Mit Smartsheet Control Center WorkApps erstellen

Personen, für die eine WorkApp freigegeben wurde, können die App gemäß den Rollen, die ihnen vom App Builder zugewiesen wurden, anzeigen und verwenden.

Die Portfolio-WorkApp enthält Informationen auf Portfolioebene, ein Eingangssheet für die Bereitstellung mehrerer Projekte und eine Projektliste, in der alle bereitgestellten Projekte zu sehen sind. Mithilfe benutzerdefinierter Rollen und Freigabeoptionen kann der Zugriff Ihres Teams auf relevante Projekte und Elemente beschränkt werden.

Möglicherweise müssen Sie ein neues Control Center-Programm erstellen, wenn Sie die WorkApp-Einstellungen in den Blueprint-Konfigurationseinstellungen nicht sehen.

Bedenken Sie Folgendes, bevor Sie beginnen

• Mehrstufige untergeordnete Blueprints bieten keine Unterstützung für Portfolio-WorkApps.
• Portfolio WorkApps ist nur für Enterprise-Tarife verfügbar.
• Blueprints können in WorkApps maximal 50 Seiten lang sein. 

Sie können diese Obergrenze auf maximal 90 Seiten erhöhen. Sie müssen sich an Ihre*n CSM wenden und eine geschäftliche Begründung dafür vorlegen.

Berechtigungen für Control Center und Portfolio WorkApps 

Primäre und zusätzliche Leads in Control Center können Portfolio-WorkApps verwalten, die in Smartsheet Control Center erstellt wurden. Sie werden automatisch zu Portfolioadministratoren von Portfolio-, Blueprint- oder Projekt-WorkApps.

Portfolioadministratoren können:

• Seiten und Berechtigungen in den Apps neu anordnen
• Benutzer und Gruppen hinzufügen oder entfernen
• App-Thema aktualisieren 
• die App erneut veröffentlichen
• Seiten hinzufügen 
• benutzerdefinierte Rollen hinzufügen oder entfernen

Sobald ein Projekt mit Control Center bereitgestellt wird, wird der Projektinhaber zum Administrator der WorkApp für dieses Projekt. 

Erstellen Sie eine WorkApp mit Control Center 

1. Rollen zu Ihrem Eingangssheet hinzufügen

Smartsheet Control Center erstellt für jedes neue Programm standardmäßig eine Portfolio-WorkApp. Geben Sie den Inhaber der WorkApp in einer Einzelkontaktspalte in Ihrem Eingangssheet an. Sie können im Eingangssheet auch Standard-WorkApp-Rollen angeben. 

2. Erstellen Sie ein neues Portfolio und einen neuen Entwurf 

1. Erstellen Sie ein neues Programm.
2. Öffnen Sie das Control Center-Programm und wählen Sie Programm verwalten. Es wird ein Link zum Öffnen der Portfolio-WorkApp angezeigt. Die Portfolio-WorkApp ist leer.
3. Erstellen Sie einen Blueprint.

3. WorkApps-Einstellungen anwenden

1. Navigieren Sie zum Control Center-Programm und wechseln Sie durch den Blueprint Builder zur WorkApps-Einstellungsseite.  
2. Wählen Sie die Spalte aus, in die die URL der WorkApp eingefügt werden soll. Wenn Sie dies nicht getan haben, müssen Sie Ihrem Eingangsblatt eine WorkApp-URL-Spalte hinzufügen. 
3. Wählen Sie Ihre WorkApp Project Owner-Einstellungen aus. Wählen Sie eine Spalte aus Ihrem Eingangsblatt aus, um einen WorkApp-Projektinhaber zu benennen. Wenn Sie diese Einstellung nicht vornehmen, wird der primäre Lead (die Person, die das Portfolio erstellt) zum Projektinhaber. 
4. Optional: Wählen Sie das Kontrollkästchen Benachrichtigungen senden aus, um E-Mails an das Team zu senden, wenn Projekte bereitgestellt werden. 
5. Wählen Sie Ihre WorkApps-Rolleneinstellungen aus. Einstellungen für WorkApps-Rollen beschränken den Datenzugriff basierend auf Rollen. Sie können mehrere Rollen haben. Jede Rolle wird in Ihrem Eingangssheet durch eine Spalte repräsentiert. Schließen Sie den Vorgang wie gewohnt ab und speichern Sie den Blueprint.  
6. Wählen Sie auf dem Bildschirm Blueprint erstellt/aktualisiert die Option WorkApp öffnen aus. 

4. WorkApp-Blueprint konfigurieren

1. So konfigurieren Sie einen neuen WorkApp-Blueprint:

• Wählen Sie das Blueprint-Management Symbol
• Gehen Sie zu Verwalten > Blueprint öffnen

2. Wählen Sie auf der Registerkarte Rollen eine Rolle aus. 
3. Um die Seitenberechtigungen für jede Rolle festzulegen, klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben einer Seite und wählen Sie eine Berechtigung aus (Viewer/Hidden/Editor). Standardmäßig werden in allen Rollen alle Seiten ausgeblendet.

Bevor Sie Projekte in WorkApps bereitstellen, müssen Sie Rollen und Seitenberechtigungen auswählen.

4. Wählen Sie in der oberen rechten Ecke des Bildschirms die Option Blueprint aktualisieren aus. Das Aktualisieren eines Blueprints hat Auswirkungen auf alle Projekt-WorkApps, die mit dem Blueprint erstellt wurden, mit Ausnahme der Standardseitenansicht.

Die Standardseitenansicht im Blueprint wird nur angewendet, wenn neue Projekte erstellt werden. Sie wird dabei nicht aktualisiert.

Um Ihren Blueprint in WorkApps zu finden, gehen Sie wie folgt vor:

• Wählen Sie WorkApps > Bearbeiten im linken Bereich. 
• Öffnen Sie das Blueprint-Management-Symbol in der linken Seitenleiste, um auf Ihren neuen Blueprint zuzugreifen. 
• Wählen Sie Verwalten > Blueprint öffnen, um den Blueprint in WorkApps zu bearbeiten.
   

5. Portfolio-WorkApp konfigurieren

1. Wählen Sie im linken Bereich Portfolio-Seiten hinzufügen aus, um Seiten, Formulare, andere Smartsheet-Elemente oder externe Webinhalte hinzuzufügen. 
2. Erstellen Sie nach Bedarf Rollen. Zwei Rollen werden automatisch angezeigt: 
   • Portfolio-Administratoren können alle Artikel im Portfolio bearbeiten. Zu den Portfolioadmins zählen alle primären und zusätzlichen Leads aus Ihrem Control Center-Programm. Sie können diese Einstellungen in Control Center bearbeiten. 
   • Portfolio-Benutzer können Projekte, mit denen sie geteilt wurden, in der Projektliste einsehen.
3. Wählen Sie oben rechts auf Ihrem Bildschirm Veröffentlichen aus. 

Nun kann Ihr Team die Portfolio-WorkApp verwenden. 

Wichtige Informationen

• Projekt-WorkApps haben dieselbe Struktur wie der Blueprint des Projekts. Sie können Seiten und Rollen nicht aus dem Blueprint innerhalb des Projekts ändern. Elemente mit einem Schlosssymbol kennzeichnen Seiten und Rollen, die in Ihrem Blueprint definiert sind. 
• Wenn Sie der*die Projektinhaber*in oder ein*e zusätzliche*r Lead sind, können Sie einem einzelnen Projekt Seiten und Rollen hinzufügen.
• Sie können keine neuen Rollen erstellen, deren Berechtigungen über die im Blueprint festgelegten Berechtigungen hinausgehen. Wenn ein Blueprint z. B. Betrachter- und Ausgeblendet-Berechtigungen für ein Budget-Sheet zulässt, können Sie keine Projektrolle erstellen, die über Bearbeiterberechtigungen für dieses Budget-Sheet verfügt.
• Die Standardseitenansicht im Blueprint wird nur angewendet, wenn neue Projekte erstellt werden. Auf alte Projekte werden keine Seitenansichten angewendet.
• Auf der Projektlistenseite von Portfolio-WorkApps können Sie Projekte nach Projektnamen suchen oder sie nach Blueprint-Name oder Inhaber*in filtern.