Systemadmins können entscheiden, was am Ende jedes Abrechnungszeitraums mit vorläufigen Mitgliedern passiert.
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Am Ende jedes Abrechnungszeitraums werden alle vorläufigen Mitglieder, die Sie nicht zu Mitgliedern hochgestuft haben, automatisch auf einen kostenlosen Platztyp herabgestuft und verlieren den Zugriff auf alle Berechtigungen oder Funktionen, die einen höheren Platztyp erfordern.
Sie haben außerdem die Möglichkeit, vorläufige Mitglieder bei Bedarf vor dem Ende des Abrechnungszeitraums herabzustufen. Wenn der vorherige Zugriff jedoch wiederhergestellt werden muss, müssen die herabgestuften Benutzer*innen Sie oder eine*n andere*n Systemadmin bitten, ein Upgrade auf ein kostenpflichtiges Mitglied durchzuführen.
Das Herabstufen aktiver Benutzer*innen kann zu Arbeitsunterbrechungen führen. Im Hilfeartikel Platztypen verwalten erfahren Sie, wie Sie die Nutzung überprüfen und Platztypen ändern.
Auf der Startseite von Admin Center wird die aktuelle Einstellung angezeigt.
Sie können die Genehmigungseinstellungen für vorläufige Mitglieder ändern.
So legen Sie fest, dass vorläufige Mitglieder am Ende des Abrechnungszeitraums automatisch hochgestuft werden:
- Melden Sie sich bei Admin Center an.
- Wählen Sie auf der Kachel Einstellungen für Platztypen die Option Verwalten aus.
Wählen Sie auf der Seite Einstellungen für Platztypen unter Einstellung für vorläufige Mitglieder die Option Upgrade auf kostenpflichtiges Mitglied durchführen aus und klicken Sie dann auf Einstellungen speichern.
Die Aktualisierung wird bestätigt.
Wenn keine Mitgliedsplätze verfügbar sind, finden Sie die Kosten für zusätzliche Mitgliedsplätze in Ihrer automatischen Rechnungsstellung oder in Ihrer Rechnung.
Häufig gestellte Fragen
Warum sind vorläufige Mitglieder in meinem Plan zu Betrachtern (oder Gästen) geworden?
Standardmäßig können vorläufige Mitglieder ohne Genehmigung der*des Systemadmins nicht zu kostenpflichtigen Mitgliedern werden. Sie müssen jedes vorläufige Mitglied manuell auf einen kostenpflichtigen Mitgliedsplatz hochstufen.
Sie können die Einstellungen für vorläufige Mitglieder ändern, wenn Sie möchten, dass vorläufige Mitglieder am Ende des Überprüfungszeitraums automatisch hochgestuft werden.
Wie verhindere ich, dass meine vorläufigen Mitglieder herabgestuft werden?
Wählen Sie die Option aus, die am besten zu Ihrem Plan und Ihrem Unternehmen passt:
- Kontinuierliches proaktives Platzmanagement: Überprüfen Sie während jedes Überprüfungszeitraums die Nutzungsdaten für vorläufige Mitglieder und weisen Sie Benutzer*innen, die weiterhin zusammenarbeiten müssen, einen kostenpflichtigen Mitgliedsplatz zu. Wenn keine kostenpflichtigen Mitgliedsplätze verfügbar sind, ist der neue Platz in der automatischen Rechnungsstellung oder der Rechnung enthalten.
- Automatische Genehmigung für kostenpflichtige Mitgliedsplätze: Sie können die Einstellung für vorläufige Mitglieder ändern, wenn Sie möchten, dass vorläufige Mitglieder am Ende des Überprüfungszeitraums automatisch hochgestuft werden. Vorläufige Mitglieder nutzen zuerst die verfügbaren Mitgliedsplätze. Wenn keine verfügbar sind, finden Sie die Kosten für zusätzliche Mitgliedsplätze in Ihrer automatischen Rechnungsstellung oder in Ihrer Rechnung.
- Reaktives Platzmanagement nach Bedarf: Sie können vorläufige Mitglieder jederzeit hochstufen, um ihnen einen kostenpflichtigen Mitgliedsplatz zuzuweisen. Mitglieder können nur von Ihnen oder einer*einem anderen Systemadmin herabgestuft werden.
Informationen zum Überprüfen der Nutzung und zum Hochstufen des Platztyps individueller Benutzer*innen finden Sie im Hilfeartikel Platztypen verwalten.
Meine Benutzer*innen wurden auf kostenlose Plätze herabgestuft. Wie kann ich sie zu Mitgliedern hochstufen?
Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Platztypen verwalten.
Gibt es eine Möglichkeit für Benutzer*innen meines Plans, einen Platz anzufordern?
Interne Benutzer*innen, die einen Mitgliedsplatz benötigen, können diesen direkt in Smartsheet anfordern.
Mit der standardmäßigen Einstellung für Platzanforderungen sehen Sie ausstehende Anforderungen auf der Seite Platztypen und Ausgleich. Verwenden Sie den Filter Platzanforderungen, um nur Benutzer*innen mit ausstehenden Anforderungen aufzulisten.
Mit der Einstellung für Platzanforderungen über eine benutzerdefinierte URL werden Anforderungen von einem externen System verwaltet, das Sie außerhalb von Smartsheet eingerichtet haben.