Überblick über Sammlungen in Arbeitsbereichen

Verwenden Sie Sammlungen, um nur relevante Elemente oder Teile eines beliebigen Arbeitsbereichs (Sheets, Berichte, Dashboards, Formulare) für Ihre Mitarbeitenden freizugeben und den Zugriff detailliert zu steuern.

Wer kann das nutzen?

Pläne:

  • Enterprise

Berechtigungen:

  • Admins

Find out if this capability is included in Smartsheet Regions or Smartsheet Gov.

Mit Sammlungen können Sie auswählen, welche Smartsheet-Elemente und externen Inhalte Sie für Ihr Team freigeben möchten. Sie können beliebige Smartsheet-Elemente aus beliebigen Arbeitsbereichen, Inhalte von außerhalb des Arbeitsbereichs und sogar Inhalte von außerhalb von Smartsheet einfügen (Google Docs, PowerBI-Dashboards und andere externe URLs).

Wann können Sie Sammlungen verwenden?

Verwenden Sie Sammlungen, um kuratierte Inhalte für ausgewählte Mitarbeitende freizugeben. Sammeln und organisieren Sie Inhalte für die einfache Freigabe, um eine zentrale Ansicht zu bieten und die Arbeit Ihres Teams zu optimieren. Fügen Sie Smartsheet-Elemente (Sheets, Berichte, Formulare) und externe Inhalte hinzu.

Wenn Sie einen Arbeitsbereich mit einer Sammlung kopieren, kopieren Sie die darin enthaltenen Sammlungen. 

Was bieten Sammlungen?

  • Flexible und präzise Zugriffssteuerung: Gewähren Sie Mitarbeitenden nur Zugriff auf einen Teil einer Lösung oder auf eine Auswahl von Elementen.
  • Maßgeschneidertes Erlebnis: Bieten Sie Ihrem Team eine fokussierte Ansicht der Arbeiten. Kombinieren Sie Smartsheet-Elemente aus verschiedenen Arbeitsbereichen oder fügen Sie externe Inhalte zur Ergänzung Ihrer Ressourcen hinzu.
  • Mehrere Administrator*innen: Weisen Sie einer Sammlung mehrere Administrator*innen zu. Alle Administrator*innen können die Sammlung freigeben, bearbeiten oder löschen.

Was kann zu einer Sammlung hinzugefügt werden?

Die Smartsheet-Elemente, die Sie zu einer Sammlung hinzufügen, können sich in beliebigen Arbeitsbereichen befinden.

Folgende Smartsheet-Elemente können zu einer Sammlung hinzugefügt werden:

  • Sheets
  • Berichte
  • Dashboards
  • Dynamische Ansichten
  • Formulare

Für Smartsheet-Elemente können Sie bestimmte Ansichten oder Filter als Standard festlegen. So können Sie anpassen, auf welche Elemente andere ihr Hauptaugenmerk richten sollen. 

Folgende externe Inhalte können zu einer Sammlung hinzugefügt werden:

  • Google Drive
  • Miro
  • SharePoint
  • Vimeo
  • Andere externe URLs

Wie greifen Sie auf Ihre Sammlungen zu?

Sie können über den Bereich für Arbeitsbereiche oder über den Tab Alle Arbeitsbereiche auf der Startseite auf alle Ihre Sammlungen zugreifen oder neue erstellen.

Bereich „Favoriten“

Sie sollten Ihre Sammlungen zu Ihren Favoriten hinzufügen, um schneller darauf zugreifen zu können. Sie können sie über den Abschnitt Favoriten in der linken Navigationsleiste öffnen.

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Sammlung als Favorit festzulegen:

  1. Vom Bereich für Arbeitsbereiche Öffnen Sie den Arbeitsbereich, in dem sich Ihre Sammlung befindet, und wählen Sie über das Dreipunkte-Menü rechts neben dem Namen der Sammlung Zu Favoriten hinzufügen aus.
Add collection to favorites
  1. Vom Bereich für Sammlungen Öffnen Sie einen Arbeitsbereich, um auf die gewünschte Sammlung zuzugreifen, und wählen Sie dann das Sternsymbol oben im Bereich aus.
Add to favorites star icon

Sie erkennen eine Sammlung in den Favoriten am Stern, der jetzt über dem Symbol angezeigt wird.

Abschnitt „Kürzlich verwendet“

Nachdem Sie auf ein Element in einer freigegebenen Sammlung zugegriffen haben, wählen Sie in der linken Navigationsleiste Kürzlich verwendet  Recents. und anschließend das Element aus. Wenn Sie es auswählen, gelangen Sie direkt zur Sammlung, die das Element enthält.