Nutzen Sie Kontakte in Smartsheet, um die Zusammenarbeit zu erleichtern. Sie können Kontakte beispielsweise verwenden, wenn Sie E-Mails senden, Sheets freigeben oder Aufgaben in Smartsheet zuweisen.
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Eine Möglichkeit zur Verwaltung von Kontakten ist die Liste Meine Smartsheet-Kontakte. Hier können Sie die E-Mail-Adressen von Kolleg*innen speichern, mit denen Sie in Smartsheet zusammenarbeiten.
Um die Kontakte in Ihrer Liste Meine Smartsheet-Kontakte anzuzeigen, öffnen Sie die linke Navigationsleiste und klicken Sie auf Konto > Meine Smartsheet-Kontakte ….
Wer kann Ihre Smartsheet-Kontakte sehen?
Ihre Liste Meine Smartsheet-Kontakte ist privat – nur Sie können sie aufrufen. Wenn Sie einem Kontakt eine Aufgabe zuweisen oder ein Sheet für ihn freigeben, wird die E-Mail-Adresse dieses Kontakts jedoch anderen Personen angezeigt, die auf dieses Sheet zugreifen können.
CSV-Datei formatieren
Wenn Sie Kontakte aus Outlook, Hotmail oder AOL importieren möchten, müssen Sie die Kontakte in eine CSV-Datei exportieren. Fügen Sie der CSV-Datei anschließend folgende Spalten hinzu: Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse.
Achten Sie auf die korrekte Schreibweise dieser Spaltennamen, da die Liste sonst nicht richtig importiert wird.
Hier ist ein Beispiel für die Formatierung Ihrer CSV-Datei:
Vorname Nachname E-Mail-Adresse Sally Smart sally.smart@smartsheet.com Ian Intelligent ian.intelligent@smartsheet.com Dave Diligent dave.diligent@smartsheet.com
Sie können eine unbegrenzte Anzahl von Kontakten importieren; jedoch können Sie nur 1.000 Kontakte gleichzeitig importieren.
Kontakte zu „Meine Smartsheet-Kontakte“ hinzufügen
Massenimport von Kontakten
- Gehen Sie in der linken Navigationsleiste auf Konto > Meine Smartsheet-Kontakte.
- Wählen Sie Kontakte importieren aus.
- Wählen Sie eine dieser Optionen aus und führen Sie die folgenden Schritte aus:
- .csv (Outlook, Yahoo, usw.)
- Wählen Sie die CSV-Datei und dann Weiter aus.
- Wählen Sie aus, welche Kontakte Sie in Smartsheet importieren möchten, und klicken Sie anschließend auf Importieren.
- .vcf (vCard-Datei)
- Wählen Sie die vCard-Datei aus, dann Weiter und anschließend Importieren.
Stellen Sie sicher, dass Ihre CSV-Datei keine leeren Zellen enthält, um Probleme beim Massenimport von Kontakten zu vermeiden.
Kontakte einzeln hinzufügen
- Gehen Sie in der linken Navigationsleiste auf Konto > Meine Smartsheet-Kontakte > Hinzufügen.
- Geben Sie den Namen und die E-Mail-Adresse des Kontakts ein.
- Wählen Sie OK aus.
Einzelne Kontakte hinzufügen, wenn Sie ein Smartsheet-Element freigeben
Wenn Sie Elemente in Smartsheet freigeben, indem Sie eine E-Mail-Adresse eingeben, wird diese automatisch Ihrer Liste Meine Smartsheet-Kontakte hinzugefügt.
Sie haben zwei Möglichkeiten, um einen Namen mit der Adresse zu verknüpfen:
- Bearbeiten Sie den Kontakt über das Formular „Meine Smartsheet-Kontakte“.
- Wenn Sie sich im Formular Sheetfreigabe oder Berichtsfreigabe befinden, fügen Sie der Liste über das Formular Kontakte auswählen einen Kontakt hinzu:
- Wählen Sie im Feld Mitarbeiter einladen das Symbol Kontakte auswählen aus.
- Wählen Sie im Formular Kontakte auswählen die Option Neu hinzufügen aus.
- Geben Sie den Namen und die E-Mail-Adresse des Kontakts ein und wählen Sie OK aus.
Kontakte bearbeiten oder löschen
- Gehen Sie in der linken Navigationsleiste auf Konto > Meine Smartsheet-Kontakte ….
- Klicken Sie im Formular Meine Smartsheet-Kontakte mit der rechten Maustaste auf den Kontakt, den Sie bearbeiten oder löschen möchten.
- Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
- Kontakt bearbeiten: Geben Sie einen Namen ein, der mit der E-Mail-Adresse verknüpft ist.
- Kontakt löschen: Entfernen Sie einen Kontakt aus Ihrer Kontaktliste.
- Wenn Sie einen Kontakt aus Ihrer Kontaktliste löschen oder bearbeiten, wird die E-Mail-Adresse nicht aus freigegebenen Sheets entfernt oder darin aktualisiert. Wie Sie Aufgaben neu zuweisen, erfahren Sie im Artikel Werte innerhalb eines Sheets finden und ersetzen.
Sie können die E-Mail-Adresse eines Kontakts nicht bearbeiten, nur den Namen. Um eine E-Mail-Adresse anzupassen, müssen Sie einen neuen Kontakt für den*die Benutzer*in erstellen.
Kontakte aus Ihrer Smartsheet-Kontaktliste exportieren
- Gehen Sie in der linken Navigationsleiste auf Konto > Meine Smartsheet-Kontakte ….
- Wählen Sie Kontakte exportieren > .csv aus.
Die Kontakte aus Ihrer Liste Meine Smartsheet-Kontakte werden in einer CSV-Datei an dem Speicherort abgelegt, an dem auf Ihrem Computer Downloads gespeichert werden.
Tipps und Best Practices zur Verwendung von Kontakten
- Sie können verwalten, welche Kontakte angezeigt werden, wenn Sie etwas in eine Zelle eingeben.
Um Kontakte aus Ihrer gesamten Smartsheet-Kontaktliste zu verwenden, geben Sie den Namen eines Kontakts in eine Zelle in der Spalte Kontaktliste ein. Sobald Sie mit der Eingabe beginnen, werden die Ergebnisse in der Kontaktliste angezeigt.
Es gibt keine Möglichkeit, Kontaktlisteneinträge aus anderen Sheets zu verwenden.
- Gruppenadmins mit Business- und Enterprise-Plänen können Kontakte in Gruppen organisieren. Dies erleichtert die Freigabe und Weitergabe von Informationen an mehrere Personen.
- Die für Ihre Kontakte ausgewählten Namen werden angezeigt, wenn Sie Aufgaben in den Kontaktliste-Spalten zuweisen. In anderen Bereichen wie der Freigabeliste wird der angezeigte Name dem Smartsheet-Konto des Benutzers oder der Benutzerin entnommen.