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Was ist ein Projekteinführungsprozess?
Ein Unternehmen verwendet ein Projektaufnahmeverfahren, um Projektanfragen zu organisieren und eine Struktur für die Einreichung und Prüfung der Anfragen zu schaffen.
Das Ziel eines Projektaufnahmeprozesses ist es, den strategischen Wert der gesamten Organisation zu verbessern. Stellen Sie sich ein Unternehmen vor, in dem es keine standardisierte Methode zur Einreichung oder Prüfung von Projektanträgen gibt. Teammitglieder können Anfragen per E-Mail, in Firmen-Chatrooms oder mündlich stellen. In diesem Szenario werden die Unternehmensleiter unweigerlich einige Anfragen ignorieren oder verlieren. Wenn sie diese Projektanträge prüfen, haben sie keine klaren Maßstäbe für die Beurteilung der Dringlichkeit, der Durchführbarkeit oder der Ausrichtung des Projekts auf die unternehmensweite Strategie.
Wenn Sie ein funktionierendes Projektaufnahmeverfahren haben, weiß jeder, wer die Anfragen einreicht, wo sie einzureichen sind und welche Informationen sie enthalten müssen. Darüber hinaus ist klar, wer die Vorschläge prüft, wann und wie sie geprüft werden und wer die endgültige Genehmigung erteilen kann.
Wie man einen Projekteinführungsprozess erstellt
Die drei Phasen eines Projektaufnahmeprozesses sind Entdeckung, Bewertung und Planung. Erstellen Sie einen Projektaufnahmeprozess für jede einzelne Phase. Überlegen Sie, wer die Projekte genehmigen muss. Überlegen Sie auch, welche projektbezogenen Informationen für Ihr Unternehmen relevant sind.
Folgen Sie einem bestehenden Projektaufnahmeprozess, oder bilden Sie Ihren Prozess mit einem Workflow-Diagramm. Wenn Sie ein Projektanforderungsverfahren entwerfen, ermitteln Sie jedes Team oder jede Person, die ein Projekt überprüfen muss.
Ziehen Sie in Erwägung, unterschiedliche Prozesse für verschiedene Arten von Anfragen einzurichten. So sieht beispielsweise eine interne Projektanfrage anders aus als eine externe Projektanfrage eines Kunden. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, verschiedene Prozesse für Projekte mit unterschiedlichen Budgets oder Aufwandsschwellen einzurichten. Für schnelle oder kostengünstige Projekte können weniger Genehmigungen erforderlich sein, während teure oder langfristige Projekte zusätzliche Genehmigungsschritte erfordern.
Schritte im Projekteinführungsprozess
Ein Projektaufnahmeprozess beginnt mit einer Idee und endet mit einem Projektplan. Die meisten Aufnahmeverfahren umfassen grundlegende Schritte: Entwicklung des Konzepts, Einholung von Genehmigungen und Planung des Projekts. Passen Sie diese Schritte an die Bedürfnisse Ihrer Organisation an.
Auch wenn die Aufnahmeverfahren je nach Unternehmen unterschiedlich sind, sind dies die grundlegenden Schritte, die zu befolgen sind:
1. Projektidee
Der Projekteigner, auch Geschäftsinhaber oder Initiator genannt, hat eine Idee für ein Projekt und wendet sich an die Person, die für die Einreichung von Anträgen zuständig ist.
2. Ideenentwicklung
Der Projektverantwortliche arbeitet mit dem Antragsteller zusammen, um die Idee zu entwickeln und einen Business Case zu erstellen. Wie wird dieses Projekt Zeit sparen, einen Mehrwert schaffen oder das Risiko mindern? Sammeln Sie Feedback von mehreren Teammitgliedern.
3. Aufnahmeformular
Sobald das Team eine erste Recherche durchgeführt hat, sollte der Antragsteller ein standardisiertes Formular zur Projektaufnahme ausfüllen und zur Überprüfung einreichen. Wenn es sich um eine dringende Anfrage handelt, sollte das Formular den Status und den Zeitpunkt angeben, bis zu dem eine Antwort erforderlich ist.
4. Erste Überprüfung
Das erste Prüfungsteam, häufig das PMO, prüft den Antrag auf seine Durchführbarkeit auf höchster Ebene. Wenn Informationen fehlen oder rote Fähnchen vorhanden sind, können sie das Formular zur Überarbeitung an den Antragsteller zurückschicken oder den Vorschlag ganz ablehnen. Wenn sie es genehmigen, legen sie das Projekt einem zweiten Team zur Prüfung vor.
5. Zweite Überprüfung
Sobald das erste Team seine Zustimmung gegeben hat, wird das Projekt von einem zweiten Team geprüft. Dabei kann es sich um einen Ressourcenmanager oder einen Dienstleistungseigentümer handeln, der die ressourcenbezogene Durchführbarkeit des Projekts prüft. Sie können das Formular entweder an den Geschäftsinhaber zurückschicken, um Anpassungen vorzunehmen, den Vorschlag ablehnen oder ihn genehmigen und an weitere Teams zur Prüfung weiterleiten.
6. Zusätzliche Bewertungen
Die Anzahl der Teams, die das Projekt überprüfen müssen, ist von Organisation zu Organisation unterschiedlich. In der Regel erfolgt die abschließende Überprüfung durch einen Lenkungsausschuss oder einen Vizepräsidenten, Finanzvorstand oder eine andere hochrangige Führungskraft. Dieser Ausschuss oder diese Person überprüft den Vorschlag auf seine Übereinstimmung mit den übergeordneten Zielen der Organisation. Sie können das Formular an den Unternehmenseigentümer zurücksenden, um Anpassungen vorzunehmen, den Vorschlag abzulehnen oder die endgültige Genehmigung zu erteilen.
7. Zuweisung der Prioritätsstufe
Sobald ein Projektvorschlag alle erforderlichen Genehmigungen erhalten hat, geht er zurück an das PMO. Das PMO weist dem Projekt eine Prioritätsstufe, eine eindeutige Identifikationsnummer und einen Projektleiter zu.
8. Projektplan
Der Projektleiter entwickelt einen Projektplan und legt ihn dem PMO zur Genehmigung vor.
9. Projektdurchführung
Sobald der Projektplan genehmigt ist, Projektdurchführung beginnt.