Spalten

Smartsheet-Spalten ähneln Spalten in einer typischen Tabelle, weisen jedoch auch besondere Eigenschaften auf, die die Verwendung Ihres Blatts einfacher und gleichzeitig effizienter gestalten.

Spalten in Smartsheet

Erfahren Sie mehr über die verschiedenen Spaltentypen, wie die primäre Spalte, Text/Zahlen, Kontaktliste, Datum, Dropdown-Liste, Kontrollkästchen, Symbole, automatische Nummernspalten und Systemspalten. Ändern Sie den Namen, das Layout und die Reihenfolge beliebiger Spalten in Ihrem Blatt. Sie können auch Spalten anzeigen oder ausblenden und Spalten sperren, die Mitarbeiter nicht ändern sollen.

Referenz für den Spaltentyp

Spaltentypen helfen Ihnen dabei, eine größere Kontrolle über die in Spalten zulässigen Daten zu gewinnen. Verwenden Sie bestimmte Typen, um eine einheitliche Dateneingabe zu gewährleisten. In Smartsheet arbeiten Sie mit voreingestellten und konfigurierbaren Spalten:

Wer kann diese Funktion nutzen?

Symbol „Berechtigungsanforderungen“ Lizenzierte Benutzer mit Inhaber- oder Administratorenberechtigung können Spalten hinzufügen und bearbeiten.
Symbol „Planverfügbarkeit“ Alle Plantypen


Standardspalten

Jedes Tabellenblatt hat eine primäre Spalte. Diese Spalte ist obligatorisch und kann nicht aus dem Blatt entfernt werden. Der Spaltenwert beschreibt dabei häufig den Zeileninhalt: Er besitzt immer Text/Zahl. Primäre Spalten können nicht geändert werden. (Weitere Informationen finden Sie unter Arbeiten mit der primären Spalte: Überblick und bewährte Methoden.)

Spalten enthalten Symbole, die Sie auf zeilenspezifische Inhalte und Aktionen hinweisen:

  • Die Anlagenspalte Anlagenspalte. Bei jeder Zeile mit einer Anlage wird ein Anlagensymbol angezeigt. Klicken Sie zum Anzeigen der Anlagen auf dieses Symbol.
  • Die Spalte KommentareSpalte JT „Kommentare“. Bei jeder Zeile mit einem Kommentar wird das „Kommentare“-Symbol angezeigt. Klicken Sie zum Anzeigen der Kommentare auf dieses Symbol.
  • Die Spalte Indikatoren für ZeilenaktionenSpalte „Indikatoren für Zeilenaktionen“. In dieser Spalte wird ein Symbol für ausstehende Erinnerungen Erinnerung, Aktualisierungsanforderungen Aktualisierungsanforderungen, Sperren Sperren und Alarme für die Zuordnung Alarme für die Zuordnung angezeigt, die auf die Zeile angewendet wurden.

    HINWEIS: Wenn zu einer Spalte mehrere Zeilenaktionen vorliegen, werden in der Spalte mehrere Symbole angezeigt.

Konfigurierbare Spalten

Text/Zahl

Dieser Spaltentyp kann Text, numerische Werte oder eine Kombination aus beidem enthalten. „Text/Zahl“ ist die beste Wahl für Kommentarspalten mit langen Einträgen und Spalten mit vielen Zahlen, wie z. B. die Ausgabeprognosen in einem Blatt zur Budgetplanung.

Sie können auf die Spalte mit Text/Zahl Formatierungen anwenden, um Werte im Währungs- oder Prozentformat anzuzeigen, indem Sie auf den Spaltenkopf und anschließend auf die Schaltfläche Währungsformat oder Prozentsatzformat auf der linken Symbolleiste klicken.

HINWEIS: Wenn das erste Zeichen einer Zahl eine Null ist, gefolgt von einer anderen Ziffer oder einem Buchstaben, stellt Smartsheet den Wert mit einem Apostroph vorne an und speichert ihn als Text. Dies erfolgt deshalb, damit die führende Null gespeichert und mit der Zahl zusammen angezeigt wird. Wenn die Zahl als Zahl gespeichert werden soll – damit Sie beispielsweise Berechnungen damit anstellen können –, müssen Sie auf die Zelle doppelklicken und den Apostroph sowie jegliche führenden Nullen entfernen.

Kontaktliste

Dies ist die beste Wahl für Spalten wie z. B. „Zugewiesen zu“, „Inhaber“, „Genehmigt von“ usw. Mit diesem Spaltentyp können Sie Zeilen Mitarbeitern oder Kontakten in Ihrer Smartsheet-Kontaktliste zuweisen, für die ein Blatt freigegeben wurde. Sie können die Spalte auch zum Senden von Erinnerungen an freigegebene Mitarbeiter und zur Erstellung von Berichten verwenden, die eine Liste der Aufgaben anzeigen, die einem bestimmten Teammitglied zugewiesen sind.

Wenn Sie diesen Spaltentyp verwenden, haben Sie die Option, bevorzugte Kontaktwerte im Feld Werte anzugeben (Sie können hier bis zu 50 Kontakte angeben). Zulässige Werte für diese Liste sind ein Kontaktname und eine E-Mail-Adresse, nur ein Name oder nur eine E-Mail-Adresse.

Kontaktlistenspalteneigenschaften

Wenn Sie in der Kontaktspalte bevorzugte Kontakte eingerichtet haben, können Sie schnell auf diese zugreifen, indem Sie auf den Dropdown-Pfeil in einer Kontaktlistenzelle oder dem entsprechenden Smartsheet-Formularfeld klicken. In der Zelle werden Ihnen außerdem Kontakte und E-Mail-Adressen angezeigt, die anderen Blattzeilen zugewiesen wurden.

HINWEIS: Smartsheet-Formularfelder, die mit einer Kontaktspalte verknüpft sind, enthalten ausschließlich bevorzugte Kontakte. Wurden keine bevorzugten Kontakte eingestellt, muss bei der Übermittlung über das Formular der Name oder die E-Mail-Adresse der Kontaktperson eingegeben werden, da diese nicht ausgewählt werden können.

Sie können die Liste ergänzen, indem Sie manuell einen neuen Namen oder eine E-Mail-Adresse in eine Zelle eingeben. Während der Eingabe wird die Liste so erweitert, dass sie eine Liste passender Kontakte aus Ihrer Smartsheet-Kontaktliste sowie aus der Anzeige „Benutzerverwaltung“ zeigt (bei Multi-User-Plänen).

Kontakte hinzufügen

TIPP: Wenn Sie mit der Eingabe eines Namens oder einer Adresse beginnen und es keine automatische Erkennung für die Liste gibt, bedeutet dies, dass keine Kontakte zu Ihrer Eingabe passen. Durch das Hinzufügen eines Kontakts zu Ihrer Liste stellen Sie sicher, dass Sie Berichte ausführen und Erinnerungen an diesen Kontakt senden können. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil  in der Zelle und wählen Sie dann Neu hinzufügen, um den Kontakt zu Ihrer Liste hinzuzufügen und ihn der Zeile zuzuweisen.

Um Namen oder E-Mail-Adressen aus der Dropdown-Liste für die automatische Erkennung zu entfernen, entfernen Sie sie aus den anderen Zellen in der Spalte sowie aus dem Formular „Spalteneigenschaften bearbeiten“. Benutzer, für die das Blatt freigegeben ist, werden immer als Vorschläge angezeigt, wenn Sie etwas in eine Kontaktlistenspalte eingeben.

Datum

In den Zellen dieser Spalte wird ein Kalendersymbol angezeigt, auf das die Mitarbeiter klicken können, um ein bestimmtes Datum auszuwählen. Sie können Daten auch manuell eingeben oder die Zellen anhand von Tastaturbefehlen ausfüllen.Damit Abhängigkeiten aktiviert oder Elemente in der Kalenderansicht angezeigt werden können, müssen im Blatt Datumsspalten vorhanden sein.

Die Daten werden in dem Format angezeigt, das in Persönliche Einstellungen... Ihres Smartsheet-Kontos eingerichtet wurde.

Datumsspalten: Datum auswählen

Dropdown-Liste (einfache Auswahl)

In der Spalte wird eine Liste mit Werten zur Auswahl angezeigt.

Dropdown-Liste „Einfache Auswahl“: Wert auswählen

Wenn Sie diesen Spaltentyp auswählen, können Sie die Werte eingeben, die in der Liste angezeigt werden sollen. Trennen Sie die einzelnen Listenelemente in separaten Zeilen voneinander, indem Sie auf der Tastatur die Eingabe- oder Rücktaste drücken.

Wenn Sie ein Element aus der Dropdown-Liste löschen möchten,wählen Sie es aus und drücken Sie die Rücktaste oder die Entfernen-Taste auf der Tastatur.

Weitere Informationen zu Dropdown-Listenspalten finden Sie unter Einheitliche Datenerfassung mit Dropdown-Spalten.

Dropdown-Liste (Mehrfachauswahl)

In dieser Spalte wird eine Liste mit Werten zum Auswählen angezeigt. Wenn Sie diesen Spaltentyp auswählen, können Sie die Werte eingeben, die in der Liste angezeigt werden sollen. Geben Sie jedes Listenelement in einer separaten Zeile ein. Drücken Sie hierfür die Eingabe- oder Rücktaste.

Dropdown-Liste „Mehrfachauswahl“: Wert auswählen

Weitere Informationen zu Dropdown-Listenspalten finden Sie unter Einheitliche Datenerfassung mit Dropdown-Spalten.

Kontrollkästchen

Die Spalte stellt ein Kontrollkästchen dar, das aktiviert oder deaktiviert werden kann. In der Zelle wird nur dann ein Kontrollkästchen angezeigt, wenn in einer anderen Spalte in dieser Zeile ein Wert eingegeben wurde.

Symbole

In einer „Symbole“-Spalte wird ein Bild angezeigt. Verwenden Sie „Symbole“-Spalten für die Beschreibung des Zeilenstatus.

Sie können keine eigenen (benutzerdefinierten) Symbole zu der Spalte hinzufügen.

Eine vollständige Liste verfügbarer Symbole finden Sie unter Verfügbare Symbole in der Symbolspalte.

Automatische Nummer/System

Dieser Spaltentyp generiert automatisch Werte für alle Zeilen in dem Blatt, die Daten enthalten. Die automatische Nummerierung ist hilfreich, wenn Sie Zeilenkennungen, Artikelnummern, Rechnungsnummern oder Kundennummern zuweisen möchten, ohne diese manuell eingeben zu müssen.Systemspalten zeigen an, wer die jeweiligen Zeilen erstellt und wer sie zuletzt bearbeitet hat und wann die einzelnen Zeilen erstellt und zuletzt geändert wurden.

Wenn Sie Systemspalten einrichten, sind sie zunächst leer: Die Werte werden generiert, sobald Sie auf Speichern klicken, um das Blatt zu speichern.

Weitere Informationen finden Sie unter Automatische Zeilennummerierung und Systemspalten.

Den besten Spaltentyp für Ihre Daten verwenden

Spaltentypen helfen Ihnen dabei, eine bessere Kontrolle über die in Spalten zulässigen Daten zu erhalten. Verwenden Sie spezifische Arten, um eine konsistentere Dateneingabe zu gewährleisten. Sie können auch eine Spaltenbeschreibung hinzufügen, um mehr Informationen zu Ihrer Spalte zu bieten.

Weitere Informationen zu den verschiedenen Spaltentypen in Smartsheet finden Sie unter Referenz für den Spaltentyp.

Wer kann diese Funktion nutzen

Symbol „Berechtigungsanforderungen“ Lizenzierte Benutzer mit Inhaber- oder Administrator-Berechtigungen für das Blatt können eine Spalte hinzufügen oder bearbeiten. 

Symbol „Planverfügbarkeit“ Alle Plantypen.


Eine Spalte bearbeiten, um den Typ zu ändern

So ändern Sie einen bestehenden Spaltentyp über das Fenster Spalteneigenschaften: Klicken Sie hierfür auf den Dropdownpfeil  unter der Spaltenüberschrift und wählen Sie Spalteneigenschaften bearbeiten aus.


Spalteneigenschaften bearbeiten, Nur auf ausgewählte Daten begrenzen

HINWEISE:

  • Auch wenn eine Spalteneigenschaft festgelegt ist, ist es möglich, Text frei in eine Zelle einzugeben (eine Ausnahme sind schreibgeschützte Systemspalten).
  • Wenn Sie der Blattinhaber sind oder das Blatt mit Administratorrechten für Sie freigegeben wurde, können Sie verhindern, dass andere freien Text hinzufügen, indem Sie das Kontrollkästchen Begrenzen auf  beim Bearbeiten der Spalteneigenschaften oder beim Erstellen einer neuen Spalte aktivieren. Weitere Informationen finden Sie unter Dateneingabe kontrollieren und nur spezielle Werte in einer Spalte zulassen.
  • Wenn eine Spalte in den Projekteinstellungen eines Blatts aktiviert wurde, wird der Typ als Datum/Zeit, Dauer oder Vorgänger angezeigt und der Spaltentyp kann nicht bearbeitet werden.

Eine Spaltenbeschreibung hinzufügen

Erläutern Sie wichtige Informationen zu einer Spalte in einem benutzerdefinierten Tooltipp: Benutzer können auf die Informationen zugreifen, indem Sie den Mauszeiger über ein Informationssymbol unter der Spaltenüberschrift halten. Sie können eine Spaltenbeschreibung beispielsweise verwenden, um zu dokumentieren, wie eine bestimmte Spalte verwendet werden soll und welcher Datentyp in die Spalte eingegeben werden soll.

Spaltenbeschreibung anzeigen

HINWEISE:

  • Sie müssen der Blattinhaber sein oder über Administratorrechte verfügen, um eine Spaltenbeschreibung hinzuzufügen oder zu bearbeiten.
  • Die Spaltenbeschreibung ist auf 250 Zeichen begrenzt (diese Grenze kann je nach Sprache oder verwendetem Zeichentyp variieren).
  • Spaltenbeschreibungen sind nur in Blättern sichtbar – sie können nicht in Berichten oder Dashboards angezeigt werden.

Eine Spaltenbeschreibung erstellen

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Spaltenüberschrift und wählen Sie Spaltenbeschreibung hinzufügen aus.

    
 Das Fenster „Spaltenbeschreibung“ wird angezeigt.
    Spaltenbeschreibung hinzufügen 
  2. Geben Sie Ihre Spaltenbeschreibung in das Formular ein und klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um die Beschreibung zu speichern.

Es wird ein Informationssymbol unter der Spaltenüberschrift angezeigt.

Das war's! Nun können alle Benutzer, für die das Blatt freigegeben ist, die Spaltenbeschreibung anzeigen, indem sie den Mauszeiger über das Informationssymbol halten.

Spaltenbeschreibungsinformationen bearbeiten

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Spaltenüberschrift und wählen Sie Spaltenbeschreibung bearbeiten aus.
  2. Nehmen Sie im Fenster „Spaltenbeschreibung“ die gewünschten Änderungen vor und klicken Sie auf OK.

    Einheitliche Datenerfassung mit Dropdown-Spalten

    Mit den Dropdown-Spaltentypen Einfache Auswahl und Mehrfachauswahl können Sie die Erfassung wichtiger Angaben vereinheitlichen:

    • Ihre Mitarbeiter können einen oder mehrere zutreffende Werte auswählen
    • Unkomplizierte Verfolgung und Berichterstattung der erfassten Standardwerte

    Wer kann diese Funktion nutzen?

    Symbol „Berechtigungsanforderungen“ Lizenzierte Benutzer mit Inhaber- oder Administratorenberechtigung können Spalten hinzufügen und bearbeiten. Lizenzierte Benutzer mit Freigabeberechtigung auf Bearbeiterebene oder höher können die Werte in den Dropdown-Listen einzelner Zellen in entsperrten Zeilen und Spalten verändern.

    Symbol „Planverfügbarkeit“ Verfügbar bei allen Tarifen.

    So richten Sie eine Dropdown-Spalte in einem Blatt ein

    So erstellen Sie eine Dropdown-Listenspalte:

    1. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil unter der Spaltenüberschrift und wählen Sie Spalte rechts einfügen oder Spalte links einfügen, je nachdem wo sich die zusätzliche Dropdown-Spalte befinden soll.

      Das Fenster „Spalte einfügen“ wird angezeigt.

      Fenster „Spalte einfügen“
    2. Geben Sie den Spaltennamen in das Feld Name ein.
    3. Wählen Sie den Spaltentyp Dropdown (einfache Auswahl) oder Dropdown (Mehrfachauswahl) aus.
    4. Geben Sie die Werte ein, die in der Liste unter Werte erscheinen sollen. (Sie können die einzelnen Listenwerte jeweils in eigene Zeilen einfügen, wenn Sie die Eingabe- oder Rücktaste drücken.)
    5. Damit andere Benutzer keine Freitextwerte einfügen können, klicken Sie Auf Dropdown-Werte begrenzen an.
    6. Klicken Sie auf OK.

    HINWEIS:

    • Die Werte in den Dropdown-Zellen werden entsprechend ihrer Position in der Werteliste sortiert.
    • Die Werte können Interpunktionszeichen, Buchstaben, Ziffern und Emojis enthalten.
    • Wird bei den Werten das Textäquivalent eines Hyperlinks eingefügt, erscheint es im Wertefeld als normaler Text, lässt sich über die Auswahl im Dropdown-Menü aber als Hyperlink anklicken.
    • E-Mail-Adressen bei den Werten erscheinen im Dropdown-Menü als normaler Text.


    Das war's! Die Dropdown-Spalte „Einfache Auswahl“ oder „Mehrfachauswahl“ wird nun in das Blatt eingefügt. Jetzt können Sie von Ihren Mitarbeitern einheitliche Werte erheben.

    Spalteneigenschaften bearbeiten

    Wenn Sie Werte aus einer Dropdown-Liste entfernen oder ergänzen möchten, können Sie dies tun, indem Sie die Spalteneigenschaften bearbeiten.

    So bearbeiten Sie die Spalteneigenschaften:

    1. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil unter der Spaltenüberschrift und wählen Sie Spalteneigenschaften bearbeiten aus.

      Das Fenster „Spalteneigenschaften bearbeiten“ wird angezeigt.

      Fenster Spalteneigenschaften bearbeiten
    2. So bearbeiten Sie die unter Werte aufgeführten Werte.

      Wenn Sie einen Wert aus der Dropdown-Liste löschen möchten, wählen Sie ihn aus und drücken Sie die Rücktaste oder die Taste [Entf] auf der Tastatur.

      HINWEIS: Werte im Dropdown-Feld „Einfache Auswahl“ oder „Mehrfachauswahl“ müssen im Fenster Spalteneigenschaften bearbeiten verändert werden.

    3. Klicken Sie auf Speichern.

    Folgendes sollten Sie beachten, wenn Sie zwischen verschiedenen Spaltentypen wechseln möchten:

    • Wenn Sie zwischen den Dropdown-Spaltentypen „Einfache Auswahl“ und „Mehrfachauswahl“ wechseln möchten, bleiben die unter Werte in den Spalteneigenschaften aufgeführten Werte unverändert. Der einzige Unterschied besteht darin, dass man bei „Einfache Auswahl“ nur einen Wert aus der Dropdown-Liste auswählen kann, während bei „Mehrfachauswahl“ mehrere Werte möglich sind.
    • Wenn Sie von den Dropdown-Spaltentypen „Einfache Auswahl“ oder „Mehrfachauswahl“ zu einer Spalte ohne Dropdown-Liste wechseln möchten, werden alle Zellen, die nur einen Dropdown-Wert enthalten, als Text angezeigt. Zellen, die mehr als einen Dropdown-Wert enthalten, werden dagegen als Text mit Trennzeichen dargestellt.
    • Wenn Sie von einer Spalte ohne Dropdown-Liste zu den Dropdown-Spaltentypen „Einfache Auswahl“ oder „Mehrfachauswahl“ wechseln möchten, wird bei den Spalteneigenschaften der gesamte Zelleninhalt als ein Wert in den Abschnitt Werte eingefügt.
    • Wenn Sie zwischen den Dropdown-Spaltentypen „Einfache Auswahl“ oder „Mehrfachauswahl“ wechseln, müssen Berichte, die diese Spalten enthalten, aktualisiert werden.

    Auswahl des passenden Dropdown-Spaltentyps

    Wenn Sie Werte aus den Dropdown-Spalten auf dem Blatt auswählen, wird die Dropdown-Liste unterschiedlich angezeigt, je nachdem welchen Dropdown-Spaltentyp Sie ausgewählt haben.

    Über die Dropdown-Spalte „Einfache Auswahl“ können Sie einen Wert aus der Dropdown-Liste auswählen:

    Dropdown-Liste „Einfache Auswahl“: Wert auswählen
    Über die Dropdown-Spalte „Mehrfachauswahl“ können Sie einen oder mehrere Werte aus der Dropdown-Liste auswählen, indem Sie einen Haken in dem Kontrollkästchen neben den jeweiligen Werten setzen:

    Alle über die Dropdown-Spalte „Mehrfachauswahl“ ausgewählten Werte werden in der Zelle erfasst.

    Dropdown-Liste „Mehrfachauswahl“: Wert auswählen
    Um erfasste Werte aus Zellen zu entfernen, doppelklicken Sie auf die Zelle und klicken Sie dann neben dem Wert, den Sie entfernen möchten, auf das X. Alternativ können Sie auch den Haken in dem Kontrollkästchen neben dem gewünschten Wert in der Dropdown-Liste entfernen.

    Tipps und Tricks für die Arbeit mit Dropdown-Spalten

    Wenn Sie Zellen in Dropdown-Spalten verändern, sollten Sie Folgendes bedenken:

    • Wenn die Dropdown-Spalte nicht auf Listenwerte beschränkt ist, können Sie einen Freitextwert in die Zelle eintragen, indem Sie die Zelle per Doppelklick auswählen und den gewünschten Wert eingeben. Der Freitextwert wird dann in die Dropdown-Liste derjenigen Zelle aufgenommen, in die er eingegeben wurde. Unter Werte in den Spalteneigenschaften wird er dagegen nicht angezeigt.
    • Bei Dropdown-Spalten mit Mehrfachauswahl werden Freitextwerte in alphabetischer Reihenfolge am Ende der jeweiligen Zelle gespeichert.
    • Es gibt keinerlei Beschränkungen, wie viele Werte in Dropdown-Spalten mit Mehrfachauswahl ausgewählt werden können (es gilt aber die übliche Zeichenbeschränkung für Zellen).