Mit Sammlungen können Sie eine Mischung aus Smartsheet- und Nicht-Smartsheet-Elementen mit maßgeschneiderten Zugriffsstufen freigeben.
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Sammlungen in Arbeitsbereichen freigeben
Sie müssen der Administrator des Arbeitsbereichs sein, in dem sich die Sammlung befindet, um sie freizugeben.
So geben Sie eine Sammlung frei:
- Wechseln Sie zum Tab Start > Arbeitsbereiche und wählen Sie den Arbeitsbereich aus, der die Sammlung enthält. Dadurch wird der Arbeitsbereich geöffnet.
- Wählen Sie die Sammlung aus, die Sie freigeben möchten.
- Wählen Sie das Dreipunkt-Menü aus.
- Wählen Sie Sammlung freigeben aus.
- Fügen Sie im Dialogfeld „Freigeben“ die Benutzer*innen oder Gruppen hinzu, für die Sie die Sammlung freigeben möchten.
- Wählen Sie Freigeben aus.
Ihre Sammlung ist freigegeben.
Alternativ können Sie die Schaltfläche Freigeben in der oberen rechten Ecke eines geöffneten Elements verwenden, um die Sammlung oder nur dieses Element freizugeben.
In der Dropdown-Liste Nachricht anpassen können Sie den Betreff und den Text der Benachrichtigungs-E-Mail, die Sie an die Personen senden, für die die Sammlung freigegeben wurde, personalisieren.
Zu beachtende Punkte:
- Wenn Sie eine Sammlung für eine andere Person freigeben, erhält diese Person Zugriff auf die Sammlung und alle zugehörigen Elemente. Sie können jedoch die Zugriffsebene jeder Person für jedes Element angeben.
- Sie können eine Sammlung für jeden beliebigen Smartsheet-Benutzer freigeben, unabhängig vom Plan des Benutzers.
- Wenn Sie einen Arbeitsbereich mit der Option Als neu speichern … aus Durchsuchen kopieren, gelten die ausgewählten Freigabeoptionen nur für den Arbeitsbereich, nicht jedoch für die eindeutigen Berechtigungen seiner internen Sammlungen. Alle Benutzer*innen mit Zugriff auf den neuen Arbeitsbereich können auf dessen Sammlungen zugreifen.
Zugriff auf Sammlungen in Arbeitsbereichen verwalten
Jede Person, für die Sie eine Sammlung freigeben, erhält Zugriff auf alle aktuellen und künftigen Elemente.
Inhalte innerhalb von Sammlungen
Benutzer*innen, für die eine Sammlung freigegeben wurde, verfügen standardmäßig über Betrachterberechtigungen für alle zugehörigen Elemente. Hier sind die Sammlungsberechtigungen, die Sie einem Element zuweisen können:
- Kommentierer
- Bearbeiter
- Betrachter
So ändern Sie die Berechtigung eines Elements:
- Arbeitsbereich öffnen
- Öffnen Sie die Sammlung mit dem zu aktualisierenden Element.
- Wählen Sie das Drei-Punkte-Menü neben dem Element aus.
- Wählen Sie Berechtigungen ändern aus.
- Wählen Sie die Berechtigungsstufe aus, die Sie zuweisen möchten.
Alternativ können Sie die Berechtigungen eines Elements direkt über das Symbol neben dem Element auswählen.
Berechtigungen für externe Links, Formulare und dynamische Ansichten werden außerhalb von Sammlungen verwaltet. Alle externen Inhalte haben nur Betrachterberechtigungen.
Zugriff auf eine Sammlung anfordern
Wenn Sie Probleme beim Öffnen einer Sammlung haben, müssen Sie möglicherweise Zugriff darauf anfordern.
Häufige Gründe für den fehlenden Zugriff sind:
- Sie haben einen Freigabelink erhalten, aber die Sammlung ist für Ihre E-Mail-Adresse nicht freigegeben.
- Sie sind mit einer E-Mail-Adresse bei Smartsheet angemeldet, die mit derjenigen, an die der Freigabelink versandt wurde, nicht übereinstimmt.
- Der*Die Admin der Sammlung hat Ihren Zugriff auf das Element entfernt.
- Der*Die Admin hat die Sammlung gelöscht.
Wenn Sie auf eine Sammlung zugreifen möchten, die nicht für Ihre E-Mail-Adresse freigegeben ist, öffnen Sie die URL, um die Schaltfläche Zugriff anfordern anzuzeigen. Im Textfeld können Sie zudem Kontext bereitstellen.
Wenn ein Zugriff angefordert wird, erhält der*die Admin der Sammlung eine E-Mail mit einem Link, den er*sie verwenden kann, um eine Berechtigungsstufe für die Freigabe auszuwählen. Sobald der*die Admin der Sammlung diesen Prozess abgeschlossen hat, können Sie auf die Sammlung zugreifen.
Wenn ein*e Admin die Anforderung genehmigt, erhalten Sie eine Benachrichtigung. Wird Ihre Anforderung jedoch abgelehnt, erhalten Sie keine Benachrichtigung.
So funktioniert der Sammlungszugriff
- Wenn Sie eine Sammlung für eine andere Person freigeben, gewähren Sie ihr Zugriff auf die Elemente in dieser Sammlung, unabhängig davon, um welche Elemente es sich handelt.
- Personen, für die die Sammlung freigegeben wurde, können über einen direkten Link oder über die Sammlung auf die zugrunde liegenden Elemente zugreifen.
- Wenn Sie eine Sammlung für eine andere Person freigeben, kann diese mit der höchsten Berechtigungsstufe auf die Elemente zugreifen. Das bedeutet, dass Sie die Sammlung für eine Person mit Betrachterberechtigung freigeben können. Wenn diese Person jedoch zuvor Bearbeiterberechtigungen für das Element hatte, kann sie weiterhin als Bearbeiter auf das Element zugreifen.
- Wenn Sie einen Arbeitsbereich kopieren, der Sammlungen enthält, kann jede Person mit Zugriff auf den neuen Arbeitsbereich auf dessen Sammlungen zugreifen. Sie können bestimmten Sammlungen zusätzliche Berechtigungen zuweisen.