Smartsheet-Benutzermodell und vorläufige Mitgliedschaft

Das Benutzermodell bietet Kund*innen einen Rahmen, der sofortigen Benutzerzugriff mit Abrechnungsmanagement und Aufsicht ermöglicht. Benutzer*innen brauchen nicht auf das Zutun von Systemadmins zu warten, sondern können sofort mit der Zusammenarbeit beginnen, wenn ein Element im Plan für sie freigegeben wird. Wenn Sie ein*e Systemadmin sind, ist es wichtig, diesen Prozess zu verstehen, da Sie für die Verwaltung des Benutzerzugriffs und die Überprüfung der Nutzung in diesem System verantwortlich sind.

Sie nutzen immer noch das alte Modell? Unter Migration vom alten Mitarbeitermodell finden Sie weitere Informationen.

Platztypen

• Mitglieder: Kostenpflichtige Benutzer*innen mit uneingeschränktem Zugriff zum Erstellen, Bearbeiten und Verwalten von Elementen
• Vorläufige Mitglieder: Benutzer*innen, die sofort und kostenlos für mindestens 30 Tage den vollen Funktionsumfang erhalten (außer wenn ein*e Systemadmin ihren Platztyp ändert)
• Betrachter: Benutzer*innen mit kostenlosem Plan, die freigegebene Elemente anzeigen können
• Gäste: Je nach Plantyp kostenlose externe Benutzer*innen, die Inhalte anzeigen oder dazu beitragen können 

Vorläufige Mitgliedschaft 

Vorläufige Mitglieder profitieren von folgenden Vorteilen:

• Sie verfügen während ihrer vorläufigen Mitgliedschaft über die gleichen Funktionen wie Mitglieder.
• Sie erhalten mindestens 30 Tage lang kostenlose Nutzung (außer wenn ein*e Systemadmin ihren Platztyp ändert).
• Sie werden automatisch in einen kostenlosen Platztyp umgewandelt, wenn bis zum Ende des nächsten Überprüfungszeitraums kein Upgrade auf eine kostenpflichtige Mitgliedschaft erfolgt ist (weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Admin Center: Einstellungen für vorläufige Mitglieder).

Wie funktioniert eine vorläufige Mitgliedschaft?

Aus Benutzer*innen werden vorläufige Mitglieder, wenn die folgenden zwei Dinge eintreten: 

1. Ein*e Benutzer*in erhält Zugriff auf den Plan, z. B.:
   • Ein*e Benutzer*in gibt ein zentrales Element wie ein Sheet oder Dashboard für sie frei
   • Ein*e Systemadmin fügt den*die Benutzer*in hinzu.
2. Der*Die Benutzer*in führt dann eine Aktion aus, z. B.:
   • Ein*e interne*r Benutzer*in führt eine Aktion aus, die über das bloße Anzeigen von Elementen hinausgeht.
   • Ein*e externe*r Benutzer*in führt eine Aktion aus, um ein neues Element zu erstellen.

Hilfreiche Informationen

• Die vorläufige Mitgliedschaft beginnt in der Regel, wenn interne Benutzer*innen Aktivitäten (wie Bearbeiten, Kommentieren oder Erstellen neuer Elemente) an Kernelementen (wie einem Sheet, Bericht oder Dashboard) durchführen.
• Die Überprüfungszeiträume finden bei Jahresabonnements vierteljährlich und bei Monatsabonnements monatlich statt, unmittelbar vor dem Datum der automatischen Rechnungsstellung oder des Rechnungsdatums. Während dieser Zeiträume sollten Systemadmins die Aktivitäten überprüfen und bestätigen, ob Benutzer*innen zu Mitgliedern werden oder herabgestuft werden sollen. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Benutzer*innen verwalten.
• Wenn die meisten vorläufigen Mitglieder in Ihrem Plan aktiv zusammenarbeiten, können Sie die Einstellungen ändern, um am Ende des Überprüfungszeitraums ein Upgrade der vorläufigen Mitglieder zu kostenpflichtigen Mitgliedern durchzuführen. Wenn keine Mitgliederplätze verfügbar sind, finden Sie die Kosten für zusätzliche Mitgliederplätze in Ihrer automatischen Rechnungsstellung oder auf Ihrer Rechnung. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Admin Center: Einstellungen für vorläufige Mitglieder.

Ein*e Benutzer*in kann nur einmal vorläufiges Mitglied sein. Sobald Benutzer*innen herabgestuft werden, haben sie keinen Anspruch mehr auf eine vorläufige Mitgliedschaft. Wenn sie Zugriff benötigen, nachdem sie herabgestuft wurden, müssen sie von einem*einer Systemadmin zum Mitglied hochgestuft werden.
 

Beispiele 

Der Platztyp von internen Benutzer*innen ändert sich zu „Vorläufiges Mitglied“, wenn sie mehr Aktionen vornehmen, als ein Kernelement (wie ein Sheet, einen Bericht oder ein Dashboard) anzuzeigen. Beispiele hierfür sind unter anderem:

• Hinzufügen oder Bearbeiten von Elementen
• Ändern von Einstellungen wie Spalten, Filter oder Berechtigungen
• Erstellen oder Umbenennen eines Sheets

Diese Beispiele veranschaulichen die Arten von Aktivitäten, die eine vorläufige Mitgliedschaft auslösen. Dies ist jedoch keine vollständige Liste.

Best Practices für Systemadmins

Empfohlene Vorgehensweisen sind unter anderem:

• Berechtigungen mit Bedacht erteilen: Legen Sie Benutzer*innen nahe, Elemente mit der niedrigsten erforderlichen Zugriffsebene freizugeben.
• Aktivität überwachen: Sehen Sie sich in Admin Center-Berichten an, welche Aktionen bestimmte Benutzer*innen durchgeführt haben.
• Einstellungen für vorläufige Mitglieder prüfen: Sehen Sie sich an, was am Ende jedes Abrechnungszeitraums mit vorläufigen Mitgliedern passiert, und ändern Sie die Einstellungen bei Bedarf (weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Admin Center: Einstellungen für vorläufige Mitglieder).
• Regelmäßig überprüfen: Passen Sie die Platztypen der Benutzer*innen während des Überprüfungszeitraums an, um sicherzustellen, dass die Plätze die tatsächliche Aktivität widerspiegeln.
• Richtlinien kommunizieren: Helfen Sie internen Benutzer*innen, zu verstehen, wie ihre Aktivitäten den Platztyp beeinflussen können.
• Redundanz wahren: Weisen Sie mindestens zwei Benutzer*innen Administratorberechtigungen für wichtige Elemente zu, um eine fehlende Inhaberschaft zu vermeiden.

Systemadmins mit Business- und Enterprise-Plänen können den Smartsheet-Zugriff auch an interne Richtlinien anpassen. Weitere Informationen finden Sie im Entwicklerleitfaden und im Hilfeartikel Manage seat types using ITSM workflows (Platztypen mit ITSM-Workflows verwalten).