Platztypen mithilfe von ITSM-Workflows verwalten

Mit Smartsheet-Webhooks auf Planebene und Benutzer-APIs können Sie einen Prozess entwickeln, der die Verwaltung von Benutzerplatzanforderungen (Lizenzen) entsprechend den Anforderungen Ihrer Organisation automatisiert. Im Rahmen dieses Prozesses können Sie Ihr ITSM-System (Information Technology Service Management), z. B. ServiceNow, integrieren, um Platzanforderungen und Genehmigungsabläufe zu verwalten.

Dieser Ansatz bietet folgende Vorteile:

• Optimierte Platzverwaltung (Lizenzverwaltung)
• Geringerer Verwaltungsaufwand
• Verbesserte Kostenzuordnung

Im Kern handelt es sich um einen programmatischen Ansatz zur direkten Integration Ihrer Smartsheet-Umgebung in das interne System Ihrer Organisation. Dies sind die wichtigsten Komponenten:

1. Smartsheet-Webhooks auf Planebene: Diese Webhooks abonnieren ereignisgesteuerte Echtzeit-Benachrichtigungen von Smartsheet. Wenn ein*e Benutzer*in beispielsweise in den Status „Vorläufiges Mitglied“ wechselt, sendet Smartsheet automatisch eine sichere Nachricht an einen Service-Endpunkt, den Sie für die Verarbeitung der Ereignisse und die Weiterleitung von Anforderungen an Ihr internes System implementiert haben.
2. Smartsheet-Benutzer-APIs: Ihre internen Systeme verwenden diese APIs, um Anweisungen für Benutzerplatztypen bzw. Lizenzen an Smartsheet zu übermitteln. Basierend auf der Geschäftslogik, mit der Ihre Organisation den Platzstatus von Benutzer*innen bestimmt, kann Ihr internes System diese API-Endpunkte automatisch nutzen, um den Platztyp der Benutzer*innen in Smartsheet zu aktualisieren. Die APIs ermöglichen Ihnen außerdem, Benutzer- und Plandaten programmatisch zu erfassen. Das ermöglicht erweiterte Insights, die die verfügbaren Informationen in Smartsheet Admin Center ergänzen.

So funktioniert es: eine vereinfachte Vorgehensweise

Das folgende Diagramm und die folgenden Knotenbeschreibungen zeigen, wie das integrierte System Benutzerplatztyp-Ereignisse empfängt, die ITSM-Abläufe auslösen, um den Platztyp von Benutzer*innen gemäß Ihren Kriterien zu verarbeiten (Hochstufung oder Herabstufung).

Brandfolder Image

Die nummerierten Elemente unten beschreiben die Aktionen der einzelnen Knoten im obigen Flussdiagramm.

1. Smartsheet benachrichtigt Ihr abonniertes System (z. B. ein ITSM): Ein von Ihnen konfigurierter Smartsheet-Webhook sendet eine Ereignis-Nutzlast an Ihren HTTPS POST-Endpunkt, die beschreibt, dass der Platztyp eines Nicht-Mitglieds in „Vorläufiges Mitglied“ geändert wird.
2. Ihr ITSM-System extrahiert wichtige Informationen aus der Nutzlast und leitet sie an Ihren Lizenzgenehmigungsprozess weiter. Die Informationen umfassen die Benutzer-ID, die E-Mail-Adresse und den Status des neuen Sitztyps.
3. Ihr ITSM entscheidet, ob die Mitgliedschaft im Benutzerplan genehmigt oder abgelehnt wird, und führt mithilfe der Smartsheet-API Aktionen durch. 
   • Wenn genehmigt: Das ITSM ruft die Smartsheet-API zum Hochstufen von Benutzer*innen auf, die den Benutzerplatztyp von „Vorläufiges Mitglied“ in „Mitglied“ ändert.
   • Wenn abgelehnt: Ihr ITSM ruft die Smartsheet-API zum Herabstufen von Benutzer*innen auf, die den Benutzerplatztyp in „Betrachter“ (oder „Gast“ für externe Benutzer*innen) ändert, damit Sie nicht für Plätze bezahlen müssen, die nicht benötigt werden.
4. Ihr*e Smartsheet-Systemadmin überprüft die Ergebnisse: Die aktualisierten Status der Platztypen werden auf der Smartsheet-Seite „Ausgleich verwalten“ angezeigt. Hier kann Ihr*e Systemadmin die Ergebnisse des automatisierten Prozesses überprüfen und validieren.

Wichtige Vorteile für Ihr Unternehmen

Durch die Konfiguration und Implementierung dieser Lösung kann Ihr Unternehmen diese bedeutenden Vorteile nutzen:

• Automatisierte und delegierte Genehmigungen: Manuelle Überprüfungs- und Genehmigungsschritte für Benutzerplätze (Lizenzen) entfallen, da Routineanforderungen automatisch bearbeitet werden.
• Verbesserte Erfassung von Plan- und Benutzerdaten: Erfassen Sie detaillierte Benutzer- und Plandaten programmatisch, um fundiertere und effizientere Entscheidungen zu Abonnements (Lizenzierung) und Benutzerverwaltung zu treffen. Sie können Informationen wie die Liste der Pläne aufrufen, in denen Benutzer*innen Mitglieder sind, den Benutzerplatztyp, den Zeitpunkt der letzten Änderung eines Platztyps und ob Benutzer*innen intern sind oder zur Domäne Ihres Plans gehören.
• Geringerer Verwaltungsaufwand: Zeitaufwendige Aufgaben wie die manuelle Bearbeitung von Zugriffsanforderungen und die Kostenzuordnung entfallen für Systemadmins, insbesondere in geschäftigen Ausgleichszeiträumen.
• Verbesserte Skalierbarkeit: Die Automatisierung macht das Benutzer-Abonnement-Modell von Smartsheet überschaubarer und skalierbarer, wenn Ihr Unternehmen wächst.
• Genaue Kostenzuordnung: Durch die Integration Ihrer ITSM-Tools mit Smartsheet-Webhooks und -APIs kann Ihre Organisation wichtige Abteilungs- oder Kostenstellendaten automatisch erfassen. Das ermöglicht eine genauere Nachverfolgung und Zuordnung der Smartsheet-Platzkosten (Lizenzen).
• Effizienz in Echtzeit: Sie werden sofort über Änderungen an Benutzerplatztypen benachrichtigt, was eine schnellere Verwaltung des Benutzerzugriffs ermöglicht.
• Nahtlose Integration: Smartsheet-Webhooks und -APIs für die Benutzerverwaltung entsprechen den Branchenstandards und lassen sich problemlos in bestehende IT-Workflows und -Systeme (z. B. ServiceNow) integrieren. Das sorgt für einen einheitlichen und beschleunigten Betriebsprozess.
• Verbesserte Sicherheit: Durch das automatisierte Erteilen oder Widerrufen von Benutzerberechtigungen anhand von festgelegten Kriterien und internen Genehmigungen können Sie den Zugriff effektiv steuern.

Dieser integrierte Ansatz ermöglicht eine effizientere Verwaltung von Smartsheet-Platztypen und erhöht die Skalierbarkeit des Benutzer-Abonnement-Modells für die Bereitstellung im Unternehmen.

Eine ausführliche technische Anleitung zur Konfiguration finden Sie im Entwicklerleitfaden zur automatisierten Verwaltung von Benutzerplätzen.