Mit Sammlungen können Sie bestimmte Elemente aus Ihren Arbeitsbereichen mit anderen Inhalten wie Google Docs oder PowerBI-Dashboards kombinieren und dann genau diese maßgeschneiderten Elemente für andere freigeben.
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Sammlungen in Arbeitsbereichen freigeben
Sie müssen Admin des Arbeitsbereichs sein, in dem sich die Sammlung befindet, um diese Sammlung freizugeben.
So geben Sie eine Sammlung frei:
- Öffnen Sie den Arbeitsbereich.
- Wählen Sie die Sammlung aus, die Sie freigeben möchten, und wählen Sie das Dreipunkt-Menü aus.
- Wählen Sie Sammlung freigeben aus.
- Fügen Sie im Dialogfeld „Freigeben“ die Benutzer*innen oder Gruppen hinzu, für die Sie die Sammlung freigeben möchten.
- Wählen Sie Freigeben aus.
Alternativ können Sie die Schaltfläche Freigeben oben rechts in einem geöffneten Element verwenden, um die Sammlung oder nur dieses Element freizugeben.
Im Dropdown-Menü Nachricht anpassen können Sie den Betreff und den Text der E-Mail-Benachrichtigung personalisieren, die Sie an die Personen senden, für die die Sammlung freigegeben wurde.
Zu beachtende Punkte:
- Durch die Freigabe einer Sammlung für eine andere Person erhält diese Zugriff auf die Sammlung und alle zugehörigen Elemente. Sie können die Zugriffsstufe jedes Elements einzeln bestimmen.
- Jede*r Smartsheet-Benutzer*in kann unabhängig von seinem*ihrem Plan Zugriff auf eine Sammlung erhalten.
Zugriff auf Sammlungen in Arbeitsbereichen verwalten
Jede Person, für die Sie eine Sammlung freigeben, erhält Zugriff auf alle aktuellen und künftigen Elemente.
Inhalte innerhalb von Sammlungen
Sie können Elemente standardmäßig mit Betrachterberechtigungen hinzufügen und dann Berechtigungen für jedes Element einzeln definieren. Entscheiden Sie, welche Zugriffsstufe Sie denjenigen gewähren möchten, für die die Sammlung freigegeben wird.
- Kommentierer
- Bearbeiter
- Betrachter
Gehen Sie wie folgt vor, um die Berechtigungen für die Elemente in der Sammlung zu bearbeiten oder zu aktualisieren:
- Öffnen Sie den Arbeitsbereich.
- Öffnen Sie die Sammlung mit den Elementen, die Sie aktualisieren möchten.
- Wählen Sie das Dreipunkt-Menü neben jedem Element aus.
- Wählen Sie Berechtigungen ändern aus.
- Wählen Sie die Berechtigungsstufe aus, die Sie zuweisen möchten.
Alternativ können Sie die Berechtigungen auch direkt über die Symbole neben jedem Element auswählen.
Berechtigungen für externe Links, Formulare und dynamische Ansichten werden außerhalb von Sammlungen verwaltet. Alle externen Inhalte haben nur Betrachterberechtigungen.
Zugriff auf eine Sammlung anfordern
Wenn Sie Probleme beim Öffnen einer Sammlung haben, müssen Sie möglicherweise Zugriff darauf anfordern.
Häufige Gründe für den fehlenden Zugriff sind:
- Sie haben einen Freigabelink erhalten, aber die Sammlung ist für Ihre E-Mail-Adresse nicht freigegeben.
- Sie sind mit einer E-Mail-Adresse bei Smartsheet angemeldet, die mit derjenigen, an die der Freigabelink versandt wurde, nicht übereinstimmt.
- Der*Die Admin der Sammlung hat Ihren Zugriff auf das Element entfernt.
- Der*Die Admin hat die Sammlung gelöscht.
Wenn Sie auf eine Sammlung zugreifen möchten, die nicht für Ihre E-Mail-Adresse freigegeben ist, öffnen Sie die URL, um die Schaltfläche Zugriff anfordern zu sehen. Im Textfeld können Sie zudem Kontext bereitstellen.
Wenn ein Zugriff angefordert wird, erhält der*die Admin der Sammlung eine E-Mail mit einem Link, den er*sie verwenden kann, um eine Berechtigungsstufe für die Freigabe auszuwählen. Sobald der*die Admin der Sammlung diesen Prozess abgeschlossen hat, können Sie auf die Sammlung zugreifen.
Wenn ein*e Admin die Anforderung genehmigt, erhalten Sie eine Benachrichtigung. Wird Ihre Anforderung jedoch abgelehnt, erhalten Sie keine Benachrichtigung.
So funktioniert der Zugriff auf Sammlungen
- Wenn Sie eine Sammlung für jemanden freigeben, gewähren Sie ihm Zugriff auf die Elemente in der Sammlung, unabhängig davon, um welche Elemente es sich handelt.
- Personen, für die die Sammlung freigegeben wurde, können über einen direkten Link oder über die Sammlung auf die zugrunde liegenden Elemente zugreifen.
- Wenn Sie eine Sammlung für jemanden freigeben, kann diese Person mit der höchsten Berechtigungsstufe auf Elemente in dieser Sammlung zugreifen. Das bedeutet: Wenn Sie eine Sammlung mit Betrachterberechtigungen für eine Person freigeben, diese aber über Bearbeiterberechtigungen für das Element verfügt, dann kann sie weiterhin mit Bearbeiterberechtigungen darauf zugreifen.