Erstellen und bearbeiten Sie Sammlungen, um ausgewählte Smartsheet-Elemente und externe Inhalte zusammenzustellen, damit sich Ihre Mitarbeitenden auf die Aufgaben konzentrieren können, auf die sie wirklich Zugriff benötigen.
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Neue Sammlung erstellen
So erstellen Sie eine neue Sammlung:
- Öffnen Sie den Arbeitsbereich.
- Wählen Sie Sammlungen aus.
- Wählen Sie Sammlung hinzufügen (+) aus.
- Benennen Sie im nächsten Fenster Ihre Sammlung.
- Wählen Sie +Zur Sammlung hinzufügen aus, um mit dem Hinzufügen Ihrer Elemente zu beginnen.
Sammlung bearbeiten
Um Inhalte hinzuzufügen oder zu entfernen, Berechtigungen zu ändern oder die Elemente in Ihrer Sammlung umzubenennen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Öffnen Sie die Sammlung, die Sie bearbeiten möchten.
Wenn Sie Inhalte hinzufügen möchten, wählen Sie +Zur Sammlung hinzufügen aus.
Zur Bearbeitung eines bestimmten Elements verwenden Sie das Dreipunktmenü, um:
- das Element umzubenennen.
- Berechtigungen zu ändern.
- es aus der Sammlung zu entfernen.
Verwenden Sie zum Bearbeiten der Sammlung das obere Dreipunkt-Menü, um:
- die Sammlung umzubenennen.
- die Sammlung zu löschen.
Elemente in einer Sammlung neu anordnen
- Als Admin können Sie Elemente innerhalb Ihrer Sammlung verschieben, indem Sie sie an eine beliebige Stelle ziehen und ablegen.
- Die Art des Elements oder seine Größe hat keinen Einfluss auf ihre Platzierung. Sie können sie in beliebiger Reihenfolge ablegen.
- Während des Ziehens können Sie die Esc-Taste drücken oder das Element wieder an seiner ursprünglichen Position ablegen, um die eingeleitete Neuordnung der Elemente abzubrechen.
- Die Rangfolge der Elemente wird aktualisiert, sobald Sie das Element an seinem neuen Platz ablegen. Andere Benutzer*innen müssen die Sammlung aktualisieren, um die aktualisierte Rangfolge anzuzeigen.
- Wenn Ihre Sammlung mehrere Admins hat, können alle Admins Elemente neu anordnen. Aktualisieren Sie die Sammlung, wenn bei der Neuanordnung Fehler auftreten, falls andere Admins die Rangfolge der Elemente gleichzeitig ändern.
Eine Sammlung in einem Ordner erstellen
Als Arbeitsbereich-Admin können Sie den Inhalt eines Ordners mithilfe des entsprechenden Bereichs zu einer neuen oder bestehenden Sammlung hinzufügen.
Führen Sie diese Schritte aus:
- Verwenden Sie das Dreipunkt-Menü des jeweiligen Ordners.
- Wählen Sie Ordnerelemente zur Sammlung hinzufügen > aus.
- Wählen Sie den Namen einer Sammlung aus oder wählen Sie Neue Sammlung … aus, um eine zu erstellen.
Wenn Sie dem Ordner Elemente hinzufügen, nachdem Sie ihn in die Sammlung verschoben haben, werden diese Elemente nicht automatisch in der Sammlung angezeigt.
Beachten Sie Folgendes:
- Der Inhalt des Ordners wird in der Sammlung in derselben Reihenfolge angezeigt (alphabetische Reihenfolge).
- Sowohl der Ordner als auch die Sammlung müssen sich im selben Arbeitsbereich befinden.
- Diese Funktion gilt nicht für Ordner im Sheets-Ordner.
- Inhalte in Unterordnern, Sheet-Vorlagen und Formulare im Ordner werden nicht in die Sammlung übertragen.
- Wenn ein Element in einem Ordner bereits Teil einer Sammlung ist und Sie dasselbe Element erneut hinzufügen, erhalten Sie keine Benachrichtigung zu dem Duplikat.