Kontakte

APPLIES TO

  • Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Smartsheet-Kontaktlisten machen es Ihnen einfach, Aufgaben zuzuweisen und Blätter für Kunden, Kollegen und Zulieferer freizugeben. Es gibt zwei Arten von Kontaktlisten in Smartsheet: die Kontoliste, die von Ihrem Systemadministrator verwaltet wird, und Ihre persönliche Kontaktliste namens „Meine Smartsheet-Kontakte“. Ihre persönliche Liste „Meine Smartsheet-Kontakte“ können Sie mit beliebigen Benutzern teilen, einschließlich Mitarbeiter außerhalb Ihrer Organisation.

Folgen Sie den schrittweisen Anleitungen zum Hinzufügen von Kontakten zu Ihrer Liste „Meine Smartsheet-Kontakte“.

Kontakte in der Liste „Meine Smartsheet-Kontakte“ verwalten

APPLIES TO

  • Smartsheet
  • Pro
  • Business
  • Enterprise

Eine Möglichkeit zur Verwaltung von Kontakten ist die Liste „Meine Smartsheet-Kontakte“. Betrachten Sie es als Ihr Cloud-Verzeichnis für Smartsheet-Aufgaben, in dem Sie die E-Mail-Adressen von Mitarbeitern speichern können, mit denen Sie an Smartsheet zusammenarbeiten.

Um die Kontakte in Ihrer Liste „Meine Smartsheet-Kontakte“ anzuzeigen, wählen Sie in der Navigationsleiste Konto > Meine Smartsheet-Kontakte aus.

Wer Ihre Smartsheet-Kontakte sehen kann

Ihre Liste „Meine Smartsheet-Kontakte“ ist privat – nur Sie können sie anzeigen. Wenn Sie einem Kontakt eine Aufgabe zuweisen oder ein Sheet für ihn freigeben, wird die E-Mail-Adresse dieses Kontakts jedoch anderen Personen angezeigt, die auf dieses Sheet zugreifen können.

Bevor Sie beginnen: CSV-Datei formatieren

Wenn Sie Kontakte aus Outlook, Hotmail oder AOL importieren möchten, müssen Sie die Kontakte in eine CSV-Datei exportieren. Versehen Sie die CSV-Datei anschließend mit folgenden Spalten: Vorname, Nachname bzw. E-Mail-Adresse. Wichtig ist, dass Sie alles richtig schreiben, da die Liste sonst nicht richtig importiert wird.

Hier ist ein Beispiel für die Formatierung Ihrer CSV-Datei:

VornameNachnameE-Mail-Adresse
SallySmartsally.smart@smartsheet.com
IanIntelligentian.intelligent@smartsheet.com
DaveDiligentdave.diligent@smartsheet.com

 

Sie haben Zugriff auf eine unbegrenzte Anzahl von Kontakten, können jedoch jeweils nur 1.000 Kontakte importieren.

 


Kontakte zu „Meine Smartsheet-Kontakte“ hinzufügen

Massenimport von Kontakten

  1. Wählen Sie in der Navigationsleiste Konto > Meine Smartsheet-Kontakte aus. 
  2. Wählen Sie Kontakte importieren aus. 
  3. Wählen Sie eine dieser Optionen aus und führen Sie die folgenden Schritte aus:
  • .csv (Outlook, Yahoo usw.)
    1. Wählen Sie die CSV-Datei und dann Weiter aus.
    2. Wählen Sie aus, welche Kontakte Sie in Smartsheet importieren möchten, und klicken Sie anschließend auf Importieren.
  • .vcf (vCard-Datei)
    • Wählen Sie die vCard-Datei aus, dann Weiter und anschließend Importieren.

Kontakte einzeln hinzufügen

  1. Wählen Sie in der Navigationsleiste Konto > Meine Smartsheet-Kontakte aus.
  2. Wählen Sie anschließend Hinzufügen aus.
  3. Geben Sie den Namen und die E-Mail-Adresse des Kontakts ein.
  4. Wählen Sie OK aus.

Einzelne Kontakte hinzufügen, wenn Sie ein Smartsheet-Element freigeben

Wenn Sie Elemente in Smartsheet freigeben, indem Sie eine E-Mail-Adresse eingeben, wird die E-Mail-Adresse automatisch Ihrer Liste „Meine Smartsheet-Kontakte“ hinzugefügt. 

So verknüpfen Sie einen Namen mit der Adresse: 

  • Bearbeiten Sie den Kontakt über das Formular „Meine Smartsheet-Kontakte“ oder
  • falls Sie sich im Formular Sheetfreigabe oder Berichtsfreigabe befinden, fügen Sie der Liste über das Formular Kontakte auswählen einen Kontakt hinzu:
    1. Wählen Sie im Feld Mitarbeiter einladen das Symbol Kontakte auswählen aus. 
    2. Wählen Sie im Formular Kontakte auswählen die Option Neu hinzufügen aus.
    3. Geben Sie den Namen und die E-Mail-Adresse des Kontakts ein und wählen Sie OK aus.

Kontakte bearbeiten oder löschen

  1. Wählen Sie in der Navigationsleiste Konto > Meine Smartsheet-Kontakte aus.
  2. Wählen Sie im Formular Meine Smartsheet-Kontakte mit Rechtsklick den Kontakt aus, den Sie bearbeiten oder löschen möchten. 
  3. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus: 

 

Sie können die E-Mail-Adresse eines Kontakts nicht bearbeiten, nur den Namen. Sie müssen einen neuen Kontakt für einen Benutzer erstellen, um die E-Mail-Adresse anpassen zu können. 

 


Kontakte aus Ihrer Smartsheet-Kontaktliste exportieren

  1. Wählen Sie in der Navigationsleiste Konto > Meine Smartsheet-Kontakte aus. 
  2. Wählen Sie Kontakte exportieren > .csv aus.

Die Kontakte aus Ihrer Liste „Meine Smartsheet-Kontakte“ werden in eine CSV-Datei exportiert und an dem Speicherort abgelegt, an dem Downloads auf Ihrem Computer gespeichert werden.


Tipps und Best Practices zur Verwendung von Kontakten