Konto > Meine Smartsheet-Kontakte.
  2. Um das Formular Kontakt anzuzeigen, wählen Sie im Formular Meine Smartsheet-Kontakte Hinzufügen aus.
  3. Geben Sie den Namen und die E-Mail-Adresse des Kontakts ein und klicken Sie anschließend auf OK.

Nach der Durchführung dieser Schritte fügt Smartsheet Ihre neuen Kontakte zu Ihrer Kontaktliste hinzu.

Einzelne Kontakte hinzufügen, wenn Sie ein Smartsheet-Element freigeben

Wenn Sie Elemente in Smartsheet freigeben, indem Sie eine E-Mail-Adresse eingeben, wird die E-Mail-Adresse möglicherweise automatisch Ihrer Liste „Meine Smartsheet-Kontakte“ hinzugefügt. 

Um einen Namen mit der Adresse zu verknüpfen: 

  • Bearbeiten Sie den Kontakt über das Formular „Meine Smartsheet-Kontakte“ oder
  • Wenn Sie im Formular Blattfreigabe oder Berichtfreigabe sind, fügen Sie einen Kontakt über das Formular Kontakte auswählen zur Liste hinzu:
    1. Wählen Sie im Feld Mitarbeiter einladen das Symbol Kontakte auswählen aus. 
    2. Wählen Sie im Formular Kontakte auswählen Neu hinzufügen aus.
    3. Geben Sie den Namen Ihres Kontakts und die E-Mail-Adresse ein und wählen Sie dann OK.

Kontakte bearbeiten oder löschen

  1. Wählen Sie in der Navigationsleiste Konto > Meine Smartsheet-Kontakte.
  2. Klicken Sie im Formular Meine Smartsheet-Kontakte mit der rechten Maustaste auf den Kontakt, den Sie bearbeiten oder löschen möchten. 
  3. Wählen Sie eine dieser Optionen:
    • Kontakt bearbeiten: Geben Sie einen mit der E-Mail-Adresse verknüpften Namen ein oder ändern Sie die E-Mail-Adresse Ihres Kontakts 
    • Kontakt löschen: Entfernen Sie einen Kontakt aus Ihrer Kontaktliste

Wenn Sie einen Kontakt aus Ihrer Kontaktliste löschen oder bearbeiten, wird die E-Mail-Adresse nicht aus freigegebenen Blättern entfernt oder dort gelöscht und zugewiesene Aufgaben werden nicht aktualisiert. Um Aufgaben erneut zuzuweisen, lesen Sie den Artikel Werte innerhalb eines Blattes finden und ersetzen.


Kontakte aus Ihrer Smartsheet-Kontaktliste exportieren

  1. Wählen Sie in der Navigationsleiste Konto > Meine Smartsheet-Kontakte.
  2. Wählen Sie im Formular Meine Smartsheet-Kontakte Kontakte exportieren > .csv aus.

Die Kontakte aus Ihrer Liste „Meine Smartsheet-Kontakte“ werden in eine CSV-Datei exportiert und an dem Speicherort abgelegt, an dem Downloads auf Ihrem Computer gespeichert werden.


Tipps und bewährte Vorgehensweisen zur Verwendung von Kontakten

Bei der Arbeit mit Kontakten sollten Sie Folgendes beachten:

  • Sie können verwalten, welche Kontakte angezeigt werden, wenn Sie etwas in eine Zelle eingeben.
  • Um Kontakte aus Ihrer gesamten Smartsheet-Kontaktliste zu verwenden, geben Sie in die Spalte Kontaktliste den Namen Ihres Kontakts in eine Zelle ein. Wenn Sie mit der Eingabe beginnen, werden die Ergebnisse in der Kontaktliste angezeigt. 
    Derzeit gibt es keine Möglichkeit, Kontaktlisteneinträge aus anderen Blättern zu verwenden.
  • Die für Ihre Kontakte ausgewählten Namen werden angezeigt, wenn Sie ihnen Aufgaben in den Kontaktlistenspalten zuweisen. In anderen Bereichen, wie derFreigabeliste, wird der angezeigte Name dem Smartsheet-Konto des Benutzers entnommen. 
    Sie können den Namen, der für Ihr Smartsheet-Konto verwendet wird, im Dialogfeld mit den persönlichen Einstellungen ändern. Um zu Ihren persönlichen Einstellungen zu gelangen, wählen Sie Konto > Persönliche Einstellungen.
  • Gruppenadministratoren mit Business- und Enterprise-Plänen können Kontakte zu Gruppen zusammenfassen. Damit wird das Freigeben und Versenden von Informationen an mehrere Personen vereinfacht.