Nachdem Sie Informationen mit einem Formular gesammelt haben, haben Sie eine Vielzahl von Optionen, um die gesammelten Informationen zu verwalten und sie wichtigen Interessengruppen zu präsentieren.
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Verwenden Sie Formulare, um unstrukturierte Datensammlungen in strukturierte Erkenntnisse umzuwandeln. Wenn Sie ein Formular in Smartsheet erstellen, fließen die Antworten direkt in das verbundene Sheet. Sie können das Sheet anordnen, bearbeiten und Automatisierungen einrichten, um eingehende Daten zu organisieren, Warnungen oder Updates auszulösen und Ihre Workflows basierend auf Formularübermittlungen zu optimieren.
Automatisierte Workflows
Automatisierte Workflows können manuelle, repetitive Aufgaben durch flexible, automatisierte Workflows ersetzen. Sie können von einer Vorlage ausgehen oder einen benutzerdefinierten Workflow basierend auf Auslösern oder Änderungen an Ihrem Sheet einrichten. Verwenden Sie Automatisierung, um Warnungen an Ihr Team zu senden, Erinnerungen an bevorstehende Fristen einzurichten, Aktualisierungsanfragen oder Genehmigungen, Zeilen zu verschieben oder eine Aufgabe zuzuweisen.
Erfahren Sie mehr über wie man automatisierte Workflows einrichtet.
Beispiel: Fordern Sie fehlende Informationen nach einer Formularübermittlung an
Richten Sie Ihr Formular so ein, dass die E-Mail-Adresse des Einreichers erfasst wird, entweder durch E-Mail-Validierung als Kontakt in einer Kontakt-Spalte oder indem Sie eine Erstellt von-Systemspalte hinzufügen und die Einreicher auffordern, sich anzumelden, um das Formular auszufüllen.
Richten Sie eine Automatisierung ein, um eine E-Mail an diesen Kontakt zu senden, falls Spalten leer sind oder Sie zusätzliche Informationen benötigen.
Dynamic View
Mit Dynamic View können Sie die Daten teilen, die wichtig sind, ohne das gesamte Sheet offenzulegen. Erlauben Sie anderen, spezifische Details anzuzeigen und zu bearbeiten, während der Rest Ihrer Informationen privat bleibt. Verwalten Sie kritische Geschäftsprozesse mit Anbietern, gemischten internen und externen Teams oder organisationsübergreifend, ohne dass diese voneinander wissen.
Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Dynamic View verwenden.
Beispielanwendungen:
- Vereinfachen Sie komplexe Workflows. Passen Sie die Ansicht jeder Person an, um nur das Relevante anzuzeigen, während Sie Einblick in die Ausführungszustände der Prozesse geben.
- Verwalten Sie Drittanbieter. Wahren Sie die Sensibilität und Privatsphäre von Anbieterdaten, während Sie mit externen Partnern zusammenarbeiten.
- Unterstützen Sie das Anforderungsmanagement. Verwenden Sie Formulare, um Anfragen mit integrierten Filtern und erforderlichen Feldern zu sammeln, zu verfolgen und zu verwalten.
Verwenden Sie die dynamische Ansicht, um eine optimierte und gefilterte Ansicht Ihres Eingabeblatts zu teilen. Dies ermöglicht es den Benutzern, ihre eingereichten Daten zu bearbeiten oder Einblick in ihre Anfragen zu erhalten.
Berichte
Erstellen Sie einen Zeilenbericht unter Verwendung Ihres Formularübermittlungsblatts als Datenquelle. Arbeiten Sie direkt mit dem Bericht und behandeln Sie das Blatt als Datenrepository. Verwenden Sie den Bericht, um nur die gewünschten Spalten anzuzeigen und einfach Gruppieren, aggregieren und sortieren Sie die Formulareinreichungen, wobei neue Zeilen automatisch in der richtigen Reihenfolge erscheinen.
Dashboards
Verwandeln Sie Formularantworten in Echtzeit-Einblicke mit Dashboards. Betten Sie Ihr Formular ein, visualisieren Sie Live-Daten und verfolgen Sie wichtige Kennzahlen. Das Erstellen eines Dashboards kann helfen, Trends zu identifizieren und die Sichtbarkeit zwischen den Teams zu erhöhen.
Erfahren Sie mehr über wie man Dashboards einrichtet und teilt.
Sie können auch Dashboards mit verschiedenen Links zum selben Formular erstellen, wobei jeder Link Abfragezeichenfolgen hat, die die bedingte Logik im Formular steuern. Auf diese Weise können Sie schnelle Links für verschiedene Arten von Anfragen erstellen, die alle zentral verarbeitet werden.