Importieren Sie Daten aus Microsoft Project online in Smartsheet

Diese Methode eignet sich gut für eine einmalige Datenübertragung, da Sie genau auswählen können, welche Spalten enthalten sein sollen. Nach dem Import müssen Sie die Hierarchie und Spaltentypen manuell in Smartsheet einrichten.

Bevor Sie beginnen

Stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes haben:

• Zugriff auf Microsoft Project Online (Project Web App/PWA) mit Berechtigungen zum Anzeigen und Exportieren von Projektdaten.
• Ein Smartsheet-Konto mit Berechtigungen zum Erstellen neuer Sheets.
• Microsoft Excel (oder ein anderer Tabelleneditor) für die optionale Datenbereinigung vor dem Import.

Teil 1: Export aus Project Online nach Excel

Im Gegensatz zum MPP-Import können Sie beim Exportieren in Excel den gesamten Prozess in Project Web App (PWA) abschließen, ohne den Project Desktop-Client zu verwenden. Weitere Informationen finden Sie im Microsoft Project Online-Hilfeartikel.

Schritt 1: Projektdaten in Excel exportieren

1. Rufen Sie Ihre Project Web App (PWA)-Startseite in Microsoft Project Online auf.
2. Rufen Sie das Projektcenter (oder Projekte) auf.
3. Wählen Sie im Menüband Projekte aus.
4. Wählen Sie in der Gruppe Freigeben die Option In Excel exportieren aus.

Dadurch wird eine Liste der Projekte und ihre übergeordneten Zusammenfassungsinformationen in einer Excel-Arbeitsmappe gespeichert.

Schritt 2: Aufgabendaten in Excel exportieren

Um detaillierte Aufgabeninformationen für Ihre Smartsheet-Projekte zu erhalten, müssen Sie die Aufgabenliste aus dem Projekt exportieren.

1. Wählen Sie im Projektcenter das Projekt aus, das Sie exportieren möchten.
2. Navigieren Sie zum Abschnitt Aufgaben oder Zeitplan dieses Projekts.
3. Suchen Sie im Menüband, in der Regel auf dem Tab Optionen, nach In Excel exportieren und wählen Sie es aus.

Dadurch wird eine Excel-Datei generiert, die den Aufgabennamen, die Dauer, das Start-/Enddatum, die Ressourcen und andere Details enthält, die derzeit in der Ansicht angezeigt werden.

Schritt 3: Bereinigen Sie die Excel-Datei

Vor dem Import in Smartsheet wird dringend empfohlen, die exportierte Excel-Datei zu öffnen und:

• Überflüssige Zeilen löschen: Stellen Sie sicher, dass die erste Zeile Ihres Sheets nur die Spaltenüberschriften enthält. Löschen Sie alle Einleitungs- oder Zusammenfassungszeilen über der Kopfzeile.
• Tabs prüfen: Smartsheet importiert nur die Daten aus dem ersten Tab (ganz links) in der Excel-Datei. Wenn sich Ihre Daten in einem anderen Tab befinden, verschieben Sie sie an die Position ganz links.
• Daten standardisieren: Stellen Sie bei Bedarf sicher, dass Datumsformate einheitlich und Textfelder klar sind.

Teil 2: Importieren Sie die Excel-Datei in Smartsheet

Nachdem Sie die Excel-Datei lokal gespeichert und bereinigt haben, können Sie sie importieren, um ein neues Smartsheet zu erstellen. Weitere Informationen dazu, welche Dateitypen Sie in Smartsheet importieren können, finden Sie in unserem Hilfeartikel zum Importieren.

Schritt 1: Importieren Sie aus Excel in Smartsheet

1. Melden Sie sich bei Smartsheet an.
2. Wählen Sie in der linken Navigationsleiste + Erstellen aus.
3. Wählen Sie Importieren > Microsoft Excel aus.
4. Navigieren Sie zu dem Speicherort, an dem Sie die Excel-Datei gespeichert haben.
5. Wählen Sie die Datei und dann Öffnen aus.

Schritt 2: Importeinstellungen konfigurieren

Smartsheet zeigt das Dialogfeld Importeinstellungen an, das für die Definition der Struktur Ihres neuen Sheets von entscheidender Bedeutung ist:

1. Sheetname: Geben Sie einen aussagekräftigen Namen für Ihr neues Smartsheet ein.
2. Spaltenüberschriften: Überprüfen Sie, ob die richtige Zeile (in der Regel Zeile 1) für die Spaltenüberschriften ausgewählt ist.
3. Primäre Spalte: Wählen Sie die Spalte aus, die als primäre Spalte dienen soll (in der Regel der Aufgabenname).
4. Include Formulas (Formeln einbeziehen): Wenn Ihre Excel-Daten Formeln enthalten, stellen Sie sicher, dass diese Option aktiviert ist (obwohl viele nicht unterstützte Formeln dennoch verloren gehen können).
5. Wählen Sie Importieren aus.

Smartsheet hat Ihr neues Sheet erstellt! Smartsheet versucht, die Spaltentypen automatisch zu erkennen, aber Sie müssen sie manuell anpassen (Änderung einer Datumsspalte von Text/Zahl zu Datum) und die Hierarchie (Einrückung) manuell auf Aufgaben anwenden.

Überlegungen und Einschränkungen

Das Importieren aus Excel ist weniger direkt als das Importieren einer MPP-Datei und erfordert anschließend mehr manuelle Schritte in Smartsheet.